Los libros de contabilidad, también conocidos como libros de cuentas, son los archivos donde se plasma toda la información económica, financiera y contable de una compañía. Estos libros son mucho más que simples registros de ingresos y gastos. En ellos se registran todas las transacciones, proporcionando una visión clara y detallada de la salud de tu negocio.
Dentro del marco jurídico, contar con los libros contables es una obligación, estipulada en los artículos 28 del Código Fiscal de la Federación y 34 del Código de Comercio. Además, son una necesidad, dado que permiten obtener datos de acuerdo a los principios contables o bases especiales de registro que se emplean para evaluar la situación económica y financiera de la empresa.
Tipos de Libros Contables
Existen dos tipos de libros contables principales: obligatorios y voluntarios (o no obligatorios). Los más comunes en cualquier empresa son el libro diario, el libro mayor y los libros auxiliares.
1. Libro Diario
El Libro Diario tiene la función principal de llevar en él un registro detallado y en forma cronológica de todas y cada una de las operaciones que realiza la empresa en cualquiera de sus áreas que le afecten económicamente, asignando cada operación a las cuentas contables que hayan sido creadas previamente para cada tipo de actividad o transacción. En este se deben registrar todas las operaciones que la empresa realiza día a día, recogidas en los llamados asientos contables. Estos tienen que seguir un orden cronológico, con el fin de que sea más sencillo gestionarlos.
En el libro diario se registran todas las operaciones económicas relacionadas con la actividad de la empresa, en orden cronológico; estos datos posteriormente se trasladan al libro mayor, con el fin de tomarse en cuenta para los estados financieros y estados contables al final del ejercicio. El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.
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2. Libro Mayor
Este libro de contabilidad contiene toda la información económica-financiera del negocio desde que inició actividades. En este libro, cada cuenta de manera individual presenta la afectación que ha recibido por los movimientos de débito y crédito, de todas y cada una de las operaciones, que han sido registradas en el Libro Diario, con su saldo correspondiente. Y de esa forma se sigue el mismo procedimiento con cada una de las cuentas que se emplean en la contabilidad para conocer los movimientos globales y el saldo que alcanza cada una a determinada fecha, datos que serán empleados para darles el orden y estructuración que le corresponda en los informes y estados financieros.
El libro mayor debe incluir las operaciones económicas registradas en el Libro Diario durante un ejercicio. En este libro, al terminar cada ejercicio, se deberá registrar el resultado del levantamiento físico del inventario al 31 de diciembre del año correspondiente, de materias primas, materiales y suministros para producción, almacén de materiales y suministros de consumo e inventarios de bienes muebles e inmuebles, el cual contendrá en sus auxiliares una relación detallada de las existencias a esa fecha, con indicación de su costo unitario y total.
3. Libros Auxiliares
Los libros auxiliares te ayudan a facilitar la gestión financiera y económica de una empresa. Los libros auxiliares son también datos concentrados, sólo que no de todas las cuentas como el anterior sino de una cuenta u operación concreta, como pueden ser: el libro auxiliar de ventas al contado, auxiliar de ventas a crédito, auxiliar de compras de materia prima, auxiliar de cuentas por cobrar, auxiliar de documentos por pagar, auxiliar de órdenes de fabricación, auxiliar de materia prima empleada, etc. Registran de forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales y sustenta los libros mayores, siendo su función, registrar todas las operaciones y centralizarlas en el libro Diario para tener un único documento contable.
Las empresas pueden llevar además de los libros obligatorios todos aquellos libros auxiliares que estimen útiles para su gestión y cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar. Un ejemplo de libro auxiliar es el libro de proveedores: se anotan las operaciones con proveedores, incluyendo compras a crédito y de contado.
Otros Aspectos Relevantes
- Inventario y Balance General: Cuando una empresa inicia su actividad económica, debe elaborar un inventario y un balance general, ello le permitirá conocer de forma clara y completa la situación de la misma, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales.
- Conservación de los Libros: “Deben conservarse por lo menos diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante.” (Art.
- Obligación Legal: “Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio y las disposiciones legales.” (Art.
Importancia de los Libros Contables
Como has visto, los libros de contabilidad son muy importantes para las empresas y para cumplir con los aspectos legales correspondientes. Para realizar el proceso, las organizaciones tienen que presentar los libros para su revisión. Será considerado comerciante toda persona natural o jurídica que realice alguna actividad económica que la ley catalogue como mercantil. Si no se integra la contabilidad como dicta la ley, se pueden cometer infracciones.
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