Los gastos deducibles de impuestos son aquellos gastos que, como su nombre lo dice, de manera legítima se pueden restar de los ingresos totales para reducir la cantidad de ingresos gravables. Cuanto más gastos deducibles tengas, menor será tu pago en Hacienda. Sin embargo, para que un gasto sea considerado como tal, debe cumplir con criterios fundamentales:
- Relacionado con actividades comerciales: El gasto debe estar relacionado directamente con la actividad comercial o negocio del contribuyente.
- Gastos ordinarios y necesarios: Un gasto ordinario es aquel que es común y aceptado en la industria o el tipo de negocio en el que te encuentras.
- Documentación adecuada: Debes mantener registros y documentación adecuada que respalden el gasto.
- Cuantificación precisa: Debes poder cuantificar el gasto de manera precisa.
Tratamiento del IVA como mayor valor del costo en la información exógena
Uno de los aspectos que con mayor frecuencia genera errores sancionables en los reportes anuales de personas naturales y jurídicas es el tratamiento del IVA registrado como mayor valor del costo o gasto dentro de la información exógena tributaria. La DIAN emitió un Concepto en el que precisa si el impuesto sobre las ventas tratado como mayor valor del costo, conforme al Estatuto Tributario, debe reportarse únicamente en el Formato 1005 o también en el Formato 1001.
El artículo 490 del Estatuto Tributario dispone el cómputo del IVA descontable en forma proporcional a la destinación de los bienes y servicios. Cuando el obligado a reportar información tributaria deba reportar el valor del IVA tratado como mayor valor del costo o gasto como consecuencia de la aplicación proporcional, deberá reportar dichas sumas en el Formato 1005 Versión 8.
Obligatoriedad en el Formato 1001
Respecto al "Formato 1001 - Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas", la normativa indica que los valores del impuesto sobre las ventas (IVA) mayor valor del costo o gasto, deducible y no deducible, son de obligatorio diligenciamiento. En consecuencia, esta suma deberá ser reportada tanto en el Formato 1005 como en el Formato 1001 en el concepto correspondiente.
Tabla de reporte en Formato 1001
Para el diligenciamiento correcto de la información en el formato 1001, se deben clasificar los pagos de acuerdo con su naturaleza fiscal:
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- Pagos o abonos en cuenta deducibles: Incluye los pagos que constituyan costo o deducción, u otorguen derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles.
- Pagos o abonos en cuenta no deducibles: Deben ser diligenciados en la columna correspondiente los pagos no solicitados fiscalmente como costo o deducción.
Consideraciones importantes sobre deducibilidad
Es fundamental recordar que, en materia tributaria, las reglas aplicables a la renta e IVA sobre descontables establecen que si un pago no es aceptado como costo o gasto en renta, el IVA correspondiente a ese pago no se puede tratar como IVA descontable, como lo prevé el artículo 488 del Estatuto Tributario. El Consejo de Estado ha ratificado que conceptos como alimentación, casino, restaurantes y arreglos locativos que no cumplen los requisitos generales de deducibilidad, tampoco son descontables en IVA.
Las leyes fiscales cambian con el tiempo, y es importante mantenerse actualizado sobre las novedades fiscales y las oportunidades de deducción que puedan surgir. El incumplimiento en el reporte de información exógena puede generar multas por no enviar información, enviarla con errores o fuera de plazo, conforme a lo contemplado en el artículo 651 del Estatuto Tributario.
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