La administración de viáticos es clave para controlar los gastos empresariales, cumplir requisitos fiscales y optimizar el presupuesto de viaje.
Importancia de la Administración de Viáticos
Llevar a cabo una correcta y eficiente administración de viáticos a nivel de contabilidad empresarial es una labor que requiere gran atención por parte del CFO y de la persona que está pasando los gastos para evitar errores de gestión de los mismos.
En ese sentido, saber cómo crear un asiento contable de viáticos no solo permite a la empresa mantener una perspectiva clara de sus gastos, sino también la elaboración de informes financieros.
¿Cuáles son los Viáticos Deducibles en México?
En México, la ley del impuesto sobre la renta, en el artículo 28, detalla todas las especificaciones requeridas para que estos gastos sean deducibles para la empresa. Es importante que se sigan al pie de la letra para evitar multas o sanciones por presentar facturas no deducibles.
Para que los gastos sean considerados como viáticos y gastos de viaje tienen que realizarse a una distancia de más de 50 kilómetros del sitio de trabajo del colaborador.
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Siguiendo la normativa, se consideran viáticos deducibles: alimentación, renta de automóviles, gastos de hospedaje y gastos relacionados con transporte (gasolina, taxis).
En cambio, los siguientes gastos no son considerados viáticos y por ende, no pueden ser deducibles:
- Gasto en bares, casinos o discotecas
- Gasto en regalos, souvenirs o artículos personales
- Gasto en servicios médicos, dentales o estéticos
- Gasto en multas, infracciones o sanciones
- Gasto en propinas excesivas o injustificadas
Obligaciones y Reporte de Viáticos
Además, la administración de estos gastos se tiene que llevar a cabo de una forma muy meticulosa para evitar sanciones por parte del SAT. Hay que tomar en cuenta lo siguiente:
- La persona a favor de la cual se haga el desembolso de dinero debe tener una relación de trabajo con el contribuyente o prestar servicios profesionales.
- Se solicita que los gastos estén amparados por un comprobante fiscal digital por internet (CFDI) si se hicieron en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente si se hicieron en el extranjero.
- Solo el 20% de los viáticos presentados podrán no presentar factura cuando no haya servicios para su emisión.
- En ningún caso el monto que no se compruebe con factura puede exceder de $15,000.00 pesos en el ejercicio fiscal de que se trate.
Límites de Gasto en Viáticos
Establecer un tope de viáticos es fundamental no solo para mantener el control financiero dentro de una organización, sino también para aprovechar beneficios fiscales.
- Alimentación en México: $750.00 pesos diarios por persona.
- Alimentación en el extranjero: $1,500.00 pesos diarios por persona (tiene que acompañar la comprobación con gasto de hospedaje o transporte).
- Renta de automóviles y gastos relacionados con transporte: $850.00 pesos diarios en México y en el extranjero.
- Hospedaje en el extranjero: $3,850.00 pesos diarios por persona.
- Hospedaje en México: no hay límite.
- Pagos en efectivo, solo hasta un máximo de $2,000 pesos, exceptuando combustibles y transporte, cuyo importe debe ser abonado mediante tarjeta.
¿Cómo Calcular Viáticos? Ejemplo Práctico
Hacer el cálculo de la cantidad a desembolsar para que el empleado pueda gestionar sus gastos mientras se encuentra fuera, puede ser una labor complicada, por lo que proponemos el siguiente ejemplo de cómo puedo administrar viáticos:
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En primer lugar, considerar los días que el empleado estará fuera. Después, analizar la locación donde se va a trasladar. Si es en México o en el extranjero y el costo de la alimentación y transporte de esa ciudad. Por último, una vez teniendo esto en cuenta, se puede calcular el dinero diario que requerirá el colaborador para realizar sus actividades en esa ciudad.
Pongamos el ejemplo de un empleado que se desplaza 5 días a Oaxaca. ¿Qué cantidad le corresponde a modo de viático?
- Transporte diario: 500 pesos.
- Hospedaje diario: 1,500 pesos.
- Comidas diarias: 700 pesos.
- Total por 5 días: 13,500 pesos.
Este ejemplo es una forma fácil y sencilla de cómo calcular viáticos por empleado, ayudando a que el área administrativa de la empresa tenga más claridad sobre los gastos. Por otro lado, el CFO también puede apoyarse de un software de control de viáticos para gestionar estos gastos de una manera más eficiente y controlada.
Actualmente en el mercado existen diferentes opciones. Un ejemplo de esto es Okticket, app que recupera las facturas y permite con un solo click sincronizar los gastos bancarios con los reportados por el empleado y conocer en segundos si hay alguna irregularidad.
Una de ellas es Okticket, solución que además de automatizar los gastos, permite establecer alertas y monto límite de gasto por empleado, ayudando a mantener el control financiero de los gastos de viaje.
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Procedimiento Administrativo de Viáticos
Una vez realizado el desembolso, la persona que lo realizó tiene la obligación de presentar al Director Financiero o el responsable de administración, tanto las facturas cómo la relación de gastos para su comprobación y validación. Un ejemplo de políticas de viáticos de una empresa sería el siguiente:
- El área administrativa recibe la relación de gastos y facturas por parte del empleado
- El responsable designado analiza uno a uno los gastos y corrobora que se ajusten al presupuesto establecido para el colaborador.
- Si los gastos cumplen con los requisitos antes mencionados, se catalogan con el asiento contable de viáticos y se genera la deducibilidad correspondiente.
Claves para una Administración de Viáticos Eficiente
Una buena administración de viáticos empieza con una política de viajes y una política de gastos claras. Define los tipos de gastos autorizados, los montos límite y el proceso de solicitud de viáticos. Establecer normas para la entrega de recursos, el uso de tarjeta de crédito empresarial o anticipos, y la presentación de reportes de gastos permite evitar gastos excesivos y mejorar el control de los gastos empresariales. Así garantizas transparencia, cumplimiento fiscal y optimización del presupuesto de viaje.
Estos gastos suelen incluir transporte, alojamiento, alimentación y otros desembolsos necesarios para llevar a cabo actividades laborales fuera de la oficina, detallando cada gasto de manera específica.
Control interno y transparencia: registrar correctamente los viáticos permite un mayor control interno sobre los gastos de la empresa, asegurando que los recursos se utilicen de manera eficiente y transparente.
Para obtener todos estos beneficios, la comprensión y atención a los componentes es vital.
- Revise cada documento de soporte para asegurarse de que corresponde a un gasto de viáticos legítimo y dentro de las políticas de la empresa.
- Ingrese el monto exacto de cada gasto en el asiento contable, asegurándose de que coincida con el monto indicado en el documento de soporte.
- Antes de finalizar el registro, revise toda la información ingresada para asegurarse de que sea correcta y esté completa.
Ventajas de la Automatización de Procesos
¿Te resulta un proceso tedioso? No tiene por qué. Actualmente, la administración de viáticos puede ser mucho más sencilla gracias a la transformación digital empresarial. Al día de hoy existen diferentes soluciones que permiten tanto al usuario que pasa gastos como al Director Financiero apoyarse de la tecnología para automatizar esta gestión, ahorrando tiempo y evitando errores humanos en el proceso.
Consejos para Optimizar la Administración de Viáticos
- Define un flujo claro para la solicitud de viáticos y su aprobación.
- Establece límites para tipos de gastos y montos autorizados.
- Usa tarjetas de crédito empresariales para mayor control y conciliación.
- Capacita al equipo sobre la política de viajes y política de gastos.
- Solicita reportes de gastos detallados con evidencias.
- Analiza y prevé gastos excesivos para optimizar presupuestos.
Descubre cómo Okticket facilita la administración de viáticos, mejora reportes de gastos y evita errores en tu empresa.
Esto quiere decir que los viáticos tienen el objetivo de proveer lo necesario de manera anticipada para el sustento de quien realizará el viaje (trabajador) a un punto diferente del lugar donde es habitual que labore (el cual se establece en su contrato laboral de conformidad con el Art. 25 de LFT) y que no tenga que desembolsar dinero de sus bolsillos para cumplir con todas las diligencias de la empresa.
- En un primer punto tenemos que el dinero destinado para viáticos o gastos de viaje tienen que ser necesariamente de hospedaje, comida, renta de auto en caso de que sea primordial, transporte y el kilometraje de gasolina.
- Asimismo, dichos comprobantes deben estar en la normativa correspondiente del Servicio de Administración Tributaria, para que no exista ningún tipo de problema al comenzar el proceso de deducción de impuestos. Lo anterior contribuye a reunir el requisito de materialidad y evitar caer en lo que el Art.
- El tema del hospedaje viene a ser un poco diferente, ya que solo cuenta con limitaciones fuera del territorio nacional al no poder ser mayores que 3, 850 pesos diarios. Si el viaje fue realizado por motivos de un seminario o un curso dicho gasto se considera como parte de una obligación patronal estipulada en el Art. 132 frac. XV de LFT y por tal motivo no tendría que reunir el requisito de deducibilidad del Art. 28 frac.
- Las empresas deben tener en cuenta las regulaciones de los viáticos para evitar complicaciones legales y fiscales.
Pasos para Calcular Viáticos
- Primero, es crucial conocer las políticas y regulaciones de la organización respecto a los viáticos. Generalmente, se cubren gastos de alojamiento, alimentación, transporte y algunos gastos incidentales como llamadas telefónicas o acceso a internet.
- El destino y la duración del viaje son factores fundamentales para calcular los viáticos. El costo de vida varía entre diferentes ciudades y regiones, lo que influirá en la cantidad de viáticos asignados.
- Es importante investigar los costos promedio de alojamiento, comida y transporte en el lugar de destino.
- Una vez que tengas una idea clara de los costos en el destino, puedes establecer una cantidad diaria para cada tipo de gasto permitido.
- Multiplica las asignaciones diarias por el número de días que durará el viaje.
- Si hay otros gastos permitidos, como llamadas telefónicas, acceso a internet, estacionamiento o peajes, asegúrate de incluirlos en el cálculo.
Una vez verificados los gastos y aprobados, el área administrativa pagará el desembolso de los viáticos de acuerdo a la ley federal del trabajo en su artículo 84. En ella se establece que el salario corresponde a la cantidad que se entrega al trabajador por su trabajo, por lo que como se timbran los viáticos en la nómina del empleado es como un ingreso acumulable o exento (no forma parte del sueldo o salario).
Los viáticos son gastos que una empresa cubre para que sus colaboradores puedan cumplir con actividades fuera del lugar de trabajo, como viajes de negocios o capacitaciones. Estos gastos, que pueden incluir transporte, hospedaje y alimentación, deben comprobarse adecuadamente ante el SAT para que sean deducibles.
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Para el pago de honorarios, de viáticos y gastos de viaje, recordemos que debemos tomar en cuenta el artículo 18 de la Ley del IVA. El monto total del pago de $11,600.00 será la base de retención de ISR e IVA.
Las personas físicas que reciban viáticos y efectivamente los eroguen, podrán no presentar comprobantes fiscales hasta por un 20% del total de los viáticos erogados por cada ocasión y sin que exceda los $15,000.00 en el ejercicio.
Es necesario contar con una política de gastos que permita identificar un porcentaje comprobable de viáticos y gastos de viaje, así como un formato o bitácora que identifique y justifique el motivo de los viajes.