La obsolescencia de inventario representa un tema de crucial importancia para cualquier empresa, independientemente de su tamaño o del sector al que pertenezca. Estos bienes, que alguna vez fueron activos, empiezan a representar un riesgo de pérdidas si no se gestionan apropiadamente. Administrar eficientemente la obsolescencia tiene un impacto directo en la información financiera de una entidad.
Factores que Causan la Obsolescencia del Inventario
Diversos factores pueden llevar a que un inventario se vuelva obsoleto. Desde cambios en las preferencias de los consumidores hasta innovaciones tecnológicas pueden influir en que ciertos productos pierdan relevancia en el mercado. Tomar decisiones basadas en datos concretos es vital para evitar la acumulación de productos obsoletos.
Análisis ABC para la Gestión de Inventarios
El análisis ABC es una técnica de gestión de inventarios que permite clasificar productos, o la mercancía en tres categorías, denominadas A, B y C, en función de su importancia y valor.
Deducción Fiscal de Inventarios Obsoletos
La compra de mercancía para su comercialización o transformación y posterior enajenación es una práctica frecuente en las organizaciones. Dicha operación tiene el carácter de deducibilidad hasta el momento de su venta vía costo de lo vendido; sin embargo, ¿qué sucede con la mercancía obsoleta que no se pudo enajenar?
Independientemente de la deducibilidad del costo de lo vendido, es una realidad que la adquisición de los insumos necesarios para el desarrollo de las actividades de los contribuyentes afecta la proporcionalidad de tributo. Por tal motivo el numeral 27, fracción XX de la LISR contempla la posibilidad de deducir de los inventarios el importe de las mercancías, las materias primas, los productos semi-terminados o terminados, en existencia, que por deterioro u otras causas hubiesen perdido su valor; dicha deducción se debe realizar en el periodo en el que se dé la obsolescencia.
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Es importante mencionar que tratándose de bienes básicos para la subsistencia humana en materia de alimentación, vestido, vivienda o salud deben ser ofrecidos en donación antes de su destrucción.
Requisitos para la Deducción
El inventario obsoleto o que ha perdido valor tiene un efecto de deducción para los contribuyentes y, como tal, debe cumplir algunos requisitos. Artículo 27. XX.
La deducción del inventario obsoleto o que pierde su valor, podrá realizarse por separado. Para su destrucción, deben presentar el aviso, cuando menos 30 días antes de la destrucción. Tratándose de inventarios de bienes básicos para la subsistencia humana, se deben ofrecer en donación a instituciones autorizadas.
Avisos al SAT para la Destrucción o Donación
Otros requisitos a cumplir es presentar el aviso de destrucción de mercancía, el cual se debe presentar cuando menos 30 días antes de la fecha en la que se pretenda efectuar la destrucción.
También debe presentarse aviso, a través del Sistema de Presentación de Avisos de Destrucción y Donación de Mercancías, disponible en la página de internet del SAT, según corresponda de acuerdo a lo siguiente:
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- Aviso por celebración de convenios con donatarias autorizadas. (Art.109 del Reglamento de la LISR). Presentarlo dentro de los 10 días siguientes a la celebración del convenio.
- Aviso de mercancía que se ofrezca en donación. (Art. 108 del Reglamento de la LISR). Presentarlo cuando menos 15 días antes de la fecha prevista para la primera destrucción. En caso de bienes sujetos a una fecha de caducidad, el aviso se debe presentar a más tardar 5 días antes de dicha fecha. En caso de medicamentos, el aviso se debe de presentar a más tardar 6 meses antes de la fecha de caducidad.
- Aviso de mercancía que se destruye sin ofrecerla en donación. (Artículo. Presentarlo cuando menos 30 días antes de la fecha en que se pretenda efectuar la destrucción.
Es importante mencionar que no se pueden ofrecer en donación, aquellos bienes que en términos de otro ordenamiento jurídico, relacionado con el manejo, cuidado o tratamiento de dichos bienes, prohíba expresamente su venta, suministro, uso o bien establezca otro destino para los mismos.
Con relación al artículo 108, el 109 establece que los contribuyentes pueden celebrar convenios con las donatarias señaladas para donar, de forma periódica, los bienes que hayan perdido su valor.
- 39/ISR Aviso múltiple para: Destrucción de mercancías que han perdido su valor. Donación de mercancías que han perdido su valor. Donación de productos perecederos sujetos a fecha de caducidad.
- Presenta la liga para hacer la presentación: Avisos de donación y destrucción de mercancías que han perdido su valor.
Estímulos Fiscales por Donación
Los contribuyentes que donen bienes básicos para la subsistencia humana como alimentos y medicinas que hayan perdido su valor a Donatarias Autorizadas asistenciales, gozarán de un estímulo fiscal consistente en una deducción adicional por un monto del 5% del costo de lo vendido que le hubiera correspondido a las mercancías que se donen y sean aprovechables para consumo humano. (Art. 1.3 del Decreto que compila diversos beneficios fiscales y establece medidas de simplificación administrativa).
IVA y la Destrucción de Mercancías
Para efectos del impuesto al valor agregado (IVA) no se consideran faltantes de bienes en los inventarios de las empresas, aquéllos que se originen por caso fortuito o fuerza mayor, así como las mermas y la destrucción de mercancías, cuando sean deducibles para los efectos de la LISR. (Art. L.C.
Documentación y Trazabilidad
Los contribuyentes deben tener el debido cuidado de documentar la destrucción o donación de inventario obsoleto, a través de la información que soporte dicha transacción para demostrar su destrucción y deducción conforme a las disposiciones fiscales señaladas.
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Para que el SAT acepte la deducción de los bienes destruidos, es necesario acreditar el seguimiento del producto desde su ingreso hasta su eliminación. Esto implica:
- Registro contable del inventario.
- Evidencia de movimiento físico.
- Justificación del motivo de destrucción.
- Coincidencia documental y operativa entre los sistemas.
Sin trazabilidad, el SAT puede rechazar la deducción por falta de sustancia económica.
Destrucción Fiscal: Un Mecanismo Clave
En toda empresa que maneja inventario -ya sea de productos terminados, materias primas, insumos o mercancía obsoleta- llega el momento en que debe tomar decisiones sobre aquellos bienes que han perdido valor económico, están dañados o ya no pueden comercializarse. Ante esta situación, existe una herramienta clave que permite depurar los almacenes sin consecuencias fiscales negativas: la destrucción fiscal.
Pero para que esta medida sea válida ante la autoridad, no basta con tirar el producto o sacarlo del almacén. Es imprescindible contar con registros precisos, evidencias documentales y un procedimiento que respete la normativa. El control de inventarios y el seguimiento detallado de estos movimientos no solo facilitan la deducción fiscal, sino que también protegen a la empresa frente a auditorías.
¿Qué es la Destrucción Fiscal?
La destrucción fiscal es un mecanismo reconocido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) que permite eliminar bienes sin valor comercial y deducirlos como pérdida en el ejercicio fiscal correspondiente. Este procedimiento, si se realiza correctamente, no solo optimiza el espacio operativo, sino que también tiene impacto en la eficiencia general de la empresa.
Errores Comunes a Evitar
Hay errores comunes que pueden derivar en multas o pérdida de deducibilidad, como:
- Realizar destrucción sin notificar al SAT.
- No conservar el acta o el comprobante de destrucción.
- No incluir los productos en el inventario contable.
- Usar empresas no certificadas para el proceso.
Impacto en la Contabilidad y Deducciones
Una destrucción bien documentada impacta positivamente en el resultado fiscal, ya que:
- Permite deducir pérdidas por obsolescencia o deterioro.
- Mejora el registro contable del inventario.
- Alinea la contabilidad con la realidad física del almacén.
- Reduce riesgos durante auditorías o revisiones electrónicas.
El SAT considera deducible toda pérdida justificada y documentada según lo establecido en las disposiciones fiscales.
Planificación de Fin de Año
Muchas empresas planifican su destrucción fiscal en el último trimestre del año para ajustar su carga tributaria y preparar los cierres contables. Para hacerlo de forma correcta, es importante:
- Revisar existencias obsoletas o sin rotación.
- Determinar el valor contable de cada bien.
- Estimar el impacto fiscal y contable.
- Coordinar con proveedores certificados.
Inventario Físico Confiable
Antes de realizar una destrucción fiscal, es indispensable tener un inventario actualizado y confiable. Esto incluye:
- Conteo físico con evidencia fotográfica.
- Verificación cruzada con los sistemas de control interno.
- Clasificación por estado y antigüedad.
Destrucción Fiscal vs. Baja de Inventarios
En México, la gestión adecuada de los inventarios no solo es crucial para la operación eficiente de un negocio, sino también para el cumplimiento de las obligaciones fiscales. A menudo, surgen confusiones entre la destrucción fiscal y la baja de inventarios, conceptos que, aunque relacionados, poseen características y procesos distintos.
¿Qué es la Destrucción Fiscal y para qué Sirve?
La destrucción fiscal es un proceso formal que permite a las empresas eliminar bienes o inventarios que han perdido su valor comercial, ya sea por deterioro, obsolescencia o caducidad. Este procedimiento no solo tiene implicaciones operativas, sino que también ofrece beneficios fiscales significativos. Al destruir productos obsoletos o dañados, las empresas pueden deducir su costo del Impuesto Sobre la Renta (ISR), lo que puede resultar en una carga tributaria reducida.
Proceso de Destrucción Fiscal
- Llenado de formato SAT: Las empresas deben llenar un formato al Servicio de Administración Tributaria (SAT) sobre la destrucción de bienes.
- Realización de la destrucción: Debe hacerse de manera segura y, si es posible, respetando el medio ambiente.
- Certificado de destrucción: Es crucial obtener un documento que respalde que la destrucción se realizó conforme a las normativas fiscales.
- Registro contable: Finalmente, la empresa debe registrar la destrucción en sus libros contables y reportarlo al SAT.
¿Qué Implica la Baja de Inventarios?
Por otro lado, la baja de inventarios se refiere al proceso mediante el cual una empresa elimina de sus registros contables aquellos bienes que ya no están disponibles para la venta. Esto puede deberse a diversos motivos, como robos, pérdidas o deterioros que no calificarían para la destrucción fiscal. A diferencia de la destrucción fiscal, este procedimiento no siempre está asociado a deducciones fiscales, ya que depende de la naturaleza de la baja y la documentación que respalde la acción.
Aspectos a Considerar en la Baja de Inventarios
- Registro contable: La baja debe reflejarse en la contabilidad de la empresa para mantener la precisión de los estados financieros.
- Tipos de baja: Puede ser voluntaria (por decisiones estratégicas) o involuntaria (por eventos como robos o deterioro).
- Implicaciones fiscales: A diferencia de la destrucción fiscal, la baja de inventarios no siempre permite deducciones fiscales.
¿Cuándo es Necesario Cada Procedimiento?
La elección entre destrucción fiscal y baja de inventarios dependerá de las circunstancias específicas de cada caso.
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