Este artículo presenta una síntesis del procedimiento utilizado en la Casa de la Contratación de Indias para la toma de decisiones, la expedición y el control documental. En este contexto, la creación de la Casa representa la respuesta dada por la Corona al aumento de los negocios indianos.
Organización y Funcionamiento Inicial
Las ordenanzas de la Casa de 1503 pusieron al frente de la institución a tres oficiales: un factor, un tesorero y un escribano-contador. Cada uno de los jueces oficiales tenía atribuciones específicas, pero la resolución de todos los negocios estaba a cargo de los tres -a los que se unió el presidente desde la creación de este cargo- y estaba reglamentado que todas las decisiones se tomaran de forma conjunta. La toma de decisiones en audiencia se realizaba mediante votación.
Para adoptar la resolución definitiva se despejaba la sala de todos los interesados que estuvieran presentes, se quedaban solos el presidente, los jueces oficiales y el escribano. En caso de discrepancias, la Casa de la Contratación tenía la facultad de consultar a la Corona si se consideraba que el asunto era de suficiente calidad e importancia.
Competencias de la Sala de la Audiencia
Los asuntos sobre los que decidía la Sala de la Audiencia eran muy variados. Durante gran parte del siglo XVI, los jueces oficiales de la Casa resolvieron en esta sala tanto los asuntos administrativos como los judiciales, estos últimos con la ayuda del asesor letrado. Entre las competencias más importantes de la Sala de Gobierno se encontraban la organización de las flotas y el control de las mercancías que los mercaderes llevaban hacia las Indias.
Desde un primer momento, la Casa tuvo entre sus cometidos el registro, control y administración de todas las remesas de metales preciosos que, en concepto de Real Hacienda de Indias, llegaban a sus dependencias. La Contaduría de la Casa se convirtió en el órgano donde se escrituraban, se plasmaban documentalmente y se custodiaban la mayoría de los negocios denominados de Gobierno, de modo que J. Un oficial mayor, quien entendía de los libros de la Real Hacienda, realizaba y tomaba razón de las libranzas que se daban sobre ella. Disponía también los informes que solicitaban las Salas de Gobierno y Justicia para la resolución de los negocios.
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Otros oficiales incluían:
- Un oficial de difuntos, encargado de los libros de bienes de difuntos, ausentes y depósitos.
- Un oficial de registros, encargado de formar los registros de mercancías de los navíos.
- Un oficial de pasajeros, encargado de revisar todas las informaciones y documentación requeridas a las personas que querían embarcase a las Indias.
- Un oficial que se encargaba de los créditos y obligaciones de la plata en pasta, pero cuya mayor ocupación era la correspondencia.
Evolución de los Expedientes
Los primeros expedientes que se pueden encontrar en la Casa datan de las dos primeras décadas del 1500. Son expedientes muy sencillos que constan de una petición sobre la que se realizan diferentes anotaciones que van indicando el transcurso de la tramitación. Estas anotaciones son, en principio, muy breves. Suelen reducirse a un extracto muy escueto donde aparece solo el nombre del solicitante o el asunto.
No será hasta la década de los cuarenta del siglo XVI cuando vayan apareciendo los expedientes tal como los concebimos en la actualidad, esto es, mediante la unión de todos los documentos generados para la resolución de un determinado asunto. Se logra, de este modo, el nexo de todos los papeles, desde su llegada a la oficina hasta su conclusión y comunicación de la resolución adoptada a los interesados. A partir de este momento, los expedientes se van generalizando y consolidando en la Casa de la Contratación.
Cambios en el Siglo XVII
Durante el siglo XVII se observan algunos cambios que afectan su forma externa e interna y que revelan cierto grado de madurez y especialización burocrática en la distribución y gestión de los asuntos propios de esta institución. Se afianza la práctica de archivarlos mediante una portadilla en la que aparecen los datos esenciales: el año en curso, un resumen del asunto y el escribano encargado de su tramitación. Esta simple técnica permite una rápida localización y acceso a los expedientes, la identificación inmediata del negocio tramitado y del escribano responsable de su gestión.
Otro de los cambios que se perciben en este siglo es el desarrollo cada vez mayor de los dictámenes de los jueces oficiales que se anotan en el expediente. Sin embargo, esta evolución hacia un perfeccionamiento de los expedientes no altera la esencia de la mecánica procedimental que se fue consolidando desde la segunda mitad del siglo XVI.
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Por supuesto, no se trata todavía de expedientes regulados y normalizados en todos sus elementos, hecho que sólo se conseguirá a partir del Estado liberal del siglo XIX mediante la regulación de plazos y trámites. Además, hay que tener en cuenta la especificidad en la tramitación de cada uno de los asuntos que competían a la Casa.
Proceso de Tramitación
Los expedientes se iniciaban con la llegada a la Casa de cualquier tipo de documentación. Este inicio podía ser de oficio o a instancia de parte. Cuando la iniciativa partía de la propia Casa de la Contratación, el procedimiento comenzaba con un auto acordado en el que los jueces oficiales, reunidos en audiencia, expresaban su voluntad de resolver un determinado asunto. De la Corte podían llegar cualquiera de los documentos dispositivos intitulados por el monarca. No era tampoco extraño que llegaran cartas o autos acordados del Consejo de Indias o de Hacienda.
Las distintas autoridades indianas también podían comunicar y solicitar cualquier asunto que fuera competencia de la Casa. El inicio a instancia de parte comenzaba con la recepción de una petición, aunque en ocasiones podía tratarse de una carta o un memorial. Dependiendo del tipo de asunto o del objeto de la demanda era preceptiva la presentación de determinados documentos por parte de los interesados.
Recepción y Gestión de Documentación
Una vez que la documentación llegaba a la Casa de la Contratación comenzaba el proceso de recepción. En la recepción de la documentación de particulares se actuaba de modo diferente según el asunto. Las peticiones se recepcionaban en la Contaduría de la Casa y el oficial mayor se encargaba de repartirlas entre los distintos oficiales, según les correspondiera por materia: pasajeros, registros de navíos, etcétera.
Un vez efectuada la recepción de la documentación, y antes de ser vista por los jueces oficiales, pasaba a manos de los escribanos de Cámara, que tenían a su cargo la gestión de los expedientes de Gobierno. Para esta gestión, los escribanos contaban con la colaboración de una serie de oficiales o ayudantes adscritos a sus oficios o escritorios. Los oficiales se encargaban de elaborar un pequeño resumen extractando lo más importante o significativo mediante notas marginales sobre los mismos documentos. En su inmensa mayoría, estas notas carecen de fecha y están compuestas por un pequeño resumen del asunto. La extensión de estos extractos es variable.
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Una vez realizados estos resúmenes, las peticiones u otros documentos de inicio del expediente estaban listos para ser presentados en la próxima audiencia. En la Sala de Gobierno, a medida que el escribano iba exponiendo cada uno de los asuntos por tratar, el presidente y los jueces iban tomando las primeras decisiones acerca de cada uno de ellos.
Era excepcional que en un primer momento adoptaran una resolución definitiva, limitándose a solicitar más información a los particulares o a otros órganos, con el fin de obtener mayor conocimiento del asunto antes de emitir su dictamen. Estas decisiones quedaban plasmadas mediante decretos de trámite que el escribano anotaba en el propio documento. El acta de presentación cumplía una función doble, pues servía para certificar la entrada de una petición en la Casa -dado que la mayoría de las peticiones carecían de data y durante la recepción en la Contaduría no se solía hacer constar la fecha-, y para conferir fehaciencia jurídica al inicio del procedimiento.
En las actas se consignaban los presentes en la reunión en audiencia, el lugar, la fecha y el acto de presentación del documento a los jueces oficiales. Para diferenciar el decreto de trámite de la anotación del dictamen más desarrollado que realizaban los oficiales del escribano se puede denominar a éste como "auto de trámite". Un ejemplo de estas dos formas de escrituración de la determinación de los jueces oficiales se puede observar, por ejemplo, en el expediente de pago a Luis Álvarez, mercader de madera, de dos pinos que había entregado para obras que se hicieron en las atarazanas en 1558. A la vista de la petición, el escribano anotó al pie: "acuda a Juan de Jaén para que se ponga con lo demás". Desde el último tercio del siglo XVI, estos autos de trámite tienen un amplio desarrollo.
Resolución y Documentación Final
Una vez recabadas todas las pruebas, informes o certificaciones que se estimaran oportunos, el escribano los acumulaba al expediente. La toma de conocimiento por los jueces oficiales de las nuevas pruebas aportadas se producía en una nueva reunión. Para tomar la resolución definitiva se procedía a la votación, siguiendo el procedimiento que se describió al tratar sobre la Sala de Gobierno.
Una vez adoptada, ya fuera por consenso, por mayoría de votos o por decisión real, previa consulta, se anotaba en el expediente. En el caso de la resolución es frecuente su aparición en los expedientes anotada de forma concisa y elíptica, como ocurría con los decretos de trámite, al pie del último documento y sin ningún tipo de validación. Ésta era la decisión que el escribano anotaba en la Sala de Gobierno. En otras ocasiones, esa breve resolución se acompañaba o se sustituía por la resolución in extenso, con todas sus formalidades. Esta resolución se redactaba a continuación o en folio aparte que se cosía al expediente.
La resolución autorizaba a expedir el documento mediante el cual se comunicaba la decisión adoptada a los interesados o a aquellas personas que debían conocerla. La fase de escrituración de la resolución comenzaba con la entrega del expediente resuelto por parte del escribano al oficial encargado del asunto en la Contaduría. Éste elaboraba una minuta o borrador en el que debía de elegir tanto el tipo documental como las fórmulas y cláusulas más adecuadas dependiendo de la calidad de los destinatarios.
Para ello contaba con los libros registros, a los que podía acudir para corroborar las distintas formalidades con que determinado tipo documental se había expedido con anterioridad. Es posible que se contara, como en otras instituciones, con formularios que se utilizaban como guía en la redacción de determinados documentos, pero para el periodo estudiado no se ha localizado ninguno. En todo caso, parece que no fueron abundantes en la Casa, pues tampoco se ha encontrado ninguna referencia a los mismos.
Las minutas se distinguen por la falta de datación y determinadas cláusulas abreviadas, así como frecuentes correcciones entre renglones y expresiones suprimidas mediante tachaduras. A continuación se procedía a la puesta en limpio de la minuta para dar lugar a un documento con todas las características formales del documento final, salvo los elementos de validación. El traslado del borrador corregido al documento en limpio era realizado por los escribientes de la Contaduría y supervisado por el oficial de turno.
Realizado el "mundum" o documento en limpio, se presentaba ante el oficial mayor que, al margen o al pie, realizaba una rúbrica en señal de conformidad y a la vista de esta rúbrica firmaban el Contador o el resto de jueces oficiales, según qué tipo de documento se expidiera. Se procedía así a la validación del documento, dotándolo de unos elementos que le otorgaban autenticidad y lo vinculaban con la oficina de expedición. Los elementos de validación variaban dependiendo del tipo documental de que se tratase.
Algunos mandamientos eran validados con la simple firma del presidente o con la de alguno de los jueces oficiales, otros escritos con la firma del contador, como las certificaciones e informes expedidos por la Contaduría. Ciertos tipos documentales como las cartas o los autos acordados se suscribían por el presidente y todos los jueces oficiales, e incluso en el caso de este último tipo documental se acompañaba del refrendo del escribano, que le otorgaba fehaciencia.
Control de la Expedición de Documentos
Una vez validado y fechado el documento se procedía a una serie de procedimientos de control con el fin de dejar constancia de la expedición del documento de resolución del expediente. Como en otras instituciones, la minuta se conservaba como testimonio de que el documento original había sido expedido y había salido fuera de la Casa.
Otro de los medios de control de la expedición de documentos fue la "nota de cumplimiento", mediante la cual el oficial encargado de la expedición del documento que recogía la resolución dejaba constancia de que había sido puesto por escrito y validado en forma. Esta nota se indicaba de forma breve y concisa mediante la palabra "fecho" o su abreviatura "fho". Su aparición se circunscribe a las minutas o a la resolución en el propio expediente cuando ésta se anotaba de manera escueta.
Junto a la conservación de la minuta y de la nota de cumplimiento, los libros registros cumplían también la función de control de los documentos expedidos. En la Casa de la Contratación existieron diversas clases de libros registros: los llamados libros registro de expedición de correspondencia, donde se asentaban las cartas y consultas dirigidas al rey, o los libros de cartas dirigidas a particulares; los libros de autos de gobierno, donde se copiaban los autos acordados decretados por la Sala de Gobierno, u otros libros como los de licencias de pasajeros o los de licencias para cargar mercancías y poder navegar a las Indias. Tal división parece responder a la tipología documental de las escrituras por registrar.
La Casa fue el organismo administrativo y fiscalizador de la Carrera de Indias y, desde este punto de vista, desarrolló diversas actividades delegadas por la Corona. El estudio de los expedientes de la Casa de la Contratación desde una perspectiva diplomática -como los de cualquier otro organismo- ofrece la posibilidad de examinar cómo se iniciaban los procedimientos; qué documentos utilizaban las instituciones y los particulares que se dirigían a ella; y qué función tenía cada miembro sobre la documentación recibida. Asimismo, se puede observar qué tratamientos recibía esta documentación para facilitar la resolución del asunto y qué documentos gene...