Implementar un nuevo sistema puede parecer complicado. Sin embargo, el proceso se vuelve más claro y sencillo al conocer los pasos para una implementación exitosa. La automatización de procesos contables te permite ahorrar tiempo, reducir errores y tomar decisiones basadas en datos reales.
¿Por qué implementar la contabilidad electrónica?
El SAT publicó que todas las personas físicas y morales con actividad empresarial están obligadas a partir de Julio del 2015 a llevarla de acuerdo a lo publicado en el artículo 28 del Código Fiscal de la federación. En una entrevista realizada a algunos de los consultores de la empresa ClickBalance, nos comentan lo siguiente: “El primer paso para afrontar el reto de la implementación de la contabilidad electrónica es un cambio de mentalidad al interior de la empresa en la que trabajamos”, al preguntarles ¿por qué? contestaron qué “La implementación de la contabilidad electrónica implica modificar la manera en que el contribuyente registraba su contabilidad”.
CONTPAQi: Una solución integral en México
CONTPAQi es una solución contable en México que ofrece herramientas para la contabilidad, facturación, nómina y administración. Para que funcione correctamente, debe adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa. CONTPAQi no es un solo sistema, son varias soluciones integradas.
En Innatos Systems Group, somos expertos en implementación, capacitación y soporte de CONTPAQi. Como distribuidor autorizado CONTPAQi en México, te ayudamos a dar cada paso con seguridad. Ahora que conoces los pasos para una implementación exitosa de CONTPAQi, puedes dar el siguiente paso con confianza.
Implementación de un Sistema ERP: Un Enfoque Detallado
Implementar un nuevo sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es uno de esos posibles emprendimientos de alta recompensa. Hoy en día, cambiar a un nuevo ERP a menudo significa pasar de software on-premises que ha estado en funcionamiento durante mucho tiempo a un sistema basado en la nube. El sistema ERP está en el corazón de las finanzas y operaciones de una empresa, por lo que realizar con éxito este cambio a un nuevo ERP requiere preparación enfocada y atención al detalle.
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Un plan de proyecto de implementación de ERP implica planificar, configurar y desplegar tu sistema de ERP para apoyar todas las operaciones que dependen de este en tu empresa. Los sistemas ERP son plataformas integradas que funcionan ya sea en un centro de datos on-premises o en la nube, siendo esta, con mucho, el enfoque de más rápido crecimiento.
Beneficios de los Sistemas ERP en la Nube
Para las empresas que se trasladan a un ERP en la nube, hay una dimensión de planificación adicional. Al igual que tu teléfono inteligente recibe actualizaciones de software regulares, tu solución ERP en la nube también lo hará. Las aplicaciones basadas en la nube pueden involucrar un esfuerzo de implementación muy diferente, típicamente más corto y más simple que ERP tradicionales on-premises. Eso se debe a que la mayoría de los proyectos on-premises implican que las unidades de negocio y operación proporcionen sus requisitos a los equipos de TI, quienes personalizan en gran medida el software para ajustarse a los procesos empresariales existentes.
Pasos Clave para una Implementación Exitosa de un Sistema ERP
1. Definir Objetivos Empresariales Claros
La mejor manera de comenzar un proyecto de ERP es establecer los objetivos empresariales que deseas alcanzar con tu nuevo sistema ERP y un cronograma para la implementación. Esto implicará planificar pasos y fechas específicas para las tareas que deseas completar antes de la fecha de tu puesta en marcha. Definir claramente los resultados empresariales que esperas lograr a través de tu proyecto hará que crear tu plan de implementación sea un proceso mucho más simple. Puedes comenzar haciendo que tu equipo detalle los resultados empresariales y cambios de proceso que las partes interesadas quieren al final de la implementación y conectar eso con las capacidades que necesitas de tu nuevo sistema para ofrecer esos beneficios. Consigue un acuerdo entre las partes interesadas sobre el momento en que se espera que diversas capacidades estén en funcionamiento. Este esfuerzo ayudará a definir claramente y obtener un acuerdo sobre los objetivos que deseas alcanzar al final de tu proyecto.
2. Formar un Equipo de Implementación de Alto Rendimiento
A quién selecciones de tu empresa para tu equipo de implementación puede determinar si tienes un lanzamiento exitoso de tu ERP o un es proyecto que no logra despegar. Para tener las mejores probabilidades de éxito, asegúrate de elegir personas con las habilidades adecuadas, como gestión de proyectos, presupuesto y asignación de recursos, comunicaciones ejecutivas, migración de datos e integración de sistemas, y comunicación con empleados y gestión del cambio. Esto significa seleccionar tu equipo de alto rendimiento de diferentes departamentos y niveles de senioridad, tener una participación continua de la alta dirección y elegir a un líder de equipo altamente comprometido, preferiblemente con experiencia tanto en el negocio como en la parte operativa de tu empresa.
3. Mapear Requisitos y Establecer Hitos Clave
Juntos, con tu partner de implementación, tu equipo de ERP será responsable de seguir las mejores prácticas de implementación para asegurarse de que el nuevo sistema se lance y funcione como se planeó. Mapearán los requisitos para el sistema ERP, establecerán hitos clave, determinarán cómo el sistema apoyará procesos comerciales específicos y probarán el software antes de que esté en funcionamiento.
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4. Estrategias de Implementación: Por Fases vs. "Big Bang"
Conocer las necesidades de tu organización, el presupuesto del proyecto y el cronograma de implementación te ayudará a elegir la estrategia de implementación correcta. Las dos estrategias de implementación más comunes son el enfoque por fases y el enfoque “big bang” de todo a la vez. Un enfoque por fases significa que el sistema de ERP se implementa en múltiples olas, como comenzar con una unidad de negocio o función empresarial y expandir el lanzamiento a partir de ahí. Esto permite más comentarios de los usuarios y con menos riesgos si surgen problemas inesperados. El enfoque de todo a la vez implica que el sistema ERP completo se ponga en funcionamiento al mismo tiempo.
5. Comunicación y Coordinación con las Partes Interesadas
Más allá de la estrategia tecnológica, tu plan de éxito de implementación también debe considerar la estrategia correcta para la comunicación y la coordinación con las partes interesadas de tu proyecto. Esto significa coordinar y colaborar con miembros de diferentes departamentos y la alta dirección, entender cuáles son sus preocupaciones y celebrar reuniones para discutir soluciones. También implica una comunicación extensa y transparente con los empleados que usarán el sistema, para que entiendan los beneficios que vendrán con este gran cambio y puedan capacitarse sobre cómo usarlo para realizar su trabajo.
6. Evitar Personalizaciones Innecesarias
Las personalizaciones son costosas de mantener. La mejor práctica en SaaS es aprovechar la funcionalidad lista para usar que respalda los procesos que se impactarán según el alcance. Es importante tener en cuenta que las personalizaciones también pueden complicar el proceso de actualización e impedir la capacidad de adoptar nuevas características. La Ciudad de Tampa, por ejemplo, pudo poner en funcionamiento en 10 meses el ERP, la gestión de capital humano (HCM) y la gestión de la cadena de suministro (SCM) en la nube al realizar una implementación lista para usar, deshaciéndose de 8500 personalizaciones que tenía su sistema ERP anterior.
7. Migración de Datos Efectiva
Migrar tus datos de sus fuentes anteriores a tu nueva plataforma de ERP es un proceso importante que implica mover datos de varios sistemas y formatos a un único sistema. Dependiendo de tu línea de negocio, estos datos pueden ser datos de producto, cliente, partner, inventario, proveedor y datos financieros. Una migración de datos exitosa depende de inspeccionar, extraer, limpiar y transformar los datos antes de moverlos al nuevo sistema. Este proceso es crucial para garantizar que los datos migrados sean precisos y completos, lo que ayudará a las personas en tus departamentos que dependen de estos datos históricos.
8. Seguimiento y Monitoreo Continuo
Después de la implementación, debes planificar el monitoreo y apoyo de tu implementación de ERP para mantener a los usuarios satisfechos y asegurar que tu empresa esté logrando los resultados deseados. Esto implicará escuchar la retroalimentación de los usuarios, continuar capacitando al nuevo personal (y a socios y proveedores) sobre el sistema, ajustar tu sistema en consecuencia y realizar cualquier desarrollo y configuración adicional necesarios a medida que se añadan nuevas características al sistema.
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9. Gestión del Cambio Efectiva
Una parte esencial de cualquier implementación de ERP es un plan de gestión del cambio efectivo que preparará a tu organización para planificar y llevar a cabo el proyecto y luego operar utilizando tu nuevo sistema de ERP. Para mantener la emoción en torno a este cambio a un nuevo ERP, tu organización también debería ver la implementación como una oportunidad para transformar y simplificar los procesos comerciales, en lugar de simplemente replicar lo que se ha hecho en el pasado.
La Contabilidad Inteligente: Una Solución Tecnológica
Con la llegada de la tecnología, las empresas ahora tienen diversas herramientas a su alcance que les ofrecen soluciones y optimizan ciertos procesos. Es un programa informático que es capaz de sistematizar y simplificar tareas relacionadas con el área contable. Con un sistema de contabilidad inteligente queda registrada de manera ordenada toda la información de operación de una empresa. Esto puede ser las ventas, los gastos, las compras, las nóminas de los empleados y cualquier otro detalle relacionado con las actividades de la empresa.
Tipos de Sistemas Contables Inteligentes
Existen distintos tipos de sistemas que optimizan estos procesos. Cada empresa decide cuál implementar dependiendo de sus necesidades.
- Hojas de cálculo: Esta es la más sencilla, pues se integra de la información más básica, como ventas, compras e inventario.
- Software contable comercial: Cuenta con un sistema más especializado de automatización que permite llevar los registros y obtener informes con históricos en cuestión de segundos.
- Software contable empresarial: Estos son los sistemas más avanzados y utilizados por las grandes empresas.
Beneficios de la Contabilidad Inteligente
Contar con un sistema de contabilidad inteligente puede traer muchos beneficios para las empresas que lo implementen. Se ha mencionado ya, por ejemplo, que facilitan la gestión y organización de la información de todos los ingresos y gastos que realiza una empresa. Lo anterior trae dos grandes beneficios. En primer lugar, hay una optimización del tiempo, pues ya no es necesario invertir una gran cantidad de horas en el registro de la información contable. Con un sistema de contabilidad inteligente, esto se realiza en cuestión de segundos. Por otra parte, se minimizan los riesgos por error humano.
Pasos para Implementar un Sistema de Contabilidad Inteligente
- Primer paso: Evaluar la capacidad de adaptación de la empresa.
- Segundo paso: Definir cuáles son las necesidades reales de la empresa y con esto se definirá cuál es el software que mejor se adapta a éstas.
- Tercer paso: Elegir un sistema que sea sencillo y fácil de manejar. Todo cambio trae un proceso de adaptación consigo en el que se aprende y se termina de familiarizar con el nuevo producto.
- Cuarto paso: Investigar acerca de los sistemas de contabilidad inteligente en los que se está interesado. Esto es revisar los casos de éxitos que ha tenido cada software y asegurarse que la inversión que se hará será la apropiada.
- Quinto paso: Asegurarse que el sistema incluya otras múltiples opciones que ayudarán a la gestión de la empresa y no solamente la parte contable.
Requisitos para la Contabilidad Electrónica
- Enviar por medio del buzón tributario la información contable al SAT.
- Catálogo de cuentas.
- Balanza de comprobación.
La entrega de esta información será a través del buzón tributario, en el apartado Contabilidad Electrónica. Estos sistemas son aptos para usarse en cualquier empresa, desde la más chica hasta la más grande porque se componen por «módulos» que cubren áreas funcionales como contabilidad, RH, almacén, entre otros.
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