Al término del ejercicio es necesario realizar un cierre para conocer la utilidad o pérdida obtenida. El cierre contable anual es uno de los procesos más relevantes dentro de la gestión financiera de cualquier empresa. Este proceso CONTPAQ i® CONTABILIDAD lo realiza de forma automática, generando la póliza de cierre necesaria para la cancelación de saldos a las cuentas de resultados y al mismo tiempo, actualiza las tablas de fechas para la captura del siguiente ejercicio contable.
CONTPAQi Contabilidad® te permite ejecutar el cierre anual con precisión, cumpliendo con normas y disposiciones fiscales, y con herramientas que automatizan gran parte del proceso. El cierre contable anual tiene como finalidad determinar los resultados reales del ejercicio, es decir, las utilidades o pérdidas generadas por la operación durante el año.
¿Qué es el Cierre de Ejercicio?
El cierre de ejercicio marca el término del ejercicio contable y crea un nuevo ejercicio. Es un proceso administrativo que permite finalizar un periodo fiscal dentro del sistema. Al ejecutar el cierre, se cierra el ejercicio anterior al vigente; el ejercicio vigente queda abierto y permite abrir el nuevo ejercicio.
MUY IMPORTANTE: El proceso de cierre es irreversible. Una vez ejecutado, no podrá modificar información del ejercicio cerrado.
Póliza de Cierre en CONTPAQ i® CONTABILIDAD
¿Qué es la Póliza de Cierre?
La póliza de cierre salda a ceros todas las cuentas de resultados deudoras y acreedoras, haciendo un movimiento para saldarlas y un movimiento contrario a una cuenta de capital, en la cual se almacenará el resultado de la utilidad o pérdida del ejercicio por cerrar. La póliza anual de resultados se genera en el periodo 14. Esta póliza es un requisito para cerrar el ejercicio e iniciar uno nuevo. Mientras no se realice la póliza de cierre, no podrá cerrarse el ejercicio.
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¿Cuándo Generar la Póliza de Cierre?
La póliza de cierre se genera cuando se desea calcular la pérdida o utilidad del ejercicio. Esta póliza la genera CONTPAQ i® CONTABILIDAD en base a los movimientos registrados en el ejercicio actual.
Requisitos para la Póliza de Cierre
Para realizar la póliza de cierre verifique que:
- El periodo vigente sea el periodo 14.
- No existan movimientos en la Cuenta de cuadre.
- No existan pólizas sin afectar.
- Exista una cuenta de capital acreedora, ya que es la que se utilizará para cancelar los saldos de resultados.
Nota: La Cuenta de cuadre es una cuenta de control que se genera de forma automática y sirve para cuadrar una póliza si es que los movimientos de cargos y abonos son diferentes.
Importante: Si la Póliza de cierre se realiza y el periodo actual no es el 14, CONTPAQ i® CONTABILIDAD no considerará esa póliza como de cierre y por lo tanto no podrá realizarse el cierre del ejercicio.
Generación de la Póliza de Cierre
Para realizar la póliza de cierre, ve al menú Cierre, submenú Póliza de cierre. Para que la póliza de cierre se genere, sólo necesitas indicar la cuenta de Capital acreedora que cancelará los saldos de resultados y el número de póliza que desees.
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Después de Generar la Póliza de Cierre
Una vez que se ha generado la póliza de cierre se puede realizar lo siguiente:
- Modificar la póliza de cierre antes de hacer el cierre del ejercicio.
- Si se modifican las cuentas de resultados en ejercicios anteriores, esta póliza se recalcula automáticamente.
- Imprimir la póliza de cierre, ya sea desde Reportes o desde Pólizas.
- Desplegar la póliza de cierre.
La póliza se puede desplegar desde Reportes auxiliares, marcando la casilla “Sólo las de Ajuste”, y desde Pólizas, marcando la casilla “Póliza de ajuste”. Cabe aclarar que si esta casilla no se marca, la póliza no se desplegará.
Importante: Después de realizar el Cierre del ejercicio esta póliza no podrá modificarse ni eliminarse.
El Periodo de Ajuste (Periodo 14)
¿Qué es el Periodo de Ajuste?
CONTPAQ i® CONTABILIDAD maneja un periodo donde se pueden hacer ajustes relacionados con el cierre del ejercicio y es el periodo 14, también conocido como Periodo de Ajustes. Si ya se efectuó el cierre de ejercicio contable y necesita registrar más operaciones que no deben ser incluidas en el siguiente ejercicio, entonces se pueden registrar en el Periodo de Ajustes, sin que esto afecte los saldos del último periodo.
Cambio al Periodo de Ajuste
Para cambiar el periodo vigente realiza cualquiera de las siguientes acciones:
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- Ve al menú Configuración, submenú Redefinir empresa, pestaña 1. Generales y ubica el campo “Periodo vigente”.
- Ve al menú Cierre, submenú Cambiar periodo.
Para cambiar el periodo sólo necesitas indicar el nuevo periodo que quieres manejar. Para hacer el cierre del ejercicio, el periodo vigente debe ser el 14.
Importante: Antes de cambiar el periodo respalda la empresa ese día. Verifica que toda la información del ejercicio actual se haya capturado.
Requisitos Previos y Consideraciones para el Cierre
Requisitos Generales Antes de Iniciar el Proceso de Cierre
Antes de iniciar con el proceso del cierre, debes verificar lo siguiente:
- Todas las ventanas de diálogo deben estar cerradas.
- En versión red sólo el usuario que realizará el cierre debe estar dentro de la empresa, los demás usuarios, deberán estar fuera de esa empresa.
- Respalda la empresa.
Requisitos para Cambiar el Periodo
Para realizar el cambio de periodo es necesario que, al instalar la empresa, se haya marcado la casilla “Manejar periodos abiertos”; si no lo marcaste, ve al menú Configuración, selecciona la opción Redefinir empresa y en la pestaña 3. Pólizas y su captura, marca las casillas:
- “Permitir modificar periodos anteriores”
- “Permitir modificar periodos futuros”
Después de esto, guarda los cambios.
Manejo de Periodos
El periodo vigente puede cambiarse de forma manual o bien, de forma automática, dependiendo del Manejo de periodos que se haya seleccionado al crear la empresa. Si se utilizan periodos abiertos entonces se podrá cambiar, de forma manual, el periodo vigente. Si se utilizan periodos cerrados, entonces el cambio del periodo es automático al realizarse el cierre de periodo.
Recomendaciones Importantes
Otra ventaja que tiene CONTPAQ i® CONTABILIDAD es que, si se manejan periodos abiertos, podrán realizarse ajustes a los movimientos capturados, aún después de haber aplicado el cierre del ejercicio y los saldos en los reportes se reflejarán fielmente.
Recomendación: Es preferible realizar el cierre cuando ya tenga toda la información del ejercicio anterior completa y verificada. Realizar un cierre contable eficiente requiere precisión, orden y herramientas que apoyen cada etapa del proceso.
El primer paso es realizar una revisión exhaustiva de todas las cuentas contables, identificando posibles discrepancias. Asegúrate de que las cuentas contables coincidan con los saldos reales en bancos, proveedores, clientes, inventarios y activos fijos. Cada póliza debe tener un comprobante que la valide (factura, CFDI, recibo de pago, contrato, etc.). El cierre no es solo tarea del contador.
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