Todo trabajador por cuenta ajena recibe, cada mes, el pago de una nómina, la cual está compuesta de diferentes partes y conceptos en los que, en este artículo, vamos a profundizar. La nómina, en su definición, es un documento que refleja el líquido total a percibir mensualmente por un trabajador, o sueldo, en base a los servicios prestados a una empresa. En otras palabras, podemos exponer que una nómina no es más que un documento legal que los empleados reciben por parte de su empleador.
También conocido como “nómina” o “talón de cheque”, un talón de pago muestra la cantidad pagada a un empleado por un período de pago determinado. En esta se enumeran los ingresos del trabajador, tanto brutos como netos. Así como también las deducciones realizadas después de cotizar el importe establecido a la Seguridad Social, dichas cotizaciones engloba para las contingencias comunes y profesionales, desempleo, entre otros. Además, en esta se establecerá el cálculo del impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF).
El cálculo es importante tanto para el trabajador, que necesita saber su ingreso real, como para la empresa, que debe cumplir con sus obligaciones legales. Mantener registros precisos es un aspecto fundamental de la gestión de la nómina. Esto es importante no solo para la propia referencia de una empresa, sino también para cumplir con los requisitos federales y estatales. Mantener registros precisos también puede proteger a los empleadores y a los empleados mediante documentación para ayudar a prevenir problemas legales y resolver conflictos.
Los talones de pago proporcionan a los empleados una prueba de ingresos y documentación para sus registros personales. Los talones de pago también muestran que se realizó un pago preciso y puntual. Su función es simplificar el proceso de abono del salario de los empleados, incorporando todos los elementos necesarios para calcular y emitir nóminas de forma correcta y conforme a la ley.
Elementos Clave de una Nómina
¿Qué elementos tiene una nómina? Después de definir qué es, veamos qué partes la componen. Según la Orden ESS/2098/2014, existe un formato oficial, aunque se permiten ligeras adaptaciones. Para elaborar correctamente una nómina, debes conocer: la situación familiar del empleado, su salario bruto anual, número de pagas, tipo de contrato, categoría profesional y grupos de cotización y el convenio colectivo aplicable.
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Encabezado de la Nómina
Incluye los datos básicos de la empresa (nombre legal, domicilio fiscal, CIF, código de cuenta de cotización) y del empleado (nombre, DNI, número de afiliación a la Seguridad Social, categoría, tipo de contrato y antigüedad). También se indica el período de liquidación correspondiente.
Devengos: Percepciones del Trabajador
Recoge la remuneración bruta del trabajador, los devengos, es decir, el total antes de aplicar deducciones. Tras el encabezado, y como se ve en este ejemplo de nómina, se incluyen los devengos. Son aquellas que, percibidas por el trabajo realizado, están sujetas a cotización. Devengos: los devengos son los conceptos salariales que el trabajador genera.
Se divide en:
- Percepciones salariales: El salario base y sus complementos salariales, así como las horas extras, los incentivos, las pagas extraordinarias o el salario en especie.
- Percepciones no salariales: beneficios que no cotizan, como tickets restaurante o gastos de desplazamiento. También se incluyen las dietas, plus de transporte, pagos por incapacidad temporal, y los complementos por incapacidad temporal a cargo de la empresa. No corresponden a los periodos no trabajados, ni computables, y son percibidos como indemnización o, también, como contraprestación a un desembolso realizado previamente. Se incluyen en este apartado: abonos de gastos, dietas, pluses (distancia, transporte, etc) o indemnizaciones por despido o traslado.
Deducciones: Aportaciones y Retenciones Obligatorias
En relación con las deducciones en una nómina, podemos hablar de las aportaciones a la Seguridad Social y el pago de impuesto, como lo es el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). Por ello, una vez apliquemos las correspondientes deducciones, obtendremos el salario neto de nuestros trabajadores. Entre los conceptos de la nómina aparecen los ingresos por un lado y las retenciones por el otro. Las retenciones están deducidas del salario del trabajador por estipulaciones legales. Es una cantidad retenida que afecta la percepción total del trabajador.
Entre las deducciones encontramos:
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- IRPF: impuesto sobre la renta que varía según la situación personal y económica. El IRPF es un impuesto progresivo: a mayores ingresos, mayor tipo impositivo. Estas retenciones se aplican según la base imponible y las circunstancias personales del trabajador.
- Aportaciones a la Seguridad Social: porcentajes fijos aplicados a contingencias comunes, desempleo, formación profesional, FOGASA y horas extraordinarias. La nómina refleja las aportaciones que el trabajador y la empresa hacen al sistema público. El Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI) es un mecanismo que implica la introducción de una contribución específica en todos los regímenes y en todas las situaciones en las que se cotice para la jubilación. Estas cotizaciones permiten acceder a prestaciones como jubilación, desempleo o incapacidad. La base reguladora es una cifra económica que se utiliza para calcular el importe de las diversas prestaciones que ofrece la Seguridad Social.
Este formulario de deducción de nómina está diseñado para autorizar deducciones voluntarias, como ahorros de jubilación o de atención médica.
Salario Neto a Percibir y Pie de Nómina
Una vez restadas las deducciones, se obtiene el salario neto o líquido. Este, o cualquier otro ejemplo (o modelo) de nómina que se tenga que hacer, se continúa con el ‘líquido a percibir’, el cual corresponde al sueldo neto que se ingresará en la cuenta bancaria. Para calcularlo, basta con restarle a la cantidad obtenida en el apartado ‘Devengos’ la resultante en el de ‘Deducciones’.
En el documento también figuran la firma del trabajador y de la empresa, la cuenta bancaria y la fecha de ingreso. En este último apartado, encontramos la fecha de ingreso a la nómina, la entidad bancaria y número de cuenta del empleado, firma/sello de la empresa y la firma del trabajador. Así mismo, en este apartado encontraremos el apartado recibí, que es donde se plasma la firma del empleado, constando así la recepción de su salario. Por último encontraremos el líquido a percibir por el trabajador, y los datos de fecha de ingreso de la nómina, entidad financiera, así como las bases de cotización de contingencias profesionales, las horas extras y la base sujeta al IRPF.
Proceso de Cálculo de una Nómina Paso a Paso
En principio, calcular una nómina puede parecer una tarea compleja. Por eso, es esencial conocer cada uno de los conceptos que forman parte de ella. Una vez entiendas sus componentes, elaborar nóminas te resultará mucho más sencillo. El proceso consiste en identificar los distintos elementos que la conforman, como el salario base, las horas extraordinarias o las cotizaciones, además de comprender cómo funcionan los aportes a la Seguridad Social y las retenciones del IRPF. En definitiva, se trata de deducir del salario bruto las contribuciones sociales y fiscales para obtener el importe neto que el empleado percibe cada mes.
A continuación, los pasos esenciales para elaborar una nómina correctamente (según el convenio colectivo y la normativa vigente):
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- Crear el encabezado, tal y como lo hemos explicado anteriormente.
- Calcular los devengos, sin tener en cuenta las deducciones.
- Calcular las deducciones correspondientes, impuestos y aportaciones, entre otros.
- Generar las bases de cotización de la nómina. Es decir, calcular la base de cotización para contingencias profesionales, así como la base sujeta a retención de IRPF.
- Calcular la base de IRPF, utilizando la calculadora del Ministerio de Hacienda.
- Elaborar el pie de nómina, incluyendo la firma/sello de la empresa.
¿Para qué sirve calcular el precio hora en la nómina? El precio por hora es útil para pagar horas extra o calcular descuentos por ausencias. Para obtenerlo, se divide el salario bruto anual entre el número de horas efectivas trabajadas. Se excluyen los pluses extrasalariales, de transporte o vestuario, y las compensaciones por nocturnidad o festivos. El valor de las horas extraordinarias nunca puede ser inferior al de la hora ordinaria.
Ejemplo Práctico de Cálculo de Nómina
Aquí tienes un caso práctico para una mejorar absorción de los conceptos mencionados anteriormente:
Omar Tolosa trabaja para PayFit España, tiene un contrato indefinido a tiempo completo y pertenece al grupo de cotización n.º 5 (Oficiales Administrativos). Reside en Cataluña y tiene 26 años. Las retribuciones del mes de junio son: 1.600€ (Salario base), 70€ (plus de transporte), 30€ (antigüedad), 150€ (3 horas extraordinarias). Omar tiene derecho a dos pagas extraordinarias. La retención a cuenta del IRPF es del 19%. La empresa cotiza por AT y EP un 2%, este porcentaje está regulado en función del puesto de trabajo y del nivel de riesgo de este.
Pasos del Cálculo:
- Cálculo del importe bruto (devengos): Se suman el salario base, los complementos salariales (plus de transporte y antigüedad) y las horas extraordinarias.
- Total devengado = 1.600€ + 70€ + 30€ + 150€ = 1.850€
- Cálculo de las bases de cotización a la Seguridad Social:
- Salario mensual (base más complementos salariales, exceptuando las horas extraordinarias y las pagas extras) = 1.690€
- Prorrata de las pagas extraordinarias: se calcula la parte proporcional de las pagas extras que percibe el trabajador durante el año.
- Prorrata pagas extras = 2 · (1.600€ + 30€) / 12 = 271,67€
- Base de cotización por contingencias comunes (BCCC): Se suman el salario base, los complementos salariales (excepto horas extraordinarias y pagas extras), las percepciones no salariales que cotizan y la prorrata de las horas extraordinarias.
- BCCC: 1.6900 € + 271,67€ = 1.961,67€
- Base de cotización por contingencias profesionales (BCCP): Se suma la BCCC y las horas extraordinarias.
- BCCP: 1.961,67€ + 150€ = 2.111,67€
- Base sujeta a retención del IRPF: Se toma el total devengado como base sujeta a retención.
- Base sujeta a retención del IRPF: 1.850€
- IRPF = 1.850€ x 19% = 351,50€
- Cálculo de las cotizaciones a la Seguridad Social (parte del trabajador): Se calculan las cuotas del trabajador y del empresario utilizando las bases de cotización. Por un lado, la cuota del trabajador se calcula según la tarifa correspondiente al grupo de cotización, ascendiendo en este caso práctico a 134,09€. Por otra, la cuota del empresario se calcula aplicando el tipo de cotización correspondiente.
- Cálculo del total a deducir: Es la suma de la deducción a la Seguridad Social y la retención del IRPF.
- TOTAL A DEDUCIR = 134,09€ (Aportaciones SS trabajador) + 351,50€ (IRPF) = 485,59€
- Cálculo del líquido total a percibir (Salario Neto): Es la resta del total devengado y el total a deducir.
- LÍQUIDO TOTAL A PERCIBIR = 1.850€ (Total Devengado) - 485,59€ (Total a Deducir) = 1.364,41€
Modelos y Formatos de Plantillas de Nómina
El uso de plantillas es una forma rápida y fácil para que las pequeñas empresas estandaricen los procesos de nómina. El formato previo y los cálculos automáticos pueden ahorrar tiempo y, a la vez, le permiten realizar cambios en función de sus necesidades específicas. Usar una plantilla predefinida para generar las nóminas de tus empleados ofrece grandes ventajas, principalmente el ahorro de tiempo y la reducción de errores matemáticos al calcular los totales. Al contar con un archivo estructurado de forma profesional, solo necesitas introducir los datos básicos del trabajador, y las fórmulas automatizadas se encargarán del resto. Esto te permite mantener el orden financiero y cumplir correctamente con todas las normativas laborales exigidas para este 2026 de una forma muy visual y práctica. Las plantillas de nómina son adecuadas para diversos parámetros de configuración, pero pueden ser especialmente útiles para las pequeñas empresas que no requieren sistemas de gestión de nómina más complejos. Utilizar plantillas de nóminas aporta numerosas ventajas a tu equipo.
Tipos de Plantillas Disponibles
Dependiendo de la estructura de tu empresa, puedes emplear diferentes variaciones del formato. Existen desde recibos básicos que son ideales para pequeños negocios, hasta formatos más avanzados que incorporan una calculadora automatizada, plantillas que incluyen el control exhaustivo de las horas extras, apartados para retenciones específicas, o un seguimiento de los días de vacaciones consumidos. Para hacer una nómina tenemos que usar un modelo de nómina concreto, para que tenga validez a efectos legales.
- Plantilla de Registro y Calculadora de Nómina: Esta descarga ofrece dos plantillas en una: una plantilla de registro de nómina y una plantilla de calculadora de nómina. Utilice el registro para realizar un seguimiento de la información de los empleados, como el salario, el calendario de pago, las horas de vacaciones, el estado de exención, las deducciones y más.
- Plantillas de Control de Horas: Este localizador de asistencia codificado por colores muestra las horas trabajadas, las licencias por enfermedad, los días de vacaciones y las licencias por asuntos personales. Puede ver la asistencia diaria, semanal y mensual de los empleados de un vistazo. Esta hoja de control de horas semanal básica desglosa las horas por día y tipo, y también calcula los ingresos diarios y semanales. Esta plantilla de control de horas completa proporciona control de horas diarias, semanales, quincenales y mensuales. La hoja de control de horas diario es útil para desglosar las horas y los servicios prestados por el cliente en un solo día.
- Calendario de Nómina: Para una planificación fácil, cree un calendario de nómina que muestre los doce meses del año. Puede modificar este sencillo calendario en PDF para que coincida con períodos de pago quincenales, semanales o mensuales. Este calendario le permite realizar un seguimiento de los horarios, las horas trabajadas, las tasas de pago y los ingresos obtenidos para varios empleados. La plantilla muestra los siete días de la semana en un formato de hoja de cálculo y calcula el pago semanal para cada empleado, así como el costo total para todos los empleados.
- Plantillas de Talón de Pago: Utilice esta plantilla para proporcionar a los empleados un extracto de ganancias que muestre las horas de licencia utilizadas y acumuladas, las horas de trabajo pagadas y una lista detallada de las ganancias y las deducciones actuales y anuales. Diseñada para entornos corporativos, esta plantilla de cheque de nómina proporciona el formato tradicional de talón de pago y cubre los datos de nómina actuales y anuales hasta la fecha. Los campos se incluyen para un número de identificación de empleado y número de cheque para referencia y seguimiento fácil. Esta plantilla de talón de pago ofrece un diseño contemporáneo y un amplio espacio en blanco para proporcionar un diseño fácil de leer. Todos los campos de talón de cheque típicos están incluidos, desde el período de pago y el número de cheque hasta la información del empleado y los detalles de pago.
- Formularios Específicos: Un informe de gastos es similar a un control de horas en el que documenta las horas de trabajo y los costos diariamente. Puede utilizar esta plantilla de informe de gastos para viajes de negocios, asistencia a conferencias, reuniones con clientes u otros costos acumulados. Documente y autorice los cambios en la nómina y las razones de los ajustes con este formulario. Los cambios pueden ocurrir por varias razones, desde comenzar un nuevo empleo hasta obtener un ascenso o dejar un trabajo.
Consideraciones al Elegir Plantillas
Decidir qué información incluir en sus plantillas puede plantear preguntas sobre sus políticas de nómina, especialmente si está iniciando un nuevo negocio. Por ejemplo, si está permitido en su estado, ¿permite que los empleados tomen tiempo compensatorio? ¿Tiene una política clara de horas extras? ¿Cómo documentan los empleados el tiempo de viaje u otras tareas que podrían considerarse “fuera del horario de trabajo”? Es imperativo definir políticas y capacitar al personal sobre las reglas y las opciones.
A medida que seleccione plantillas y comience a usarlas, busque lo siguiente:
- Precisión: Una vez que haya ajustado una plantilla para que se adapte a su negocio, revise toda la información incluida para asegurarse de que no haber dejado nada afuera. Las plantillas deben ser fáciles de usar y de entender para los empleados, así que haga que sean simples y solo incluya campos para ingresar información vital.
- Eficiencia: ¿Aumentará la eficiencia de la plantilla, y le ahorrará tiempo y dinero, o simplemente se agregará a un rastro documental? Asegúrese de elegir plantillas de nómina que sean compatibles con su flujo de trabajo.
- Personalización: Las plantillas de nómina son adecuadas para diversos parámetros de configuración, pero pueden ser especialmente útiles para las pequeñas empresas que no requieren sistemas de gestión de nómina más complejos.
Descarga y Uso de Plantillas
Para usar esta plantilla de talón de pago en PDF, haga clic en el enlace de descarga y complete el formulario en un explorador y luego imprímalo. También puede descargar y guardar el PDF en su computadora para volver a utilizarlo. La plantilla de nómina básica es un documento sobrio y formal que contiene todos los apartados necesarios para crear la nómina de un trabajador. Si te gusta esta plantilla de nóminas, solo tienes que abrir el enlace y tocar el botón azul con el texto Utilizar plantilla. Una vez dentro del documento, lo puedes descargar en el formato que desees siguiendo esta ruta: Archivo > Descargar. En cuanto a cómo se rellena, tan solo debes introducir los datos de la empresa y del trabajador en el encabezado, así como el periodo de liquidación y las percepciones (incluyendo las salariales y las no salariales).
La plantilla de registro de nómina es similar a la anterior, aunque tiene un enfoque más internacional. Obviamente, podrás modificar aquellas casillas o los conceptos que no necesites. El diseño sigue siendo minimalista, pero es un poco más elaborado que el de la plantilla de norma básica. Descarga esta plantilla en el formato que desees siguiendo la ruta Archivo > Descargar o impórtala a tu cuenta de Google Drive y edítala directamente desde tu carpeta. Tras descargar la plantilla pulsando sobre Archivo > Descargar o importarla a tu cuenta de Google Drive para editarla directamente desde tu carpeta, solo tienes que rellenar cada casilla con la información de cada empleado.
¿Cómo hacer un comprobante de pago de nómina en Excel? Abre el documento o plantilla en Excel. Configura las celdas correspondientes con los datos del empleado, devengos y deducciones. Aplica las fórmulas de suma y resta necesarias para que se calcule automáticamente el salario neto final. Por último, guarda o exporta el archivo en formato PDF para entregarlo de forma segura al trabajador. ¿Cómo hacer un recibo de nómina sencillo? Para hacer un recibo de nómina sencillo basta con incluir cuatro grupos de elementos básicos. Estos son: los datos identificativos de la empresa, los datos del empleado, las percepciones económicas (como el salario base), y las deducciones correspondientes (impuestos y seguro social).
¿Cómo puedo descargar el formato para recibos de nómina en Excel? El proceso es muy rápido; solo debes hacer clic en el botón de descarga del formato Excel que aparece en los apartados superiores de este mismo artículo. Con este ejemplo de nómina podemos saber cómo hacer una nómina en Excel, word o PDF.
Muchas empresas ofrecen a sus empleados opciones de pago más allá del tradicional cheque en papel. Usar depósito directo o proporcionar tarjetas de débito de nómina puede ser una decisión comercial inteligente dado que reducen el riesgo y ahorran tiempo. Sin embargo, ya sea que utilice depósito directo, tarjetas de prepago u otro método de pago, sigue siendo importante proporcionar talones de pago.
Herramientas para la Gestión de Nóminas
Gestionar las nóminas puede ser uno de los mayores quebraderos de cabeza para pequeños negocios. Un beneficio de usar un servicio de nómina es que los propietarios de empresas pueden dejar que otra persona maneje las leyes y las regulaciones sobre el mantenimiento de registros de retenciones de impuestos y otra información que se necesite localizar.
Software de Gestión de Nóminas
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Si tenemos empleados en nuestro negocio debemos tener dos cosas claras a la hora de realizar las nóminas: cómo hacerla y dónde. Para la segunda tienes este post, donde podrás encontrar una plantilla de nómina para hacerlas rápidamente. Además, te mostramos una opción con la que podrás registrar directamente las nóminas en tu cuenta, y cuadrar con solo un click tus ingresos y gastos. Aunque las plantillas de Excel son útiles para empezar, las normativas de facturación y gestión digital en 2026 hacen que dar el salto a un software homologado sea clave para evitar errores y sanciones. Con Quipu tendrás la tranquilidad de estar haciendo las cosas bien. Quipu no es un software de nóminas por lo que no podrás confeccionar tus nóminas. Sin embargo, Quipu te ayudará a la hora de registrar el gasto que supone cada una de las nóminas. El proceso es muy sencillo: solo tendrás que introducir los datos de tu empleado, y especificar que se trata de una nómina. Así tendrás todos tus ingresos y gastos en un mismo lugar, y se contabilizará directamente en la partida contable pertinente. Esto es muy útil para llevar un control completo de nuestro negocio.
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