El libro de cuentas contables es el registro detallado de todas las operaciones económicas de una empresa o autónomo. Es la base de cualquier sistema contable. Los libros contables son documentos que sirven para extraer información económica y financiera de la empresa. Sin ellos, resulta imposible conocer la situación financiera real del negocio, cumplir con las obligaciones fiscales o tomar decisiones estratégicas con criterio. Constituyen la columna vertebral de la contabilidad y permiten seguir la trazabilidad de cada operación desde su origen hasta el cierre del ejercicio. Su llevanza no es solo una recomendación de buenas prácticas, sino que en la mayoría de los casos, es una obligación legal recogida en el Código de Comercio y en la normativa fiscal. Estos documentos desempeñan una función esencial en la gestión de cualquier negocio.
La normativa española establece qué libros son obligatorios, quién debe llevarlos y con qué periodicidad. No todas las empresas tienen las mismas obligaciones. Todas las personas que llevan a cabo una actividad empresarial tienen la obligación de presentar algunos libros contables. Cuando se lleva a cabo una actividad de carácter mercantil, es necesario ajustar la contabilidad a lo establecido en el Código de Comercio y en el Plan General de Contabilidad.
Libros Contables Obligatorios en España
El Código de Comercio establece dos libros contables obligatorios para la mayoría de empresas y autónomos con contabilidad completa. Los libros de contabilidad obligatorios son el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. De esta normativa se deriva la obligación de llevar estos dos libros.
El Libro Diario
El Libro Diario registra día a día todas las operaciones de la empresa. En este libro contable se registran todas las operaciones que tienen lugar en el marco de la actividad de la empresa ordenadas de forma cronológica. Estos asientos contables deben seguir un orden cronológico para facilitar una correcta gestión de la contabilidad de la empresa. La finalidad del Libro Diario es reunir todas las operaciones realizadas por la empresa. Puede anotarse de forma conjunta por periodos no superiores al trimestre, si el detalle consta en otros registros. El libro diario ha de llevarse a cabo con cada ejercicio económico, debiendo comenzar con el asiento de apertura de la empresa. El libro diario es uno de los libros obligatorios para la empresa según el Código de Comercio y en él se registran, de forma cronológica, todos sus movimientos contables.
El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Dentro de los documentos contables, nos encontramos con el libro de inventarios y cuentas anuales. Este registro recopila información sobre los bienes, derechos y obligaciones que pertenecen a la empresa en un momento concreto, que suele ser el del cierre del ejercicio económico. El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales se abre con el balance inicial de la empresa. Recoge trimestralmente los balances de comprobación, el inventario de cierre y las cuentas anuales. Es un registro que recoge de manera detallada y valorada los bienes, los derechos y las obligaciones de las que es titular la empresa al cierre del ejercicio económico, incluyendo también los estados financieros.
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Propósito del Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
A través de esta información, tanto la organización como terceros interesados (accionistas, acreedores, Hacienda, etc.), pueden obtener una visión más precisa de la situación económica y financiera que tenía la empresa al finalizar un ejercicio contable. Sus finalidades son:
- Aporta transparencia financiera: Da información clara y precisa sobre la situación económica y patrimonial de un negocio, lo cual resulta de especial importancia para los accionistas, los acreedores, los posibles inversores, e incluso a la hora de solicitar subvenciones públicas.
- Permite cumplir la obligación legal: Al llevar al día este registro, el obligado cumple con lo que le exige la normativa en materia fiscal y contable.
- Ayuda en la toma de decisiones: Este libro aporta información útil sobre la situación real del negocio, lo cual resulta imprescindible para evaluar el rendimiento y la rentabilidad, y para tomar decisiones de mejora o correctivas.
- Agiliza la evaluación crediticia: Los Libros de Inventarios y Cuentas Anuales son un fiel reflejo del devenir económico del negocio, y sirven a las entidades financieras para evaluar la solvencia a la hora de decidir si conceden o no un préstamo.
Contenido del Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Aunque estamos hablando de un único libro contable, este se divide en dos partes que se pueden diferenciar claramente:
Libro de Inventario
Aquí encontramos información que afecta a los bienes, derechos y obligaciones de la empresa o el autónomo:
- Balance inicial detallado: Debe coincidir exactamente con el inventario de cierre del ejercicio anterior. Por tanto, es fácil de elaborar, ya que basta con copiar los datos.
- Balance de comprobación de sumas y saldos: Es una transcripción de las cuentas de balance, las de gastos e ingresos. Deja constancia de la suma del debe, del haber y del saldo resultante. Estos balances deben hacerse de manera periódica y no podrán extenderse más allá de un trimestre. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación.
- Inventario de cierre: Detalla y valora todos los elementos que integran el patrimonio empresarial al momento de cerrar el ejercicio. Es decir, que indica los bienes y derechos que hay en el activo, y también las obligaciones que conforman el pasivo. Con estos datos será con los que se elabore el balance inicial detallado del siguiente Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
Cuentas anuales
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Las cuentas anuales detallan en términos económicos el estado del negocio. A través de ellas se puede saber si la actividad está siendo o no rentable. Su contenido es el siguiente:
- Balance de situación: Incluye el activo, el pasivo y el patrimonio neto que existían al cierre del ejercicio.
- Cuenta de pérdidas y ganancias o cuenta de resultados: Clasifica los ingresos y los gastos de acuerdo con su naturaleza, y también recoge otras partidas como los resultados de explotación, las amortizaciones y los costes financieros.
- Estado de cambios en el patrimonio neto: Plasma de forma cuantitativa las alteraciones que ha sufrido el patrimonio durante el ejercicio contable. Es decir, refleja los movimientos relacionados con fondos propios.
- Estado de flujos de efectivo: Ordena por categorías los movimientos de efectivos que se han producido en el ejercicio económico.
- Memoria: En este apartado se amplía y detalla todo lo que sea necesario los datos y la información que conforman las cuentas anuales.
Libros Voluntarios: El Libro Mayor
Existen también libros voluntarios como el Libro Mayor, el Libro de Caja, el de entradas y salidas de almacén o el auxiliar de vencimientos. El Libro Mayor refleja las operaciones económicas ejecutadas y registradas en el Libro Diario durante un ejercicio económico. El libro mayor permite consultar de un vistazo el saldo de cualquier cuenta: clientes, proveedores, bancos o gastos. Es una herramienta muy útil para la gestión contable diaria. Aunque no es obligatorio, su uso facilita la elaboración de los balances de comprobación y la detección de errores antes del cierre del ejercicio. En cambio, el libro mayor recoge los movimientos de una sola cuenta y supone una derivada directa del libro diario, aunque a diferencia de este, no forma parte de los libros contables obligatorios, si bien sí es muy recomendable tenerlo por su gran utilidad. En él podemos ver la evolución de una cuenta a lo largo del ejercicio gracias al detalle de todos sus movimientos y, muy importante, al saldo final que ésta tiene. Se estructura también con el Debe a la izquierda y el Haber a la derecha junto a los importes de las transacciones, las cuentas contables, la fecha de cada movimiento y el saldo final de la cuenta. Estos libros opcionales facilitan la gestión económica y financiera de la empresa.
Diferencias entre el libro diario y el libro mayor
El libro diario y el libro mayor son los dos registros contables más habituales en la gestión diaria, aunque cumplen funciones distintas.
Libro Diario:
- Carácter: Obligatorio
- Función: Registra cada operación cronológicamente
- Información: Fecha, descripción, debe y haber
- Utilidad: Trazabilidad de operaciones
Libro Mayor:
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- Carácter: Voluntario
- Función: Agrupa los movimientos por cuenta contable
- Información: Saldo acumulado de cada cuenta
- Utilidad: Control de saldos y conciliación
Quién está Obligado a Llevar Libros Contables
La obligación varía según la forma jurídica y el régimen fiscal de la empresa o del autónomo. Las sociedades mercantiles y cualquier empresa con personalidad jurídica están obligadas a llevar contabilidad completa: Libro Diario y Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. El Código de Comercio se refiere específicamente a “personas jurídicas, sociedades mercantiles y otras entidades”.
- Los autónomos en módulos no tienen obligación de llevar libros contables, aunque deben conservar sus facturas de compra y venta por si Hacienda las requiere.
- Los autónomos en estimación directa simplificada deben llevar libros de ventas e ingresos, de compras y gastos, y de bienes de inversión.
- Los autónomos en estimación directa normal están obligados a la llevanza completa de los libros contables, aunque no tienen obligación de legalizarlos en el Registro Mercantil. Los autónomos acogidos al régimen de estimación directa normal que realicen actividades mercantiles deben ajustar su contabilidad al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad. Es decir, que deben llevar un libro diario y un libro de inventarios y cuentas anuales, pero en su caso no existe la obligación de presentar en el Registro Mercantil ni los libros contables ni sus cuentas anuales.
Cualquier sujeto pasivo de IVA, independientemente de si es persona física o jurídica, está obligado a llevar los Libros Registro que requiere la normativa de este impuesto.
Cómo Llevar el Libro de Cuentas Contables Paso a Paso
Hacer un libro de cuentas contables de forma correcta implica seguir un proceso ordenado en varias fases:
- Identificar las transacciones: Cada operación económica (compra, venta, cobro, pago) debe identificarse antes de ser registrada. No se pueden omitir movimientos.
- Registrar en el libro diario: Cada transacción se anota cronológicamente con fecha, descripción de la operación, cuentas afectadas e importes en el debe y el haber.
- Realizar el asiento contable: El asiento recoge la fecha, la descripción de la operación, las cuentas implicadas y los importes debitados y acreditados.
- Mayorizar las cuentas: Una vez registrados los asientos, los importes se trasladan al libro mayor para actualizar el saldo de cada cuenta contable.
- Elaborar el balance de comprobación: Periódicamente se verifica que el total de débitos y créditos coincida. Es una prueba esencial para detectar errores antes del cierre. El Balance de comprobación de Sumas y Saldos, si bien no es obligatorio según el Código de Comercio, es muy útil tenerlo porque permite comprobar la existencia de errores antes de realizar un cierre contable. En él podremos ver, para cada cuenta, la suma de movimientos del Debe y el Haber y su saldo final, Deudor o Acreedor, aunque no veremos el detalle de movimientos.
- Realizar el cierre de ejercicio: Al finalizar el año, los saldos de ingresos y gastos se trasladan a la cuenta de resultados y los de activo/pasivo al balance.
Principios que Rigen el Registro Contable de Operaciones
La contabilización de cualquier operación debe seguir unos principios contables reconocidos que garantizan la fiabilidad de la información registrada:
- Devengado: Los ingresos y gastos se reconocen cuando se generan, con independencia de cuándo se cobren o paguen. Es el criterio más relevante en el registro contable de operaciones.
- Uniformidad: Deben aplicarse los mismos criterios contables de un ejercicio a otro, para que la información sea comparable y coherente a lo largo del tiempo.
- Prudencia: Se reconocen las pérdidas en cuanto son probables, pero no se anticipan ganancias que aún no sean ciertas. Es un principio clave en contabilidad conservadora.
Lo primero que hay que tener claro a la hora de saber cómo hacer el libro de inventarios es que se deben cumplir una serie de condiciones para que el documento tenga total validez legal. Los datos incluidos en el libro de inventarios deben estar incluidos por orden cronológico y entenderse a la perfección. Además, es importante que en el documento no haya espacios en blanco. Está prohibido utilizar signos, abreviaturas, tachones o incluso raspar el papel del libro de inventarios y cuentas. Estos solo pueden estar presentes en el documento si pertenecen al ámbito mercantil y su uso está debidamente justificado. Esto no implica que no puedan enmendarse errores y aplicar las correcciones oportunas. De hecho, es obligatorio hacerlo en el momento en el que se detecten. Todas las anotaciones contables presentes en este libro deben estar en euros, la moneda oficial que se utiliza en España.
Legalización de los Libros Contables
Todos los libros obligatorios deben legalizarse en el Registro Mercantil del domicilio social, antes de que transcurran cuatro meses desde el cierre del ejercicio. Deben presentarse en el Registro Mercantil del domicilio social antes de que transcurran cuatro meses desde el cierre del ejercicio. El plazo para cumplir esta obligación es de cuatro meses una vez cerrado el ejercicio económico. Por tanto, hay como máximo hasta el 30 de abril para presentar las cuentas del año anterior.
El artículo 27 del Código de Comercio, establece que los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. Desde la aprobación de la Ley 14/2013 de apoyo a los emprendedores, los libros contables pueden legalizarse de forma telemática, sin necesidad de presentarlos físicamente en el Registro Mercantil. Hoy en día todo está digitalizado, por lo que no ha de resultar extraño que los libros contables hayan de ser presentados de forma telemática a través de la página web de Registradores de España.
La presentación o legalización de los libros contables tiene gran importancia, ya que, una vez presentados en el Registro Mercantil, esta información se hará pública, de forma que cualquiera que solicite ver esta información, podrá hacerlo.
Cuentas Anuales Obligatorias para las Empresas
Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa, que deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales. Las Cuentas Anuales están reguladas en el Código de Comercio. Las cuentas anuales han de elaborarse, como su propio nombre indica, cada 12 meses, salvo en algunos casos como la constitución de la sociedad o la modificación de la fecha de cierre o disolución de la sociedad. Después de ser elaboradas, deberán ser presentadas ante el Registro Mercantil del lugar en que se localiza el domicilio social de la empresa obligada a presentar las cuentas anuales.
Su contenido es el siguiente:
- Balance de situación: En él figurarán de forma separada el activo, el pasivo y el patrimonio neto. El activo comprenderá con la debida separación el activo fijo o no corriente y el activo circulante o corriente. En el pasivo se diferenciarán con la debida separación el pasivo no corriente y el pasivo circulante o corriente. El balance de situación es un documento que contiene información sobre el activo, el pasivo de la empresa y el patrimonio neto de la empresa en un momento determinado, mostrando una imagen estática de la situación en que se encuentra la entidad.
- Cuenta de pérdidas y ganancias: Este documento plasma la información sobre el resultado económico de la empresa durante el ejercicio al que se refieren las cuentas anuales. Se trata de un documento que recoge los resultados de la empresa, detallando ingresos y gastos.
- Estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio: Tendrá dos partes. La primera reflejará exclusivamente los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio, distinguiendo entre los reconocidos en la cuenta de pérdidas y ganancias y los registrados directamente en el patrimonio neto. La segunda contendrá todos los movimientos habidos en el patrimonio neto, incluidos los procedentes de transacciones realizadas con los socios o propietarios de la empresa cuando actúen como tales. Este documento contiene las ampliaciones de capital, el resultado de ejercicios económicos anteriores, las reservas legales y voluntarias de capital de la empresa, el reparto de dividendo entre los socios o miembros de la empresa o las subvenciones.
- Estado de flujos de efectivo: En este documento se recogen los movimientos monetarios, tanto su origen como su aplicación.
- Memoria: En este apartado se amplía y detalla todo lo que sea necesario los datos y la información que conforman las cuentas anuales.
Además de estos documentos, la Ley de Sociedades de Capital, en su artículo 253, impone la obligación de presentar un informe de gestión que no será obligatorio para aquellas empresas que presenten el Balance o el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto abreviado. Tanto el Balance de Situación como la Cuenta de pérdidas y ganancias tienen dos formatos posibles de presentación, el normal y el abreviado. Para poder presentar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias abreviada, la PYME en cuestión deberá cumplir con una de las dos siguientes condiciones. Como decíamos anteriormente existe el modelo abreviado para determinados documentos de las cuentas anuales, aunque existe también el modelo pymes, pensado para empresas muy pequeñas.
En cualquier caso, no todas las empresas están obligadas a presentar las cuentas anuales ante el Registro Mercantil.
Errores Más Comunes en los Libros Contables y su Conservación
Un libro contable mal llevado puede generar sanciones de Hacienda, discrepancias en las declaraciones fiscales o problemas en caso de inspección. No registrar todas las operaciones, dejar asientos sin documentación soporte o no cuadrar los balances de comprobación son los fallos más frecuentes en pequeñas empresas.
Otro error habitual es no respetar el orden cronológico de los asientos, o usar abreviaturas no reconocidas por la práctica mercantil, algo que prohíbe expresamente el Código de Comercio. También es frecuente olvidar la conservación de los libros: la normativa exige guardarlos durante seis años desde el último asiento. No hacerlo puede acarrear consecuencias en una inspección.
La obligación de conservar el libro de inventarios y cuentas anuales se extiende durante un total de seis años por expresa disposición del Código de Comercio. Durante ese plazo pueden ser requeridos por la Agencia Tributaria en el marco de cualquier actuación de comprobación o inspección fiscal. A pesar de que las obligaciones tributarias prescriben en un plazo de cuatro años, la obligación de conservar el libro de inventarios y cuentas anuales se extiende durante un total de seis años por expresa disposición del Código de Comercio. Así lo indica la normativa mercantil en el artículo 30 del Código del Comercio. E incluso puede ser conveniente guardar esta información hasta una década, por si llegaran posibles reclamaciones relacionadas con un delito societario.
Digitalización de la Contabilidad: La Forma Más Segura de Llevar los Libros
Hoy en día, llevar la contabilidad de forma manual es cada vez menos habitual. La digitalización contable permite automatizar asientos, reducir errores y acceder a la información en tiempo real. Desde la aprobación de la Ley 14/2013 de apoyo a los emprendedores, los libros contables pueden legalizarse de forma telemática, sin necesidad de presentarlos físicamente en el Registro Mercantil. Además, desde julio de 2017 es posible llevar la contabilidad del IVA a través del SII (Suministro Inmediato de Información) desde la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Desde la Ley de Emprendedores de 2013, la legalización solo es posible cuando estos se presentan en soporte electrónico. Hay que enviar al Registro Mercantil el archivo electrónico que contiene el libro de inventarios y cuentas anuales. Para ello, hay que tener firma digital y estar registrado como usuario en la página del Colegio de Registradores. Recibida y revisada la información, el Registro envía también de forma telemática la confirmación de haber llevado a cabo la legalización del libro (o solicita una subsanación si ha advertido algún defecto).
Por tanto, es un libro que hay que elaborar en formato digital, y mucho mejor si es con la ayuda de un software especializado. Esto permite un acceso más fácil a la información y una conservación más sencilla de la misma. Un buen software contable automatiza los asientos, genera los libros obligatorios y facilita la presentación de impuestos sin errores. Este libro, si está informatizado, permite consultar, variar y controlar los activos y los pasivos de los que se dispone en tiempo real.