Los libros de contabilidad o libros contables son una de las herramientas más importantes que debe tener un contador. Es gracias a estos que se puede llevar un orden de todos los movimientos. Los libros de contabilidad corresponden a todos los documentos donde se ve reflejada información contable de una empresa, económica y financiera. Es responsabilidad del contador que dicho libro se mantenga actualizado, además de que es requisito que cada vez que se comience con un nuevo ejercicio contable se cree un nuevo libro.
Los libros contables son archivos que contienen registros de información financiera, permitiéndole al contribuyente tener una base de datos sintetizada sobre la situación económica de la empresa u organización, sobre operaciones mercantiles, para realizar el balance anual y para respaldar su actividad ante el Servicio de Impuestos Internos (SII).
Existen dos tipos de libros contables principales, los cuales se dividen en obligatorios y voluntarios o no obligatorios. Dentro de estos libros se puede encontrar el libro de banco, en el cual se pueden observar todos los movimientos bancarios. De estas 3 ramas, se diversifican los libros.
Dentro del marco jurídico está definido como: una obligación contar con los libros contables, ello lo estipula los artículos 28 del Código Fiscal de la Federación y 34 del Código de Comercio; Además son una necesidad, dado que permiten obtener datos de acuerdo a los principios contable o bases especiales de registro que se emplean para evaluar la situación económica y financiera de la empresa.
Como has visto, los libros de contabilidad son muy importantes para las empresas y para cumplir con los aspectos legales correspondientes. Si no se integra la contabilidad como dicta la ley, se pueden cometer infracciones.
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Para estar completamente regulado de forma legal y evitar sanciones, se debe de acatar el “legalizar los libros” obligatorios. Todo esto está estipulado en el Código de Comercio y el Reglamento del Registro Mercantil.
El manejo y legalización de los libros es un proceso relativamente sencillo, no obstante, como se debe de presentar ante el Registro Mercantil, debe estar todo en orden y regulado. Apoyarse de servicios legales o servicios fiscales siempre será de ayuda si no se cuenta con un área o departamento enfocado a ello. Evita multas o cosas peores.
Libros Contables Obligatorios
De conformidad con el Código de Comercio, las sociedades están obligadas a llevar libros contables. Los libros contables son el libro mayor, el libro diario y el libro de inventarios y balances.
Libro Diario
Tal como su nombre lo indica, en este tipo de libro obligatorio la empresa debe contabilizar todas las operaciones que lleva a diario. En este se deben registrar todas las operaciones que la empresa realiza día a día, recogidas en los llamados asientos contables. Estos tienen que seguir un orden cronológico, con el fin de que sea más sencillo gestionarlos. Se llena con una periodicidad diaria (de ahí su nombre). Permite que se lleve un seguimiento cronológico de las operaciones administrativas y mercantiles. Aquí se registran las operaciones de actividad económica.
“El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.” Y “Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio y las disposiciones legales.” (Art.
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…en el diario debe aparecer el registro de las operaciones efectuadas, mostrando también las circunstancias no técnicas que intervinieron en ellas.
Libro Mayor
Este libro corresponde a un documento en el cual se registra el resumen de todas las cuentas contables. El libro mayor debe incluir las operaciones económicas registradas en el Libro Diario durante un ejercicio. Su función es más que importante, puesto que aquí es donde se lleva toda la contabilidad de la empresa.
En este libro, cada cuenta de manera individual presenta la afectación que ha recibido por los movimientos de débito y crédito, de todas y cada una de las operaciones, que han sido registradas en el Libro Diario, con su saldo correspondiente.
Libro de Inventarios y Balances
Este libro de contabilidad contiene toda la información económica-financiera del negocio desde que inició actividades. Se debe realizar por cada ejercicio económico. Se encarga de mantener un registro de la evolución de la empresa, al menos de forma trimestral. Todo esto conforme a balance de sumas y saldos, inventario final de la empresa e informes contables llamados “Cuentas Anuales”. Balance de situación.
“El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa; al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación; se transcribirán también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.” Y “Deben conservarse por lo menos diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante.” (Art.
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Cuando una empresa inicia su actividad económica, debe elaborar un inventario y un balance general, ello le permitirá conocer de forma clara y completa la situación de la misma, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales. La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable.
En este libro, al terminar cada ejercicio, se deberá registrar el resultado del levantamiento físico del inventario al 31 de diciembre del año correspondiente, de materias primas, materiales y suministros para producción, almacén de materiales y suministros de consumo e inventarios de bienes muebles e inmuebles, el cual contendrá en sus auxiliares una relación detallada de las existencias a esa fecha, con indicación de su costo unitario y total.
Libros Auxiliares
Los libros auxiliares te ayudan a facilitar la gestión financiera y económica de una empresa. Registran de forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales y sustenta los libros mayores, siendo su función, registrar todas las operaciones y centralizarlas en el libro Diario para tener un único documento contable.
Las empresas pueden llevar además de los libros obligatorios todos aquellos libros auxiliares que estimen útiles para su gestión y cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.
Ejemplos de Libros Auxiliares
- Libro de proveedores: se anotan las operaciones con proveedores, incluyendo compras a crédito y de contado.
Libros Corporativos
Todos han oído hablar de los libros sociales de las empresas; sin embargo, pocos saben cuáles son obligatorios y qué deben contener. Los libros corporativos son estrictamente obligatorios para tener un historial de las actividades realizadas y para brindar certeza jurídica de sus actos. El deber legal de estos libros está reflejado y fundamentado en el Código de Comercio y en la Ley General de Sociedades Mercantiles.
Nota aclaratoria: Los supuestos previstos tratándose de libros corporativos son diversos y su configuración en la realidad puede variar y por ende dar lugar a consecuencias jurídicas distintas.
Para cuestiones practicas en los servicios legales (referente al manejo de los libros corporativos), cabe destacar que estos libros son más para quienes estén sujetos al Impuesto de Valor Añadido (IVA). Libros de facturas emitidas. Facturas recibidas.
Tener los libros corporativos siempre será de gran ayuda, no solo para estar al día con los términos de la ley.
Libros Obligatorios para Sociedades Anónimas (SA) según la LGSM
- Registro de accionistas: se actualiza la entrada o salida de socios y la modificación de su participación en la sociedad (art. 128, LGSM).
- Actas de asamblea: se asienta todo lo relacionado con las fechas de las asambleas ordinarias o extraordinarias y los acuerdos tomados en ellas (art. 194, LGSM).
- Variaciones de capital: para inscribir disminuciones o aumentos del capital (art. 219, LGSM).
No obstante que por ley los libros solo sean obligatorios para la SA, cualquier otro tipo de sociedad civil o mercantil debería adoptarlos como una “buena práctica corporativa”, pues a través de estos se puede seguir el rastro de los movimientos más importantes de la organización, lo cual resulta de vital importancia para la toma de decisiones futuras.
Otros Libros Corporativos
Cuando la sociedad esté administrada por un consejo de administración, se llevará el libro de consejo de administración en el cual se contendrán las actas en las que obren los acuerdos y resoluciones tomadas en las juntas del consejo. En estas actas se expresarán la fecha, el nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados.
En este libro se contempla la identidad de los socios que son propietarios y participantes de la sociedad. Cabe destacar que, para este libro, dependerá su terminología según la sociedad que le corresponda.
Formato de los Libros
De acuerdo con el Código de Comercio, los libros de actas podrán llevarse en formato impreso o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología. Los libros que se lleven en formato impreso deberán estar encuadernados, empastados y foliados.
Información Adicional
Uno de los aspectos en los cuales se ven involucrados los libros de contabilidad es con la aparición de la tecnología.
Será considerado comerciante toda persona natural o jurídica que realice alguna actividad económica que la ley catalogue como mercantil.
El control de inventarios y almacén se debe llevar en registros auxiliares, identificándolo, por unidades o grupos homogéneos. Los registros contables de los bienes muebles e inmuebles se realizarán en cuentas específicas del activo.
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