El Rol Contable y Administrativo de una Secretaria en la Empresa

La organización, gestión y atención al público son esenciales para ejecutar correctamente tareas administrativas. Y es que, dentro del terreno empresarial, las funciones de secretaria son de vital importancia. Estas requieren que dichos profesionales de la administración colaboren en la organización de los dirigentes y han de tener los recursos necesarios para controlar las tareas y aliviar el trabajo de los cargos directivos. La necesidad de secretarias/os va en aumento, donde tengan un correcto dominio de los procedimientos para el procesamiento, registro y control del conjunto de las operaciones administrativas que una empresa debe realizar.

Los secretarios administrativos son profesionales dinámicos con un perfil muy versátil que deben tener habilidades y aptitudes para la organización, comunicación, atención al cliente, redacción, manejo de información, dominio de programas y herramientas informáticas, conocimiento de idiomas y a su vez capacidad de adaptación, resolución, de trabajo en equipo y todo lo relacionado con la gestión.

Funciones Clave del Secretariado Administrativo Contable

Como secretario/a, se le asignaran algunas otras tareas como se detallan en sus normas de funcionamiento. En la estructura de un departamento financiero, el asistente contable actúa como un soporte para que los procesos operen de forma eficiente. Sus tareas son variadas y permiten que la información económica esté bien organizada, disponible y lista para ser utilizada en la toma de decisiones.

Tareas Administrativas y de Gestión Financiera

Las responsabilidades financieras no recaen totalmente en su cargo, ya que de ello se encarga el departamento financiero, aunque entre las funciones de secretaría se puede destinar ciertas gestiones de tesorería. Entre las funciones que pueden desarrollar los secretarios administrativos contables se encuentran:

• Gestión y tramitación administrativa.
• Tramitación de documentos.
• Desarrollo de informes.
• Redacción y revisión de archivos: Facturas, recibos, albaranes, hojas de calculo, correo, cartas, reportes, etc.
• Gestión de nominas y contratos.
• Gestión del calendario administrativo según las políticas de empresa.
• Actualización de datos.
• Apoyo a la organización logística.
• Supervisión y gestión de tesorería, incluyendo supervisión de liquidez, captación de recursos financieros y control de viabilidad en proyectos de inversión.
• Negociación y atención al publico.
• Información y Atención al cliente acerca del servicio que se presta.
• Colaboración con otros departamentos.
• Gestión de la comunicación entre departamentos internos de la empresa y entre clientes y proveedores.

Apoyo Fundamental en el Departamento Contable

Este puesto ofrece una excelente puerta de entrada al ámbito contable. Permite adquirir experiencia en procedimientos reales, desarrollar habilidades en sistemas de gestión, mejorar la comprensión de normativas fiscales y conocer de cerca cómo se mueve la información financiera de una organización. Los asistentes contables cumplen una labor estratégica dentro del área administrativa. Su trabajo garantiza que la empresa tenga información ordenada para evaluar gastos, tomar decisiones de inversión, planificar presupuestos o responder ante auditorías. Desde el registro de operaciones hasta la colaboración en reportes financieros, su labor asegura que todo el sistema contable fluya sin interrupciones. Algunas de sus principales funciones son:

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• Registro y clasificación de operaciones: Uno de los pilares del trabajo contable es el registro correcto de los movimientos económicos. El asistente contable se encarga de ingresar facturas, recibos, notas de crédito, comprobantes de pago y otras transacciones relevantes. Además, debe clasificarlas correctamente según los criterios establecidos por la empresa. Esta organización permite mantener actualizados los libros contables y evitar errores que afecten los estados financieros.
• Conciliaciones bancarias: Revisar y comparar los movimientos del banco con los registros internos también forma parte de sus responsabilidades. Las conciliaciones bancarias permiten detectar diferencias, pagos duplicados o cargos no reconocidos. Al mantener esta revisión al día, se asegura que la información financiera sea precisa, evitando problemas en auditorías o cierres contables.
• Apoyo en la elaboración de reportes financieros: Si bien el contador principal suele ser el responsable directo de generar informes más complejos, el asistente contable contribuye preparando bases de datos, resúmenes de gastos, balances preliminares o informes de flujo de caja. Su labor facilita que el contador disponga de la información necesaria para realizar análisis más profundos.
• Gestión de cuentas por pagar y por cobrar: La organización de pagos y cobros es importante para mantener la salud financiera de una empresa. El asistente contable revisa facturas pendientes, controla fechas de vencimiento, gestiona recordatorios, verifica documentación y mantiene comunicación con proveedores y clientes. Al hacerlo, ayuda a evitar retrasos, intereses innecesarios y problemas con terceros.
• Archivo y digitalización de documentos: Aunque hoy en día gran parte de la información se almacena de manera digital, sigue siendo importante conservar un archivo ordenado. El asistente contable se encarga de clasificar documentos, escanearlos y respaldarlos en los sistemas establecidos. Esto garantiza que cualquier comprobante esté disponible al momento de una auditoría o revisión interna.
• Revisión de documentación fiscal: En muchos casos, este profesional también realiza controles básicos sobre la validez fiscal de facturas y documentos tributarios. Esto implica verificar que cumplan con los requisitos legales, que los datos sean correctos y que correspondan al procedimiento adecuado. Esta tarea reduce riesgos ante revisiones de autoridades fiscales.
• Apoyo en cierres mensuales y anuales: Cuando llega el momento de realizar el cierre contable, el asistente colabora organizando información, revisando saldos, actualizando registros y preparando documentos necesarios. Su aporte agiliza el proceso y permite que la empresa obtenga sus estados financieros en tiempo y forma.
• Control de inventarios y activos: En algunas organizaciones también participa en la actualización de inventarios, registros de activos fijos y control de depreciaciones. Este seguimiento ayuda a mantener un control riguroso sobre los bienes de la empresa y su valor contable.

Contabilización del Material de Oficina: Una Responsabilidad Común

Los gastos de papelería, o de oficina, son muy habituales para muchos negocios, ya se trate de una empresa de transporte, de construcción, de publicidad, de prestación de un servicio social o de cualquier otro ámbito. Los profesionales del secretariado a menudo gestionan la adquisición y el inventario de estos suministros.

Principios Contables Aplicables

No hay una respuesta directa a cómo se contabiliza el material de oficina, ya que depende de su importancia y durabilidad. El plan general contable establece que el material de oficina se debe contabilizar en una cuenta del grupo 3, dentro del subgrupo 32. Por lo general, en la contabilidad de los suministros de oficina se aplica la política de importancia relativa. Se trata de una provisión legal que establece que la empresa puede pasar por alto algunos principios contables si considera que ciertas partidas tienen una importancia menor. El plan general establece que la compra de suministros de oficina se debe plasmar en el registro contable como un gasto.

Cuentas Contables Específicas

Para la contabilización del material de oficina, se utilizan principalmente dos cuentas, dependiendo de la vida útil esperada del material:

1. De acuerdo con el plan de contabilidad, la cuenta 328 está específicamente diseñada para contar el material de oficina. Se recurre a esta en caso de que el material de oficina vaya a durar después del cierre del ejercicio económico actual. Al final de año, hay actualizar el inventario de modo que el activo del balance muestre el valor real actualizado. Esto se consigue dando de baja las existencias iniciales y efectuando el alta las nuevas existencias (que previamente deberán estar inventariadas).
2. Por su parte la cuenta 629 es usada para bienes poco relevantes que se consumen durante el ejercicio. Es aplicable en la contabilidad de material para oficina que no necesita ser inventariado.

A continuación, se presenta una tabla resumen de estas cuentas:

Cuenta	Descripción	Uso Principal
328	Material de Oficina	Para material que durará más allá del cierre del ejercicio económico actual y necesita ser inventariado.
629	Otros Servicios	Para bienes poco relevantes que se consumen durante el ejercicio y no necesitan ser inventariados.

La Importancia del Registro Contable en la Gestión Empresarial

Las empresas deben llevar un registro de sus actividades y operaciones anuales con el fin de conocer la salud económica y financiera de su organización, así como cumplir con las obligaciones fiscales y contables. El registro contable permite a las empresas tener una imagen completa de su actividad económica y financiera a través de su contabilidad. Esta herramienta no solo facilita conocer el nivel de éxito del producto o servicio ofrecido al mercado, sino también la potencialidad de crecimiento o la localización de brechas que afectan, de forma directa o indirecta, a su cuenta de resultados.

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Información Incluida y Objetivos del Registro

Los registros contables de una empresa hacen referencia al conjunto de anotaciones de cada una de las operaciones y actividades que se llevan a cabo a lo largo de un ciclo contable. En concreto, estas anotaciones quedan reflejadas, como mínimo, en los asientos contables del libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales. Aquellos datos que hacen referencia a la contabilidad diaria de la compañía (nóminas, gastos de producción del bien o servicio, alquileres mobiliarios o inmobiliarios), al pago de impuestos o los balances de previsión y cierre de año, entre otros. Llevar un adecuado control de la actividad contable de una empresa permite al equipo directivo de la misma:

• Conocer la salud económica y financiera de la compañía.
• Identificar y controlar las obligaciones fiscales y contables en las que se ha incurrido, así como garantizar el cumplimiento adecuado de cada una de ellas.
• Analizar los costes asociados a la producción o prestación del servicio objeto de su actividad.
• Tomar decisiones sobre el crecimiento y expansión de la organización; la capacidad de endeudamiento; la ampliación o disminución de la plantilla; así como la continuidad o el cierre de las diferentes líneas de producto o servicio según su rendimiento.
• Mantener su información económica y contable al día ante auditorías financieras, internas o externas.

Los Asientos Contables y Sus Tipos

Los asientos contables son el reflejo de cada una de las operaciones económicas que se realizan por la empresa. El conjunto de los asientos contables de un determinado periodo conforma las cuentas anuales de la compañía. La información que se recoge en estos asientos contables abarca desde las nóminas abonadas hasta los gastos asociados a la producción o la prestación de un determinado servicio, pasando por el pago de impuestos o amortizaciones de activos y pasivos, entre otros. En definitiva, cualquier acción que tenga un impacto en la contabilidad de la empresa debe encontrarse perfectamente recogida a través de estos asientos contables de los registros de la empresa. El tipo de asiento dependerá de la operación con la que se corresponda, aunque es posible clasificarlos en cinco grandes tipologías:

• Operativos: relacionados con la actividad diaria de la compañía, recogen de forma ordenada y cronológica todas las operaciones realizadas durante ese ejercicio.
• De apertura: aquellos con los que las compañías abren las cuentas de un ejercicio.
• De cierre: aquellos con los que las organizaciones cierran las cuentas de un ejercicio.
• De ajuste: correcciones de los balances al finalizar el ejercicio para garantizar que los registros contables recogen correctamente todas las actividades económicas realizadas, en ese tiempo, por la empresa.
• De regularización: una tipología vinculada a las cuentas de resultados de la compañía, ya que muestra el resultado final de los ingresos y gastos de la misma durante un ejercicio concreto.

Registros Contables Obligatorios y Su Correcta Gestión

Los registros contables obligatorios vienen regulados en el Código de Comercio (C.Com). En concreto, en su artículo 25.1 establece que “todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las Leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario”.

Por consiguiente, de la propia normativa se desprende que existen dos libros contables que le son exigibles a todas las empresas:

• El libro diario en el que se “registrarán día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa” (art. 28.2 C.Com).
• El libro de inventarios y cuentas anuales que “se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales” (art. 28.1 C.Com).

Tal y como exige el Código de Comercio, un registro contable adecuado es aquel que refleje de forma fiel el conjunto de actividades desarrolladas por la empresa, de manera cronológica y ordenada. Además, la misma normativa exige que los libros contables, así como la documentación asociada a ellos (facturas, justificantes, etc.), se guarden durante seis años a contar desde el último asiento contable registrado en los mismos. Los asientos contables deben regirse por los principios de exactitud y exhaustividad. Cuanto más detallados y mayor información proporcionen de la actividad sujeta a control, mejor información ofrecerán al libro de contabilidad del que formen parte. Por ello, es necesario que estén dotados de una serie de datos básicos como son la fecha y descripción de la operación o hecho.

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