En el ámbito financiero, el Balance General representa una herramienta crucial para evaluar la salud económica de una empresa en un momento específico.
Un balance general, también conocido como estado de situación patrimonial, es un documento contable fundamental que muestra la situación financiera de una empresa en un momento específico.
Componentes Clave del Balance General
El balance general se compone de tres elementos principales:
- ACTIVOS: Son los recursos controlados por la empresa que se espera que proporcionen beneficios económicos futuros.
- ACTIVOS CORRIENTES: Aquellos que se espera convertir en efectivo, vender o consumir dentro del ciclo operativo normal, generalmente un año.
- ACTIVOS NO CORRIENTES: Aquellos que no se esperan convertir en efectivo dentro del ciclo operativo normal.
- PASIVOS: Representan las deudas y compromisos adquiridos que la empresa debe cumplir.
- PASIVOS CORRIENTES: Obligaciones que se espera liquidar en el ciclo operativo normal o dentro de un año.
- PASIVOS NO CORRIENTES: Obligaciones que no se exigen saldar dentro del ciclo operativo normal.
- PATRIMONIO NETO: Representa los intereses residuales de los propietarios en los activos de la empresa después de deducir los pasivos.
Reunir esta información detallada es esencial para asegurar que tu balance general sea preciso y refleje fielmente la situación financiera de tu empresa.
Creación de un Balance General en Excel
Siguiendo estos pasos en Excel, puedes crear una plantilla de balance general detallado y preciso. Abre Excel y crea una nueva hoja de trabajo.
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Asegúrate de que el total de activos sea igual a la suma del total de pasivos y el total del patrimonio neto.
Formateo en Excel
Para formatear un balance general en Excel y asegurarte de que sea claro, organizado y profesional, puedes utilizar varias herramientas y técnicas de formateo disponibles en Excel:
- Negritas y Tamaño de Fuente: Usa negritas para los títulos principales («Activos», «Pasivos», «Patrimonio Neto») y subtítulos («Activos Corrientes», «Activos No Corrientes», etc.).
- Bordes: Agrega bordes a las celdas para separar las secciones y hacer que el balance sea más fácil de leer.
- Sombras: Usa sombreado o relleno de color en las celdas de encabezados para diferenciarlos de los datos.
- Espaciado: Deja espacios adecuados entre las secciones del balance para que no parezca abarrotado.
Informes Financieros en Business Central
La característica Informes financieros le permite obtener información sobre los datos financieros que se muestran en su catálogo de cuentas (COA). Puede configurar informes financieros para analizar cifras en cuentas de contabilidad (G/L) y comparan los movimientos de contabilidad con los presupuestados.
Los resultados se muestran en gráficos e informes en su área de tareas, como el gráfico de flujo de caja y los informes Estado de cuenta de ingresos y Balance.
Business Central proporciona informes financieros de muestra que puede usar de inmediato como plantillas. También puede configurar sus propios informes para especificar las cifras que desea comparar.
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Configurar informes financieros requiere obtener una comprensión de los estructura de su catálogo de cuentas. Las categorías de cuentas del L/M simplifican las definiciones de sus informes financieros y los hacen más resistentes a los cambios en la estructura del catálogo de cuentas. La configuración de dimensiones le permite dividir sus datos financieros de manera que tengan sentido para su organización.
Si desea ver las entradas de contabilidad general como porcentajes de las entradas del presupuesto, debe crear presupuestos de G/L.
Los informes financieros organizan las cuentas de su catálogo de cuentas de manera que facilitan más la presentación de los datos. Puede configurar diversas plantillas para definir la información que desea extraer del catálogo de cuentas.
Los informes financieros también proporcionan un lugar para cálculos que no se puedan realizar directamente en el catálogo de cuentas. Por ejemplo, puede crear subtotales para grupos de cuentas y luego incluir ese total en otros totales. Otro ejemplo es para calcular márgenes de beneficios en dimensiones, como departamentos o grupos de clientes.
Los informes financieros de muestra en Business Central no están listos para usarse de inmediato. También puede utilizar fórmulas para comparar dos o más informes financieros y definiciones de columnas.
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Usa informes financieros para analizar cuentas de contabilidad (G/L) o comparar los movimientos de contabilidad con los presupuestados.
En la página Informes financieros, elija la acción Nuevo para crear un nuevo nombre de informe financiero. En la ficha desplegable Opciones, puede editar el título del informe, cambiar las definiciones de filas y columnas, escribir una descripción interna, establecer el formato para los números negativos y definir cómo mostrar las fechas. Las fechas pueden ser una jerarquía Día/Semana/Mes/Trimestre/Año, o utilizar periodos contables.
Cuando abre un informe financiero en el modo Ver o Editar, el panel Filtro está disponible. No utilice el panel Filtro para establecer filtros para los datos de su informe. Tales filtros pueden causar errores o no filtrar los datos. Si desea que la salida del informe incluya un párrafo introductorio y/o de cierre, puede utilizar la acción Editar los párrafos introductorio y final en el menú Definiciones.
Si desea controlar cómo se muestran los números negativos en la salida del informe (tanto en pantalla como en PDF), utilice la acción Formato de importe negativo en la ficha desplegable Opciones para elegir el formato que prefiera.
Las definiciones de fila en informes financieros proporcionan un lugar para cálculos que no se puedan realizar directamente en el catálogo de cuentas. Por ejemplo, puede crear subtotales para grupos de cuentas y luego incluir ese total en otros totales.
Las definiciones de fila también proporcionan opciones de configuración para dar formato al informe. Algunas de las opciones de formato no se transfieren al exportarlas a Excel.
Utilice las definiciones de columnas para especificar las columnas para incluir en el informe resultante. Por ejemplo, puede diseñar una plantilla de informe para comparar el saldo del periodo y el saldo a la fecha del mismo periodo del año actual y del año anterior. Puede tener hasta 15 columnas en una definición de columna.
Dimensiones en el Análisis Financiero
En análisis financiero, una dimensión son datos que agrega a un movimiento como una especie de marcador. Estos datos se utilizan para agrupar movimientos de características similares, como clientes, regiones, productos y vendedor, y así poder recuperar con facilidad estos grupos para su análisis. Cada dimensión describe el foco del análisis.
Al utilizar más de dos dimensiones cuando se crea una entrada, puede realizar un análisis más complejo. Un ejemplo de análisis complejo es explorar las ventas por campaña de ventas por grupo de clientes por área. Eso le proporciona una mayor visión de su negocio, como por ejemplo, lo bien que está funcionando, dónde está prosperando o no y dónde debería asignar más recursos. Esa información le ayuda a tomar decisiones comerciales más informadas.
Estas cuentas se insertan en el informe financiero.
Las definiciones de informes financieros no tienen versiones. Cuando cambia la definición de un informe, la versión anterior se reemplaza si el cambio se guarda en la base de datos. Si agrega definiciones de informes, elija un buen código y complete el campo de descripción con un texto significativo mientras aún sabe para qué usa el informe.
Antes de cambiar la definición de un informe, considere la posibilidad de hacer una copia de seguridad del mismo, por si acaso su cambio no funciona como esperaba. Puede limitarse a copiar la definición (dándole un buen nombre) o exportarla.
Si necesita una copia nueva de una definición que Business Central proporciona, una manera fácil de obtenerla es crear una nueva empresa que solo contenga datos de configuración. Puede importar y exportar definiciones de informes financieros como paquetes de configuración de RapidStart. Por ejemplo, los paquetes de configuración resultan útiles para compartir información con otras empresas.
Cuando importa definiciones de informes financieros/filas, los registros existentes con los mismos nombres que los que está importando se sustituyen por las nuevas definiciones.
Puede integrar un informe financiero con una plantilla de libro de Excel, ajustar el diseño para adaptarlo a sus necesidades y luego actualizar la plantilla de Excel con datos de Business Central.
Puede imprimir informes financieros utilizando los servicios de impresión de su dispositivo.
El balance general es una herramienta crucial para entender la situación patrimonial de una empresa.