Los libros de contabilidad son una de las herramientas más importantes que debe tener un contador. Es gracias a estos que se puede llevar un orden de todos los movimientos. En ellos se registran todas las transacciones, proporcionando una visión clara y detallada de la salud de tu negocio.
Los libros de contabilidad o libros contables corresponden a todos los documentos donde se ve reflejada información contable de una empresa, económica y financiera. Es responsabilidad del contador que dicho libro se mantenga actualizado, además de que es requisito que cada vez que se comience con un nuevo ejercicio contable se cree un nuevo libro.
Importancia Legal y Fiscal de los Libros Corporativos
Los libros corporativos juegan un papel fundamental en el ámbito legal y fiscal de las sociedades mercantiles, cumpliendo varias funciones esenciales y sujetándose a normativas específicas. Los libros corporativos son estrictamente obligatorios para tener un historial de las actividades realizadas y para brindar certeza jurídica de sus actos.
El deber legal de estos libros está reflejado y fundamentado en el Código de Comercio y en la Ley General de Sociedades Mercantiles. Para estar completamente regulado de forma legal y evitar sanciones, se debe de acatar el “legalizar los libros” obligatorios. Todo esto está estipulado en el Código de Comercio y el Reglamento del Registro Mercantil.
La legislación, como la Ley General de Sociedades Mercantiles y el Código de Comercio, establece la obligación de conservar los libros corporativos y documentos de la sociedad por un período mínimo de 10 años. El artículo 28 del Código Fiscal de la Federación obliga a los contribuyentes a llevar contabilidad, y los libros corporativos forman parte de este requisito.
Lea también: Ejemplos de Contabilidad
Los libros corporativos sirven como medios de prueba en procedimientos legales internos y juicios mercantiles.
Tipos de Libros de Contabilidad
Existen dos tipos de libros contables principales, los cuales se dividen en obligatorios y voluntarios o no obligatorios. De estas 3 ramas, se diversifican los libros. Los libros contables son el libro mayor, el libro diario y el libro de inventarios y balances.
Libros Obligatorios
- Libro Diario: Es un libro contable obligatorio para el empresario (individual o social) que registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Tal como su nombre lo indica, en este tipo de libro obligatorio la empresa debe contabilizar todas las operaciones que lleva a diario. En este se deben registrar todas las operaciones que la empresa realiza día a día, recogidas en los llamados asientos contables. Estos tienen que seguir un orden cronológico, con el fin de que sea más sencillo gestionarlos. Se llena con una periodicidad diaria (de ahí su nombre).
- Libro Mayor: Este libro de contabilidad contiene toda la información económica-financiera del negocio desde que inició actividades. El libro mayor debe incluir las operaciones económicas registradas en el Libro Diario durante un ejercicio. Este libro corresponde a un documento en el cual se registra el resumen de todas las cuentas contables.
- Libro de Inventarios y Balances: Es un libro contable obligatorio para el empresario (individual o social) que se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa, y trimestralmente al menos, se transcribirá en él con sumas y saldo, los balances de comprobación. En este libro se tendrá que incluir el balance de sumas y los saldos de los balances de comprobación. Se debe realizar por cada ejercicio económico. Se encarga de mantener un registro de la evolución de la empresa, al menos de forma trimestral. Todo esto conforme a balance de sumas y saldos, inventario final de la empresa e informes contables llamados “Cuentas Anuales”. Balance de situación.
Libros Auxiliares
Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales. Los libros auxiliares te ayudan a facilitar la gestión financiera y económica de una empresa.
- Libro de proveedores: se anotan las operaciones con proveedores, incluyendo compras a crédito y de contado.
- Dentro de estos libros se puede encontrar el libro de banco, en el cual se pueden observar todos los movimientos bancarios.
Otros Libros Corporativos
En esta diversificación de los libros corporativos, puede ser de mucha ayuda para una empresa, puesto que puede ser un parteaguas para toma de decisiones tanto de un socio o un posible inversionista. En este libro se contempla la identidad de los socios que son propietarios y participantes de la sociedad. Cabe destacar que, para este libro, dependerá su terminología según la sociedad que le corresponda.
Para cuestiones prácticas en los servicios legales (referente al manejo de los libros corporativos), cabe destacar que estos libros son más para quienes estén sujetos al Impuesto de Valor Añadido (IVA). Libros de facturas emitidas y facturas recibidas.
Lea también: Tipos de Libros Virtuales de Contabilidad
Cuando la sociedad esté administrada por un consejo de administración, se llevará el libro de consejo de administración en el cual se contendrán las actas en las que obren los acuerdos y resoluciones tomadas en las juntas del consejo. En estas actas se expresarán la fecha, el nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados.
De acuerdo con el Código de Comercio, los libros de actas podrán llevarse en formato impreso o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología. Los libros que se lleven en formato impreso deberán estar encuadernados, empastados y foliados.
Importancia de la Prevención y el Cumplimiento
En el complejo entorno empresarial actual, la prevención y el cumplimiento se han convertido en aspectos críticos para asegurar el éxito y la sostenibilidad de las organizaciones. La contratación de servicios especializados en Compliance emerge como una estrategia esencial para anticiparse a potenciales desafíos legales y fiscales.
La revisión minuciosa del contenido y alcance de los libros corporativos es una medida clave para garantizar la integridad de la documentación empresarial. Mantener una documentación precisa y completa en los libros corporativos es fundamental para minimizar el riesgo de enfrentar consecuencias adversas en caso de auditorías, litigios o investigaciones por parte de las autoridades fiscales.
Recomendaciones Finales
Tener los libros corporativos siempre será de gran ayuda, no solo para estar al día con los términos de la ley. Apoyarse de servicios legales o servicios fiscales siempre será de ayuda si no se cuenta con un área o departamento enfocado a ello. Evita multas o cosas peores.
Lea también: Importancia de los Libros Contables
Para realizar el proceso, las organizaciones tienen que presentar los libros para su revisión. Será considerado comerciante toda persona natural o jurídica que realice alguna actividad económica que la ley catalogue como mercantil. Si no se integra la contabilidad como dicta la ley, se pueden cometer infracciones.
tags: #libros #de #contabilidad #obligatorios #empresa