El manejo correcto de los traslados contables es esencial para garantizar la precisión y coherencia de los registros financieros en cualquier empresa. Los traslados contables son movimientos que se realizan entre cuentas dentro del sistema contable de una empresa. Se utiliza para corregir la clasificación de los ingresos en las cuentas contables.
Para realizar un traslado de forma adecuada, lo primero es determinar si se trata de un traslado de gastos, ingresos, activos, provisiones o impuestos.
La Contabilidad de Costos
La contabilidad de costos se diferencia de la contabilidad financiera en que esta última recoge información de las operaciones económicas de la empresa, en sentido general, y elabora con ellas los estados financieros que pueden ser elaborados tanto para uso interno como externo. No obstante, varios autores, entre ellos Hernández (2012) y Lazo (2013a), afirman que el estallido de la Revolución Industrial, a partir del año 1776, fue lo que impulsó el establecimiento de un mayor control sobre los modos de producción, los materiales y la mano de obra.
Hernández (2012, 2014), Horngren et al. (2012b), Lazo (2013a), Tafur y Osorio (2013) y otros autores, identifican los costos como activo (inventarios y activos fijos), como gasto (costos de producción) y como pérdida (gasto). En cuanto a la composición y clasificación de los costos de producción, “la teoría tradicional de costos habla de tres elementos básicos: materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación” (Calleja, 2013; Hernández, 2012, 2014; Warren et al, 2010, 2012, 2014).
La mano de obra, el segundo elemento del costo, “es el esfuerzo físico o mental que realiza un trabajador en el proceso de transformación de una materia prima o un insumo en un producto terminado, que satisfaga una necesidad y que no perjudique el medio ambiente” (Hernández, 2012, 2014). No obstante, según Gómez (2013), el esfuerzo del ser humano sería insuficiente si no contara con los equipos necesarios que comprenden desde la herramienta más sencilla hasta la maquinaria más complicada, permitiendo economizar esfuerzos de trabajo y de material, a la vez que aumentar de modo significativo su productividad.
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Los costos indirectos de fabricación (CIF), carga fabril, gastos de fabricación o gastos, como también se les conoce (Jiménez, 2010), son todos los costos que se relacionan indirectamente con el producto y que forman parte del proceso productivo. Antes de contabilizar los costos de producción, debe conocerse primero cuáles tipos de inventarios se manejan y el sistema de costeo que se utilizará para su acumulación.
Los inventarios en las industrias son tres: de materiales, de producción en proceso y de productos terminados (Hernández, 2014; Warren et al., 2010). En cambio, los sistemas de costeo de inventario son dos: periódico y perpetuo. El periódico, pormenorizado o de costos incompletos (Calleja, 2013), ofrece información limitada sobre los inventarios; se utiliza en pequeñas y algunas medianas empresas. En las industrias, el sistema perpetuo permite la acumulación de costos de producción y lo clasifica de dos formas: por órdenes de trabajo y por procesos. El primero es en base a pedidos y especificaciones de clientes; sus costos se acumulan en una Hoja de Trabajo por cada pedido. El segundo es en base a procesos productivos continuos, estandarizados y repetitivos, donde los productos son homogéneos y producidos a gran escala (Horngren, 2012b; Uribe, 2011).
Los métodos de valoración de inventarios conocidos son cuatro: FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out), promedio ponderado y de identificación específica (Hernández, 2012; Lazo, 2013a). De los métodos citados, en las industrias solo se utilizan el FIFO y el Promedio ponderado (Donoso y Donoso, 2011; Jiménez, 2010), por el tipo de procesos y el momento en que se agregan los costos de los inventarios; pero cada país, a través de la administración tributaria, determinará cuál es el más favorable a utilizar. Por ejemplo, en la República Dominicana la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) exige en el Código Tributario, Ley 11-92, utilizar LIFO, salvo ciertas excepciones (Hernández, 2014).
El registro de los materiales se debe realizar considerando “la cantidad recibida, cantidad enviada a producción, y los saldos de los inventarios para cada tipo de material”. A medida que se usan materiales directos, se registran como materiales retirados del almacén en el mayor de fábrica (Horngren, 2012b). En el segundo asiento, las salidas del almacén de materiales se computan directamente a la cuenta de inventario de producción en proceso, cuando se utiliza el sistema perpetuo, cuenta donde se acumulan los costos del producto a fabricar. Con relación al registro de la mano de obra debe definirse si el costo se cargará directamente a la producción o a una cuenta de control y acumulación de costos desde la cual será distribuido. Esto sucede cuando existen varias órdenes de trabajo, departamentos o centros de costos trabajándose al mismo tiempo.
Para el registro de los CIF, debe considerarse que éstos se agregan a la producción utilizando diferentes bases de cálculo: a) costo de materiales directos; b) costo de mano de obra directa; c) horas de mano de obra directa; d) unidades producidas; y e) horas máquina; (Hernández 2012, 2014; Lazo, 2013a). También se pueden asignar mediante el uso del sistema de costeo ABC. Se muestra cómo debe realizarse el registro de este elemento en la producción, tomando en cuenta que previamente se fueron acumulando en una cuenta de control de CIF, la cual finalmente es distribuida entre los departamentos u órdenes de producción. Cada costo en la producción puede agregarse en base a costos reales, normales o estándar. En algunos casos esta asignación se basa en tasas predeterminadas, siendo acumulados en una cuenta de acumulación y luego distribuidas por tasas o de acuerdo a la proporción producida.
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Independientemente del sistema de registro que se utilice, periódico o perpetuo, o del sistema de acumulación de costos, por órdenes de trabajo o por procesos, Lazo (2013b), señala que es importante saber que el proceso productivo podrá ser secuencial, paralelo o selectivo; dependiendo de la forma en que los productos y los costos pasan por los diferentes departamentos. La contabilización en la producción conjunta se realiza de la misma forma. El primer método, de las unidades producidas, se utiliza cuando el valor de venta de los coproductos en el mercado no tiene diferencia significativa en los ingresos de la empresa; por lo que, la cantidad producida será la base para la asignación de costos.
El segundo método, del valor de venta en el punto de separación, es el más idóneo en la producción conjunta, pero solo cuando se conoce el valor de venta unitario de los productos en este punto. Estos son los productos que son vendidos inmediatamente; se identifica individualmente que no requieren de procesamiento adicional y casi siempre se venden a granel. Este método se utiliza mucho en las procesadoras de carnes. El tercer método, del valor neto realizable, se utiliza cuando no se conoce el valor de venta en el punto de separación. Para ello, debe utilizarse el precio de venta final del producto, considerando reducir de éste los costos de procesamiento adicional y los gastos operacionales cargados a los productos. De esta forma, se obtiene un valor hipotético de venta en el punto de separación.
Los subproductos no aplican para la asignación de costos de producción, porque se consideran como “subproductos de categoría 1, los cuales solo se reconocen cuando se venden”. Finalmente, terminada la producción se realizan los registros correspondientes al traspaso de los productos terminados al almacén, en donde se les asigna un precio de venta con el cual se comercializará al cliente. Se muestran los registros de traspaso utilizando una cuenta de “control de productos terminados”; la misma utilizada por otros autores para el inventario de productos terminados.
Los desperdicios o daños en la producción pueden ser normales o anormales. Para evitar esos daños y desperfectos en la producción, se incurre en procesos y costos de calidad que también deben ir cargados a la producción dentro de los costos indirectos. Cuando se termina una orden o proceso productivo, se da aviso al departamento de costos para que proceda a la liquidación de los costos incurridos a través de informes de producción.
En la producción por procesos se elabora un informe de costo de producción por departamentos que indicará cuál fue el costo total producido, la cantidad de unidades terminadas y transferidas, unidades en proceso y mermas, y el costo unitario resultante. Este informe algunos autores, lo describen en cuatro pasos: plan de cantidades, producción equivalente, costos por contabilizar y costos contabilizados, pudiéndose agrupar en dos partes: unidades y costos.
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El resultado del estado de costo de producción, sirve para la elaboración del estado de costo de ventas, cuyo resultado se utiliza para la elaboración del estado de resultado (disminuido de los ingresos), el cual servirá para alimentar los demás estados financieros básicos. En una empresa de prestación de servicios no existe costo de mercancía vendida.
Análisis de Costos
En las finanzas tradicionales, existen indicadores de rentabilidad, liquidez y endeudamiento. Algunos indicadores de rentabilidad importantes son: margen bruto (utilidad bruta/ventas netas), margen operacional (utilidad operacional/ ventas netas) y margen neto (utilidad neta/ventas brutas). La finalidad del análisis permitirá evaluar los costos desde diferentes enfoques.
En base a la clasificación anterior, Suárez (2017) expone que los análisis pueden ser aproximados, específicos, dinámicos, deductivos o inductivos. Los costos históricos se refieren a los costos reales, los cuales deben compararse, cuando se efectúan, con costos predeterminados (estimados y estándares), a fin de evaluar la flexibilidad presupuestaria, analizando las variaciones resultantes en la aplicación de costos.
El proceso presupuestal se inicia con la determinación del nivel de ventas, porque dependiendo de estas se establecen las necesidades de materiales directos e indirectos, mano de obra, costos indirectos de fabricación, inversión en activos fijos, necesidades de financiación o de inversión, niveles de inventarios, racionalización de gastos y programación de pagos. Según Burbano (2010), Cano (2013) y Díaz et al (2012) y Donoso y Donoso (2017), el presupuesto de producción implica necesariamente que la empresa haya analizado su capacidad de producción, ya que de esta depende la realización y el cumplimiento de las metas.
En ese mismo orden, el análisis del punto de equilibrio, el costo-volumen- utilidad, el costeo directo y el absorbente, permitirán conocer los límites a utilizar para mantener el control de las ganancias o para evitar la generación de pérdidas. Otro punto importante que permitirá un buen análisis de costos es la estandarización, la cual consiste en fijar de forma unitaria un costo o cantidad a utilizar de cada recurso que compone el costo del bien o servicio que se adquiere o produce. Los estándares se calculan en base a eficiencia (en cantidad y costo) y sirven de base para la elaboración de presupuestos.
Después que se ejecutan, registran, resumen y analizan los costos, se procede a la toma de decisiones. Algunas de las etapas incluyen: la obtención de la información; la realización de predicciones acerca de costos futuros; elección de una alternativa; implementación de la decisión y evaluación del desempeño (Ramírez, 2013). Otras decisiones que se toman en cuenta se refieren a la evaluación de la calidad, en productos y servicios, establecimiento de programas Justo a Tiempo, contratos laborales, comerciales y de construcción de obras, beneficios, inversiones, etc. Para tomar decisiones sobre reducción de costos, Carratalá expone diferentes técnicas que deben ser consideradas por los gerentes y contadores.
Transferencia de Movimientos Contables a Costos
Es importante entender los criterios para la transferencia de movimientos de contabilidad a movimientos de costo. Durante la transferencia, el proceso de Transferir movs. Los movimientos tienen valores de dimensión que corresponden a un centro de costo y a un objeto de costo. Para estos movimientos, el centro de costo tiene preferencia. Los movimientos se registraron con una fecha de cierre.
Para cada cuenta de la contabilidad general correspondiente, en la página Ficha cuenta C/G, verifique que el campo N.º tipo de costo esté vinculado correctamente a un tipo de costo. Para iniciar la transferencia, elija el botón Sí. Durante la transferencia, el proceso crea conexiones en las entradas en la tabla Mov. costo y la tabla Registro costos.
En contabilidad de costos, puede transferir los movimientos de contabilidad a un tipo de costo mediante un registro combinado. Puede especificar si un tipo de costo recibe las movimientos agrupados en el campo Combinar movimientos en la definición del tipo de costo. Si ha seleccionado la casilla Transf. autom. desde C/G en la página Configuración de contabilidad costos, Business Central actualiza la contabilidad de costos después de cada registro en la contabilidad general.
Durante la transferencia de movimientos de contabilidad general a movimientos de costo, Business Central crea conexiones en los movimientos de la tabla Mov. Movs. Para cada movimiento de costo, Business Central guarda el número de movimiento del movimiento de contabilidad general correspondiente en el campo N.º mov. El campo Cuenta en la tabla Mov. Para movimientos de costo único, Business Central transfiere el texto de registro del movimiento de contabilidad general al campo de texto Descripción. Para movimientos combinados, el campo de texto muestra que estos movimientos se transfieren como movimientos combinados. En la tabla Registro de costos, Business Central crea un movimiento con la transferencia de origen de la contabilidad general.