Las pólizas dinámicas representan una función exclusiva de Aspel-COI, que permite generar de manera automática un asiento contable con únicamente cargar al sistema el o los archivos XML de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDIs) que se desean contabilizar. Gracias a las plantillas en formato Excel, es posible introducir de manera fácil y rápida información a Aspel-COI.
Entendiendo las plantillas de pólizas dinámicas
El administrador de hojas de cálculo es el módulo de Aspel-COI para gestionar las plantillas en formato XLS (Excel) que intercambian directamente información con el sistema. Los archivos predeterminados se encuentran dentro del Directorio de Archivos Comunes Aspel (DAC), en la ruta: Sistemas Aspel\COI7\Plantillas\Póliza Dinámica CFDI.
Cada póliza dinámica está integrada por etiquetas tales como: <FECHA>, <SERIE>, <RFC_EMISOR>, <SUBTOTAL>, <IVA_RET>, <TOTAL> entre otras; mediante las cuales se integra la información en las partidas de las pólizas. Es fundamental validar la estructura, así como la captura de datos, para lograr la importación de la información de manera correcta.
Etiquetas clave para la automatización
La generación automática de un asiento contable funciona mediante etiquetas que extraen la información del archivo XML. A continuación se presentan algunas de las más relevantes:
| Etiqueta | Descripción |
|---|---|
| <SERIE> | Serie del control interno. |
| <FECHA> | Fecha de expedición. |
| <SUBTOTAL> | Subtotal antes de descuentos e impuestos. |
| <TOTAL> | Monto total del comprobante. |
| <CTA_RECEPTOR> | Cuenta contable asociada al RFC del receptor. |
| <CTA_EMISOR> | Cuenta contable asociada al RFC del emisor. |
Proceso de generación de pólizas
La creación automática de asientos contables a través de las pólizas dinámicas se realiza siguiendo estos pasos:
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- Conocer e identificar la póliza dinámica que se utilizará.
- Ubicar y seleccionar uno o más de los CFDI’s que conformarán la póliza y arrastrar hacia la ventana de captura de la póliza en Aspel COI.
- Concentrado: Al seleccionar esta opción se generarán las partidas referentes al tipo de póliza y en una sola partida se agregará la información de todos los XML seleccionados o arrastrados.
- El sistema creará la póliza cumpliendo con los requerimientos de la Contabilidad Electrónica, agregando la información del folio fiscal en la partida de la cuenta que se haya configurado previamente.
Integración desde archivos externos (Excel)
Para realizar la integración de pólizas, dirígete a la ruta: Procesos y selecciona Integración de pólizas. Considera que, para una correcta importación de los datos, las plantillas como «Cat:cuentas», «Pólizas info-CFDI» y «Póliza Info-Bancaria» deben estar actualizadas. Si cuentas con una plantilla personalizada, te sugerimos revisar su estructura.
Consideraciones importantes durante la importación:
- Antes de iniciar, asegúrate de tener activo el manejo de folios secuenciales en los parámetros del sistema, dentro de pólizas.
- COI corroborará que la importación se realice mediante un documento en formato Excel.
- El sistema debe tener cuentas contables configuradas previamente; si detecta que hace falta una, se la asignas desde la ventana de importación.
- Valida que no existan celdas vacías o con datos erróneos en las columnas correspondientes a las fechas.
- Si la planilla se importa pero no se reflejan movimientos en la balanza, revisa que la póliza esté contabilizada, que la fecha corresponda al periodo consultado y que las cuentas contables estén correctas.
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