El inventario puede ser el activo más importante de una empresa. La gestión del inventario es donde convergen todos los elementos de la cadena de suministro. Muy poco inventario cuando y donde se necesita puede generar clientes descontentos. Pero un inventario grande tiene sus propias responsabilidades, el costo de almacenarlo y asegurarlo, y el riesgo de deterioro, robo y daño.
Definición de Inventarios
Los inventarios son los bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes y/o servicios, para su posterior comercialización. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes y/o servicios, de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Los inventarios son todo aquello que se hace objeto de compra o venta, propio del giro de la empresa.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.
- Inventario (inicial).
- Compras.
- Devoluciones sobre compra.
- Gastos sobre compras.
- Ventas.
- Devoluciones sobre ventas.
- Mercancías en tránsito.
- Mercancías en consignación.
Gestión del Inventario
La gestión del inventario requiere visibilidad del inventario, saber cuándo hacer un pedido, cuánto pedir y dónde almacenar el stock. Las operaciones logísticas de pedidos multicanal generalmente tienen inventario distribuido en muchos lugares a lo largo de la cadena de suministro.
Procesos clave en la gestión de inventario:
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- Compra de inventario: Los productos listos para la venta se compran y entregan en el almacén o directamente en el punto de venta.
- Almacenamiento de inventario: El inventario se almacena hasta que se necesita. Los bienes o materiales se transfieren a través de su red logística hasta que están listos para su envío.
- Aprovechamiento del inventario: Se controla la cantidad de producto a la venta. Los productos terminados se sacan para hacer la logística de los pedidos.
Tipos de Inventarios
¿Cuáles son los diferentes tipos de inventario que existen y cómo podemos clasificarlos? ¿Qué inventarios se adaptan mejor a cada necesidad y realidad? Como hemos visto, existen diferentes tipos de inventario (según función, periodicidad, tipo de producto, etc.). No obstante, si algo tienen en común todos ellos es su propósito final: optimizar el almacenamiento y la gestión del stock para asegurar el mejor servicio posible.
Según su Periodicidad:
- Inventario inicial: Es el conteo físico de las existencias de un negocio al inicio de sus operaciones.
- Inventario final: Es el conteo físico de las existencias de un negocio al final de un periodo contable.
- Inventario anual: Se realiza una vez al año.
- Inventario periódico: Se efectúa varias veces al año. Los inventarios periódicos se realizan a intervalos regulares, generalmente trimestrales o anuales.
- Inventario cíclico (también conocido como inventario rotativo): Se basa en la realización de recuentos regulares, distribuidos durante el año, de grupos de referencias.
- Inventario permanente (también conocido como inventario perpetuo): Se actualiza de forma constante, registrando cada entrada y salida de artículos, y refleja en tiempo real el stock disponible. Los inventarios perpetuos se realizan de forma continua, a medida que se producen entradas y salidas de inventario. Este tipo de inventario es el más sofisticado y proporciona a la empresa una visión en tiempo real de sus existencias.
- Inventario intermitente: se efectúa varias veces al año.
Según el Tipo de Producto:
- Inventario de materias primas.
- Inventario de suministros de fábrica.
- Inventario de productos en proceso de fabricación: Todo o cuando menos una parte del inventario de manufactura en proceso es inevitable. Si vamos a tener producción es inevitable tener inventarios en proceso.
- Inventario de productos terminados.
- Inventario de mercancías.
Según su Función:
- Inventario en tránsito (también conocido como inventario en ductos): Cuantifica los productos y materiales que están de camino al almacén o que ya han sido solicitados a los proveedores.
- Inventario de seguridad o de reserva: Registra los productos y materias primas que la empresa posee para afrontar posibles fallas en el proceso de producción, retrasos de los proveedores o aumentos inesperados de la demanda.
- Inventario de previsión o estacional: Reúne las referencias almacenadas con vistas a satisfacer demandas futuras, previsibles con certeza y habitualmente estacionales.
- Inventario de desacoplamiento: Se utiliza para diferenciar el inventario requerido para dos procesos de fabricación con tasas de producción diferentes.
- Inventario de existencias de naturaleza regular o cíclica.
- Inventario de existencias obsoletas, muertas o perdidas: Engloba las referencias que, por alguna circunstancia (superación de la fecha de caducidad, deterioro, rotura, etc.), no pueden ser comercializadas.
Otros Tipos de Inventario:
- Inventario disponible.
- Inventario en línea.
- Inventario en cuarentena.
- Inventario físico: Es el inventario real. Consiste en contar, pesar o medir, y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías) que se hallen en existencia en la fecha de éste, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias. El cálculo del inventario es llevado a cabo mediante un listado del stock realmente poseído.
- Inventarios en consignación: son productos que se almacenan en las instalaciones de un cliente, pero la propiedad de los productos sigue siendo del proveedor hasta que se venden.
- Inventarios en lote: son productos que se agrupan en lotes y se manejan como una unidad.
Métodos de Valuación de Inventarios
Existen numerosas bases aceptables para la valuación de los inventarios, algunas de ellas se consideran así, solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general. Entre las cuestiones relativas a dicha valuación, la de principal importancia es la consistencia: la información debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios durante todo el período contable y durante diferentes periodos, de manera que resulte factible comparar sus estados financieros y conocer la evolución de la entidad económica, así como también comparar con estados financieros de otras entidades económicas.
- Costo.
- Costo o mercado, al más bajo.
- Primeras Entradas, Primeras Salidas = PEPS.
PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas)
El costo de los artículos disponibles para la venta, se divide entre el total de las unidades disponibles también para la venta. Este método, identificado también como PEPS, se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén, o a la producción, son los primeros en salir de él.
El reconocimiento de los costos más recientes de los artículos vendidos, lo que implica que cuando se valúa el costo de la mercadería vendida, se aplicarán los últimos precios de compra, y en economías como la nuestra se ha demostrado que los precios tienden a subir, lo que provoca que el CMV sea mayor que si es valuado a precios menos recientes, por tal motivo las utilidades tienden a disminuirse y, por ende, el pago del impuesto sobre la renta será menor.
La Importancia de la Tecnología
Algunos negocios realizan un seguimiento del inventario manual, esto está bien cuando el negocio recién comienza, pero será un problema cuando la empresa comience a crecer. Es por ello que el mejor consejo es utilizar la tecnología. Las empresas emplean sistemas de gestión de inventario con código de barras para asignar un número a cada producto que venden. RFID, o identificación por radiofrecuencia, es un sistema que transmite de forma inalámbrica la identidad de un producto en forma de un número de serie único. Realiza un seguimiento de los artículos y proporciona información detallada del producto.
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Control de Inventarios
Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios. A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo planificado. Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y producción.
Para llevar un control correcto de los productos de tu almacén, debes estar al tanto de cuáles son los tipos de inventarios que existen y su clasificación. El presupuesto afecta al control del inventario. Cuando existe un presupuesto las empresas evitan tener stock que no se vende y por consiguiente, desperdicio de capital por la compra de bienes poco rentables.
Pasos para Realizar un Inventario Físico
Realizar un inventario completo es una tarea importante que debe hacerse con regularidad.
- Planifica el inventario: Decide cuándo, dónde y cómo realizarás el inventario.
- Reúne el equipo adecuado: Necesitarás personas que te ayuden a contar el inventario.
- Crea una lista de productos: Incluye todos los productos que quieres contar.
- Crea un sistema de conteo: Decide cómo contarás los productos.
- Realiza el inventario: Sigue el sistema de conteo que creaste.
- Revisa los resultados: Compara los resultados del inventario con los registros de inventario.
Elige un momento en que el almacén esté vacío o con poco tráfico. Utiliza herramientas y equipos adecuados para facilitar el conteo. Tómate tu tiempo y sé preciso. Revisa los resultados con regularidad.
Impacto en la Rentabilidad
La rentabilidad de una empresa indica si la empresa genera suficientes beneficios; cuanto más alta es la relación entre los ingresos y los gastos significa que la empresa es rentable. Existen diferentes formas de medir la rentabilidad de una empresa: margen de rentabilidad, relación de margen de beneficio bruto, relación de margen de beneficio operativo. Pero, ¿la empresa sabrá en dónde está ganando más dinero?
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Los inventarios de contabilidad ayudan a determinar el valor y los costos de su inventario. Eso es importante para establecer precios, hacer un presupuesto, calcular impuestos, etc.
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