A pesar del avance de la tecnología, no todos los contribuyentes la utilizan pues no siempre tienen acceso a ella. Esto toma relevancia si se considera que para efectos del pago de impuestos, su principal deducción es el pago de los salarios. De ahí que un cuestionamiento recurrente es si se pueden pagar en efectivo y conservar la deducción.
El artículo 27, fracción III de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) establece que las deducciones deben estar amparadas con un comprobante fiscal, y que los pagos cuyo monto exceda de $2,000.00 tienen que efectuarse mediante transferencia electrónica de cuentas a nombre del contribuyente, o cheque nominativo de la cuenta del contribuyente. Sin embargo, el Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR) prevé la posibilidad de deducir la nómina pagada en efectivo.
Fundamentos legales para la deducción en efectivo
Por su parte, el ordenamiento 43 del Reglamento de la LISR prevé que las erogaciones efectuadas por salarios, pagadas en efectivo pueden ser deducibles, siempre que además de cumplir con todos los requisitos señalados por las disposiciones fiscales para su deducibilidad, se acate la obligación inherente a la emisión del comprobante fiscal correspondiente por concepto de nómina. De lo anterior, se infiere que es deducible el pago de los salarios en efectivo, independientemente de su monto, siempre y cuando se emita el CFDI de nómina correspondiente.
Esto es posible siempre y cuando se cumplan con los demás requisitos, como son la emisión del recibo de nómina y el entero de las retenciones de ISR de los empleados. Como recomendación adicional, si vas a pagar en efectivo, es muy importante que mantengas un comprobante de pago; normalmente, lo que se hace es que firmen de recibido el recibo de nómina.
Requisitos fundamentales para la deducibilidad de la nómina
La deducibilidad fiscal de la nómina se refiere a la posibilidad de restar los gastos relacionados con sueldos, salarios y prestaciones laborales de los ingresos de la empresa para calcular la base gravable del Impuesto Sobre la Renta (ISR). Para garantizar que la nómina sea deducible ante el SAT, evitando costosas contingencias fiscales, se deben considerar los siguientes puntos:
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- Emitir CFDI de nómina correctamente timbrados para cada pago.
- Calcular y retener correctamente el ISR.
- Enterar las retenciones en los plazos establecidos.
- Pagar las cuotas de seguridad social oportunamente.
- Registrar adecuadamente todas las operaciones en la contabilidad.
Límites de deducibilidad para prestaciones exentas
Existen límites de deducción de nómina, según la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) las prestaciones exentas para los trabajadores se ajustan a las siguientes reglas:
- 53% deducible: Si las prestaciones no disminuyeron respecto al año anterior.
- 47% deducible: Si las prestaciones disminuyeron respecto al año anterior.
Errores comunes que afectan la deducibilidad
Manejar una nómina compleja es uno de los mayores desafíos. Cada error puede significar miles o millones de pesos en deducciones rechazadas por el SAT, lo que impacta directamente en la rentabilidad de tu negocio. Algunos errores frecuentes incluyen:
- Realizar pagos en efectivo sin justificación o sin el CFDI correspondiente.
- Utilizar versiones obsoletas del complemento de nómina.
- No cancelar y reexpedir CFDI con errores.
- Inconsistencias entre lo declarado y lo pagado.
- No conciliar los montos de los CFDI con los pagos realizados.
Para evitar problemas de deducibilidad, se recomienda revisar periódicamente los recibos de nómina, asegurarse de que los descuentos sean correctos y que todas las prestaciones estén debidamente documentadas.
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