Imaginemos la empresa como un intrincado tejido financiero, donde cada hilo cuenta la historia de su progreso y desafíos. Sin embargo, este telar empresarial, al igual que cualquier obra maestra, requiere de una mirada experta que desvele los matices ocultos y garantice que cada detalle esté meticulosamente entrelazado.
La Auditoría Contable: Un Examen Sistemático
La auditoría contable es un proceso esencial para garantizar la precisión y transparencia de los estados financieros de una empresa. Este procedimiento permite identificar errores y fraudes, asegurando que las prácticas contables cumplan con las normativas vigentes. La auditoria contable es un examen sistemático de los registros financieros de una organización.
Su objetivo principal es verificar la exactitud de los estados financieros y asegurar que reflejen fielmente la situación económica de la empresa. El proceso de auditoria contable se lleva a cabo en varias etapas, cada una diseñada para asegurar una revisión exhaustiva de los registros financieros. La auditoria contable es vital para las empresas por varias razones. En primer lugar, proporciona una evaluación objetiva de la salud financiera de la organización, lo que es crucial para la toma de decisiones estratégicas.
La Relevancia de la Auditoría Financiera
La capacidad de tomar decisiones informadas es una de las principales ventajas que representa la auditoría financiera. En México, donde el SAT ha intensificado sus procesos de fiscalización, las auditorías cobran una relevancia especial. Las Normas Internacionales de Auditoría (NIA, o ISA, por sus siglas en inglés) constituyen el pilar fundamental para la práctica de auditoría financiera a nivel global. Según el IMCP, más del 58% de las firmas de auditoría en México reportan una alineación completa con las NIA.
Desafíos para las PyMEs en México
En México, donde las pymes constituyen el 99.8% del tejido empresarial, se enfrentan a una paradoja para implementar auditorías efectivas. De acuerdo con el INEGI, solo el 35% de las pymes sobrevive más allá de los cinco años, siendo la falta de controles financieros una de las principales causas de fracaso. Muchas pymes carecen de personal con el conocimiento técnico necesario para realizar auditorías. Sin experiencia previa, los emprendedores tienden a enfocarse en aspectos operativos.
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Auditorías en Empresas Multinacionales
Una empresa multinacional, al operar en diferentes países, se enfrenta a desafíos mucho más complejos. Las multinacionales deben cumplir con las normativas locales y apegarse a los estándares internacionales. Por otro lado, al operar en mercados con distintos niveles de estabilidad económica y normativa, las multinacionales enfrentan una gama más amplia de riesgos financieros, fiscales y legales.
Ejemplos Prácticos de Auditorías Exitosas
Un gran ejemplo es Starbucks, que en 2008 hizo una auditoría interna para identificar por qué sus costos operativos seguían aumentando, a pesar del crecimiento constante de sus ingresos. Como resultado, Starbucks cerró alrededor de 600 tiendas no rentables y rediseñó sus operaciones para ser más eficientes, optimizando la cadena de suministro y mejorando la experiencia del cliente. Otro ejemplo es Walmart, que había reportado pérdidas millonarias y, gracias a una auditoría pudo identificar que se debía a una mala gestión de inventario, dado que tenían exceso de stock en algunas tiendas y escasez en otras. La auditoría impulsó la implementación de un sistema más avanzado.
El Dictamen del Auditor y su Impacto
El dictamen es el informe formal emitido por un auditor externo al concluir el proceso de revisión de estados financieros de una empresa. El dictamen tiene un impacto en la confianza que terceros -como inversores, instituciones financieras y autoridades fiscales- tienen en la empresa auditada.
Colaboración y Comunicación en el Proceso de Auditoría
La comunicación clara y colaboración entre los auditores y el equipo directivo de la empresa son fundamentales para una auditoría exitosa. Los directivos deben tener una comprensión total del propósito de la auditoría y deben involucrarse activamente.
La Auditoría de Gestión: Una Herramienta para la Mejora Continua
La investigación se basa en analizar la auditoría de gestión en las empresas, siendo una de las herramientas para diagnosticar, controlar, verificar y establecer sugerencias; para mejorar los procesos y llevar una buena administración de la empresa. La auditoría hace referencia al examen disponible para la confirmación del cumplimiento de resultados, y debe ser llevada a cabo desde el campo interno de la entidad. Como profesional, se debe estar presto a ser parte de la solución de problemas dentro del campo administrativo, contable y financiero.
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Auditoría de gestión es un examen sistemático y competitivo de evidencias, elaborados con el objeto de facilitar una evaluación autónomo sobre el desempeño de una empresa, encaminada a corregir la efectividad, eficiencia y economía en el uso de los recursos públicos de la misma, proporcionando la toma de decisiones por quienes son comprometidos de adoptar acciones correctivas y mejorar su responsabilidad ante el público. La auditoría por su enfoque comprende un estudio sistemático de las actividades de un ente en correspondencia al cumplimiento de objetivos y metas (efectividad), y respecto al correcto manejo de los recursos (eficiencia y economía).
La Auditoría de Gestión es la acción fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestión, utilizando recursos humanos de carácter multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente contable, o la ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeño o ejecución, se está realizando o se ha realizado, de acuerdo a principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia (Zambrano & Armada, 2018). De esta manera, la auditoría de gestión logra a aceptar todas las sistematizaciones y procedimientos de la empresa y su oportunidad de mejora, enfocándose en la eficiencia, eficacia, economía, calidad de la información, y cumplimiento de leyes, procedimientos y políticas, tomando en cuenta que la eficacia ayuda a cumplir la meta propuesta, que puede estar expresada en términos de cantidad, calidad, tiempo y costo.
Es fundamental que la organización cuente con una planificación detallada, con sistemas de información e instrumentos que permitan conocer en forma confiable y oportuna la situación en un determinado momento. La eficiencia está relacionado los bienes o servicios producidos y los recursos utilizados para producirlos. Haciendo mención de los tres conceptos: eficacia, eficiencia y economía, logran ir de la mano, tomando en cuenta cuáles son los objetivos que se plantea como negocio; es evidente que ser eficiente y de alta calidad no es suficiente para lograr con lo planeado, es necesario contar con una organización adecuada y capaz de cumplir con las exigencias, teniendo en cuenta estas 3 variables que se componen y que establecen la base para un negocio exitoso y competitivo.
Evolución Histórica de la Auditoría
A través de la historia, se han evidenciado diferentes tipos de auditoría, como para el comercio, como para las finanzas de los gobiernos. Se ha considerado que el auditor fue un individuo que escucha, y fue adecuado en el tiempo durante los registros de contabilidad gubernamental eran aprobados después de la lectura pública, en la que todas las cuentas que registraban eran leídas en voz alta (Montilla & Herrera, 2006). Desde la historia, y durante la Revolución Industrial, se realizaban Auditorías para evaluar si las personas en posiciones de responsabilidad oficial en el gobierno y en el comercio estaban cumpliendo y mostrando información de forma honesta; a su vez, ayudaba a los negocios a determinar donde se encuentra, hacia dónde va, cuáles deberían ser sus objetivos y planes para cumplir.
Antes del año 1900, la auditoría tenía como objetivo primordial detectar errores y fraudes, que con frecuencia incluían el estudio de todas las transacciones registradas. Los profesionales especialistas realizaron un análisis, que al realizar una Auditoría para detectar falencias o fraudes en las empresas tenía costos muy elevados; de esta manera, optaron por hacer un control interno que también ayudaba a una mejora continua en el proceso. En las décadas de los 60's, Estados Unidos indica que la detención de fraudes tomó como principal proceso de Auditoría. En el año1990 inicia la globalización de la disciplina.
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Esta etapa hace referencia, que la auditoría se creó como aplicación a los principios de la contabilidad; los primeros exámenes o intervenciones fueron a los que realizaban alguna actividad comercial. Así fue tomando el nombre de Auditoría, que al inicio se formó con un propósito de implementar procesos de carácter administrativo, ayudando a ser eficientes y eficaces en la actividad que realizaban cada organización comercial. En la segunda etapa de la auditoría, se establece a partir de la aparición de la Comisión para la Vigilancia del Intercambio de Valores (Securities and Exchange Comisión, SEC) fundada en los Estados Unidos de Norteamérica en el año de 1934 (Santillana, 2002).
Hoy por hoy, la auditoría se encuentra presente y nace con la auditoría administrativa y la auditoría operacional, ejercida por auditores internos dependientes de una empresa, auditorías que se apegan a lo financiero, que de ello depende el desarrollo de una organización. Al hablar sobre la auditoría en el Ecuador, se lo realiza debido al control exhaustivo solicitado y emanado por los estatutos y normativas de las entidades de control gubernamental, teniendo como resultado mejoras en la ejecución de sus procesos y administración de la empresa, mediante sugerencias y recomendaciones se ha podido tomar excelentes decisiones y así logar un mejor desarrollo económico de la empresa.
El Ciclo PHVA y la Mejora Continua
Figura N1: Ciclo PHVA. Se la entiende como todas las actividades dirigidas a optimizar los procesos que conlleven a una calidad dentro de un Sistema de Gestión aplicable para un producto, proceso o servicio. En las empresas no siempre será el mejorar, sino asegurar que los pasos que se dan sean seguros y no se retroceda. Este principio no solo mejora los resultados empresariales, sino que provoca el cambio cultural buscado. La mejora continua en diferentes empresas, sin distinguir su tamaño, campo o tipo, atenúa llevarla al desarrollo; basando en minimizar el desperdicio, en indiscutible, todo aquello que añade coste al producto sin añadir valor.
Gómez & Guardiola (2014) manifiestan que: “con la globalización se requiere más afecto y menos control”, por lo que hay que reorientar la capacidad del directivo para escuchar a sus colaboradores, ya que con ello y a través de sistemas de sugerencias, se tiene el ingrediente para propiciar un verdadero proceso de mejora continua, que lleve a colocar a una organización en una posición competitiva, a sabiendas de que sus miembros son los que han contribuido a ese logro, la situación de competencia que actualmente se vive a orilla de cambiar prácticas tradicionales, que si bien funcionaron en un determinado momento y circunstancias, ahora ya no es así, porque no basta con estar en la competencia, sino ser competitivo, lo que obliga a prestar atención en los procesos estratégicos, que exigen cada vez más un esfuerzo por ser día con día mejores.
La Importancia del Informe de Auditoría para la Toma de Decisiones de Crédito
Mediante los estados financieros la dirección de una empresa brinda información sobre la situación patrimonial, los resultados y el flujo de fondos de un ente a usuarios con disímiles intereses y que deben tomar decisiones basados en los mencionados reportes. Arens et al., 2007). La opinión de un auditor independiente agrega credibilidad respecto a que los estados financieros no contienen errores o irregularidades significativas, en la medida en que el profesional realice su tarea considerando los intereses de los usuarios que tomarán decisiones con base en ellos. Por su parte, los analistas de crédito recurren a diferentes fuentes de información para tomar sus decisiones.
En la Comunicación A 6435 - Sección 1, denominada “Requisitos para el otorgamiento de financiaciones”, se establece que por cada cliente -unidad económica receptora de fondos- el banco debe llevar un legajo, que debe contener todos los elementos que posibiliten efectuar la correcta identificación del deudor y las evaluaciones acerca de su patrimonio, flujo de ingresos y egresos, rentabilidad empresaria o del proyecto a financiar. En consecuencia, se deben presentar los estados financieros para cumplir con la información solicitada.
Respecto de la utilidad del informe de auditoría en el proceso de calificación crediticia y otorgamiento de financiación, estudios precedentes muestran resultados contrapuestos. Por un lado, existe evidencia a favor de la utilidad del reporte de auditoría como mecanismo de reducción de los problemas de información. Van Tendeloo & Vanstraelen, 2008). Hay otra rama de estudios que consideran limitado el conocimiento proporcionado por los informes de auditoría sobre empresas con dificultades para continuar su actividad (con problemas de empresa en marcha), y que los reportes no se tienen oportunamente para la toma de decisiones.
Documentos Requeridos para la Calificación Crediticia
En primer lugar, se realizó un análisis de la importancia de los principales documentos requeridos para una calificación crediticia, haciendo una comparación que permitiera determinar la relevancia del informe de auditoría con relación al resto de la documentación. Según se puede observar, todos los documentos aquí incluidos son normalmente solicitados a los entes que desean acceder a créditos en cualquiera de los tipos de entidades analizadas (bancarias, financieras no bancarias, industriales, comerciales, agropecuarias). En particular, resulta fundamental contar con estados financieros auditados. Se los calificó como importantes de manera unánime (100% de los entrevistados otorgaron la máxima puntuación).
Como ratificación de lo dicho se puede mencionar que para los Entrevistados 1, 2 y 6 su presentación es obligatoria en la mayoría de los casos, incluso para la apertura de una carpeta o cuenta. Se aclaró en dos casos que no es suficiente la presentación de los estados financieros; los mismos deben estar acompañados por el informe de auditoría (Entrevistados 2, 7). Aunque en ciertos casos se acepta la presentación con una certificación literal, siempre se prefiere que los mismos estén auditados (Entrevistado 13). Los estados financieros son la base sobre la cual se realizarán los análisis para determinar el monto del crédito a otorgar. Las entidades no bancarias también consideran fundamentales a los estados financieros auditados. Por ejemplo, el Entrevistado 8 (perteneciente al área de crédito de la industria petroquímica) señala que son indispensables, otorgando a los clientes un plazo de 6 meses desde la fecha de cierre de ejercicio económico para su presentación.
El estatuto o contrato social también es considerado un documento importante, requisito formal indispensable (Entrevistado 2) para la apertura de una carpeta de crédito. Las actas de asamblea y directorio son consideradas importantes, incluso más que el acta constitutiva. Estas son requeridas en todos los casos (Entrevistado 1), siendo útiles para el conocimiento del cliente (Entrevistado 2) y de quién tiene la capacidad de tomar créditos a nombre de la entidad -personas autorizadas a firmar en su nombre y crear responsabilidades a la firma- (Entrevistados 6, 8, 10, 16); allí radica su importancia. En cuanto a la presentación de declaraciones juradas de cumplimiento fiscal, se justifica en cuanto respaldan la información contable y permiten ver, desde una fuente confiable, la evolución de la entidad luego del cierre del ejercicio (Entrevistado 10).
Tabla de Importancia de Documentos para Calificación Crediticia
| Documento | Importancia (Escala 1-4) | Coeficiente de Consenso |
|---|---|---|
| Estados Financieros Auditados | 4 | 1 |
| Estatuto o Contrato Social | 3.06 | 0.38 |
| Actas de Asamblea y Directorio | 3.56 | 0.69 |
| Declaraciones Juradas de Cumplimiento Fiscal | 3.38 | 0.56 |
Nota: Orden de importancia: 1-baja, 2-medianamente baja, 3-medianamente alta, 4-alta.
Sea interna o externa, la auditoría es un elemento que asegura el éxito continuo de cualquier empresa. Para facilitar la preparación y realización de auditorías, es recomendable implementar sistemas que automaticen la recopilación y el análisis de datos financieros.