El cierre contable anual es uno de los procesos más relevantes dentro de la gestión financiera de cualquier empresa. Es un proceso administrativo que permite finalizar un periodo fiscal dentro del sistema. El cierre de ejercicio marca el término del ejercicio contable y crea un nuevo ejercicio. Al ejecutar un cierre de ejercicio, se cierra el año anterior al vigente (ejercicio pasado); el ejercicio vigente (presente) queda abierto y a su vez permitirá abrir el nuevo ejercicio por iniciar (futuro).
El cierre contable anual tiene como finalidad determinar los resultados reales del ejercicio, es decir, las utilidades o pérdidas generadas por la operación durante el año. El cierre de ejercicio es, sin duda, el periodo más crítico para el departamento contable y administrativo. No se trata solo de un "cambio de año" en el software; es el proceso legal y fiscal donde consolidamos la salud financiera de la empresa.
Realizar un cierre correcto te permite:
- Determinar la utilidad o pérdida neta del año.
- Generar la Balanza 13 (ajuste anual) requerida por la autoridad.
- Reiniciar saldos para el nuevo ciclo fiscal sin arrastrar errores.
CONTPAQi Contabilidad® te permite ejecutar el cierre anual con precisión, cumpliendo con normas y disposiciones fiscales, y con herramientas que automatizan gran parte del proceso. Este proceso CONTPAQ i® CONTABILIDAD lo realiza de forma automática, generando la póliza de cierre necesaria para la cancelación de saldos a las cuentas de resultados y al mismo tiempo, actualiza las tablas de fechas para la captura del siguiente ejercicio contable. Otra ventaja que tiene CONTPAQ i® CONTABILIDAD es que, si se manejan periodos abiertos, podrán realizarse ajustes a los movimientos capturados, aún después de haber aplicado el cierre del ejercicio y los saldos en los reportes se reflejarán fielmente.
Consideraciones Previas y Requisitos Esenciales
Antes de iniciar con el proceso del cierre, debes verificar lo siguiente:
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- Todas las ventanas de diálogo deben estar cerradas.
- En versión red sólo el usuario que realizará el cierre debe estar dentro de la empresa, los demás usuarios, deberán estar fuera de esa empresa.
MUY IMPORTANTE: El proceso de cierre es irreversible. Una vez ejecutado, no podrá modificar información del ejercicio cerrado.
Recomendacion: Es preferible realizar el cierre cuando ya tenga toda la información del ejercicio anterior completa y verificada.
El primer paso es realizar una revisión exhaustiva de todas las cuentas contables, identificando posibles discrepancias. Asegúrate de que las cuentas contables coincidan con los saldos reales en bancos, proveedores, clientes, inventarios y activos fijos. Cada póliza debe tener un comprobante que la valide (factura, CFDI, recibo de pago, contrato, etc.).
Respaldo de la Empresa
Siempre es recomendable realizar un respaldo de la empresa antes de realizar cambios importantes o irreversibles en tu empresa. Esto se puede hacer desde el menú: Empresa / Respaldar empresa (También oprimiendo la tecla F2 de tu teclado) y después en el botón Procesar. Es importante verificar que toda la información del ejercicio actual se haya capturado. Antes de cambiar el periodo, respalda la empresa ese día.
El Periodo 14 (Periodo de Ajustes)
CONTPAQ i® CONTABILIDAD maneja un periodo donde se pueden hacer ajustes relacionados con el cierre del ejercicio y es el periodo 14, también conocido como Periodo de Ajustes. La póliza anual de resultados se genera en el periodo 14. Si ya se efectuó el cierre de ejercicio contable y necesita registrar más operaciones que no deben ser incluidas en el siguiente ejercicio, entonces se pueden registrar en el Periodo de Ajustes, sin que esto afecte los saldos del último periodo.
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Pasos Detallados para Realizar el Cierre de Ejercicio en CONTPAQ i Contabilidad
1. Cambiar al Periodo de Ajuste (Periodo 14)
Para hacer el cierre del ejercicio, el periodo vigente debe ser el 14. El periodo vigente puede cambiarse de forma manual o bien, de forma automática, dependiendo del Manejo de periodos que se haya seleccionado al crear la empresa. Si se utilizan periodos abiertos entonces se podrá cambiar, de forma manual, el periodo vigente. Si se utilizan periodos cerrados, entonces el cambio del periodo es automático al realizarse el cierre de periodo.
Para realizar el cambio de periodo es necesario que, al instalar la empresa, se haya marcado la casilla “Manejar periodos abiertos”; si no lo marcaste, ve al menú Configuración, selecciona la opción Redefinir empresa y en la pestaña 3. Pólizas y su captura, marca las casillas:
- “Permitir modificar periodos anteriores”
- “Permitir modificar periodos futuros”
Después de esto, guarda los cambios.
Para cambiar el periodo vigente realiza una de las siguientes acciones:
- Ve al menú Configuración, submenú Redefinir empresa, pestaña 1. Generales y ubica el campo “Periodo vigente”.
- Ve al menú: Cierre > Cambiar periodo…
Captura el número 14 en el periodo vigente para que le indiques al sistema que se estará haciendo el cierre del ejercicio, y da click en Aceptar. Para cambiar el periodo sólo necesitas indicar el nuevo periodo que quieres manejar.
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2. Crear la Póliza de Cierre
La póliza de cierre salda a ceros todas las cuentas de resultados deudoras y acreedoras, haciendo un movimiento para saldarlas y un movimiento contrario a una cuenta de capital, en la cual se almacenará el resultado de la utilidad o pérdida del ejercicio por cerrar. Esta póliza es un requisito obligatorio para cerrar el ejercicio e iniciar uno nuevo. Mientras no realice la póliza de cierre, no podrá cerrarse el ejercicio. Esta póliza la genera CONTPAQ i® CONTABILIDAD en base a los movimientos registrados en el ejercicio actual, calculando la pérdida o utilidad del ejercicio.
Requisitos para la Póliza de Cierre
Para realizar la póliza de cierre verifique que:
- El periodo vigente sea el periodo 14.
- No existan movimientos en la Cuenta de cuadre.
- No existan pólizas sin afectar.
- Exista una cuenta de capital acreedora, ya que es la que se utilizará para cancelar los saldos de resultados.
Nota: La Cuenta de cuadre es una cuenta de control que se genera de forma automática y sirve para cuadrar una póliza si es que los movimientos de cargos y abonos son diferentes.
Importante: Si la Póliza de cierre se realiza y el periodo actual no es el 14, CONTPAQ i® CONTABILIDAD no considerará esa póliza como de cierre y por lo tanto no podrá realizarse el cierre del ejercicio.
Generación de la Póliza de Cierre
Para realizar la póliza de cierre, ve al menú: Cierre > Póliza de cierre… Captura la cuenta que se estará afectando. Para que la póliza de cierre se genere, sólo necesitas indicar la cuenta de Capital acreedora que cancelará los saldos de resultados y el número de póliza que desees. Después presiona en el botón Procesar y permite que finalice el proceso.
Después de Generar la Póliza de Cierre
Una vez que se ha generado la póliza de cierre se puede realizar lo siguiente:
- Modificar la póliza de cierre antes de hacer el cierre del ejercicio.
- Si se modifican las cuentas de resultados en ejercicios anteriores, esta póliza se recalcula automáticamente.
- Imprimir la póliza de cierre, ya sea desde Reportes o desde Pólizas.
- Desplegar la póliza de cierre.
La póliza se puede desplegar desde Reportes auxiliares, marcando la casilla “Sólo las de Ajuste”, y desde Pólizas, marcando la casilla “Póliza de ajuste”. Cabe aclarar que si esta casilla no se marca, la póliza no se desplegará.
Importante: Después de realizar el Cierre del ejercicio esta póliza no podrá modificarse ni eliminarse.
3. Cierre del Periodo/Ejercicio
Ve al menú: Cierre > Cierre del periodo/ejercicio… Revisa que el ejercicio a cerrar sea el correcto, así como las fechas del nuevo ejercicio y nuevo periodo, después presiona el botón “Procesar” y espera a que finalice el proceso. ADVERTENCIA CRÍTICA: Terminado el proceso, la ventana mostrará un mensaje de éxito.
4. Verificar el Periodo Vigente
Para finalizar, ve al menú: Cierre > Cierre del periodo/ejercicio… Revisa que el periodo a cerrar muestre el número 1 y que se muestren las fechas del periodo vigente.
Aspectos Adicionales del Cierre en la Familia CONTPAQi
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¿Qué no puedes olvidar?
- Ajustar las diferencias de ISR a cargo o a favor de los empleados.
- Verificar que todos los CFDI de nómina del año estén timbrados y sin errores.
- Realizar el corte de acumulados para iniciar el ejercicio 2026.
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