Un estado financiero es un documento que muestra la situación económica de la empresa, su capacidad de pago en una fecha determinada, pasada, presente o futura; y el resultado de las operaciones obtenidas en un periodo o ejercicio pasado, presente o futuro, en situaciones normales o especiales.
Estados Financieros y su Importancia
Lo interesante de los estados financieros no está en los datos y cifras que ellos presentan, sino en la información que no proporciona a simple vista, información entre líneas. Es el estado que muestra la situación financiera de una empresa en un momento dado. Actualmente conocido como estado de situación financiera, por incluir todos los valores (derechos y obligaciones) con que opera una empresa, es el estado más completo que se puede formular.
Además, es estático porque nos muestra la situación que esos valores financieros guardan en una fecha, que puede ser la del cierre del ejercicio (un año) o cualquier otra que se desee (inferior a un año), pues el periodo en este estado no es fundamental. Está integrado por el activo (bienes y derechos), pasivo (deudas y obligaciones) y capital contable (aportaciones de los socios y las utilidades).
Componentes del Estado de Situación Financiera
- Activo: Bienes y derechos de la empresa.
- Pasivo: Deudas y obligaciones de la empresa.
- Capital Contable: Aportaciones de los socios y utilidades.
Clasificación del Activo
- Circulante: Cuentas que se convierten fácilmente en efectivo.
- Caja (efectivo).
- Bancos.
- Inversiones temporales.
- Inventarios (mercancías).
- Clientes.
- Documentos por cobrar.
- Deudores diversos.
- Fijo (o no circulante): Activos adquiridos para uso en la operación, sujetos a depreciación.
- Edificios.
- Mobiliario y equipo de oficina.
- Equipo de cómputo.
- Equipo de transporte.
- Diferido (no circulante u otros activos): Activos pagados por anticipado, sujetos a amortización.
- Rentas pagadas por anticipado.
- Seguros pagados por anticipado.
- Propaganda y publicidad pagadas por anticipado.
Clasificación del Pasivo
- Corto plazo: Deudas y obligaciones a cubrir en un plazo máximo de un año.
- Proveedores.
- Acreedores diversos.
- Créditos a corto plazo.
- Documentos por pagar a corto plazo.
- Largo plazo: Deudas y obligaciones a cubrir en un plazo mayor a un año.
- Documentos por pagar a largo plazo.
- Créditos a largo plazo.
Componentes del Capital Contable
- Capital social (aportaciones de los socios).
- Utilidad del ejercicio (utilidad del periodo que se presenta el balance general).
- Utilidades retenidas (utilidad generada en años anteriores no repartida a los accionistas).
La suma total del activo siempre será igual a la suma del pasivo más el capital contable.
Estado de Resultados
Es el estado que muestra las operaciones que ha tenido una empresa durante un periodo hasta llegar a los resultados obtenidos. Este estado es de mucha importancia, no sólo por el resultado que nos arroje (utilidad o pérdida), sino por determinar paso a paso la forma en que se llegó a dicho resultado, el cual podríamos obtenerlo del propio estado de situación financiera, si eso fuera lo que nos interesara; por esta razón, se considera que es un estado principal y a su vez dinámico, por no dar cifras a una fecha fija, sino el movimiento de operaciones acumuladas en un periodo determinado.
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- Ventas: Ventas de productos o ingresos por servicios prestados.
- Costo de Ventas: Costo de mano de obra, materia prima y costos indirectos de fabricación.
- Utilidad Bruta: Ventas - costo de ventas.
- Utilidad de Operación: Utilidad bruta - gastos de operación.
- UAII: Utilidad antes de intereses e impuestos.
- C.I.F.: Costo Integral de Financiamiento o gastos y productos financieros.
- ISR: Impuesto sobre la renta.
Estado de Costo de Producción y Ventas
Es el estado que muestra minuciosamente todos los elementos que forman el costo de lo producido, así como el de lo vendido durante un periodo determinado. Este estudio tiene razones similares al anterior, ya que su cifra final aparece dentro del estado de resultados, como éste a su vez dentro del estado de situación financiera, es fácil comprender que es de sumo interés saber en una forma detallada cómo se determina el costo, ya sea el que refleja la producción o el que se relaciona con las ventas; el cual nos permita obtener un precio de venta con un margen de utilidad bruta suficiente para absorber el costo de distribución y llegar al resultado final deseado (representativo de la productividad de la empresa).
Capital de Trabajo
Es la diferencia entre el activo y el pasivo circulante en una fecha determinada, por lo que se considera que es estático y es secundario, porque los datos que de él se obtienen son adicionales a los estados principales. Como se puede observar, se está considerando capital de trabajo el neto entre los valores de fácil realización de la empresa (activo circulante) con las obligaciones exigibles a corto plazo (pasivo circulante o a corto plazo), es el neto, porque nos demuestra con lo que realmente cuenta el negocio como propio y no el total del activo circulante que puede estar en parte o todo sujeto a obligaciones con terceros, es decir, que la compañía está utilizando capital ajeno que podría en un momento dado desequilibrar la solvencia o la estabilidad de la empresa en estudio.
Limitaciones de la Información Contable
La información que nos brindan los estados financieros, tal y como son de todos conocidos, no son lo suficientemente claros y explícitos para determinar y conocer otros factores que ayuden a mejorar la situación de la empresa en relación con la solvencia, rentabilidad y productividad en que se ha venido desenvolviendo la vida del negocio. Es por esto que el analista deberá poner en juego sus conocimientos para ir adicionando datos a los estados financieros, que le sirvan de base para opinar sobre la capacidad administrativa de la empresa.
Para subsanar la poca información que emana de los estados financieros, el analista deberá auxiliarse de otros profesionales o técnicos en ramas afines al negocio, con el objeto de que su interpretación sobre los factores, índices o cifras obtenidas en la aplicación de sus métodos de análisis sean los más acertados y preste una verdadera asesoría a sus clientes. Los economistas y los ingenieros industriales, entre otros profesionales, podrán aportar información por demás interesante sobre estudios de mercado que precise la situación de la empresa en relación con una posible expansión de la misma por tener la perspectiva de captar más centros de mercados, para sus productos, o bien estudios técnicos de la producción que coadyuven a llegar a las metas deseadas con la más alta calidad.
Su validez es transitoria y relativa, debido al hecho de que los resultados que muestran no son definitivamente exactos; puesto que tal exactitud sólo se conoce al momento de fundarse, o liquidarse la empresa, en determinadas condiciones. Además, incluyen apreciaciones personales.
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Esto hace indispensable que los juicios y opiniones personales se apliquen con rectitud y absoluta probidad; las cuales, hay que admitirlo, vendrán en proporción al grado de integridad y competencia profesional de quien elabore los Estados Financieros y a la medida en que ellos acaten los “Principios de Contabilidad generalmente aceptados”. No se ajustan al valor real monetario, por no contemplar el poder adquisitivo de la moneda, ni los costos de reposición de los Activos. De allí que, por ejemplo, un aumento notable en las “Ventas”, puede deberse a un alza de los precios de venta; lo cual pudo haber sido inclusive causa de una disminución del número de unidades vendidas. En tales casos, las comparaciones darán resultados distorsionados.
No pueden reflejar aquellos aspectos financieros de los negocios, que no sean factibles de ponderarse con la vara de medir del dinero; tales como: la reputación, prestigio y aceptación pública de la empresa; la eficiencia, idoneidad y lealtad de su personal; riesgos, contingencias, situaciones de ventajas, problemas tecnológicos, contratos pendientes, tendencias del mercado, garantías, experiencia en el ramo, etcétera. Estas limitaciones pueden ser subsanadas, en parte, mediante las “notas al pie de los Estados Financieros”; las cuales serán reveladoras de todos aquellos factores y circunstancias, que el Contador crea necesarias para una mejor apreciación del contenido de dichos estados, de acuerdo con los principios de contabilidad aceptados.
Ejemplos de Notas al Pie de los Estados Financieros
- Tipo de cambio para los depósitos en el exterior y para las divisas en poder de la empresa.
- Base del cálculo de la “Provisión para cuentas incobrables”.
- Grado de exigibilidad de los activos.
- Método de valuación de los inventarios.
- Base de amortización de los intangibles.
- Valores dados en prenda o garantía.
- Avales y fianzas.
- Pasivos eventuales, no amparados por provisiones.
- Política de dividendos.
- Dividendos acumulativos, no pagados a acciones preferidas.
- Plazos, intereses y condiciones hipotecarias.
- Detalles y características del Capital en acciones.
Tal vez el problema crucial de la Contabilidad sea el de precisar los costos exactos que han de imputarse a los ingresos percibidos durante el ejercicio, con el fin de determinar la ganancia real habida en el mismo. Recuérdese que la empresa incurre constantemente en costos, con el propósito de obtener los ingresos. Una parte de tales costos serán imputables a los ingresos del ciclo.
Tipos de Costos
- Costos de las inversiones, que comprenderán: terrenos, edificios, maquinarias, equipos, instalaciones, vehículos, mobiliarios, etcétera.
- Costos de los ingresos principales.
- Costos operativos de todo tipo, tales como: costos de venta, administrativos. etcétera.
- Monto de las depreciaciones, amortizaciones y/o agotamiento.
- Costo de la mercancía vendida.
- Gastos de ventas administrativos y otros.
Desde luego, que aquella parte de los costos no expirados, quedarán como activos de la empresa, en la forma de propiedades, inventarios y gastos pagados por anticipado o cargos diferidos.
Cualidades de la Información Contable
Ahora vamos a analizar las cualidades, los principios y los acuerdos deseables que son la base de la contabilidad financiera. La relevancia es la capacidad de la información de afectar una decisión y es la primera de dos cualidades principales de la información contable. Esto significa que la oportunidad es una característica deseable de la información contable. La confiabilidad es la segunda cualidad importante de la información financiera.
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La información contable a menudo requiere un equilibrio entre relevancia y confiabilidad. De igual manera, aun cuando los pronósticos de los analistas son relevantes, son menos confiables que las cifras reales basadas en datos históricos. Quienes determinan los estándares a menudo luchan con este equilibrio. La comparabilidad implica que la información se mide en una forma similar entre las compañías. La consistencia implica que se utiliza el mismo método para operaciones similares a lo largo del tiempo.
Las cualidades deseables de la información contable sirven como un criterio conceptual para los principios contables. La utilización competente de las cifras contables para el análisis financiero requiere una comprensión del marco de trabajo contable en que se fundamenta el cálculo de aquéllas. El propósito de los sistemas contables es proporcionar información imparcial y objetiva. Debido a que el valor de un activo determinado mediante negociaciones contractuales entre partes independientes por lo común es imparcial y objetivo, de un modo usual los valores del costo histórico procedentes de las operaciones reales se asientan en los estados financieros.
Los valores del costo histórico disfrutan de una objetividad que sobrepasa a la de cualquier otro valor. El efecto de esta objetividad cuando los valores cambian posteriormente es disminuir la utilidad de los estados financieros. Esto se debe a que, en la mayoría de los casos, los valores del costo histórico no expresan los valores reales. Sin embargo, los usuarios de estados financieros desean un equilibrio entre los valores determinados objetivamente y los estimados de los valores reales de activos y pasivos.
La contabilidad moderna adopta la base de la acumulación por encima de la base más primitiva del flujo de efectivo. En la contabilidad según el principio de acumulación, los ingresos se registran cuando se ganan, sin considerar el recibo, o el pago de efectivo. El conservadurismo entraña manifestar el punto de vista menos optimista al enfrentarse a la incertidumbre en la medición. Si el propósito del análisis es la valuación del capital, es importante estimar la tendencia conservadora en los informes financieros y hacer los ajustes apropiados, de manera que los activos netos y utilidades netas se midan mejor.
Ventajas de Fuentes Alternativas de Información
¿Cuáles son las ventajas que ofrecen esas fuentes alternativas?
- Oportunidad en tiempo. Los estados financieros se preparan con tanta frecuencia como cada trimestre y por lo común se publican de tres a seis semanas después de finales del trimestre. En contraste, los analistas actualizan sus pronósticos y recomendaciones sobre una base casi de tiempo real, tan pronto como la información acerca de la compañía está disponible para ellos.
- Frecuencia. La frecuencia se halla estrechamente vinculada con la oportunidad en tiempo. Los estados financieros se preparan periódicamente, por lo común cada trimestre.
- Con miras al futuro. Las fuentes de información alternativa, en particular los informes y pronósticos de los analistas, utilizan una gran cantidad de información con miras al futuro. Los estados financieros contienen pronósticos limitados. Además, la contabilidad basada en el costo histórico (y en el conservadurismo) por lo común produce retrasos de reconocimiento, en los que ciertas actividades de negocios se registran con retraso.
Limitaciones Según las NIF
Las Normas de Información Financiera (NIF) señalan que los estados financieros son la representación estructurada de la situación financiera a una fecha determinada, y de los resultados de operación, los cambios en el capital contable, de una entidad, dichos estados financieros presentan información de una entidad que es útil en el proceso de la toma de sus decisiones económicas.
La NIF A-1 también establece las limitaciones a los estados financieros que los usuarios deben tomar en cuenta, las cuales se mencionan a continuación:
- Las transacciones y otros evento, que afectan económicamente a la entidad, son reconocidas conforme a normas particulares que pueden ser aplicadas con diferentes métodos, lo cual puede afectar la comparabilidad.
- Los estados financieros, especialmente el estado de situación financiera, presentan el valor contable de los recursos y obligaciones de la entidad, cuantificables confiablemente con base en las NIF y no pretende presentar el valor razonable de la entidad en su conjunto. Por ende, los estados financieros no reconocen otros elementos esenciales de la entidad, tales como los recursos humanos o capital intelectual, el producto, la marca, el mercado, etc.
- Están basados en algunas estimaciones y juicios que son elaborados considerando los cortes de periodos contables, motivo por el cual no pretenden ser exactos.
Información Contable en las Pymes
La contabilidad, con todas sus limitaciones, es el medio principal de información en las pequeñas y medianas empresas (Pymes), resume e informa datos respecto de la estructura financiera y resultados de una empresa, es decir, permite establecer controles de gestión con base en el análisis de tendencias en el tiempo. De acuerdo a todas las actividades y elementos que se realizan por esta época en las organizaciones, es necesario que éstas realicen un buen análisis, determinen estrategias, identifiquen y evalúen elementos, que afectan su espacio de actividades, tanto positiva como negativamente; todo esto, para tomar decisiones acertadas y, así poder mantenerse en el tiempo, bajo un ambiente competitivo.
Los insumos contables son básicos en la determinación de la situación y resultados de una empresa. La información contable producida por las Pymes es el medio principal por el cual las instituciones financieras evalúan y otorgan recursos para las necesidades de operación y crecimiento. Dichas situaciones hacen costoso el análisis y crea incertidumbre respecto a la factibilidad de direccionar recursos hacia propuestas comerciales, de inversión o de crédito. Esta limitación de las Pymes se explica en el reducido análisis de la información financiera a nivel de la administración y gestión, además de la poca participación del profesional contable en este propósito, originando una carencia de fundamentos gerenciales a la toma de decisiones.
En el análisis de las Pymes en Ecuador y en Latinoamérica se percibe que el empresario no presta mayor atención a la función contable, la cual muchas veces es desarrollada por un profesional a medio tiempo y básicamente con fines tributarios.
Calidad y Uso de la Información Contable en Pymes
La investigación tiene el propósito de exponer la percepción de validez de la información contable, producida al interior de las Pymes, y su utilización en la gestión de las principales decisiones del negocio. Es decir, fomentar el uso de la contabilidad como medio de información gerencial desde el punto de vista práctico en las principales actividades operativas de las empresas. Uno de los elementos sensibles en el desarrollo empresarial es la disponibilidad de información; no obstante, definir este concepto y, sobre todo, asumir que las empresas deben generar desde su interior datos claros y objetivos, y que estos datos sean los mismos que se muestran al exterior de la organización es uno de los retos en las economías en desarrollo.
En dicho entorno, la contabilidad ha evolucionado desde el registro manual de las transacciones hasta sofisticados sistemas de información integrados y computarizados. De disponer información de manera local a socios, accionistas, servicio de rentas, nuevos inversionistas, financiadores, entre otros, a mostrarlos externamente en nuevos proyectos, certificaciones, licenciamientos para competir en nuevos mercados. La contabilidad en las empresas constituye el canal por medio del cual fluye la información, no obstante, junto con las limitaciones propias de la contabilidad, actualmente existen debilidades en relación con el sistema de información que sirve de apoyo a la gerencia.
La función contable debe proporcionar la mayor cantidad de información de calidad para la toma de decisiones; lógicamente, existe un costo de reunir y procesar los datos, sin embargo, surge un beneficio derivado de esa información. “En la medida en que se recogen más datos, se reduce el riesgo de la incertidumbre.
Resultados de Encuestas en Pymes
Para el levantamiento de la información se tomaron los datos primarios de una muestra de 98 empresas consideradas como Pymes comerciales de la ciudad de Ambato y que constan bajo el control de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros del Ecuador. Para lo cual se aplicó una encuesta mediante un cuestionario estructurado con 14 preguntas cerradas y compuesto de diferentes variables como: grado de utilización, calidad, periodicidad, razonabilidad, alcance, entre otras, con el fin de profundizar el conocimiento sobre la gestión de la información contable en las Pymes comerciales.
En la tabla 2, el 52% de las Pymes consultadas tienen un manejo excelente de la información financiera, es decir, lo más clara, comprensible y fácil de interpretar por los usuarios. Esta información integra todas las partidas contables de los informes financieros requeridos. No obstante, el 38,78% de las empresas califican como buena la calidad de la información; el 8,16% regular; y el 1,02% mala.
En la tabla 3, el 28,57% de las Pymes indican que es excelente, y la diferencia, es decir, el 71,43% de las empresas indican que la razonabilidad de la información contable está entre buena y mala. En la tabla 4 se expone la ponderación del uso de la información contable financiera, donde 1 corresponde a lo más importante.
En la tabla 5 se aprecia que el 76,53% de las Pymes encuestadas sí la utilizan, lo que significa que las empresas trabajan con una orientación para manejar adecuadamente sus recursos.
En la tabla 6 se puede inferir que las Pymes toman decisiones con base en la información contable, y entre las más destacadas están el 24,77% que lo hace para compras, el 22,43% lo hace para elaborar sus presupuestos y el 20,56% lo hace para obtener financiamiento. Mientras que el 15,89% para inversiones y el 15,42% para aspectos de ventas. De la misma manera, al correlacionar la información presentada en las tablas 5 y 6, las Pymes toman decisiones con base en la información contable para las operaciones sensibles que realizan las empresas.
En la tabla 7, menos de la mitad de las Pymes, equivalente al 41,84%, utilizan siempre la información contable para tomar decisiones operativas futuras y de crecimiento. En la tabla 8, el 80,61% sí realiza o aplica herramientas de análisis financiero. En la tabla 9, el 65,31% de la Pymes utilizan la información contable para delinear planificaciones, tanto estratégicas como operativas, involucrando a las áreas claves para la toma de decisiones.
Resumen de la Percepción de las Pymes
Los resultados que presenta la investigación, según el propósito de constatar al interior de las Pymes los criterios de calidad de la información y el uso de los datos contables, deben ser asumidos en función de las actividades contables de las empresas, el número de empresas contactadas y el enfoque de la investigación. De forma general, los resultados permiten identificar la percepción positiva de las Pymes respecto a la calidad y razonabilidad de la información contable, en tanto más de la mitad de los encuestados indican el uso de estos datos en la toma de decisiones.
Por otro lado, casi la totalidad de las Pymes utilizan la información contable como herramienta para la toma de decisiones, generalmente relacionada con la compra de bienes realizables, la elaboración de presupuestos y el análisis de financiamiento. No obstante, menos de la mitad de las Pymes utilizan la información contable de manera prospectiva, es decir, para proyectar la situación económica y financiera a mediano o largo plazo.
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