Si deseas mantener la salud financiera de tu empresa, es importante que conozcas los recursos con los que cuenta, con el fin de aprovecharlos para guiar la toma de decisiones y obtener los mejores beneficios. Para ello, debes monitorear la situación económica y ejercicio contable de tu empresa, lo cual es posible a través del análisis de los estados financieros. “La contabilidad es el lenguaje de los negocios”, dijo en 2014 el inversor y empresario Warren Buffett. Cualquiera que sepa algo sobre el funcionamiento de una empresa sabe que, efectivamente, mantener una contabilidad precisa y exhaustiva es clave para que la salud financiera de la compañía sea fuerte y robusta.
¿Qué son los Estados Financieros?
Los estados financieros son documentos estructurados cuyo objetivo es mostrar la información sobre la situación financiera y el resultado de una persona o empresa. Para lograr este objetivo, la información financiera debe garantizar un nivel de confianza y posibilidad de contraste. Los estados financieros de una empresa son los documentos en los cuales se refleja la procedencia y uso de los recursos en las compañías para cumplir los objetivos planteados, su desarrollo y su situación financiera. Permiten evaluar el desempeño y la administración de los recursos de un negocio, así como su capacidad de obtener resultados que permitan generar beneficios, pagar deudas y financiar sus operaciones. Estos documentos se consideran fundamentales para saber si una empresa es rentable o no, de la misma manera aportan mucha información crucial al momento de la toma de decisiones. El objetivo principal de estos informes es precisamente reflejar de un modo exacto la situación real de la empresa, pero su utilidad e importancia van más allá. Sin embargo, no siempre muestran con exactitud la posición financiera del negocio o entidad económica, porque abarcan factores que no son cuantificables en dinero, como lo son la eficiencia de la mano de obra, capacidad administrativa o las condiciones del mercado, entre otras.
Marco Legal y Obligatoriedad
La elaboración de estados financieros es una obligación mercantil. Además, en el caso de sociedades sometidas a regulaciones adicionales -como las cotizadas-, están obligadas a su divulgación. Las sociedades mercantiles y los autónomos de responsabilidad limitada en España están obligados legalmente a elaborar estos estados financieros y presentarlos en el Registro Mercantil. Estas cuentas anuales también se pondrán a disposición del público, por lo que cualquier persona o entidad podrá solicitar una copia. En 2021, el Instituto Español de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) impuso multas por un importe de 852.283 euros a las empresas que incumplieron la obligación de presentar sus cuentas anuales. En España, los detalles de lo que hay que elaborar están recogidos en el Plan General de Contabilidad o PGC (hay también un plan específico para pymes), donde se refieren a los estados financieros como cuentas anuales. El PGC es obligatorio para “todas las empresas, cualquiera que sea su forma jurídica, individual o societaria, sin perjuicio de aquellas empresas que puedan aplicar el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas”, señala el texto.
En Colombia existen requerimientos propios de las normas tributarias y comerciales, los cuales precisan que las entidades realicen un corte al 31 de diciembre de cada año y emitan un juego completo de estados financieros (ver el artículo 34 de la Ley 222 de 1995). Su formato está establecido bajo las políticas contables de las Normas de Información Financiera (NIF) que regula la presentación, estructura y elaboración de dichos informes. Para establecer la obligación de consolidar estados financieros es importante analizar la NIIF 10 y la sección 6 del Estándar para Pymes.
Es importante resaltar que los estados financieros son el resultado de todo un proceso contable, por lo cual es necesario que la entidad verifique que se hayan observado los criterios de reconocimiento y medición adecuados en la elaboración de su información financiera. Los estados financieros de una entidad pueden clasificarse en individuales, separados o consolidados. Es crucial que los estados financieros expresen claramente si son individuales, separados o consolidados. En el caso particular de las pymes, existen tres posibles combinaciones de informes a presentar como estados financieros del período.
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Principales Estados Financieros Básicos
Los estados financieros básicos son los distintos documentos que debe preparar la empresa al término del ejercicio contable, con el objeto de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en las actividades de la empresa a lo largo de un período. Existen cuatro principales estados financieros básicos que permiten entender la situación económica de una empresa: el Balance General, el Estado de Resultados, el Estado de Flujos de Efectivo y el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto. Estos documentos, junto con las notas a los estados financieros, forman un conjunto de reportes que permiten una visión completa del negocio.
1. Balance General o Estado de Situación Financiera
El estado de situación financiera, también llamado balance general, es el punto de partida para realizar un análisis de la estructura financiera de una entidad. Este documento contable informa de la situación financiera de la empresa en un momento determinado, como las cuentas anuales. “Muestra lo que la empresa tiene y la manera en que se financia”. Básicamente, se trata de un informe que presenta, de forma muy clara, la situación patrimonial de la empresa: lo que tiene (activo), lo que debe (pasivo), el valor de sus propiedades y derechos, las obligaciones y el capital.
Es fundamental que el balance nunca esté descuadrado, lo que significa que el total del activo debe ser equivalente a la suma del pasivo más el patrimonio neto. Si esto no es así, es necesario identificar el error. Por lo general, las empresas poseen activos o los financian mediante deudas, lo que implica que el importe total de los activos es igual al importe total de los pasivos y el patrimonio neto del propietario. En otras palabras, tus activos = pasivos + fondos propios, y ambos lados de la ecuación tienen que ser iguales para equilibrarlos. El balance general es más útil para períodos breves, ya que es el único estado financiero basado en un período concreto; solo refleja el saldo actual o la cantidad de efectivo que se tiene en el banco en la fecha del informe.
Elementos del Balance General:
Los tres componentes que más destacan en el balance de situación son:
- Activo: Representa el dinero en efectivo o bienes con valor que pueden ser tangibles o intangibles, incluyendo propiedades, equipos y patentes que la empresa puede utilizar para generar ingresos y beneficios. Se divide, a su vez, en activo corriente y no corriente. Este último hace referencia a los bienes y derechos que formarán parte del patrimonio empresarial durante un periodo mínimo de un año. Incluye, entre otros, los inmuebles por los que se recibe un alquiler, las inversiones financieras a largo plazo o la maquinaria. Los activos corrientes, por el contrario, son los que formarán parte del patrimonio menos de 12 meses (el dinero en efectivo que hay en la caja o la mercancía a la venta, por ejemplo).
- Pasivo: Es la cantidad de dinero que el negocio debe a otros a corto plazo. Incluye desde préstamos hasta deudas con empleados, proveedores o clientes. Se clasifica en corriente (deudas a corto plazo) y no corriente (deudas a largo plazo). Las secciones de activos y pasivos desglosan las cuentas en función de la antigüedad de los saldos, lo que significa que se declara la deuda a largo plazo en una línea diferente a la de la deuda actual.
- Patrimonio Neto: Es la cantidad de recursos aportados por los accionistas que no están destinados a ser pagados a terceros. Representa la cantidad de dinero que pertenece a los propietarios una vez deducidos los pasivos. El patrimonio neto es la diferencia que resulta al restar los pasivos, es decir, el valor total luego de saldar las deudas y está compuesto por fondos propios. Se divide en los fondos propios y las subvenciones.
En función del número de trabajadores y del importe de la cifra de negocios, el balance de situación puede ser normal, abreviado o pyme.
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2. Estado de Resultados o Cuenta de Pérdidas y Ganancias
El estado de resultados, también conocido como estado de ganancias y pérdidas o cuenta de pérdidas y ganancias, resume las operaciones derivadas de las actividades económicas de una empresa durante un periodo determinado. Este informe “refleja cómo ha sido la evolución del negocio en un período determinado”. Muestra los ingresos, costos y gastos de una empresa en un periodo específico. El resultado final se obtiene tras restar a los ingresos de una empresa durante un determinado período fiscal los distintos gastos, tanto ya efectivos como futuros en forma de pagarés, cheques, intereses, etc.
Para elaborar el estado de resultados se desglosan de forma detallada todos los gastos, pérdidas, beneficios e ingresos. Se distribuyen en distintas categorías para obtener dos tipos de resultados: antes y después de aplicar los impuestos. Este documento sirve para mostrar si la compañía está cumpliendo sus objetivos financieros. También ofrece la posibilidad de conocer cuál es su rentabilidad, qué bienes posee, cómo los ha conseguido e, incluso, cuánto dinero consigue por cada euro invertido. Asimismo, sirve para exponer si la empresa está al día con los objetivos económicos que se han planteado, conocer el valor del negocio para atraer a otros inversores y saber cuán viable es cumplir con las obligaciones ante proveedores. Es decir, facilita la toma de decisiones en cuanto al futuro financiero de la empresa.
Lo normal es que el estado de resultados se calcule de forma anual, pero su periodicidad es flexible. Si durante ese período los ingresos netos superan a los gastos, tu empresa habrá obtenido beneficios (saldo positivo). Cuando ocurre lo contrario, significa que se está incurriendo en pérdidas (saldo negativo). Se divide en la utilidad bruta, que es el resultado entre ventas y costos de ventas sin deducción de gastos durante un periodo contable, y los ingresos netos o utilidad neta, que es lo que efectivamente le queda a la empresa.
3. Estado de Flujos de Efectivo
El Estado de Flujos de Efectivo informa sobre las variaciones y movimientos de efectivos y sus equivalentes en un periodo determinado. Muestra los ingresos y egresos de dinero en efectivo de la empresa. Se diferencia del estado de resultados porque, si bien el primero muestra si el negocio tuvo ganancias, este refleja la liquidez que se generó. La información de los flujos de efectivo (cantidad de dinero que tiene una empresa circulando) es útil porque suministra las bases para evaluar la capacidad que tiene la empresa para generar efectivo o equivalentes y también muestra sus necesidades de liquidez. Además, es posible saber con detalle de dónde ha salido el efectivo y a dónde ha ido a parar. Es importante tener en cuenta que no es lo mismo obtener dinero de un préstamo que de una aportación económica de los socios. Este informe ayuda a “explicar el cambio en el efectivo contable y sus equivalentes”.
Existen dos métodos para realizarlo: el método directo y el método indirecto. El estado de flujo de efectivo elaborado por el método directo presenta por separado las principales categorías de cobro y pagos. Por su parte, el método indirecto inicia presentando la ganancia o pérdida en términos netos, que luego son corregidos por el efecto de transacciones no monetarias.
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Clasificación de los Flujos de Efectivo por Actividades:
El Estado de Flujos de Efectivo clasifica los movimientos por actividades. Se pueden identificar tres tipos:
- Flujos de efectivo de las actividades de explotación: Pagos y cobros relacionados con la actividad principal de la empresa.
- Flujos de efectivo de las actividades de inversión: Pagos para adquirir activos no corrientes y cobros procedentes de las ventas o de las amortizaciones.
- Flujos de efectivo de las actividades de financiación: Cobros que provienen de la venta de títulos o valores y pagos realizados para amortizar préstamos, por ejemplo.
Este flujo incluye datos de actividades operativas, actividades de inversión y actividades económicas o de financiación.
4. Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
El estado de cambios en el patrimonio neto explica los cambios en el capital social de tu empresa, las reservas acumuladas y las ganancias retenidas durante el periodo del informe. Este informe detalla cómo las ganancias retenidas, las emisiones de acciones, los pagos de dividendos y otros movimientos afectan al capital de los propietarios. En este documento se refleja “la evolución de los resultados acumulados por el negocio y su impacto patrimonial”. El estado de cambios muestra las variaciones que ha tenido una empresa en su patrimonio neto, es decir, en el total de su capital contable de un ejercicio contable a otro y normalmente se incluye dentro de las cuentas anuales. Igualmente, incluye información sobre cambios en el capital social, utilidades retenidas y otros elementos del patrimonio.
Al consultar este documento, los inversores y la dirección obtienen información valiosa sobre cómo las decisiones estratégicas y operativas impactan en el valor neto de la empresa. Por ejemplo, las distribuciones elevadas de dividendos pueden reducir el capital, mientras que las nuevas emisiones de acciones pueden aumentarlo. Este estado financiero te ayuda a comprender cómo las políticas de financiación y distribución de beneficios dan forma a largo plazo al bienestar financiero de tu empresa.
Notas a los Estados Financieros (La Memoria)
Además de los cuatro estados financieros principales, las notas a los estados financieros son anexos importantes que complementan la información. Dichas notas a los estados financieros se anexan y hacen parte de los estados financieros. La memoria “abunda en el detalle de las principales políticas y registros contables de la sociedad”. Como para los otros documentos, el propio PGC aporta un modelo, que podría no ser necesario cumplimentar entero: “El modelo de la memoria recoge la información mínima a cumplimentar; no obstante, en aquellos casos en que la información que se solicita no sea significativa no se cumplimentarán los apartados correspondientes”.
Utilidad de los Estados Financieros para la Toma de Decisiones
De todo lo indicado se puede deducir que los estados financieros son un instrumento básico para la evaluación del rendimiento de una compañía, ya que son parte importante para la aplicación de fórmulas financieras, estadísticas y comparaciones. La elaboración de los distintos documentos que reflejan los estados financieros es muy útil para, entre otros:
- Conocer si se está produciendo algún tipo de desajuste en las cuentas generales de la empresa o los presupuestos que interfiera en su normal funcionamiento y viabilidad.
- Establecer y delegar responsabilidades entre los distintos departamentos y profesionales.
- Saber si las finanzas, las de tus clientes y proveedores están o no saneadas.
- Tener la información suficiente como para tomar decisiones relacionadas con la gestión.
- Aportar transparencia sobre el estado económico de la empresa.
- Ver la evolución de un año con respecto al anterior y, con ello, poder tomar decisiones de cara al futuro.
- Comparar la situación financiera de tu compañía con la de la competencia.
- Tener preparada la documentación necesaria para solicitar una financiación o ponerla a la venta.
- Ofrecer la base para el cálculo de impuestos por parte de las Administraciones Públicas.
Los principales objetivos de los estados financieros pueden resumirse en: Evaluar la información financiera de la empresa para saber cómo avanza en el cumplimiento de los objetivos durante un periodo determinado. Obtener información para la toma de decisiones en cuanto a la disminución u optimización de recursos, fuentes de financiamiento y estimar cuán viable es el negocio a corto y largo plazo. Además, permiten visualizar solvencia, resultados de los diferentes tipos de transacciones, liquidez y operaciones realizadas en una fecha determinada, entre otros aspectos de la contabilidad financiera del negocio. El análisis es fundamental para evaluar la situación financiera de la empresa, por lo tanto, los estados financieros básicos son un gran apoyo en cuanto a contabilidad y a la hora de tomar decisiones en un momento determinado. Su realización en tiempo y forma nos permite tener una mirada integral de la salud económica del negocio. Para obtener un buen diagnóstico de una entidad, es necesario que los análisis vertical y horizontal se apliquen en conjunto, de esta forma es posible concentrarse en las partidas más relevantes para la entidad (análisis vertical) y que, al tiempo, hayan sufrido las variaciones más significativas de un período a otro (análisis horizontal).
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