Uno de los conceptos de nómina más complejos y, a menudo, difíciles de entender tanto para empleados como para empleadores son las deducciones en la nómina. Las percepciones y deducciones en la nómina son los conceptos que determinan cuánto gana y cuánto se descuenta a un trabajador en cada periodo de pago. Comprender estas cuestiones es fundamental para mantener una gestión transparente y eficaz del salario. Las deducciones en nómina constituyen un elemento clave dentro de la gestión salarial y la administración de recursos humanos, ya que determinan la diferencia entre el salario bruto y el salario neto que recibe el trabajador. Estos conceptos son fundamentales para calcular la nómina sin errores, cumplir con la ley y evitar sanciones fiscales.
¿Qué son las Percepciones en la Nómina?
Las percepciones corresponden a los ingresos que recibe el colaborador por su trabajo. Las percepciones son cualquier tipo de ingreso, sin importar el monto, si es en efectivo o en especie, que la fuerza laboral recibe de su empleador por el trabajo realizado en cierto periodo. Dentro de este concepto se incluyen aquellos ingresos que son obligatorios según la legislación laboral y que se establecen siempre que se crea una relación obrero-patronal, es decir, el salario y las prestaciones de ley, por ejemplo. De la misma forma, también se deben incorporar las percepciones adicionales que muchas empresas entregan como salario emocional o como un ingreso extra y que deben reflejarse en la nómina.
El salario bruto es el total de percepciones que recibe un trabajador antes de aplicar cualquier descuento. En la Ley Federal del Trabajo se determinan cuáles son las distintas percepciones que deben ser añadidas al salario base de todo trabajador al momento de calcular su nómina.
Tipos de Percepciones
Algunas de estas percepciones son obligatorias, mientras que otras son opcionales. Estas últimas dependen de la voluntad del empleador, pero también muchas veces del desempeño de los colaboradores.
Percepciones Obligatorias por Ley
- Salario: Esta es la retribución que debe pagar el empleador al trabajador por su labor.
- Aguinaldo: Esta es una de las prestaciones de ley que deben figurar obligatoriamente en la nómina.
- Vacaciones: Otra de las prestaciones de ley es el descanso anual remunerado para los colaboradores.
- Prima vacacional: También es una prestación de ley y determina la cantidad a pagar a los trabajadores cuando gozan de sus vacaciones.
- Participación de los trabajadores en las utilidades (PTU).
Percepciones de Previsión Social
- Vales de despensa.
- Fondo de ahorro.
- Alimentación y habitación: Esta percepción cuenta como previsión social siempre y cuando se entregue en forma onerosa a los trabajadores.
Percepciones Causadas por Desempeño o Labor
Estas percepciones se tornan obligatorias cuando el desempeño o labor de los trabajadores las causa.
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- Horas extra: En el artículo 66 de la LFT se establece que la jornada laboral puede prolongarse por circunstancias extraordinarias, sin exceder nunca de 3 horas diarias ni de 3 veces en una semana.
- Descansos trabajados.
- Festivos.
- Prima dominical.
Percepciones Adicionales o Voluntarias
Además de las anteriores, también hay percepciones que son adicionales, es decir no están contempladas en la ley laboral y quedan a criterio de cada empleador ofrecerlas e incluirlas en la nómina.
- Bonos.
- Comisiones: Otra forma común de incentivo son las comisiones, generalmente asociadas a las ventas que genera el trabajador.
- Pagos en especie: Además de los vales de despensa, hay otros pagos en especie que también pueden entregarse e incluir en la nómina.
¿Qué son las Deducciones en la Nómina?
Las deducciones son todos los montos que se descuentan o retienen en la nómina de los trabajadores. A diferencia de las percepciones, donde hay conceptos obligatorios y otros no obligatorios, en el caso de las deducciones es muy importante seguir la ley. Lo importante es entender que el empleador no puede imponer sanciones o multas sobre el salario de sus trabajadores y, en función de ello, hacer deducciones. Las deducciones en la nómina son todos los valores que se quitan o retienen del salario de los trabajadores.
En términos sencillos, se trata de los importes que se descuentan del salario bruto de un empleado antes de realizar el pago del salario neto. Entender estas deducciones es fundamental tanto para los empleados como para los departamentos de Recursos Humanos, ya que impactan directamente en la remuneración final y en la planificación financiera personal de cada trabajador. Cuando hablamos de deducciones legales en la nómina, nos referimos a porcentajes establecidos por la ley que se aplican sobre los devengos salariales. Es decir, representan la parte del salario que se descuenta para cumplir con obligaciones fiscales y de seguridad social, y que permite calcular correctamente el salario neto que recibe el empleado. En la nómina, además de las deducciones, también existen las percepciones, que son los conceptos que suman al salario bruto, como complementos, horas extra o bonificaciones, siendo esencial diferenciar entre ambos para una correcta gestión salarial.
Tipos de Deducciones en la Nómina
Las deducciones de nómina se clasifican en dos tipos principales: legales u obligatorias y voluntarias u otras. Para calcular las deducciones de nómina en México, hay que considerar tanto las legales como las voluntarias y las contribuciones a la Seguridad Social.
Deducciones Legales y Obligatorias
- Seguro Social (IMSS): Se deben deducir las aportaciones del trabajador al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). El empleador y el trabajador tienen que realizar aportaciones al IMSS. Esta deducción de nómina es progresiva, es decir, depende del salario mensual.
- Impuesto Sobre la Renta (ISR): Es la forma con la que la Secretaría de Hacienda y Crédito Público recauda impuestos de los salarios del trabajador.
- Fondo de vivienda (Infonavit): Esta deducción aplica cuando el colaborador solicita un crédito en el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda (Infonavit) para adquirir un inmueble. Pago de abonos para cubrir préstamos provenientes del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores, destinados a la adquisición, construcción, reparación, ampliación o mejoras de casas habitación o al pago de pasivos adquiridos por estos conceptos. Asimismo, a los trabajadores que se haya otorgado un crédito para la adquisición de viviendas, ubicadas en conjuntos habitacionales financiados por el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores, se descontará 1 % del salario, según el artículo 143 de esta ley, que se destinará a cubrir los gastos que se eroguen por concepto de administración, operación y mantenimiento del conjunto habitacional de que se trate.
Deducciones Voluntarias y Otras
Estas son opcionales para los empleados y siempre se tienen que aplicar bajo el consentimiento del trabajador.
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- Pagos al patrón: Como anticipos de salarios o deudas contraídas con la empresa por errores, pérdidas, averías, o adquisición de artículos producidos por la empresa o establecimiento. Tratándose de deudas contraídas por el patrón, por concepto de anticipo de salarios, en términos de lo que disponen los artículos 123, fracción XXIV, del apartado A, y artículo 110, fracción I, de la Ley Federal del Trabajo, solamente es exigible al trabajador, en la vida laboral, el equivalente a un mes de salario. Si un empleado solicita un anticipo de nómina, podrá observar que su nómina refleja una reducción correspondiente al anticipo otorgado.
- Cuotas sindicales.
- Pago de la renta.
- Pago a caja de ahorro: Este es un beneficio que ofrecen algunas empresas para que los empleados puedan ahorrar una parte de su sueldo. En caso de contar con la prestación de caja de ahorro o cooperativas, se puede realizar la deducción de ello con la conformidad del trabajador y sin exceder el 30% de su sueldo.
- Cuotas para la constitución y fomento de sociedades cooperativas y de cajas de ahorro: En este caso, hablamos de una deducción contemplada en la ley laboral, pero que es voluntaria para el trabajador.
- Fondo para el retiro: El Sistema de Ahorro para el Retiro es otra deducción opcional y voluntaria para cada colaborador.
- Pago de abonos para cubrir créditos garantizados por el fondo a que se refiere el artículo 103 bis de esta ley, destinados a la adquisición de bienes de consumo o al pago de servicios.
- Embargos: También pueden surgir en la nómina otras deducciones, como los embargos de la Agencia Tributaria, que se aplican cuando esta entidad utiliza el salario del trabajador para recuperar una deuda pendiente. Las empresas están obligadas a deducir los embargos que pueden llegar a la empresa por diferentes motivos.
¿Cómo se Calculan las Deducciones en una Nómina?
Para saber el cálculo de percepciones y deducciones de la nómina, lo primero que debemos saber es que estas dependen de diferentes variables. Para calcular las deducciones de nómina en México, hay que considerar tanto las legales como las voluntarias y las contribuciones a la Seguridad Social.
- El grado de discapacidad del empleado: Impacta en el cálculo de ciertas deducciones.
- La situación familiar del trabajador: el número de hijos o personas dependientes a cargo.
- Tipo de contrato: Es necesario tener en cuenta el tipo de contrato para calcular las retenciones.
Por lo tanto, el total a deducir en una nómina se deriva de las deducciones legales, deducciones voluntarias y las contribuciones a la Seguridad Social que se aplican al salario bruto. Esta suma se resta del salario bruto para obtener el salario neto. El empresario ingresará todos los meses las cuotas que detrae de las nóminas de sus trabajadores, junto con las cantidades a cuenta de la empresa.
Marco Legal y Normativo de las Deducciones
Las retenciones están deducidas del salario del trabajador por cuestiones de estipulaciones legales hacia la empresa y, por tanto, al trabajador. Es una cantidad retenida que afecta la percepción total del trabajador.
El Código Fiscal de la Federación (CFF) identifica que son las personas físicas y morales las que están obligadas a contribuir para los gastos públicos: Artículo 1. Las personas físicas y las morales están obligadas a contribuir para los gastos públicos, conforme a las leyes fiscales respectivas. Las disposiciones de este Código se aplicarán en su defecto y sin perjuicio de lo dispuesto por los tratados internacionales de los que México sea parte.
Es importante destacar que la Ley del Seguro Social regula la carga social y sus implicaciones en las cuotas obrero-patronales. El 12 de marzo de 1973 se publicó la Ley del Seguro Social, misma que se deroga el 30 de junio de 1997; en ese mismo año, el 1 de julio, se promulga una nueva Ley del Seguro Social.
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Rol de Recursos Humanos en la Gestión de Nóminas
¿Cómo pueden contribuir los profesionales de Recursos Humanos a mejorar la gestión de las percepciones y deducciones en la nómina? Sin dudas, todo lo referido al salario de los trabajadores es un asunto sensible para la fuerza laboral. Por eso, tu equipo de RR.HH. debe encargarse de llevar tranquilidad a los colaboradores. En el caso concreto de las percepciones y deducciones, una de las prácticas a considerar es preguntarle al trabajador qué quiere ver reflejado en su nómina. Es decir, hemos visto antes que hay percepciones y deducciones adicionales o voluntarias. RR.HH. puede dar a conocer esas alternativas, explicar cómo funcionan y cuál sería el impacto en la nómina. Además de ofrecerle al personal la oportunidad de decir a cuáles aplicar. Un manejo incorrecto puede generar problemas legales, multas fiscales, inconformidad entre los empleados y errores en el cálculo de impuestos o prestaciones.
Herramientas para la Gestión de Nóminas
La mejor práctica que se puede implementar desde el área de talento es respaldar todo este trabajo con un software de RR.HH. Existen dos caminos, el primero de ellos es mediante la página del Servicio de Administración Tributaria (SAT), que permite generarlos de forma individual. La otra alternativa es utilizar un sistema de nómina digital que te facilite la generación automatizada de todos los recibos para tus empleados. Por lo general, estos software permiten compartir diversos documentos en unos pocos clics.
En este sentido, Factorial te ayuda a centralizar y automatizar la gestión de la nómina en tu empresa de principio a fin. ¿Quieres simplificar el cálculo de percepciones y deducciones en tu empresa? Con Factorial puedes automatizar tu nómina, evitar errores y asegurarte de cumplir con la ley sin complicaciones. El módulo de prenómina de Pandapé se alimenta de todas las actualizaciones producidas en el expediente digital de un colaborador manteniendo digitalizadas y actualizadas todas las incidencias y la información que necesitas para el cálculo de su nómina. En cuestión de minutos la tendrás lista para descargar y compartir con tu gestoría o ERP. En PayFit nuestros asesores se encargan de administrar la gestión laboral de tu empresa, desde todas las tareas relacionadas con la nómina como la presentación de los seguros sociales como el modelo 111 y el modelo 190.
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