Lidiar con los formularios de impuestos es una parte importante de la gestión de un negocio. La gestión adecuada de los formularios de impuestos mantiene el cumplimiento de la normativa gubernamental y las leyes fiscales, lo que ayuda a las empresas a evitar repercusiones legales, como sanciones y auditorías, y a mantener una reputación ante las autoridades fiscales. En el año fiscal 2022, las empresas estadounidenses pagaron $424.7 mil millones en impuestos a los ingresos corporativos.
Las elecciones de noviembre de 2020 en Estados Unidos podrían dar lugar a cambios políticos importantes en el panorama legislativo y regulatorio de ese país. Es importante preguntarse si se tienen negocios o relaciones comerciales en Estados Unidos: ¿las decisiones que tome después de la aprobación de la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos (TCJA) aún lograrán los resultados deseados? ¿la elección de mi entidad comercial sigue siendo el mejor vehículo para lograr mis objetivos?
Según la propuesta de Biden, los corporativos pueden reclamar deducciones por la pérdida operativa neta del año actual a la utilidad neta de años futuros para reducir la obligación tributaria (también conocido como net operating loss carryforwards) e impuestos extranjeros pagados. Entonces, si un contribuyente estuviera en el tramo del 39.6%, un dólar deducido sólo reduciría los impuestos adeudados en 28%, en lugar de 39.6%.
Tipos de Formularios de Impuestos para Empresas
El IRS exige a las empresas que presenten varios formularios de impuestos en función de su ubicación, estructura, operaciones y actividades financieras. Estos son algunos formularios comunes obligatorios para muchos tipos de empresas:
Formularios de Impuestos a los Ingresos
Los formularios de impuestos a los ingresos se utilizan para informar los ingresos, las deducciones y las obligaciones fiscales de una empresa. El formulario utilizado varía en función de la estructura de la empresa.
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Empresas Unipersonales y LLC de un Solo Miembro
Las empresas unipersonales y las LLC de un solo miembro presentan el Anexo C, un formulario que adjuntan al Formulario 1040 de la persona. Es la herramienta principal para informar los ingresos y gastos de la empresa.
Componentes:
- Ingresos: Recibos o ventas brutas, devoluciones y asignaciones, y costo de los bienes vendidos.
- Gastos: Gastos comerciales deducibles, como publicidad, gastos de automóviles y camiones, amortización, seguros, servicios legales y profesionales, gastos de oficina, alquiler o arrendamiento, suministros, impuestos y licencias, viajes, comidas y entretenimiento, y servicios públicos.
- Ganancias o pérdidas netas: La ganancia (o pérdida) neta de la empresa, que luego se incluye en el ingreso total de la persona en el formulario 1040.
Asociaciones
Las sociedades colectivas presentan el Formulario 1065, que proporciona una descripción general del rendimiento financiero de la sociedad colectiva durante el año.
Componentes:
- Ingresos: Ingresos totales de operaciones y otras fuentes de ingresos como intereses, dividendos o ganancias de capital.
- Deducciones: Deducciones permitidas que incluyen gastos operativos, depreciación y pagos garantizados a los socios.
Cada socio también recibe un Anexo K-1, que informa su parte de los ingresos, deducciones, créditos y otros elementos de la sociedad. Los socios usan esta información para presentar sus declaraciones individuales de impuestos a los ingresos.
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Sociedades de Tipo C
Las sociedades de tipo C presentan el Formulario 1120 para declarar ingresos, calcular los ingresos imponibles y determinar la obligación tributaria.
Componentes:
- Ingresos: Ingresos de operaciones comerciales, inversiones y otras fuentes.
- Deducciones: Gastos deducibles como salarios, alquileres, amortización e intereses.
- Créditos fiscales: Cualquier crédito fiscal para el que sean elegibles. Estos pueden reducir la obligación fiscal general.
Sociedades de Tipo S
Las sociedades de tipo S presentan el Formulario 1120-S para declarar sus ingresos y calcular cualquier impuesto adeudado sobre las ganancias incorporadas o el exceso de ingresos por inversiones pasivas. Los componentes son similares a los del Formulario 1120, pero con diferencias específicas para las sociedades de tipo S.
Formularios de Impuestos sobre la Nómina
Los empleadores usan estos formularios para informar y pagar con precisión los impuestos relacionados con los salarios y beneficios de sus empleados. Estos formularios incluyen la retención del impuesto federal a los ingresos, el Seguro Social, Medicare y los impuestos federales de desempleo.
Formulario 941
El formulario 941 se utiliza para informar lo siguiente al IRS cada trimestre:
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- Impuesto federal a los ingresos retenido de los salarios de los empleados
- Participación del empleador y de los empleados en los impuestos del Seguro Social y Medicare
- Impuesto adicional de Medicare retenido a empleados de altos ingresos
Sus componentes incluyen el total de salarios pagados, el total de impuestos a los ingresos retenidos, los salarios sujetos a impuestos del Seguro Social y Medicare, los impuestos adeudados del Seguro Social y Medicare, y los ajustes por pago por enfermedad, propinas y seguro de vida colectivo.
Formulario 940
El Formulario 940 se utiliza para declarar y pagar el impuesto FUTA, que financia los beneficios de desempleo para los trabajadores elegibles. Sus componentes incluyen el total de salarios pagados durante el año, la obligación tributaria FUTA (calculada como un porcentaje de los salarios imponibles) y cualquier impuesto estatal de desempleo pagado que pueda acreditarse contra el impuesto FUTA.
Formulario W-2
El formulario W-2 se proporciona a cada empleado y a la SSA. Detalla los salarios anuales del empleado y los impuestos retenidos. Sus componentes incluyen los datos personales del empleado (nombre, dirección, número de Seguro Social), la información del empleador, los salarios totales ganados, el impuesto federal sobre la renta retenido, los impuestos del Seguro Social y Medicare retenidos, y los impuestos estatales y locales retenidos, si corresponde.
Formulario W-3
El formulario W-3 se utiliza para resumir y transmitir todos los formularios W-2 a la SSA.
Formularios de Impuestos Estimados
A menudo, las empresas deben realizar pagos de impuestos estimados durante todo el año. Esto ocurre especialmente para aquellos que no están sujetos a la retención regular del impuesto a los ingresos. Los pagos de impuestos estimados ayudan a garantizar que la empresa pague el monto correcto de impuestos a tiempo y evita posibles sanciones por pagos insuficientes.
El importe del impuesto estimado que una empresa debe pagar depende de sus ingresos, deducciones y créditos esperados para el año. Hay dos métodos principales para calcular los pagos de impuestos estimados:
- Método de impuestos del año anterior: El método más simple, en el que la empresa basa sus pagos en la obligación tributaria del año anterior.
- Método de pago a plazos de ingresos anualizados: Este método es más complejo, pero puede ser beneficioso si los ingresos de la empresa fluctúan a lo largo del año. Este método calcula los pagos estimados en función de los ingresos reales obtenidos en cada período.
Formulario 1040-ES
El Formulario 1040-ES, Impuesto Estimado para Personas Físicas, es el formulario utilizado por los propietarios únicos, los socios de sociedades colectivas y los accionistas de sociedades de tipo S para calcular y pagar sus impuestos estimados. Sus componentes incluyen una hoja de cálculo de impuestos estimados y vales de pago para cada pago trimestral.
Formulario 1120-W
El Formulario 1120-W, Impuesto Estimado para Corporaciones, está diseñado para que las sociedades de tipo C calculen y paguen sus impuestos estimados. Es similar al formulario 1040-ES, pero está diseñado para el cálculo del impuesto corporativo, y también se presenta trimestralmente, con las mismas fechas de vencimiento que el formulario 1040-ES.
Formularios de Impuestos para Trabajadores Independientes
Los formularios de impuestos sobre el trabajo independiente son específicos para personas que trabajan por cuenta propia, como los trabajadores independientes, contratistas independientes, propietarios únicos y socios de sociedades colectivas. Estos formularios abordan las obligaciones tributarias únicas que tienen las personas que trabajan por cuenta propia, centrándose principalmente en los impuestos del Seguro Social y Medicare.
Anexo SE (Formulario 1040)
El Anexo SE (Formulario 1040), impuesto al trabajo independiente, se utiliza para calcular y declarar el impuesto a este tipo de trabajo. Determina el monto de impuestos del Seguro Social y Medicare que se debe pagar sobre los ingresos del trabajo independiente. Este impuesto es el equivalente a los aportes combinados del empleador y del empleado para los empleados tradicionales.
Componentes:
- Ganancias netas del trabajo por cuenta propia: Se calcula en el Anexo C para empresas unipersonales o en el Anexo K-1 para socios.
- Deducción de la mitad del impuesto al trabajo independiente: Esta deducción ayuda a compensar el hecho de que las personas que trabajan por cuenta propia pagan al empleador y al empleado una parte de los impuestos del Seguro Social y Medicare.
- Cálculo del impuesto sobre el trabajo independiente: El formulario te guía a través del cálculo del impuesto en función de tus ganancias netas y las tasas impositivas aplicables.
Anexo C (Formulario 1040)
El Anexo C (Formulario 1040), Ganancias o pérdidas del negocio, determina las ganancias netas del trabajo independiente. Las empresas unipersonales utilizan este formulario para informar los ingresos y gastos de sus actividades comerciales.
Componentes:
- Recibos o ventas brutas: Ingresos totales generados por el negocio.
- Costo de los bienes vendidos: Costos directos asociados con la producción o adquisición de bienes vendidos.
- Gastos: Gastos deducibles de la empresa, como publicidad, alquiler, suministros y servicios públicos.
Al igual que otras empresas, es posible que los trabajadores independientes deban realizar pagos de impuestos estimados a lo largo del año para evitar multas por pagos insuficientes.
Documentación de Impuestos al Consumo
Los impuestos al consumo gravan bienes, servicios y actividades específicos. Los fabricantes, minoristas, importadores o clientes, según la naturaleza del artículo gravado, pagan estos impuestos. El IRS exige a las empresas que mantengan registros precisos de todas las transacciones relacionadas con los impuestos al consumo y que conserven estos registros durante al menos tres años a partir de la fecha en que se presentó la declaración o se pagó el impuesto, lo que ocurra más tarde.
Formulario 720
El formulario 720, la Declaración trimestral de impuestos federales al consumo, es el formulario principal que usan las empresas para declarar y pagar la mayoría de los impuestos federales al consumo.
Otros Formularios de Impuestos al Consumo
- Formulario 2290: La Declaración de impuestos sobre el uso de vehículos pesados en las carreteras, presentada anualmente para vehículos con un peso bruto de 55,000 libras o más.
- Formulario 8849: El Reclamo de reembolso de impuestos al consumo, que se usa para solicitar reembolsos de impuestos al consumo pagados en exceso.
Es posible que las empresas deban mantener registros adicionales para justificar sus cálculos de impuestos al consumo.
Prácticas Recomendadas para Gestionar Formularios de Impuestos
A continuación, describimos las prácticas recomendadas que te ayudarán a gestionar los formularios de impuestos para tu empresa:
- Usa la tecnología: Aprovecha el software contable adaptado al tamaño y sector de tu empresa. Esta tecnología puede automatizar la entrada de datos, calcular los impuestos en función de las leyes vigentes y registrar las transacciones financieras con precisión y en tiempo real.
- Elabora un calendario fiscal: Un calendario fiscal te ayuda a realizar un seguimiento de los diferentes formularios de impuestos y sus plazos, fechas de inicio de preparación, períodos de revisión y acciones requeridas para cada formulario.
Entidades con Menor Impuesto Estatal
Las entidades con menor impuesto estatal son Delaware, Florida, Nevada, Texas, entre otros.
- Corporation (INC): Es una entidad legal separada de sus propietarios.
- Limited Liability Company (LLC): Combina características de la sociedad y la corporación. Los miembros tienen responsabilidad limitada, así como flexibilidad de operar la empresa de diversas formas.
Consideraciones Adicionales
- Permiso de ventas: Primero, es necesaria la obtención de un permiso de ventas, así como definir bien el producto para revisar cuál sería el porcentaje de impuestos a pagar.
- Elegibilidad para residencia permanente: Tener una empresa en EUA por sí sola no otorga automáticamente la elegibilidad para obtener la residencia permanente (green card) o la ciudadanía en el país. Sin embargo, existen ciertos programas y visas que pueden ofrecer oportunidades para inmigrar a EUA a través de una inversión empresarial.
- Visa EB-5: La visa EB-5 está diseñada para inversionistas extranjeros que realizan una inversión significativa en una nueva empresa comercial en EUA y crean empleo para al menos 10 trabajadores de tiempo completo.
- ITIN: Primeramente, es necesaria la obtención de un ITIN (Individual Taxpayer Identification Number).
Recuerda que la planificación fiscal y el cumplimiento adecuado son esenciales para el éxito y la sostenibilidad de cualquier empresa en Estados Unidos.