Microsoft Excel es la hoja de cálculo más utilizada alrededor del mundo en el ámbito empresarial. Este programa es perfecto para gestionar la contabilidad, organizar datos contables, administrar efectivo o crear gráficos, suponiendo así un gran ahorro de tiempo.
Elementos Básicos de una Hoja de Cálculo
Las hojas de cálculo electrónicas están conformadas por celdas, filas y columnas, las cuales son aptas para cargar tanto datos numéricos como alfanuméricos:
- Celdas: Es el espacio donde se carga la información. Puede contener tanto números como letras.
- Columnas: Están conformadas por las celdas que se agrupan de forma vertical y están identificadas por letras, que respetan el orden alfabético, y no permiten ser modificadas.
- Filas: Están conformadas por las celdas que se encuentran horizontalmente en la hoja de cálculo. Las mismas poseen un número denominado cabecera. De acuerdo a la necesidad de cada trabajo, es posible agregar o quitar filas.
Además, Excel cuenta con una serie de herramientas que facilitan su uso:
- Icono de Excel: Permite realizar diferentes tareas como minimizar o cerrar la ventana, entre otras acciones.
- Barra de herramienta de acceso rápido: Se encuentra en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo y permite anclar aquellos comandos que utilizamos más a menudo.
- Barra de título: Allí se indica el nombre del libro que se encuentra en uso.
- Botón de ayuda: Permite abrir el sistema de ayuda y buscar información sobre el tema que nos compete.
- Cuadro de nombres: Indica, entre otras cosas, cuál es la celda que se encuentra activa. Además, permite, cambiando la dirección, desplazarte con facilidad hacia otra celda.
- Asistente de funciones: Permite insertar una función de manera sencilla ya que guía al usuario durante el proceso.
- Barra de fórmulas: Muestra los datos y las formulas contenidas en las celdas y permite editar o modificar las mismas.
- Pestaña archivo: Permite gestionar diferentes acciones sobre el documento, como guardar, abrir, compartir, exportar.
- Pestañas de las hojas: Las hojas de cálculo en general están conformadas por diferentes hojas. En la parte inferior izquierda se encuentran las pestañas, mediante las cuales se pueden añadir, copiar o quitar hojas, moverse por las mismas, etc.
- Cinta de opciones: Permite organizar y personalizar los comandos para realizar diversas acciones con tan solo presionar sobre los iconos.
- Barra de estado: Permite conocer el estado actual de distintas situaciones de Excel; contiene el indicador de modo, la opción para activar el zoom, grabar macro, etc.
Funciones Esenciales de Excel para Contabilidad
El software de contabilidad Excel agrupa un conjunto de fórmulas predefinidas a las que denominamos «funciones». Gracias a esta lista, ahorrarás tiempo al no tener que teclear las fórmulas una y otra vez, la clave está en conocer lo fundamental.
Para aquellos que no saben qué es una fórmula, veremos el concepto brevemente. Veamos, si queremos sumar 10 y 10 en Excel, tendrás que completar la siguiente fórmula en la celda correspondiente: = 10 +10 Gracias a esta fórmula, Excel podrá realizar el cálculo.
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Tipos de Contenido en Excel
- Contenido Estático: Muestra un resultado sin depender de otras celdas.
- Contenido Dinámico: Será el resultado del contenido de otras celdas. Por ejemplo: = C4 + G9
Las fórmulas resultan extremadamente útiles para el contenido dinámico.
Las funciones sirven para realizar diferentes operaciones contables:
- Matemáticas
- Estadística
- Lógica
- Fechas
- Texto
- Investigación de datos
Por lo general, las funciones se presentan como: = NOMBRE DE LA FUNCIÓN (PARÁMETROS si los hubiera) ¡Con las funciones, puedes realizar un control contable óptimo!
Son posibles varias soluciones para introducir la función que quierse aplicar. Si conoces la función, puedes introducir el signo «=» seguido del nombre de la función. Esta opción se suele utilizar en las profesiones contables. De hecho, Excel suele recordar sus usos comunes y sugiere la función asociada escribiendo tan solo las primeras letras. Además, puedes ir directamente a la pestaña de «Fórmulas» del menú y de ahí a «Bibliotecas de funciones». En el menú desplegable, podrás seleccionar la función que quieras. A partir de ahí, se abrirá una ventana donde tendrás que rellenar varios campos. Finalmente, comenzando por la «Biblioteca de funciones» del menú «Fórmulas», elige «Insertar una función». En la ventana que se abrirá, introduce una descripción de la función o selecciona una función de la lista desplegable.
Funciones Matemáticas
Las funciones matemáticas se utilizan con mucha frecuencia. Estas aparecen en el menú de fórmulas «Matemáticas y trigonometría». A continuación, te dejamos las más populares:
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- SUMA: Permite aplicar la suma de una serie de datos.
- SUMAPRODUCTO: Permite realizar horizontalmente el producto de dos valores ubicados en diferentes columnas y sumar los resultados.
- SUBTOTAL: Devuelve el subtotal de una serie de números filtrados en una base de datos:
- REDONDEAR: Redondea un número de acuerdo con el número de dígitos después del punto decimal especificado.
- ROUND.MAS: Redondea hacia arriba, sumando uno al último decimal utilizado si el primer decimal eliminado es mayor que 0.
- PRODUCTO: Multiplica los datos.
- TRUNCAR: Elimina los decimales de un número.
- ABS: Permite obtener el valor absoluto de un número.
- POTENCIA: Calcula la potencia de un dato.
- RAÍZ: Permite calcular la raíz cuadrada de un número.
En función del tipo de contabilidad que tengas que gestionar, aplicarás un uso u otro de estas funciones para tu facturación, IVA, conciliación...
Funciones Lógicas
Por definición, «la elección de valores obtenidos mediante funciones lógicas resulta de condiciones expresadas por una o más pruebas lógicas. Las pruebas de lógica solo tienen dos respuestas posibles: VERDADERO o FALSO. Estas pruebas se escriben utilizando operadores lógicos como los operadores de comparación».
La lista de funciones lógicas es mucho más amplia, pero a continuación te exponemos las principales:
- SI: En este caso, el resultado solo puede ser VERDADERO o FALSO. Por lo tanto, el valor elegido será igual al resultado de la prueba lógica. Impone una condición. A continuación, te dejamos la fórmula: = SI (prueba_lógica; [valor_si_verdadero] ;; [valor_si_falso]
- Y: Permite obtener el valor VERDADERO si todos los argumentos son VERDADEROS. Facilita la entrada contable de la función SI. Y significa que se deben cumplir una o más condiciones para ser VERDADERO. Aquí te dejamos los asientos contables: =Y [condición1; [condición2];…].
- O: En esta misma línea, la función O permite obtener el valor VERDADERO si algún argumento es VERDADERO. De hecho, una de las dos o más condiciones debe ser VERDADERA para ser aplicada. =O [condición1; [condición2];…].
- SI.ERROR: Permite obtener un valor que especificas si una fórmula genera un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula. = SI.ERROR [valor; valor_si_error].
Funciones de Búsqueda
Para esta función, dirígete a la categoría «Búsqueda y referencia» del menú desplegable. En esta categoría, el menú es más extenso. Por eso, nos centraremos en las funciones más importantes:
- COLUMNA: Para obtener el número de una columna.
- BÚSQUEDA: Para buscar valores en la matriz.
- BUSCARV: Para encontrar un valor en una matriz y volver a un valor asociado.
- BUSCARH: Para buscar un valor en una matriz horizontalmente.
- TRANSPONER: Para transformar filas en columnas y viceversa.
Estas funciones son herramientas contables muy valiosa e ideales a la hora de encontrar información fácilmente.
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Funciones de Fecha y Hora
Las funciones FECHA y HORA permiten encontrar rápidamente información sobre la hora. A continuación, te dejamos algunos ejemplos:
- MES
- DÍA
- DÍA LABORABLE
- HOY
- AHORA
- NO.SEMANA
De esta manera, podrás filtrar los datos por año, mes, día o número de semana. Además, Excel toma el número 1 como referencia del 1 de enero de 1900.
Funciones de Texto
También muy útiles en el mundo de la contabilidad de ingresos y de libros de contabilidad y administración, las funciones de texto son una gran ventaja para mantener las cuentas de una empresa.
Para ayudarte, busca las funciones clave de la categoría TEXTO:
- VALOR.NUMERO: Convierte texto a número de manera independiente a la configuración regional.
- CONCATENAR
- MAYUSC: Permite filtrar todo el texto en mayúsculas.
- MINUSC: Permite filtrar todo el texto en minúsculas.
- LARGO: Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.
- NOMPROPIO: Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un valor de texto.
- REEMPLAZAR: Reemplaza los caracteres en una celda con el seleccionado.
- SUSTITUIR
Otros Usos de Hojas de Cálculo
Además de las funciones contables, Excel puede utilizarse para:
- Resolver problemas matemáticos complejos: Mediante la aplicación de fórmulas es posible realizar operaciones matemáticas sencillas como multiplicaciones, divisiones, restas o sumas, pero también cálculos complejos.
- Organizar datos: Excel permite ordenar los datos, ya sean tanto numéricos como alfanuméricos o con caracteres alfabéticos, en celdas, que a su vez forman parte de hojas de cálculo y libros.
- Graficar datos: Este versátil software permite seleccionar datos para realizar diferentes tipos de gráficos o diagramas, con la finalidad de ayudar a la comprensión de la información e identificar tendencias, entre otras utilidades.
- Organizar, clasificar, filtrar datos: El pragmatismo con la que cuenta la planilla de Excel sirve para abastecerla de información para luego poder organizar los datos y clasificarlos con el fin de filtrar diferentes tipos de datos de manera que se facilite su análisis.
- Mejorar las presentaciones mediante gráficos: Utilizar gráficos en las presentaciones no solo capta el interés del receptor, sino que también facilita la comprensión de la información.