Formato del Recibo de Honorarios Asimilados a Salarios: Guía Completa

Si eres empresario o planeas iniciar un negocio, es posible que hayas escuchado sobre las contrataciones bajo el régimen de ingresos asimiladores al salario, también conocido como "sueldos asimilados a salarios". Este esquema mezcla ciertas características de un trabajo con nómina con otras propias de la actividad independiente, lo que para muchas organizaciones y personas puede representar una alternativa flexible y con beneficios fiscales. Aun así, no deja de ser una figura particular que genera dudas, sobre todo por lo que implica en temas de obligaciones, derechos y relación laboral. Entender bien cómo funciona evita problemas más adelante.

¿Qué son los Honorarios Asimilados a Salarios?

Los honorarios asimilados a salarios son un esquema fiscal donde una persona física presta servicios de forma regular a una empresa, casi como si fuera parte del equipo, pero sin que exista una relación laboral formal. Es una figura que combina lo independiente con ciertos aspectos de un trabajo asalariado, y por eso se vuelve útil en algunos casos… aunque también puede generar dudas si no se entiende bien cómo opera. En este régimen, los empleadores realizan las retenciones correspondientes y no tienen la obligación de solicitar recibos de honorarios ni calcular el Impuesto al Valor Agregado (IVA).

Origen del Régimen de Honorarios Asimilados a Salarios

En muchas ocasiones, las empresas necesitan contratar a expertos o consultores de manera independiente. Cuando estas personas reciben un pago por sus servicios, al monto se le llama honorarios, ya que legalmente hay una diferencia con el sueldo que los patrones pagan a sus subordinados. Hace algunos años, la Secretaría de Hacienda y Crédito Público notó algo importante: muchos trabajadores independientes no estaban reportando ingresos ni pagando impuestos. Para atender esa situación, se abrió la puerta a que ciertos honorarios pudieran tratarse como si fueran parte de un salario. Así nació este esquema, que buscaba regularizar esos ingresos sin necesidad de formalizar una relación laboral.

¿Cómo Funcionan y Cuáles son sus Características Principales?

Los honorarios asimilados a salarios ofrecen una alternativa fiscal para los trabajadores independientes que prefieren simplificar su gestión fiscal y reducir su carga administrativa, aunque a costa de no tener acceso a ciertas prestaciones sociales. La manera en que funcionan es la siguiente: el trabajador independiente debe solicitar a su principal cliente que le pague bajo el régimen de honorarios asimilados a salarios, lo cual se puede hacer si más del 50% de sus ingresos provienen de una sola empresa. La empresa que paga los honorarios se encarga de retener el ISR de los ingresos del trabajador, similar a cómo lo haría con un empleado asalariado. El trabajador no necesita emitir comprobantes fiscales (CFDI) ni presentar declaraciones mensuales de ISR ni IVA, pues la empresa se encarga de hacer las retenciones y declaraciones fiscales. Es importante que no exista una relación de subordinación entre el trabajador y la empresa, lo que significa que el trabajador no debe estar bajo la dirección y control de la empresa, sino que presta servicios de manera independiente.

Algunas de las principales características de este régimen son:

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• Independencia: La persona que presta los servicios mantiene su independencia profesional.
• Regularidad: Los servicios se prestan de manera constante y periódica.
• Retención de ISR: La empresa que contrata retiene el Impuesto Sobre la Renta directamente del pago, igual que lo haría con cualquier empleado en nómina.
• Sin prestaciones laborales: Aunque el esquema se parece a una relación laboral, quien recibe honorarios asimilados no tiene acceso a prestaciones como seguridad social, aguinaldo, vacaciones o prima vacacional.
• No se necesita facturar: La persona no tiene que emitir una factura. La empresa que realiza el pago genera un comprobante fiscal de nómina, lo timbra y lo reporta ante el SAT.
• Para que los ingresos sean "asimilables a salarios", deben recibirse por el Prestador de manera recurrente ya sea semanal, quincenal o mensual. Por ejemplo: una vigencia válida sería de 6 meses, con 12 pagos quincenales o bien de 12 meses con pagos mensuales. Por el contrario, no sería válido un Contrato de Honorarios Asimilables a Salarios para la contratación de un servicio durante 1 mes, con un pago único.

Obligaciones Fiscales para el Trabajador

Los contribuyentes bajo este régimen deben:

• Estar inscritos en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
• Pagar el Impuesto Sobre la Renta (ISR) a través de las retenciones realizadas por el empleador.
• Realizar la declaración anual por los ingresos obtenidos, si superan la cantidad anual de ingresos que estipula el SAT.

Obligaciones Fiscales para el Empleador

Es importante destacar que los empleadores tienen la responsabilidad de realizar las retenciones y cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes al régimen de sueldos o esquema de asimilados. Es importante para las empresas, dentro de sus buenas prácticas, el tener un control adecuado de los recibos emitidos, retenciones de ISR y documentación contractual, ya que esto ayuda a evitar inconsistencias ante una revisión del SAT.

Beneficios del Esquema de Honorarios Asimilados a Salarios

El régimen de honorarios asimilados a salarios tiene ciertas ventajas que lo hacen atractivo tanto para quien presta el servicio como para la empresa que lo contrata. No es una solución para todos, pero sí puede funcionar bien cuando se busca una alternativa más flexible y menos burocrática.

• Para la empresa, significa simplificar la contratación de personal temporal sin generar compromisos laborales a largo plazo, lo que le permite prescindir del pago de seguridad social y/o cuotas al IMSS; eso reduce costos operativos.
• La ventaja principal para la empresa es que, al no existir una relación laboral formal, no tiene la obligación de afiliar al prestador al IMSS ni al INFONAVIT. Tampoco aplica el reparto de utilidades ni otras prestaciones laborales, siempre y cuando se trate realmente de un servicio independiente.
• Para el trabajador, este esquema ofrece flexibilidad en la forma de trabajar, permitiendo organizar el tiempo de manera más libre, sin estar atado a una jornada laboral tradicional.
• Ofrece simplicidad administrativa, ya que no hay que emitir facturas ni entrar en temas de IVA, haciendo el proceso más directo para quienes no están familiarizados con trámites fiscales.
• Proporciona certidumbre fiscal, pues el ISR se retiene automáticamente, lo que ayuda a evitar errores o complicaciones con el SAT.
• Implica un trabajo administrativo no tan pesado para el trabajador, ya que la empresa se encarga de retener el ISR.

Inconvenientes y Riesgos del Régimen

Aun con sus ventajas, este esquema tiene limitaciones y riesgos importantes:

• Los asimilados a salarios no tienen acceso a IMSS, Infonavit o Afore, lo que puede ser un problema si requieren atención médica o desean cotizar para su retiro.
• No es recomendado en contratos de larga duración, pues el SAT puede detectar la falta de seguridad social y generar problemas legales para la compañía.
• Ingresos reducidos: Bajo este régimen, aunque el trabajador se libra de emitir comprobantes fiscales, la retención inicial del 30% por ISR se realiza de manera inmediata y no cuenta con subsidio al empleo, lo que puede resultar en un menor ingreso neto disponible en comparación con un asalariado con prestaciones.
• No es favorecedor para todos los trabajadores, especialmente para aquellos que desean obtener derechos como la seguridad social y otras prestaciones de ley.
• Existe el riesgo de que algunas empresas abusen de este esquema para evitar pagar la seguridad social y prestaciones, lo cual es vigilado de cerca por las autoridades.
• Las autoridades siguen revisando de cerca el uso de este régimen, sobre todo cuando se utiliza como una forma de evadir cuotas o simular relaciones laborales. Si la empresa se pasa de la línea, el riesgo no es menor: puede recibir multas por no haber registrado al trabajador en seguridad social, además de los retroactivos.

¿Cuándo NO Utilizar el Régimen de Honorarios Asimilados a Salarios?

Hay señales claras que indican que este esquema no aplica. Insistir en usarlo en estos casos puede resultar costoso, especialmente bajo el nivel de fiscalización actual. Se debe evitar si:

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• El prestador tiene horario fijo o recibe instrucciones directas como un empleado.
• El puesto que cubre forma parte del corazón operativo de la empresa.
• La persona trabaja exclusivamente para la empresa, sin otros clientes ni libertad operativa.
• Se usa el esquema con el objetivo de abaratar la nómina o evadir el pago de IMSS.

En cualquiera de estos escenarios, lo más responsable es reconocer que hay una relación laboral formal y actuar conforme a la ley. A la larga, simular puede salir mucho más caro.

Comparación con Otros Regímenes de Contratación

Es fundamental entender las diferencias entre los honorarios asimilados a salarios y otras modalidades de contratación:

• En una Relación Laboral formal, el patrón podrá obligar al trabajador a utilizar un uniforme de la empresa o seguir un código de vestimenta, y la responsabilidad fiscal recae principalmente en el patrón.
• En el esquema de honorarios (tradicionales), el profesional es completamente independiente y debe emitir facturas ante el SAT con IVA. Además, debe realizar declaraciones periódicas y llevar un control más estricto de su contabilidad.
• Por el contrario, en un Contrato de Honorarios Asimilables a Salarios, no existe una relación de subordinación como tal, el tiempo y los ingresos totales del prestador no se enfocan principalmente en las actividades que realiza para el cliente, y el trabajador no necesita emitir facturas ni realizar declaraciones mensuales de impuestos.

El esquema de asimilados a salarios no aplica para todos los trabajadores, sino que está diseñado para personas que prestan servicios de manera eventual o sin una relación laboral formal. Si un trabajador labora de manera continua en la empresa y cumple con un horario fijo, tareas recurrentes y subordinación, no debería estar bajo este esquema. Para que el esquema sea válido, el prestador debe cubrir actividades que la empresa no realiza internamente, o bien que requieran un perfil muy específico. Además, no puede haber subordinación directa.

Cálculo del Impuesto Sobre la Renta (ISR)

El cálculo del ISR en este tipo de ingresos se basa en las tablas de retención del ISR que emite el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Estas tablas consideran factores como:

• Monto del pago: El importe total del honorario.
• Número de pagos al año: La frecuencia con la que se realizan los pagos.
• Otras deducciones: Si existen otras deducciones autorizadas por la ley.

Por ejemplo, supongamos que un profesionista recibe un honorario de $15,000 MXN al mes y que la tabla de retención indica una tasa del 30% para ese rango. El cálculo sería:

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ISR a retener = $15,000 MXN * 30% = $4,500 MXN

Documentación Mínima Recomendada

Para contratar bajo el esquema de asimilados a salarios, es importante contar con ciertos documentos que respalden la naturaleza de la relación. No es solo un tema administrativo: ayuda a reducir riesgos ante una posible revisión del SAT. Se recomienda tener a la mano lo siguiente:

• Carta firmada por el prestador, donde acepta recibir pagos bajo el esquema de asimilados.
• Contrato de prestación de servicios, bien redactado y firmado por ambas partes.
• Evidencia de que la actividad no forma parte del objeto social directo de la empresa.
• Registro fiscal actualizado del prestador ante el SAT.

Una buena práctica para evitar confusiones es que el prestador lleve un diario de actividades, firmado o validado por ambas partes, lo cual sirve como evidencia si se llega a cuestionar la relación ante una inspección.

El Recibo para Asimilados a Salarios (CFDI de Nómina)

Al efectuar el pago en esta modalidad se genera un recibo asimilable a salarios. La empresa que realiza el pago genera un comprobante fiscal de nómina (CFDI de nómina), lo timbra y lo reporta ante el SAT. Este comprobante debe emitirse como “asimilado a salarios”, sin usar términos como “nómina” en el PDF, ni agregar conceptos que se asocien a una relación laboral.

El recibo sirve para que las empresas o negocios tengan constancia de haber cumplido con el pago de la prestación de servicios de un profesional. Por otro lado, es de suma importancia contar con el recibo de honorarios por parte de los profesionales como comprobante de ingresos facilitando la obtención de bienes y/o servicios, créditos bancarios, hipotecarios, etc.

Software para la Generación de Recibos Asimilados (CFDI)

Para la emisión y timbrado de recibos de nómina de los colaboradores de su empresa, incluyendo los asimilados a salarios, es importante elegir un software de nómina actualizado con las últimas disposiciones del SAT en cuanto a formatos, requerimientos técnico-informáticos y otras solicitudes. Se debe verificar que el software incluya asignación ilimitada de folios fiscales (timbrado) de CFDI por parte de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) y un validador de CFDI para cumplir con los requisitos técnicos y fiscales.

Ejemplos de Soluciones y su Funcionamiento

• CONTPAQi® Nóminas: Esta solución ofrece numerosas ventajas y beneficios para las empresas en la gestión de sus procesos de nómina, incluyendo precisión en los cálculos, actualización constante de leyes fiscales y laborales, generación automatizada de recibos de nómina, gestión de prestaciones y deducciones, integración con otros sistemas empresariales, y generación de reportes y análisis detallados. Los productos CONTPAQi® están actualizados con las últimas disposiciones del SAT, ofrecen asignación ilimitada de folios fiscales, validación de CFDI de nómina y herramientas adicionales como el Administrador de Documentos. Cumple con tus obligaciones y mejora la gestión de las nóminas utilizando la tecnología.
• N9000: La implementación de N9000 es mediante un equipo local de la empresa o en un servidor en la nube. Para su instalación, N9000 está disponible en ambientes Java, Powerbuilder y PHP, y es compatible con ERPs como NOM2001, SAP, Epicor, Dynamics, Oracle, AS/400, Infor, BusinessPro y Sistemas a la medida. El timbrado de la nómina se realiza mediante Layouts XML generados con las etiquetas necesarias.
• Aspel NOI: Generar el recibo de nómina para trabajadores asimilados en NOI es un proceso que te permite emitir comprobantes fiscales correctos y cumplir con las disposiciones del timbrado de nómina. Su correcta ejecución es útil para validar el pago de los colaboradores bajo este esquema, asegurar la correcta emisión del comprobante fiscal y mantener un control adecuado de la información tanto en XML como en PDF, facilitando la revisión y respaldo de los registros. El proceso general incluye:
  1. Realizar el cierre de nómina, habiendo concluido previamente el proceso para configurar trabajadores asimilados.
  2. Acceder a recibos electrónicos, seleccionar al trabajador y timbrar el CFDI definiendo la fecha de pago.
  3. Consultar y extraer el CFDI, eligiendo generar archivos PDF o XML y la ruta de guardado.
  4. Validar la información del XML para asegurar que los datos previamente configurados se reflejen correctamente.
  5. Revisar el formato del recibo PDF, utilizando formatos como

     RepRecElectHonorariosAsimilables_V12.qr2

     o

     RepRecElectAsimilables_V12.qr2

     para una correcta visualización.
  6. Configurar el formato de impresión (opcional) desde la consulta de recibos electrónicos, seleccionando el formato correspondiente.
  7. Definir de forma general los formatos si todos los trabajadores son asimilados, estableciendo la plantilla XML y el formato de emisión correspondiente en los parámetros del sistema.
• Opciones manuales: Por otro lado, puedes hacerlo por tu cuenta desde Excel aunque hoy en día crear nóminas desde cero ya no es necesario ya que puedes utilizar plantillas o programas administrativos que ayuden a lo requerido. Puedes crear el recibo de nómina en Excel de casi forma automática de los empleados por medio de un libro de Excel, dividiendo el libro en distintas pestañas nombrándolas con la información de los empleados como sueldo base, sueldo por horas, etc.

Checklist para Contratar bajo Honorarios Asimilados a Salarios

Si tu empresa está considerando este esquema, vale la pena revisar estos puntos antes de firmar. No se trata solo de cumplir con lo fiscal, sino de evitar interpretaciones erróneas que puedan generar problemas legales:

• Asegurarse de que no exista subordinación: No debe haber horarios fijos, reportes diarios ni supervisión directa. Si el prestador trabaja como parte del equipo interno, ya no es independiente.
• Confirmar que el prestador acepta el esquema por escrito: Debe haber una carta o cláusula en el contrato donde quede claro que conoce el régimen y acepta recibir pagos bajo esa modalidad.
• Documentar que la actividad es independiente: Es importante contar con evidencia concreta del tipo de servicio: entregables, proyectos, consultorías o cualquier trabajo que no esté ligado a la operación diaria del negocio.
• Timbrar el CFDI correctamente: El comprobante debe emitirse como “asimilado a salarios”, sin usar términos como “nómina” en el PDF, ni agregar conceptos que se asocien a una relación laboral.
• Guardar evidencia de que el servicio no forma parte de la estructura interna: Esto puede incluir correos, minutas, contratos u organigramas donde se confirme que el prestador no ocupa un puesto operativo o estratégico dentro de la empresa.

Preguntas Frecuentes

A continuación, se abordan algunas de las preguntas más comunes sobre los honorarios asimilados a salarios:

¿Los vales de despensa aplican a los honorarios asimilados a salarios?

No, los vales de despensa generalmente están asociados a una relación laboral formal, con prestaciones de ley. Los honorarios asimilados a salarios se consideran un régimen fiscal para trabajadores independientes, por lo que no suelen tener acceso a este tipo de beneficio. Sin embargo, cada empresa puede tener sus propias políticas internas al respecto.

¿Se pueden cobrar viáticos en los honorarios asimilados a salarios?

Sí, es posible cobrar viáticos en el régimen de honorarios asimilados a salarios siempre y cuando estén debidamente comprobados y relacionados con las actividades realizadas para la empresa. Estos viáticos deben ser considerados como un ingreso adicional y se encuentran sujetos a impuestos.

¿Cuál es la relación entre UMA y honorarios asimilados a salarios?

La Unidad de Medida y Actualización (UMA) se utiliza como referencia para calcular diversos conceptos fiscales y económicos, incluyendo los honorarios asimilados a salarios. Por ejemplo, el monto exento de impuestos para este régimen se establece en función de un determinado número de UMAs. La UMA sirve como un índice que se actualiza periódicamente para reflejar la inflación.

¿Es necesaria una carta de recomendación para el régimen de honorarios asimilados a salarios?

No. Para entrar a este régimen no se pide una carta de recomendación como requisito. Lo que sí se necesita es cumplir con lo que marca Hacienda: tener todo en regla y llevar bien el control de ingresos. Aun así, si alguien quiere usar una carta para mostrar su experiencia o dar confianza a quien lo contrata, puede hacerlo. Pero no es algo que pida la autoridad.

¿Un becario puede ser del régimen de honorarios asimilados a salarios?

No es lo más adecuado. Una beca, por lo general, está pensada para formación, no como un trabajo independiente. El esquema de honorarios asimilados a salarios está más orientado a quienes ya prestan un servicio regular y facturan por ello. En cambio, un becario está ahí para aprender, no para generar ingresos como proveedor. Por eso, lo mejor es manejarlo como un apoyo económico con reglas distintas, no meterlo en un régimen que no le aplica.

¿Los honorarios asimilados a salarios son parte del organigrama de la empresa?

No, los honorarios asimilados a salarios corresponden a personas que prestan servicios de manera independiente, por lo que no forman parte del organigrama de la empresa. Los trabajadores bajo este régimen no tienen una relación laboral subordinada, sino que son contratados para realizar tareas específicas.

¿De qué forma se relacionan los honorarios asimilados a salarios con la e.firma?

La e.firma es clave si se trabaja bajo el régimen de honorarios asimilados a salarios. ¿Por qué? Porque la empresa que realiza los pagos necesita la e.firma para emitir los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) correspondientes a los ingresos asimilados. Sin la e.firma de la empresa, no hay forma de timbrar ni de validar un CFDI, lo cual es fundamental para cumplir con el proceso fiscal de manera formal y segura.

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