¿Quieres descubrir la clave para tomar decisiones financieras sólidas y mantener el control de tu empresa? Los libros de contabilidad son mucho más que simples registros de ingresos y gastos. En ellos se registran todas las transacciones, proporcionando una visión clara y detallada de la salud de tu negocio.
Existen dos tipos de libros contables principales, los cuales se dividen en obligatorios y voluntarios o no obligatorios. Su función es más que importante, puesto que aquí es donde se lleva toda la contabilidad de la empresa.
Libros Contables Obligatorios
De conformidad con el Código de Comercio, las sociedades están obligadas a llevar libros contables. Los libros contables son el libro mayor, el libro diario y el libro de inventarios y balances.
- El Libro Diario: En este se deben registrar todas las operaciones que la empresa realiza día a día, recogidas en los llamados asientos contables. Estos tienen que seguir un orden cronológico, con el fin de que sea más sencillo gestionarlos. En el diario debe aparecer el registro de las operaciones efectuadas, mostrando también las circunstancias no técnicas que intervinieron en ellas. Permite que se lleve un seguimiento cronológico de las operaciones administrativas y mercantiles. Aquí se registran las operaciones de actividad económica. Se llena con una periodicidad diaria (de ahí su nombre).
- El Libro Mayor: Este libro de contabilidad contiene toda la información económica-financiera del negocio desde que inició actividades. El libro mayor debe incluir las operaciones económicas registradas en el Libro Diario durante un ejercicio. En este libro, cada cuenta de manera individual presenta la afectación que ha recibido por los movimientos de débito y crédito, de todas y cada una de las operaciones, que han sido registradas en el Libro Diario, con su saldo correspondiente. Se debe realizar por cada ejercicio económico.
- Libro de Inventarios y Balances: Cuando una empresa inicia su actividad económica, debe elaborar un inventario y un balance general, ello le permitirá conocer de forma clara y completa la situación de la misma, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales. En este libro, al terminar cada ejercicio, se deberá registrar el resultado del levantamiento físico del inventario al 31 de diciembre del año correspondiente, de materias primas, materiales y suministros para producción, almacén de materiales y suministros de consumo e inventarios de bienes muebles e inmuebles, el cual contendrá en sus auxiliares una relación detallada de las existencias a esa fecha, con indicación de su costo unitario y total. Se encarga de mantener un registro de la evolución de la empresa, al menos de forma trimestral. Todo esto conforme a balance de sumas y saldos, inventario final de la empresa e informes contables llamados “Cuentas Anuales”. Balance de situación. La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable.
Libros Contables No Obligatorios: Los Libros Auxiliares
Los libros auxiliares te ayudan a facilitar la gestión financiera y económica de una empresa. Las empresas pueden llevar además de los libros obligatorios todos aquellos libros auxiliares que estimen útiles para su gestión y cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar. Registran de forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales y sustenta los libros mayores, siendo su función, registrar todas las operaciones y centralizarlas en el libro Diario para tener un único documento contable. Los libros auxiliares son también datos concentrados, sólo que no de todas las cuentas como el anterior sino de una cuenta u operación concreta.
Ejemplos de Libros Auxiliares
- Libro de proveedores: se anotan las operaciones con proveedores, incluyendo compras a crédito y de contado.
- El libro auxiliar de ventas al contado.
- Auxiliar de ventas a crédito.
- Auxiliar de compras de materia prima.
- Auxiliar de cuentas por cobrar.
- Auxiliar de documentos por pagar.
- Auxiliar de órdenes de fabricación.
- Auxiliar de materia prima empleada.
Libros Corporativos
En esta diversificación de los libros corporativos, puede ser de mucha ayuda para una empresa, puesto que puede ser un parteaguas para toma de decisiones tanto de un socio o un posible inversionista. En este libro se contempla la identidad de los socios que son propietarios y participantes de la sociedad. Cabe destacar que, para este libro, dependerá su terminología según la sociedad que le corresponda.
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Para cuestiones practicas en los servicios legales (referente al manejo de los libros corporativos), cabe destacar que estos libros son más para quienes estén sujetos al Impuesto de Valor Añadido (IVA). Libros de facturas emitidas y facturas recibidas.
Los libros corporativos son estrictamente obligatorios para tener un historial de las actividades realizadas y para brindar certeza jurídica de sus actos. El deber legal de estos libros está reflejado y fundamentado en el Código de Comercio y en la Ley General de Sociedades Mercantiles.
De acuerdo con el Código de Comercio, los libros de actas podrán llevarse en formato impreso o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología. Los libros que se lleven en formato impreso deberán estar encuadernados, empastados y foliados. Cuando la sociedad esté administrada por un consejo de administración, se llevará el libro de consejo de administración en el cual se contendrán las actas en las que obren los acuerdos y resoluciones tomadas en las juntas del consejo. En estas actas se expresarán la fecha, el nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados.
Importancia Legal y Cumplimiento
Será considerado comerciante toda persona natural o jurídica que realice alguna actividad económica que la ley catalogue como mercantil. Si no se integra la contabilidad como dicta la ley, se pueden cometer infracciones.
Para estar completamente regulado de forma legal y evitar sanciones, se debe de acatar el “legalizar los libros” obligatorios. Todo esto está estipulado en el Código de Comercio y el Reglamento del Registro Mercantil. El manejo y legalización de los libros es un proceso relativamente sencillo, no obstante, como se debe de presentar ante el Registro Mercantil, debe estar todo en orden y regulado.
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Tener los libros corporativos siempre será de gran ayuda, no solo para estar al día con los términos de la ley. Apoyarse de servicios legales o servicios fiscales siempre será de ayuda si no se cuenta con un área o departamento enfocado a ello. Evita multas o cosas peores.
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