La contabilidad es una herramienta fundamental para la administración de cualquier empresa. Permite registrar de manera ordenada y analítica las operaciones mercantiles, reflejando la situación económica y financiera en un período determinado.
Importancia de los Libros de Contabilidad
Los libros de contabilidad son esenciales para la vida económica de un país. Desde el punto de vista jurídico, permiten registrar las operaciones mercantiles según las reglas establecidas. En lo económico, facilitan la realización de proyecciones basadas en datos coherentes para la toma de decisiones. Funcionalmente, contribuyen a una buena administración.
Su importancia radica en que:
- Permiten el registro y control de los valores que ingresan y salen de la empresa.
- Dan a conocer el estado financiero y económico de la empresa en un período determinado.
- Sirven de sustento y prueba de que las operaciones mercantiles han sido registradas objetivamente, determinando y comprobando el monto de los tributos a pagar.
- Representan la fotografía de los acontecimientos mercantiles de la empresa.
- Permiten registrar las entradas y salidas de los recursos de una empresa, dando a conocer los resultados de la gestión en un período determinado.
Clasificación de los Libros de Contabilidad
El Código de Comercio regula los principales aspectos de la contabilidad. Los libros se clasifican desde el punto de vista legal y técnico contable.
Clasificación Legal
- Obligatorios (Por Ley)
- Libro de Inventarios y Balances
- Libro Diario
- Libro Mayor
- Libro Caja
- Libro de Ingresos
- Registro de Ventas e Ingresos
- Registro de Compras
- Planilla de Pagos de Remuneraciones
- Transferencia de Acciones
- Libro de Retenciones
- Libro de Activos Fijos
- Actas (acuerdos de Sociedades y Asociaciones)
- Voluntarios (Potestativos)
- Libro Caja Chica
- Libro Bancos
- Registro Clientes
- Registro Proveedores
- Registro de Almacén
- Registro Letras por Cobrar
- Registro Letras por Pagar, etc.
Clasificación Técnico Contable
- Principales
- Libro Inventarios y Balances
- Libro Diario
- Libro Mayor
- Libro Caja
- Auxiliares
- Registro de Ventas
- Registro de Compras
- Registro de Letras por Cobrar
- Registro de Letras por Pagar
- Planilla de Pagos de Remuneraciones
- Libro de Importaciones
- Libro de Exportaciones
- Libro Bancos
- Registro de Caja Chica, etc.
Personas Obligadas a Llevar Libros de Contabilidad
Según la Ley de Profesionalización del Contador, los comerciantes, con la intervención de un Contador Público Colegiado, supervisarán y rubricarán los libros de Contabilidad. La SUNAT puede exigir el registro de ingresos y operaciones en libros especiales para verificar la situación impositiva.
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De acuerdo al Artículo 65° de la Ley del Impuesto a la Renta, están obligados a llevar libros de contabilidad las personas indicadas en el siguiente cuadro, según el régimen tributario al que pertenecen:
| Categoría Renta | Sujetos Obligados | Libros que deben Llevar |
|---|---|---|
| Tercera | Personas Jurídicas, Personas Naturales, Sucesiones Indivisas, Asociaciones en Participación, Sociedades de Hecho, Joint Ventures, Consorcios, Comunidad de Bienes |
|
| Régimen Especial | Personas Naturales y Jurídicas que realicen actividades de Extracción, Manufactura y Comercialización, Producción de Bienes y Venta de Servicios |
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| Régimen Único Simplificado |
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| Cuarta | Personas Naturales |
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Es necesario precisar que la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) es "un valor de referencia que puede ser utilizado en las normas tributarias para determinar las bases imponibles, deducciones, límites de afectación y demás aspectos de los tributos que consideren convenientes las personas interesadas". Cada año se le asigna un determinado valor.
Los Libros de Contabilidad y la Tributación
Según el aspecto tributario, una de las obligaciones más importantes es llevar libros de contabilidad manteniéndolos actualizados de acuerdo a los plazos establecidos previa legalización de los mismos. Los libros contables nos presentan todos los datos mercantiles relacionados con las operaciones del contribuyente permitiendo conocer entre lo que declara y lo que registra.
Los libros contables varían según el tipo de contribuyente, referente a la venta que genera y los ingresos que percibe. Con la finalidad de cumplir con las obligaciones del impuesto a la renta se han creado regímenes y categorías tributarias, como los de 3ra. y 4ta., quienes tienen relación con los libros de contabilidad.
Los Libros de Contabilidad y las Obligaciones Administrativas
De acuerdo al Artículo 87° del Código Tributario, los deudores tributarios están obligados a facilitar las labores de fiscalización y determinación que realice la Administración Tributaria y en especial deberán:
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- Llevar los libros de contabilidad u otros libros y registros exigidos por las leyes y reglamentos. Dichos registros contables deben ser registrados en castellano y expresados en moneda nacional.
- Conservar los libros y registros, sean estos llevados en sistema manual o mecanizado. El plazo máximo de conservación es de 4 años.
Legalización de los Libros de Contabilidad
Los libros de contabilidad deben estar legalizados debidamente ante un Notario Público o Juez de Paz letrado. La legalización consiste en una constancia puesta en la primera hoja del libro o primera hoja suelta con indicación del número de folios de que consta y si está llevada en forma simple o doble; sello y firma del Notario Público o Juez de Paz letrado.
Todos los folios llevarán sello notarial. Es importante aclarar que los libros contables deben ser legalizados antes de su uso, incluso cuando se utilicen hojas sueltas, continuas o computarizadas.
Los libros y registros que deben legalizarse antes de su uso son los siguientes:
- Libro de inventarios y balances
- Libro Mayor
- Libro Diario
- Libro de Caja
- Libro de Retención
- Libro de ingresos y gastos
- Libros auxiliares de control de activos fijos
- Registro de ventas e ingresos
- Registro de compras
- Registro de inventarios permanentes valorizados y no valorizados
- Libro de actas
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