Los costos son el principal factor a considerar antes de tomar una decisión para el beneficio de una empresa y, sin duda, fungen como una guía para los distintos departamentos antes de aplicar modificaciones, poner en marcha proyectos y realizar compras. Por esa razón, hoy hemos decidido hablarte sobre cómo es que se toman decisiones dentro de las compañías para asegurar que éstas sean efectivas y cómo los números pueden tener un gran impacto en éstas.
La contabilidad de costos se diferencia de la contabilidad financiera en que esta última recoge información de las operaciones económicas de la empresa, en sentido general, y elabora con ellas los estados financieros que pueden ser elaborados tanto para uso interno como externo. No obstante, varios autores, entre ellos Hernández (2012) y Lazo (2013a), afirman que el estallido de la Revolución Industrial, a partir del año 1776, fue lo que impulsó el establecimiento de un mayor control sobre los modos de producción, los materiales y la mano de obra.
Hernández (2012, 2014), Horngren et al. (2012b), Lazo (2013a), Tafur y Osorio (2013) y otros autores, identifican los costos como activo (inventarios y activos fijos), como gasto (costos de producción) y como pérdida (gasto). En cuanto a la composición y clasificación de los costos de producción, “la teoría tradicional de costos habla de tres elementos básicos: materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación” (Calleja, 2013; Hernández, 2012, 2014; Warren et al, 2010, 2012, 2014).
La mano de obra, el segundo elemento del costo, “es el esfuerzo físico o mental que realiza un trabajador en el proceso de transformación de una materia prima o un insumo en un producto terminado, que satisfaga una necesidad y que no perjudique el medio ambiente” (Hernández, 2012, 2014). No obstante, según Gómez (2013), el esfuerzo del ser humano sería insuficiente si no contara con los equipos necesarios que comprenden desde la herramienta más sencilla hasta la maquinaria más complicada, permitiendo economizar esfuerzos de trabajo y de material, a la vez que aumentar de modo significativo su productividad.
Los costos indirectos de fabricación (CIF), carga fabril, gastos de fabricación o gastos, como también se les conoce (Jiménez, 2010), son todos los costos que se relacionan indirectamente con el producto y que forman parte del proceso productivo. Antes de contabilizar los costos de producción, debe conocerse primero cuáles tipos de inventarios se manejan y el sistema de costeo que se utilizará para su acumulación.
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Los inventarios en las industrias son tres: de materiales, de producción en proceso y de productos terminados (Hernández, 2014; Warren et al., 2010). En cambio, los sistemas de costeo de inventario son dos: periódico y perpetuo. El periódico, pormenorizado o de costos incompletos (Calleja, 2013), ofrece información limitada sobre los inventarios; se utiliza en pequeñas y algunas medianas empresas. En las industrias, el sistema perpetuo permite la acumulación de costos de producción y lo clasifica de dos formas: por órdenes de trabajo y por procesos. El primero es en base a pedidos y especificaciones de clientes; sus costos se acumulan en una Hoja de Trabajo por cada pedido. El segundo es en base a procesos productivos continuos, estandarizados y repetitivos, donde los productos son homogéneos y producidos a gran escala (Horngren, 2012b; Uribe, 2011).
Los métodos de valoración de inventarios conocidos son cuatro: FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out), promedio ponderado y de identificación específica (Hernández, 2012; Lazo, 2013a). De los métodos citados, en las industrias solo se utilizan el FIFO y el Promedio ponderado (Donoso y Donoso, 2011; Jiménez, 2010), por el tipo de procesos y el momento en que se agregan los costos de los inventarios; pero cada país, a través de la administración tributaria, determinará cuál es el más favorable a utilizar. Por ejemplo, en la República Dominicana la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) exige en el Código Tributario, Ley 11-92, utilizar LIFO, salvo ciertas excepciones (Hernández, 2014).
El registro de los materiales se debe realizar considerando “la cantidad recibida, cantidad enviada a producción, y los saldos de los inventarios para cada tipo de material”. A medida que se usan materiales directos, se registran como materiales retirados del almacén en el mayor de fábrica (Horngren, 2012b). En el segundo asiento de la Figura 3, las salidas del almacén de materiales se computan directamente a la cuenta de inventario de producción en proceso, cuando se utiliza el sistema perpetuo, cuenta donde se acumulan los costos del producto a fabricar.
Con relación al registro de la mano de obra debe definirse si el costo se cargará directamente a la producción o a una cuenta de control y acumulación de costos desde la cual será distribuido. Esto sucede cuando existen varias órdenes de trabajo, departamentos o centros de costos trabajándose al mismo tiempo (Ver Figura 4). Para el registro de los CIF, debe considerarse que éstos se agregan a la producción utilizando diferentes bases de cálculo: a) costo de materiales directos; b) costo de mano de obra directa; c) horas de mano de obra directa; d) unidades producidas; y e) horas máquina; (Hernández 2012, 2014; Lazo, 2013a). También se pueden asignar mediante el uso del sistema de costeo ABC.
La Figura 5 muestra cómo debe realizarse el registro de este elemento en la producción, tomando en cuenta que previamente se fueron acumulando en una cuenta de control de CIF, la cual finalmente es distribuida entre los departamentos u órdenes de producción. Cada costo en la producción puede agregarse en base a costos reales, normales o estándar. En algunos casos esta asignación se basa en tasas predeterminadas, siendo acumulados en una cuenta de acumulación y luego distribuidas por tasas o de acuerdo a la proporción producida.
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Independientemente del sistema de registro que se utilice, periódico o perpetuo, o del sistema de acumulación de costos, por órdenes de trabajo o por procesos, Lazo (2013b), señala que es importante saber que el proceso productivo podrá ser secuencial, paralelo o selectivo; dependiendo de la forma en que los productos y los costos pasan por los diferentes departamentos. La contabilización en la producción conjunta se realiza de la misma forma que se ha presentado en las Figuras 3, 4 y 5.
El primer método, de las unidades producidas, se utiliza cuando el valor de venta de los coproductos en el mercado no tiene diferencia significativa en los ingresos de la empresa; por lo que, la cantidad producida será la base para la asignación de costos. El segundo método, del valor de venta en el punto de separación, es el más idóneo en la producción conjunta, pero solo cuando se conoce el valor de venta unitario de los productos en este punto. Estos son los productos que son vendidos inmediatamente; se identifica individualmente que no requieren de procesamiento adicional y casi siempre se venden a granel. Este método se utiliza mucho en las procesadoras de carnes. El tercer método, del valor neto realizable, se utiliza cuando no se conoce el valor de venta en el punto de separación. Para ello, debe utilizarse el precio de venta final del producto, considerando reducir de éste los costos de procesamiento adicional y los gastos operacionales cargados a los productos. De esta forma, se obtiene un valor hipotético de venta en el punto de separación.
Los subproductos en las Figuras 10, 11 y 12 no aplican para la asignación de costos de producción, porque se consideran como “subproductos de categoría 1, los cuales solo se reconocen cuando se venden”. Finalmente, terminada la producción se realizan los registros correspondientes al traspaso de los productos terminados al almacén, en donde se les asigna un precio de venta con el cual se comercializará al cliente.
En la Figura 14, Horngren et al. (2012b), muestran los registros de traspaso utilizando una cuenta de “control de productos terminados”; la misma utilizada por otros autores para el inventario de productos terminados. Horngren et al. Los desperdicios o daños en la producción pueden ser normales o anormales. Para evitar esos daños y desperfectos en la producción, se incurre en procesos y costos de calidad que también deben ir cargados a la producción dentro de los costos indirectos.
Cuando se termina una orden o proceso productivo, se da aviso al departamento de costos para que proceda a la liquidación de los costos incurridos a través de informes de producción. En la producción por procesos se elabora un informe de costo de producción por departamentos que indicará cuál fue el costo total producido, la cantidad de unidades terminadas y transferidas, unidades en proceso y mermas, y el costo unitario resultante. Este informe algunos autores, como Hernández (2012, 2014) y Warren et al. (2010), lo describen en cuatro pasos: plan de cantidades, producción equivalente, costos por contabilizar y costos contabilizados, pudiéndose agrupar en dos partes: unidades, pasos 1 y 2, y costos, pasos 3 y 4.
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Las Figuras 15 y 16 muestran dos modelos de estados financieros secundarios, indicando en ellos la ubicación de los costos y de dónde son obtenidos. El resultado del estado de costo de producción (Figura 15), sirve para la elaboración del estado de costo de ventas (Figura 16), cuyo resultado se utiliza para la elaboración del estado de resultado (disminuido de los ingresos), el cual servirá para alimentar los demás estados financieros básicos. En una empresa de prestación de servicios no existe costo de mercancía vendida. En las finanzas tradicionales, existen indicadores de rentabilidad, liquidez y endeudamiento.
Algunos indicadores de rentabilidad importantes son: margen bruto (utilidad bruta/ventas netas), margen operacional (utilidad operacional/ ventas netas) y margen neto (utilidad neta/ventas brutas). La finalidad del análisis permitirá evaluar los costos desde diferentes enfoques. Por ello, Hernández (2012), Horngren et al. (2012a, 2012b), Warren et al. En base a la clasificación anterior, Suárez (2017) expone que los análisis pueden ser aproximados, específicos, dinámicos, deductivos o inductivos.
Los costos históricos se refieren a los costos reales, los cuales deben compararse, cuando se efectúan, con costos predeterminados (estimados y estándares), a fin de evaluar la flexibilidad presupuestaria, analizando las variaciones resultantes en la aplicación de costos. El proceso presupuestal se inicia con la determinación del nivel de ventas, porque dependiendo de estas se establecen las necesidades de materiales directos e indirectos, mano de obra, costos indirectos de fabricación, inversión en activos fijos, necesidades de financiación o de inversión, niveles de inventarios, racionalización de gastos y programación de pagos.
Según Burbano (2010), Cano (2013) y Díaz et al (2012) y Donoso y Donoso (2017), el presupuesto de producción implica necesariamente que la empresa haya analizado su capacidad de producción, ya que de esta depende la realización y el cumplimiento de las metas. En ese mismo orden, el análisis del punto de equilibrio, el costo-volumen- utilidad, el costeo directo y el absorbente, permitirán conocer los límites a utilizar para mantener el control de las ganancias o para evitar la generación de pérdidas. Otro punto importante que permitirá un buen análisis de costos es la estandarización, la cual consiste en fijar de forma unitaria un costo o cantidad a utilizar de cada recurso que compone el costo del bien o servicio que se adquiere o produce.
Los estándares se calculan en base a eficiencia (en cantidad y costo) y sirven de base para la elaboración de presupuestos. Después que se ejecutan, registran, resumen y analizan los costos, se procede a la toma de decisiones. 1) la obtención de la información; 2) la realización de predicciones acerca de costos futuros; 3) elección de una alternativa; 4) implementación de la decisión y 5) evaluación del desempeño (Ramírez, 2013). Otras decisiones que se toman en cuenta se refieren a la evaluación de la calidad, en productos y servicios, establecimiento de programas Justo a Tiempo, contratos laborales, comerciales y de construcción de obras, beneficios, inversiones, etc. Para tomar decisiones sobre reducción de costos, Carratalá expone diferentes técnicas que deben ser consideradas por los gerentes y contadores.
Como ya se analizó, los costos de producción de bienes y servicios son de suma importancia para el estudio de la contabilidad y la administración de empresas. Independientemente de los temas generales sobre costos, los autores citados tienen perspectivas diferentes que permiten ampliar los conocimientos necesarios para su adecuado control en cualquier ámbito. Cabrera y Mariano, Calleja, Hernández, Jiménez, Lazo y Rincón y Villareal, tienen mayor enfoque contable. En cambio, Abanto y Luján y Actualidad Empresarial, tienen un enfoque impositivo; Suárez en construcción, Gómez, y algunos ya mencionados, en producción de servicios.
¿Cuál es el proceso para la toma de decisiones en una empresa?
Para poder entender con claridad cuál es el rol de los números al momento de tomar decisiones en una compañía, primero necesitamos hablar sobre el proceso que sigue antes de elegir algo dentro de las organizaciones para asegurar que éstas sean acertadas.
- Definir qué se va a hacer, fabricar o vender, si es un servicio o producto. Esto es la base para que después se pueda establecer el valor de lo que se va a ofrecer y cuál será el margen de ganancia que se busca generar.
- Dependiendo de los datos anteriores se pasa a la etapa de interpretación, necesaria para visualizar todo el ciclo de producción y generar una proyección completa de la situación.
- Para dar paso a la planeación se debe presupuestar, con la finalidad de enlazar los gastos a la cantidad establecida para el precio unitario.
Por ejemplo: si se van a fabricar sillas, se debe fijar un monto inicial, para después evaluar proveedores, considerar un tipo de financiamiento (en caso de que se requiera) y dar paso a nuevas soluciones en favor del costo/beneficio. También es importante conocer los tres valores básicos que se toman en cuenta al para determinar el rendimiento, estos son la materia prima, gasto indirecto y mano de obra. Definidos los puntos anteriores, se comienza con la compra de insumos que dan paso a la cadena de suministro. Desde el momento en el que se realiza la operación se debe verificar que se cumplan las características de calidad necesarias para cada fase y su correcta ejecución. Después de comenzar con la producción surge la cadena de valor dónde se busca llegar más allá de sólo el primer plano. Es decir, conocer al proveedor del proveedor, así como al cliente del cliente. Con la relación de todos estos datos se genera la información financiera para la toma de iniciativas. ¿Notas como los costes son parte de el desarrollo de la mayoría de las etapas? Sin duda, visualizar esto nos permite empezar a tener una mayor noción de la relevancia de estos dentro de un negocio.
¿Por qué considerar los costos es importante?
Cuando se habla del desarrollo de proyectos dentro de una compañía, verificar su rentabilidad es clave. En realidad, todo parte de la contabilidad de costos, ya que es lo que nos permite observar la remuneración en consideración de las razones financieras, las cuales son indicadores que ayudan a interpretar la situación general de una organización a partir del retorno de inversión, margen de utilidad, dividendos a repartir (en caso de que sea una sociedad), liquidez, solvencia, beneficio de activos, productividad. En otras palabras, analizar los costos antes de tomar cualquier decisión en el ámbito de los negocios es indispensable para que se puedan optimizar las ganancias a obtener y comprender cuánto dinero se necesita para producir algo y cómo es que éste se va a utilizar.
Eso sí, debes saber que cuando se habla sobre “evaluar costos”, es importante considerar los diferentes tipos que existen. A continuación hablaremos sobre esto.
¿Qué tipos de costos se pueden considerar?
Existen distintos valores numéricos que se den tomar en cuenta para poder tomar decisiones acertadas en el mundo profesional. Por un lado, están los costos variables, que tienen que ver con el nivel de producción que se planeé realizar y aumentan según la proporción de objetos a fabricar. El mas considerable es el de la mano de obra, así como la materia prima. También, deben considerarse los costos fijos, los cuales no dependen de la actividad ni de los procesos de elaboración, van ligados a las necesidades generales de una producción, por ejemplo la renta del espacio y del equipo. Todos estos se registran dentro de un documento que se conoce como el “estado de resultados”, que al final de un proyecto concentra todas las ganancias y pérdidas que se generaron. En otras palabras, éste te permite ver con una gran claridad qué tan positiva fue la decisión de iniciar con el proyecto que se puso en marcha, pues refleja el total de ingresos menos el costo de ventas.
Vale la pena mencionar que, a pesar que para algunas personas piensan que realizar este tipo de documentos y control los números de un proyecto es algo que puede hacerse por medio de programas especializados, la realidad es que las empresas constantemente están en búsqueda de profesionales con los conocimientos necesarios en contabilidad que permitan interpretar los datos. Así que si hasta ahora te ha gustado el tema que hemos desarrollado, posiblemente esta licenciatura es ideal para ti.
Tomar una decisión, como ya lo vimos a lo largo del texto, implica que se tomen en cuenta muchos factores y entre estos, sin duda, están los costos como un factor clave. Tal es el caso que, incluso, si no se toma una decisión en el momento adecuado, se pueden generar pérdidas considerables. De ahí que siempre que se tenga una cotización en mano, hay que evaluarla en el momento, porque puede sufrir un cambio inesperado en los precios que afecte toda la producción.