En el ámbito financiero y contable, es sumamente común que los profesionales y propietarios de negocios confundan o utilicen indistintamente términos como la amortización y el devengo. Probablemente hayas oído utilizar indistintamente los términos «gastos devengados» y «cuentas por pagar». Es algo que ocurre constantemente. Cuando se tratan estas obligaciones como si fueran lo mismo, el balance general muestra obligaciones corrientes inexactas, la cuenta de resultados refleja gastos en el período equivocado y los directivos comienzan a cuestionar las cifras de flujo de caja.
Para desarrollar un método contable estratégico, es importante entender si los elementos de pagos se amortizan o se devengan, así como comprender el impacto que tiene cada uno de estos conceptos en la situación financiera general de una empresa.
La distinción esencial: ¿Amortización o Devengo?
La respuesta a si una cuenta de pagos se amortiza o se devenga depende de la naturaleza de la obligación y de la transacción comercial. La distinción se reduce al momento, la certeza y la documentación:
- El devengo se aplica a los gastos o ingresos que se han generado o incurrido durante un período contable, pero que aún no se han facturado ni pagado. Se registran para cumplir con el principio de devengo.
- La amortización hace referencia a dos conceptos: en los activos, es la distribución sistemática del coste de un bien a lo largo de su vida útil; en los pasivos (amortización financiera), consiste en la devolución progresiva de una deuda o préstamo a lo largo de un periodo de tiempo.
¿Qué es el principio de devengo?
El principio de la contabilidad del ejercicio establece que los ingresos y los gastos se deben reconocer en los estados contables correspondientes a la fecha en la que se adquirió el derecho a percibirlos o se contrajeron (según el caso), independientemente de cuándo se reciba o realice el pago. En otras palabras, la contabilidad de ejercicio se centra en el momento del trabajo o del consumo de recursos, no en el flujo de caja.
Aplicando el principio de devengo, las empresas y autónomos tienen que facturar sus ventas y sus gastos en el ejercicio en el que se materialicen, aunque se cobren o se paguen en el siguiente. Por ejemplo, al cierre del ejercicio, existen ciertos ingresos y gastos que se han devengado, pero todavía no han vencido. En virtud del principio del devengo, estos deben considerarse al calcular el resultado del correspondiente ejercicio.
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¿Qué es la amortización en contabilidad?
Comprar una máquina, un software o una patente tiene un impacto económico y fiscal que va más allá del momento de la adquisición. Para reflejar el valor real de esos activos a lo largo del tiempo, la contabilidad utiliza la amortización. La amortización en contabilidad es el proceso de distribuir el coste de un activo a lo largo de su vida útil. En lugar de registrar todo el gasto en el momento de la compra, este se imputa gradualmente durante los años en los que el activo genera valor.
Diferencias entre Cuentas por Pagar y Gastos Devengados
Tanto las cuentas por pagar como los gastos devengados son pasivos corrientes que se reflejan en el balance general de su empresa, pero su origen documental y certeza son distintos:
- Cuentas por pagar: Son cantidades exactas que usted debe a los proveedores después de recibir su factura. Existe un importe total de pago, condiciones claras y documentación de respaldo (facturas reales).
- Gastos devengados: Se registran antes de que exista una factura, utilizando estimaciones. Entre ellos se incluyen los salarios devengados pero no pagados o servicios públicos utilizados pero aún no facturados. Se registran mediante un asiento de ajuste que carga una cuenta de gastos y abona un pasivo devengado.
La siguiente tabla resume las diferencias clave entre estos conceptos en el balance general:
| Concepto | Tipo de Pasivo | Documento de Soporte | Certeza del Importe |
|---|---|---|---|
| Cuentas por Pagar | Corriente / Operativo | Factura formal del proveedor | Exacto y definido |
| Gastos Devengados | Corriente / Estimado | Asiento de ajuste (sin factura aún) | Estimado / Pendiente de facturar |
| Deuda a Corto Plazo | Financiero | Contrato financiero formal | Exacto (con intereses) |
Impacto en los Estados Financieros y el Flujo de Caja
Tanto los gastos devengados como las cuentas por pagar influyen en múltiples estados financieros. Una sola clasificación errónea puede propagarse por múltiples informes, lo que dificulta encontrar el origen del error. Los devengos incorrectos pueden sobrevalorar o subestimar los gastos en su cuenta de resultados, afectando directamente a los ingresos netos. Asimismo, los pasivos corrientes mal declarados distorsionan su balance y tergiversan las obligaciones a corto plazo.
En el estado de flujo de caja, en la sección de actividades operativas, los aumentos en los gastos devengados y las cuentas por pagar mejoran temporalmente el flujo de caja operativo, ya que se reconoce el gasto sin que el efectivo haya salido de la empresa. Sin embargo, al final, esos devengos deben pagarse y los saldos de las cuentas por pagar tienen que liquidarse, por lo que los equipos financieros deben prever con precisión el momento y la magnitud de estas salidas de efectivo.
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