Elaborar o dar de alta una póliza contable te permite registrar de forma ordenada cada operación financiera de tu empresa. Este proceso es necesario para llevar un control claro de tus movimientos y asegurar que la información contable sea correcta. Lo realizas cada vez que necesitas capturar transacciones como ingresos, egresos o ajustes dentro del sistema.
Qué es una Póliza Contable en COI y su Formato
Una póliza contable es el documento fundamental para el registro de transacciones en un sistema como Aspel-COI.
Elaboración de una Póliza Contable
Para elaborar o dar de alta una póliza, ingresa a Cuentas y pólizas, dirígete a Pólizas y haz clic en Agregar. El sistema muestra una ventana donde debes capturar la información.
Detalle de Partidas en la Póliza
En la sección de Partidas, se capturan los siguientes datos:
- No. Cuenta: indica la cuenta que se afectará. Presiona F2 para seleccionarla.
- Depto. / Centro de costos / Proyectos: indica el origen del movimiento, si estos campos están activos. A veces, el sistema puede requerir especificar un departamento, aunque no lo utilices activamente. Si no manejas departamentos, hay algún campo o configuración asociada a esta opción, se puede poner 0 (cero) para que se integren las pólizas.
- Concepto del movimiento: captura la descripción del movimiento. El sistema puede sugerir la del campo Concepto.
- T. Cambio: el sistema propone el tipo de cambio según el histórico; si no existe, utiliza el último registrado o el valor 1.
- Debe: indica la cantidad que se cargará a la cuenta. El campo acepta hasta 15 números entre enteros y decimales.
- Haber: captura el importe que se abonará a la cuenta. El campo acepta hasta 15 números entre enteros y decimales.
En la sección de datos informativos, puedes consultar el No. de partidas, que indica el total de registros capturados, el Nombre, que al seleccionar un registro, muestra el nombre del concepto, y la Moneda, que indica la moneda utilizada en la cuenta.
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La Integración de Pólizas
Realizar el proceso de integración de pólizas te permite concentrar y registrar en tu contabilidad la información generada desde otros sistemas o módulos relacionados. Esta opción es útil cuando necesitas mantener actualizados tus registros contables y asegurar que las operaciones de tu empresa se reflejen de forma correcta y organizada en la información financiera.
Proceso de Integración de Pólizas
- Para realizar la integración de pólizas, dirígete a la ruta: Procesos y selecciona Integración de pólizas.
- Al ingresar, el sistema mostrará la siguiente ventana, donde debes completar los siguientes campos:
- Si tengo COI 9, la planilla se importa pero no se reflejan movimientos en la balanza, se debe revisar que la póliza esté contabilizada, que la fecha corresponda al periodo consultado y que las cuentas contables estén correctas. Es necesario validar que no existan celdas vacías o con datos erróneos en las columnas correspondientes a las fechas.
Campos a Completar en la Integración
- Póliza a integrar:
- Conexión: selecciona la ruta del directorio donde se encuentran registradas las pólizas que deseas integrar.
- Empresa, mes, ejercicio: selecciona la empresa, mes y ejercicio de donde se tomarán las pólizas.
- Importar desde una hoja de Excel: selecciona esta opción si deseas integrar las pólizas mediante la importación de una hoja de Excel. Para una correcta importación de los datos, las plantillas como «Cat:cuentas», «Pólizas info-CFDI» y «Póliza Info-Bancaria» se encuentran actualizadas a partir del último reinstalable. Si cuentas con una plantilla personalizada, te sugerimos revisar su estructura.
- Tipo de pólizas: selecciona el tipo de póliza que deseas integrar. Puedes elegir la opción Todas las pólizas o una en específico.
- Número de pólizas: indica un rango considerando el número de póliza o, si lo prefieres, permite que se integren todas las pólizas.
- Fecha de la póliza. Inicial / Final: selecciona la fecha correspondiente a las pólizas que deseas integrar.
- Atributos: aquí puedes filtrar con mayor detalle las pólizas, ya sean contabilizadas, auditadas y/o pendientes. Por ejemplo, si seleccionas integrar únicamente las pólizas auditadas, el sistema considerará las pólizas auditadas, no contabilizadas y no pendientes. La integración de las pólizas se realizará únicamente si cumplen con cada uno de los atributos seleccionados; en caso contrario, el proceso no podrá llevarse a cabo.
- Crear tipo de póliza: si activas esta opción, al concluir el proceso el sistema verificará en los parámetros si el tipo de póliza existe y, si no existe, lo creará automáticamente. Solo en caso de no contar con espacio disponible no se creará y las pólizas no se integrarán. COI permite definir hasta 12 tipos de pólizas diferentes.
- Crear bitácora de proceso: si activas esta opción, el sistema mostrará automáticamente un resumen o una lista de posibles errores por los cuales alguna póliza no pudo integrarse. Si deseas consultar el archivo BITACORA.TXT, lo encontrarás en el directorio donde se encuentra tu base de datos.
Layouts en los Sistemas Aspel y su Aplicación en COI
En este artículo nos complace compartir contigo la colección de todos los layouts disponibles para los sistemas Aspel. Desde la importación de catálogos de cuentas, hasta la exportación de balances y pólizas contables, hemos incluido todos los layouts que necesitas para llevar tus operaciones contables al siguiente nivel.
Los layouts son plantillas o formatos preestablecidos que se utilizan para organizar la información que se va a importar/exportar en los sistemas Aspel. En COI, los layouts se utilizan para importar y exportar información contable, como catálogos de cuentas, pólizas, balances, etc. Por ejemplo, se puede utilizar un layout específico para importar un archivo de Excel que contenga el catálogo de cuentas de una empresa.
Pólizas Dinámicas en Aspel-COI: Formato y Ejemplo
Una póliza dinámica, en el contexto de la gestión empresarial y contabilidad, se refiere a una póliza contable que se configura para que pueda aplicarse automáticamente a múltiples transacciones o eventos, en función de ciertas condiciones o criterios establecidos previamente. Las pólizas dinámicas son útiles cuando una empresa tiene transacciones o eventos recurrentes que siguen patrones predefinidos y que requieren la misma entrada contable en cada ocasión.
La ventaja de utilizar pólizas dinámicas es que ayudan a reducir errores, agilizar el proceso contable y mantener la consistencia en los registros financieros. Sin embargo, es fundamental establecer correctamente las condiciones y criterios para asegurarse de que las pólizas dinámicas se apliquen de manera precisa y adecuada a cada situación.
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Administrador de Hojas de Cálculo
El administrador de hojas de cálculo es el módulo de Aspel-COI para gestionar las plantillas en formato XLS (Excel) que intercambian directamente información con el sistema. Gracias a estas plantillas es posible extraer o introducir de manera fácil y rápida información a Aspel-COI. El módulo viene con varias hojas de cálculo por default, pero es posible diseñar o personalizar plantillas de este tipo y agregarlas al administrador. Las hojas de cálculo se clasifican en: Financieras, fiscales y pólizas dinámicas. Los archivos predeterminados XLS de las pólizas dinámicas que contiene este módulo se encuentran dentro del Directorio de Archivos Comunes Aspel (DAC), en la ruta: Sistemas Aspel\COI7\Plantillas\Póliza Dinámica CFDI.
Funcionamiento de las Pólizas Dinámicas
Las pólizas dinámicas son una función exclusiva de Aspel-COI que permite generar de manera automática un asiento contable (póliza) con únicamente cargar al sistema el o los archivos XML de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDIs) que se desean contabilizar. Una póliza dinámica se genera a partir de una plantilla la cual, a su vez, debe estar contenida en el administrador de hojas de cálculo. Con ello, y siguiendo el formato de la plantilla XLS indicada, Aspel-COI inserta las cuentas contables que se van a registrar en la póliza, el número de la factura y el RFC entre otros datos que extrae automáticamente del archivo XML. Además, de manera simultánea se relacionan los folios fiscales del CFDI y los montos totales de acuerdo a los requisitos para la contabilidad electrónica.
Etiquetas para la Generación Automática de Pólizas
La generación automática de un asiento contable por medio de la plantilla de una póliza dinámica funciona mediante etiquetas que extraen la información del archivo XML. Las etiquetas son variables que son identificadas mediante palabras que se encuentran entre los signos “menor que” y “mayor que” (<>) las cuales son asemejadas por el sistema para que éste coloque la información que extrae del XML con la etiqueta, en el campo en donde ésta se encuentra. En la hoja número dos de cualquier plantilla de póliza dinámica que vienen en el sistema de manera predeterminada, se encuentra el listado de las etiquetas que se pueden utilizar en la misma u otras plantillas, así como su respectiva descripción y el atributo en el XML de donde se extrae la información.
| Etiqueta para la plantilla | Descripción | Atributo en el CFDI (XML) |
|---|---|---|
| A. Para conceptos (cabecera y partidas). | ||
| <SERIE> | Serie del control interno. | <serie> |
| <FOLIO> | Folio del control interno. | <folio> |
| <FECHA> | Fecha de expedición. | <fecha> |
| <RFC_EMISOR> | RFC del emisor del comprobante. | <Emisor>,<rfc> |
| <NOMBRE_EMISOR> | Nombre, denominación o razón social del emisor del comprobante. | <Emisor>,<nombre> |
| <RFC_RECEPTOR> | RFC del receptor del comprobante. | <Receptor>,<rfc> |
| <NOMBRE_RECEPTOR> | Nombre, denominación o razón social del receptor del comprobante. | <Receptor>, <nombre> |
| <TASA_IVA_TRAS> | Tasa del IVA trasladado. | <Traslado>,<impuesto>IVA, <tasa> |
| <TASA_IEPS_TRAS> | Tasa del IEPS trasladado. | <Traslado>,<impuesto>IEPS, <tasa> |
| B. Para montos (debe y haber). | ||
| <SUBTOTAL> | Subtotal, suma de los importes antes de descuentos e impuestos. | <Subtotal> |
| <DESCUENTO> | Total de descuentos. | <Descuento> |
| <IMPORTEANTESIMPUESTOS> | Es la diferencia de los atributos <Subtotal> menos <Descuento>. | |
| <IVA_TRAS> | Importe del IVA trasladado. | <Traslado>, <impuesto> IVA, <importe> |
| <IEPS_TRAS> | Importe del IEPS trasladado. | <Traslado>, <impuesto> IEPS <importe> |
| <IVA_RET> | Importe del IVA retenido. | <Retencion>, <impuesto> IVA, <importe> |
| <ISR_RET> | Importe del ISR retenido. | <Retencion>, <impuesto> ISR, <importe> |
| <TOTAL_IMPTO_TRAS_LOC> | Importe del atributo Total de los impuestos locales trasladados, del Complemento de impuestos locales. | <TotaldeTraslados> |
| <TOTAL_IMPTO_RET_LOC> | Importe del atributo Total de los impuestos locales retenidos, del Complemento de impuestos locales. | <TotaldeRetenciones> |
| Etiqueta para la plantilla | Descripción | Atributo en el CFDI (XML) |
|---|---|---|
| Etiquetas para CFDI de nómina | ||
| <IMPORTEPERCEPCION_nnn> | Importe total de las Percepciones asociadas a un "Tipo de percepción" según la clave del catálogo del SAT. Donde "nnn" corresponde a la clave del tipo de percepción. | <Complemento>, <Nomina>, <Percepciones>, <Percepcion>, <ImporteGravado> <TipoPercepcion=nnn> |
| <IMPORTEDEDUCCION_nnn> | Importe total de las Deducciones asociados un "Tipo de deducción" según la clave del catálogo del SAT. Donde "nnn" corresponde a la clave del tipo de deducción. | <Complemento>, <Nomina>, <Deducciones>, <Deduccion>, <ImporteGravado> <TipoDeduccion=nnn> |
| <PERCEPCION_GRAVADA_nnn> | Importe gravado de las Percepciones asociadas a un "Tipo de percepción" según la clave del catálogo del SAT. Donde "nnn" corresponde a la clave del tipo de percepción. | <Complemento>, <Nomina>, <Percepciones>, <Percepcion>, <ImporteExento> <TipoPercepcion=nnn> |
| <PERCEPCION_EXENTA_nnn> | Importe exento de las Percepciones asociadas a un "Tipo de percepción" según la clave del catálogo del SAT. Donde "nnn" corresponde a la clave del tipo de percepción. | <Complemento>, <Nomina>, <Deducciones>, <Deduccion>, <ImporteGravado> <TipoDeduccion=nnn> |
| <DEDUCCION_GRAVADA_nnn> | Importe gravado de las Deducciones asociadas a un "Tipo de deducción" según la clave del catálogo del SAT. Donde "nnn" corresponde a la clave del tipo de deducción. | <Complemento>, <Nomina>, <Deducciones>, <Deduccion>, <ImporteExento> <TipoDeduccion=nnn> |
| <DEDUCCION_EXENTA_nnn> | Importe exento de las Deducciones asociadas a un "Tipo de deducción" según la clave del catálogo del SAT. Donde "nnn" corresponde a la clave del tipo de deducción. | |
También existen etiquetas que no extraen información de los archivos XML pero de igual manera son útiles en las plantillas, ya que colocan información almacenada en la base de datos de Aspel-COI:
| Etiqueta para la plantilla | Descripción |
|---|---|
| <CONCEPTO_POL> | Se utiliza solo en la definición del concepto de partidas, replica el concepto definido en la cabecera de la póliza. |
| <CTA_RECEPTOR> | Se utiliza en el campo "No. Cuenta" para indicar la Cuenta contable asociada al RFC del receptor del comprobante. |
| <CTA_EMISOR> | Se utiliza en el campo "No. Cuenta" para indicar la Cuenta contable asociada al RFC del emisor del comprobante. |
| <CTA_TERCERO> | Se utiliza en el campo "No. Cuenta" para indicar la Cuenta contable del tercero, es decir, la asociada al RFC que es distinto al definido en parámetros del sistema. |
| <TERCERO_CONTRAPARTIDA> | Se utiliza en el campo "No. Cuenta" para indicar la Cuenta contable definida en el campo "Contrapartida más común" en Datos fiscales del tercero. |
| FIN_PARTIDAS | Etiqueta que se utiliza para delimitar la definición de las partidas de la póliza. Cualquier dato que se coloque por debajo de la fila en que se encuentre ubicada, será ignorado al generar la póliza dinámica. |
Adicional a esto, también es posible calcular un porcentaje a las etiquetas para los montos en los cargos y/o abonos. La operación se expresa como: <etiqueta>(N%), donde N es un valor de 0 a 100. Por ejemplo: <SUBTOTAL>(10%) o <TOTAL>(65.35%).
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Además, el usuario podrá especificar o definir otras etiquetas para la elaboración de la póliza dinámica. En el caso de una póliza dinámica de nómina, el sistema validará del XML si contiene el nodo <cfdi:Complemento><nomina:Nomina> para poder realizar la póliza. Se agregan dos etiquetas fijas a la plantilla de Excel: <CTA_CUADRE>, que propondrá la cuenta de cuadre configurada en parámetros del sistema, y <MONTO_CUADRA_POLIZA>, que propondrá el monto para cuadrar la póliza. En esta nueva póliza dinámica también es posible manejar etiquetas dinámicas para llamar la información que se requiera, siguiendo la misma estructura de los nodos.
Manejo de Pólizas Dinámicas en Aspel-COI 7.0
La creación automática de asientos contables a través de las pólizas dinámicas se hace en únicamente estos pasos:
- Conocer e identificar la póliza dinámica que se utilizará.
- Crear la póliza a partir de uno o más CFDI’s.
- ¡Listo! Las capturas de operaciones serán más fáciles que nunca.
Previamente a estos pasos, y por única ocasión, se debe analizar y/o personalizar el o los archivo XLS que se utilizaran de manera cotidiana en la generación automática de asientos contables.
Ejemplo de Póliza Dinámica "Venta a Crédito"
La plantilla de la póliza dinámica “Venta a crédito” por default es un asiento contable muy básico en donde se pueden apreciar las etiquetas que extraerán la información del archivo XML, las cuentas fijas que siempre se utilizarán en este tipo de asientos contables (una venta a crédito), el tipo de póliza y el concepto de la misma, así como la instrucción “FIN_PARTIDAS” sin la cual el sistema no detectaría hasta qué parte de la hoja se encuentran las partidas de la póliza.
Si se utiliza esta plantilla, el sistema creará una póliza con lo siguiente:
- En el campo “concepto de póliza” el sistema colocará la frase “VENTA F-” seguido de la serie y folio de la factura correspondiente al CFDI con un guion medio entre estas, así como también el nombre del receptor de la factura, en este caso (una venta a crédito), el cliente. Estos datos se obtienen con la instrucción: VENTA F- <SERIE>-<FOLIO> /<NOMBRE_RECEPTOR>.
- El sistema colocará un cargo por el total de la factura a la cuenta contable que tenga asignado el RFC del receptor del XML. En caso de que no se tenga asignado el RFC a una cuenta, el sistema no sugerirá cuenta alguna, pero se podrá capturar en la póliza generada. Estos datos se obtienen con la instrucción: <CTA_RECEPTOR> <TOTAL>.
- También el sistema colocará un abono por el importe antes de impuestos, a la cuenta de ventas 4100-001-000. Si el número de la cuenta contable que se utiliza para ventas es diferente se puede indicar en esta celda. El valor del importe antes de impuestos se obtiene con la etiqueta: <IMPORTEANTESIMPUESTOS>.
- Por último, colocará un abono a la cuenta número 2181-001-000 que corresponde al IVA trasladado, por el monto del IVA registrado en el XML. De igual manera si el número de cuenta utilizado para el IVA es distinto, éste se puede indicar en esta celda. El valor del importe del IVA se obtiene con la instrucción: <IVA_TRAS>.
Cada póliza dinámica está integrada por etiquetas tales como: <FECHA>, <SERIE>, <RFC_EMISOR>, <SUBTOTAL>, <IVA_RET>, <TOTAL> entre otras; mediante las cuales se integra la información en las partidas de las pólizas. Para generar una póliza dinámica, se deben ubicar y seleccionar uno o más de los CFDI’s que conformarán la póliza y arrastrarlos hacia la ventana de captura de la póliza en Aspel COI. Al seleccionar la opción de Concentrado, se generarán las partidas referentes al tipo de póliza y en una sola partida se agregará la información de todos los XML seleccionados o arrastrados. Automáticamente, creará la póliza cumpliendo con los requerimientos de la Contabilidad Electrónica, agregando la información del folio fiscal en la partida de la póliza de la que cuenta que se haya configurado previamente.
Tipos de Pólizas Dinámicas y sus Elementos
A continuación, se estudiarán de manera más general las diferentes plantillas de pólizas dinámicas que vienen preinstaladas en el sistema Aspel-COI, las cuales cuentan con los siguientes elementos:
- Cabecera del documento
- Tipo de póliza. (2 caracteres) debe comenzar en la primera columna de la tercera fila.
- El concepto de la póliza. (120 caracteres) debe de ir en la segunda columna y tercera fila a continuación del tipo de póliza.
- Partidas
- Número de cuenta. Hasta 29 caracteres si están con un formato establecido tomando en cuenta la distribución de niveles de la empresa donde se vaya a contabilizar la póliza.
- Departamento. Hasta 3 caracteres numéricos, si no se captura el departamento se entenderá que la cuenta no es departamental.
- Concepto del movimiento. Hasta 120 caracteres, este campo puede estar vacío.
- Debe. Es de tipo numérico sin formato de moneda.
- Haber. Es de tipo numérico sin formato de moneda.
En este catálogo aparecen las plantillas en formato Excel para la generación de las pólizas dinámicas con las cuales se podrá generar la póliza a partir de un CFDI. Se debe revisar que estén asignadas las cuentas contables de IVA y banco que corresponda (cuentas que no van a cambiar).