Los libros contables son aquellos documentos en los que se ve reflejada la información financiera de una empresa. En ellos se registran todas las transacciones, proporcionando una visión clara y detallada de la salud de tu negocio. La definición técnica de los libros de contabilidad lo describe como aquellos documentos donde se refleja y almacena toda la información económica, financiera y de contabilidad de una compañía. Existen dos tipos de libros contables principales, los cuales se dividen en obligatorios y voluntarios o no obligatorios. Los libros contables que son obligatorios es porque responden al régimen general del legislador, mientras que los libros contables voluntarios son aquellos donde el legislador no exige su obligatoriedad.
Libros Contables Obligatorios: El Marco Regulador
Los libros de contabilidad obligatorios para las empresas en España son el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. El Libro Diario registra todas las operaciones de ingreso y salida de dinero que se realizan día a día en el negocio. Estos asientos contables deben seguir un orden cronológico para facilitar una correcta gestión de la contabilidad de la empresa. El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa, que deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales. Los libros contables obligatorios son aquellos que por ley tienes que presentar ante el Registro Mercantil. Los empresarios o personal autorizado deberán llevar obligatoriamente los libros contables en el Registro Mercantil correspondiente.
Los Libros Auxiliares: Herramientas Voluntarias para la Contabilidad Detallada
Los libros auxiliares son libros contables voluntarios en los que se registran de forma detallada la información y los valores que se han plasmado en los libros contables principales. Estos libros son importantes porque permiten llevar un registro más detallado y estructurado de las operaciones contables de una empresa, y esto nos facilita el control interno y un mejor cumplimiento de las obligaciones legales que deben cumplirse. De esta forma, los libros auxiliares constituirán herramientas de gran utilidad para las empresas, ya que permiten dividir el trabajo contable de acuerdo con las necesidades de cada entidad. Los libros auxiliares te ayudan a facilitar la gestión financiera y económica de una empresa. Esto significa que el número de libros auxiliares dependerá de cada empresa y de sus necesidades concretas. Como ya hemos adelantado, los libros auxiliares son ilimitados, lo que permite que cada empresa decida cuántos libros auxiliares elaborar, dependiendo de las necesidades de cada entidad.
Ventajas Clave de los Libros Contables Voluntarios
- Permiten un registro detallado de las actividades realizadas por la entidad.
- Facilitan un registro en orden cronológico de las operaciones llevadas a cabo durante el ejercicio económico.
- Son herramientas de gran utilidad para la correcta gestión de la contabilidad de las empresas.
- Para poner en práctica estos libros, no existe una obligación de aprobación por parte de los socios, ni obligación de depósito y legislación en el Registro Mercantil.
Tipos Comunes de Libros Auxiliares y su Funcionalidad
No obstante, hay diferentes tipos de libros auxiliares que las empresas pueden adoptar para una gestión más específica y detallada, complementando la información de los libros obligatorios.
| Tipo de Libro Auxiliar | Función Principal |
|---|---|
| Libro Caja y Bancos | En este libro se detalla en forma ordenada el movimiento consecutivo de todos los ingresos en sus diferentes modalidades: del efectivo o su equivalencia y de la circulación en cuenta corriente (cheques, transferencias y otros), así también se va determinando los saldos. En este tipo de libro auxiliar se plasmará el registro de todo el movimiento en efectivo que se llevará a cabo en la empresa, así como el saldo de caja. |
| Libro Clientes | Se registrarán todas las personas naturales o jurídicas a quienes la empresa vende sus bienes o prestación de servicios, los cuales están considerados dentro del rubro de su actividad comercial. Cada cliente dispone de una cuenta en la que se anotan por partida doble, en el debe y el haber, todas las operaciones realizadas con él. |
| Libro de Proveedores | En este libro se anotan las operaciones realizadas con los proveedores, tanto compras a crédito como los pagos que se realicen a estos, incluyendo compras a crédito y de contado. |
| Libro de Órdenes de Compra (o Notas de Pedido) | Estos documentos se registran en forma cronológica para lograr el control del producto vendido, precio, condiciones de pago y forma de envío. |
| Libro Guías de Remisión | En este libro se anotarán ordenadamente todas las Guías de Remisión emitidas, lo cual permitirá examinar y clasificar las constancias de entrega de los pedidos y los nombres de la persona que recibió conforme (con las debidas firmas) para su fácil acceso en caso de búsqueda. |
| Libro Inventario de Activos Fijos | En este libro se registran todos los activos a los cuales según las normas tributarias se les debe aplicar depreciación anual o ajuste por inflación. |
| Libro de Movimiento de Mercancías (Inventario) | En este libro auxiliar se tendrá en cuenta por orden cronológico las entradas y salidas de mercancías que ha experimentado el inventario de la entidad. |
| Libro Mayor Auxiliar | Este tipo de libro contable incluye la información de forma individualizada de todas las cuentas que han sido utilizadas por la empresa en los asientos contables. |
| Libro de Vencimientos | Este libro auxiliar tiene como objetivo recoger la información relativa al vencimiento de los saldos en las cuentas por cobrar y por pagar. |
La Importancia de la Información en la Contabilidad Empresarial
Estos documentos desempeñan una función esencial en la gestión de cualquier negocio. En síntesis, los libros contables sirven para que empresas, y autónomos puedan llevar una contabilidad ordenada que les permita seguir y monitorear el orden cronológico de todas sus operaciones administrativas y mercantiles. No obstante, no se debe tener en cuenta que estos libros contables son voluntarios y que, en todo caso, el empresario deberá cumplir y elaborar los libros contables obligatorios.
Lea también: Ejemplos de Contabilidad
Hoy en día se prescinde del papel, pudiendo llevarse la contabilidad telemáticamente. Lo que no cambia es la forma de organizar. Es otra de las razones por las que es buena idea tener los libros contables en la nube. ¡Recuerda! Hoy en día, muy pocas empresas son las que llevan los libros de contabilidad de manera manual.
Lea también: Tipos de Libros Virtuales de Contabilidad
Lea también: Importancia de los Libros Contables
tags: #libros #contables #voluntarios #información