El cierre contable es el proceso financiero que se lleva a cabo para finalizar las transacciones de una empresa durante un periodo específico. Este procedimiento garantiza que los estados financieros sean precisos, completos y estén listos para su revisión o presentación de informes. A continuación, detallamos los pasos clave para realizar un cierre eficiente y preciso.
1. Preparación y comunicación inicial
El proceso de cierre debe comenzar una o dos semanas antes de la fecha límite. Es fundamental enviar recordatorios a los empleados sobre la presentación de informes de gastos, la aprobación de facturas y el registro de horas facturables. Establecer parámetros claros y fechas límite ayuda a asegurar que toda la información necesaria llegue a tiempo y con la documentación adecuada.
2. Revisión y conciliación de cuentas
Una de las primeras tareas es la conciliación bancaria, especialmente para las cuentas operativas y de nómina. Durante este paso, es posible descubrir transacciones no registradas, como depósitos o transferencias electrónicas. Asimismo, se deben verificar que los totales de las cuentas por cobrar y por pagar coincidan con las cuentas de mayor correspondientes.
Lista de comprobación para la conciliación:
- Obtener los extractos bancarios del mes.
- Comparar depósitos y retiros con los asientos contables.
- Conciliar los extractos de tarjetas de crédito corporativas.
- Investigar y corregir cualquier discrepancia detectada.
3. Ajustes de inventario y activos fijos
El módulo de inventario debe proporcionar un listado detallado de existencias. Si se ha realizado un recuento físico, es el momento de realizar los ajustes necesarios. Por otro lado, respecto a los activos fijos, es preciso actualizar el plan de activos, aplicar la amortización correspondiente y reclasificar cualquier compra mal contabilizada como gasto hacia la cuenta de activos fijos en el libro mayor.
4. Periodificaciones y provisiones
En la mayoría de las empresas, existen periodificaciones recurrentes cada mes. Estas incluyen:
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- Nómina: Calcular la parte del gasto incurrido que solapa con el final del mes.
- Ingresos devengados: Reconocer ingresos obtenidos pero aún no facturados.
- Efectos a pagar: Revisar los pagos de préstamos para separar correctamente intereses y capital.
- Provisiones: Estimar gastos futuros como impuestos, beneficios a empleados o garantías.
5. Elaboración de estados financieros
Una vez realizados todos los asientos, conciliaciones y ajustes, se deben imprimir los informes preliminares para revisar si las cifras son razonables. Los estados financieros principales que deben elaborarse son:
- Estado de resultados: Muestra los ingresos, costos y gastos del periodo.
- Balance general: Refleja los activos, pasivos y patrimonio al cierre.
- Estado de flujo de efectivo: Detalla los movimientos de efectivo ocurridos.
Importancia de la automatización
El cierre mensual suele ser un momento estresante para los equipos financieros. El uso de software de planificación de recursos empresariales (ERP) automatiza muchos de estos procesos, haciendo que los procedimientos sean más rápidos y sencillos. Considerar herramientas de informes que extraigan información directamente de su sistema ERP y la pongan a su disposición en Microsoft Excel facilita enormemente la creación de hojas de trabajo precisas, reduciendo el riesgo de errores manuales y mejorando la agilidad en la toma de decisiones estratégicas.
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