Una lista de verificación en auditoría es un documento que contiene una serie de preguntas o puntos específicos que deben ser revisados y verificados durante una auditoría. Sirve como guía para asegurar que se cubran todos los aspectos relevantes y que la auditoría sea completa y sistemática.
Una lista de verificación de auditoría de procesos es un documento que detalla los puntos específicos a revisar durante la evaluación de un proceso en particular. Sirve como guía para asegurar que se examinen todos los aspectos relevantes del proceso, desde sus entradas y salidas hasta los controles internos y la conformidad con los estándares establecidos.
En esencia, una lista de verificación es un documento que enumera una serie de elementos o tareas que deben ser revisados o completados, actuando como una guía para no olvidar nada importante.
Ejemplo: En una empresa, una lista de verificación podría utilizarse para verificar que una nueva máquina se haya instalado correctamente. La lista podría incluir puntos como:
- Conexión eléctrica
- Conexión neumática
- Instalación de software
- Prueba de funcionamiento
- Capacitación del personal
Diseño Efectivo de Listas de Verificación para Auditorías
Durante la planificación de las auditorías internas en las organizaciones, es común que se utilice una lista de verificación para llevar a cabo los ejercicios en los diferentes procesos. Estas listas de verificación deberían ser diseñadas o contar con una serie de elementos para que realmente agreguen valor al momento de hacer la auditoría. Recordemos que una lista de verificación o checklist de auditoría, no es un requisito normativo y también debemos saber que la auditoría no es una entrevista o un “juicio”, debe de convertirse en un diálogo o una conversación entre dos personas que buscan el cumplimiento de un requisito normativo, legal o regulatorio.
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Por lo tanto, estas listas de auditoría deben ayudarnos a agregar y generar valor al proceso de auditoría y que no sea como un elemento rígido y pensar que al utilizar las listas de verificación van a generar el éxito del ejercicio interno. A continuación, algunas recomendaciones o elementos de importancia al momento de desarrollar e implementar estas listas de verificación.
Elementos Clave al Hacer una Lista de Verificación
- Complejidad del proceso
Se debe considerar la complejidad del proceso que se va a auditar. El equipo de auditores debe tener en cuenta cuándo es un proceso o producto de nueva creación o un proceso modificado y la interacción que existe entre cada uno de sus propios elementos.
Cuando ya ha habido procesos que han estado expuestos a ejercicios de auditoría, se esperan resultados de cumplimiento, derivado de cierta madurez de ese sistema de gestión o de esa operación. El equipo de auditores debe entender cuál es la condición actual a partir de indicadores de proceso, cantidad de personas involucradas, uso de tecnología de vanguardia, además de otras variables que participan en el proceso como interacción con sitio de soporte y relación con clientes y proveedores.
- Madurez del sistema de gestión
Es importante que el equipo de auditores se reúna y revise resultados de evaluaciones y auditorías previas, resultados de visita de cliente, indicadores de los proveedores o algún elemento que nos haga saber cómo el proceso ha estado en cumplimiento a través del tiempo.
Cuando tenemos un sistema de gestión nuevo o de reciente implementación, se debería de revisar cuál ha sido la interacción de la Alta Dirección, y cómo el sistema de gestión ha impactado los objetivos de negocio, ya sea para mantener la línea de productos actual o la generación de nuevos clientes y/o aumento en cuota de mercado, incluyendo el aumento de la satisfacción de clientes actuales y/o potenciales, por medio de indicadores “duros” y no solo sea una percepción de los involucrados.
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- Nivel jerárquico
El equipo de auditores debe ser muy sensible a entender el nivel jerárquico del auditado, no para marcar diferencias entre Alta Dirección, Dueños de Proceso o personal operativo, y ofrecer un trato “especial” a posiciones organizacionales altas, más bien para entender que estas posiciones en la empresa, tienen diferentes roles y responsabilidades y niveles de autoridad, y que deberían de brindar resultados diferenciados derivado de su interacción con el sistema de gestión, de tal manera que dependiendo de esta posición organizacional va a ser la exigencia de cumplimiento esperada.
De la Alta Dirección se espera que disponga de recursos necesarios, definición de valores y visión a largo plazo, establezca políticas de negocios, decisiones y acciones sobre indicadores de desempeño, entre otras cosas. De los Dueños de proceso, que establezcan las condiciones operacionales y que respondan sobre el estado actual de los procesos (indicadores 2do nivel); de los miembros de equipo, personal operativo, técnicos de diferentes departamentos, que den cumplimiento a las operaciones planificadas y definidas por los Dueños de los procesos y que contribuyan con el aporte de ideas de mejora y reducción de variación de los procesos.
- Tiempo
El tiempo asignado por el responsable de la planificación es un elemento relevante dentro del desarrollo y ejecución de auditorías. Ese tiempo establecido puede depender de un resultado anterior o de un ejercicio previo de una auditoría realizada en un periodo pasado. Como parte de los análisis de riesgos, el equipo de auditores debe determinar el tiempo necesario y apegarse al tiempo establecido en la agenda de auditoría.
En caso fortuito de que no se satisfagan las pistas de auditoría y el auditor tenga que extender el tiempo solo podrá hacerlo si el auditado está de alguna manera de acuerdo. De esta forma puede pensarse en una mala planeación del ejercicio de auditoría, aquí reviste la importancia de apegarnos a la definición y e implementación de acciones preventivas previas, derivada de Análisis de Riesgos, para evitar que esto impacte el resultado esperado.
- Determinar objetivos
Debemos determinar cuáles son los objetivos principales del proceso. Recordemos que las normas de referencia nos hablan de objetivos de calidad a los niveles pertinentes, indicadores de eficiencia y eficacia de los procesos, aunque en algunas ocasiones la eficiencia no puede ser determinada o no puede ser un elemento que podríamos definir por la naturaleza del propio proceso.
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Este elemento de cumplimiento los conocemos que como las salidas esperadas de cada proceso de tal manera que el cuadro de auditores debe de solicitar resultado de las auditorias previas, resultado de los indicadores del proceso de manufactura o del proceso administrativo para entender en base a esto como va a impactar al momento de hacer su lista de verificacion.
- Cumplimiento de requisitos
Es importante que se compruebe el cumplimiento de los requisitos, es decir si tenemos requisitos del cliente, requisitos de corporativos, legales, reglamentarios o algún requisito aplicable de una parte interesada, debemos de incluirlo como parte de nuestra muestra en el ejercicios de auditoria. Recordemos no estamos auditando solamente requisitos de un sistema de gestión, si no todos los requisitos aplicables a ese proceso y/o actividad, de tal forma que es importante que al momento de desarrollar nuestra lista de verificación consideremos estos elementos que están aquí declarados.
Tabla de Elementos Clave en la Lista de Verificación
| Elemento Clave | Descripción |
|---|---|
| Complejidad del proceso | Considerar la complejidad y madurez del proceso auditado. |
| Madurez del sistema de gestión | Revisar resultados de auditorías previas y el impacto en los objetivos de negocio. |
| Nivel jerárquico | Entender los roles y responsabilidades de cada nivel jerárquico. |
| Tiempo | Apegarse al tiempo asignado en la agenda de auditoría. |
| Determinar objetivos | Identificar los objetivos principales del proceso y los indicadores clave. |
| Cumplimiento de requisitos | Verificar el cumplimiento de todos los requisitos aplicables. |
No existe una «lista de verificación única» para todos los informes de auditoría. El contenido específico de una lista de verificación para evaluar un informe de auditoría dependerá de varios factores, como:
- Tipo de auditoría: Financiera, de sistemas, de cumplimiento, etc.
- Normas y estándares aplicables: NIIF, ISO, regulaciones específicas del sector.
- Objetivos de la auditoría: ¿Qué se buscaba evaluar?
- Alcance de la auditoría: ¿Qué áreas se cubrieron?
Sin embargo, algunos elementos comunes que suelen incluirse en una lista de verificación para evaluar un informe de auditoría son:
- Claridad y concisión: ¿El informe es fácil de entender?
- Alcance y objetivos: ¿Se cumple con lo planificado?
- Evidencia: ¿Se presenta la evidencia suficiente para respaldar las conclusiones?
- Conclusiones: ¿Son lógicas y están respaldadas por la evidencia?
- Recomendaciones: ¿Son claras, prácticas y viables?
- Cumplimiento normativo: ¿Se cumplen las normas y estándares aplicables?
- Presentación: ¿El informe está bien estructurado y formateado?
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