El Comité de Auditoría es uno de los órganos de gobierno promovidos por las mejores prácticas corporativas. Este, con ayuda del auditor interno y externo, se convierte en los ojos del consejo de administración en la organización, puesto que es un instrumento de vigilancia que brinda confianza, transparencia y objetividad hacia las cifras que la entidad emite, logrando así fundamentar los resultados y la operación.
Responsabilidades y Eficiencia del Comité de Auditoría
La mera existencia de un comité de auditoría no garantiza su correcto funcionamiento, es por ello que, a continuación se presentan algunos puntos que permiten incrementar su eficiencia.
Para que el comité de auditoría pueda desempeñarse como una figura de apoyo (pese a ser una rama del consejo de administración), debe contar con un organigrama propio que defina a los miembros que lo integrarán, así como las obligaciones de cada uno de ellos.
El presidente será responsable del funcionamiento y coordinación del comité, mientras que los consejeros serán independientes, con capacidad de aportar una visión externa, y se encargarán de cuestiones operativas y del desempeño de sus tareas.
Se espera que exista diversidad de funciones que permitan la realización de un trabajo integral y la habilidad para comunicarse con los demás comités de apoyo y órganos de gobierno.
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Importancia de la Formación Continua
Año con año, la normatividad en cuestiones de auditoría cambia. Por eso es importante que los integrantes del comité no sólo cuenten con suficiente experiencia; sino que, además, tengan una formación constante que les permita adaptarse al cambio, desempeñarse de forma adecuada y brindar un servicio de análisis de la información que se apegue por completo al marco de información aplicable.
En palabras de Luis Fallas: “No hay una fórmula mágica para el éxito. Pero sí hay un sólo camino que te llevará a él: la capacitación y la acción consistente”.
Agenda y Temas Clave del Comité de Auditoría
Dado que las funciones del comité de auditoría son marco de referencia para evaluar la implementación del gobierno corporativo, es primordial que se lleve una agenda que se asegure que éste hará frente a todas sus responsabilidades, sin dejar de lado los acuerdos pendientes. Entre los temas que se debe contener la agenda se encuentran los siguientes:
- Revisión de resultados.
- Revisión de políticas, estatutos y código de ética.
- Presentación y revelación de EE FF y sus variaciones.
- Revisión de asuntos jurídicos y fiscales.
- Reuniones de trabajo con el presidente del consejo y el auditor interno.
Comunicación y Confianza
Si el comité desea brindar seguridad acerca de la información emitida por la entidad, debe generar confianza de su parte hacia el consejo y la asamblea. Esto puede lograrse manteniendo una comunicación eficiente acerca de qué se está haciendo y cómo, teniendo un canal libre de “ruidos” con el auditor interno, pues es trabajo de ambas partes asegurar una transparencia de cifras que brinde confianza a dueños, posibles inversionistas o terceros involucrados (clientes, proveedores, etc.).
Asimismo, es necesario mantener comunicación abierta, veraz y frecuente con directivos para que las decisiones tomadas sean certeras (en tiempo y forma) y permitan un desarrollo potencial.
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Políticas y Código de Ética
Dentro del comité deberán establecerse políticas que estén alineadas con los valores y estatutos preestablecidos en la entidad a la que se esté apoyando, propiciando de esta forma un mayor entendimiento entre partes y el logro de metas comunes. De igual manera, se espera que las políticas promuevan el actuar con base al código de ética, asegurando así que éste sea fomentado en toda la entidad e ir un paso adelante en el apego a dicha normatividad.
Transparencia y Verificación de la Información
Asegurar transparencia en la información requiere varios niveles de verificación de los datos obtenidos y generados, entre los que pueden destacarse: observación, análisis, indagación, relación, conclusión y retroalimentación.
Debido a lo anterior, es primordial que dentro del comité se cuente con personas cuyo perfil incluya capacidad de análisis profundo. De manera idónea, se sugiere que la información pase por distintos filtros que permitan identificar riesgos o errores existentes, siendo tarea del presidente hacer una revisión final que asegure el cumplimiento de los diversos niveles de verificación de la información por parte de los consejeros.
Funciones Clave del Comité de Auditoría según el CCE
El Consejo Coordinador Empresarial, en el Código de Mejores Prácticas Corporativas, incluye las principales funciones que el comité de auditoría debe atender. Entre estas funciones destacan:
- Función de auditoría externa, interna e informe del comisario:
- Recomienda al consejo los candidatos a auditores externos de la sociedad, las condiciones de contratación y el alcance y supervisión de los trabajos profesionales.
- Recomienda la aprobación de los servicios adicionales a los de auditoría que vayan a prestar los auditores externos.
- Se asegura de que la sociedad cuente con un área de auditoría interna, valida sus lineamientos generales de operación, sus planes de trabajo, y evalúa su efectividad.
- Coordina y revisa el programa de trabajo, las cartas de observaciones y los reportes de auditoría interna y externa, e informa al consejo de administración sobre los resultados.
- Políticas contables y operaciones con partes relacionadas:
- Da su opinión al consejo de administración sobre las políticas y criterios utilizados en la preparación de la información financiera y el proceso para su emisión, asegurando su confiabilidad, calidad, transparencia y su aplicación consistente.
- Analiza y evalúa las operaciones con partes relacionadas y coordina la elaboración de la política que define las bases de su realización.
- Administración de riesgos y control:
- Define los lineamientos generales del control interno y evalúa su efectividad.
- Verifica que se respeten los mecanismos establecidos para el control de los riesgos a los que esté sujeta la sociedad.
- Código de ética:
- Verifica el cumplimiento del código de ética y establece mecanismos de revelación de hechos indebidos y de protección a los informantes.
- Cumplimiento con el marco legal y normativo:
- Verifica que se cuente con los mecanismos que permitan asegurar que la sociedad cumpla con las diferentes disposiciones legales que le son aplicables, y realiza, cuando menos una vez al año, una revisión de su cumplimiento.
El Valor Agregado del Comité de Auditoría
La aportación de valor que hace el comité de auditoría, solo se logra cuando se integran expertos independientes, con una visión objetiva, que le quite a sus miembros la ceguera de taller, quienes, en la mayoría de los casos, están inmersos en la operación y en la solución de los problemas del día a día, a tal grado que no perciben la falta de controles clave en sus procesos o, peor aún, no logran interpretar los informes de auditoría que incluyen asuntos relacionados con actos irregulares, provocando graves consecuencias dentro de la organización.
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Ejemplos de Detección de Fraude por el Comité de Auditoría
- Obsolescencia de Materia Prima: Un análisis profundo reveló compras fuera de especificaciones realizadas fraudulentamente, beneficiando a proveedores.
- Anticipos a Proveedores sin Contrato: Se identificaron anticipos sin contratos ni garantías, lo que llevó a demandar a los funcionarios que autorizaron los anticipos por actos de administración fraudulenta, en lugar de a los proveedores.
- Pólizas de Cheques Faltantes: El seguimiento de cheques faltantes reveló actos de administración fraudulenta cometidos por el gerente general y el gerente de finanzas, por una suma considerable.
El Comité de Auditoría consolida las actividades de auditoría y control, y procura que la información financiera que llegue al consejo de administración, a los accionistas y al público en general, sea emitida y revelada con responsabilidad y transparencia. A la vez, garantiza que sea suficiente, oportuna, y que refleje razonablemente la situación financiera de la sociedad.
Finalmente, sólo queda recalcar que el logro de los objetivos del comité es la meta final y que los consejos antes mencionados son clave para alcanzarlos y pueden resumirse en:
- Promover ética afín a valores y misión de la sociedad.
Estos puntos facilitarán la implementación exitosa del comité de auditoría, así como convertirlo en sinónimo de objetividad e independencia, elementos que alejan a la ineficiencia y acercan a la integridad.