Cualquier entidad económica, ya sea una persona moral o una persona física con actividad empresarial, requiere de información financiera que indique con detalle la situación que guardan sus recursos, deudas y patrimonio a una fecha determinada, como consecuencia de todas las operaciones realizadas hasta entonces. Esta necesidad la satisface un estado financiero en particular: el estado de situación financiera o balance general. El balance general, también conocido como estado de posición financiera o balance de situación patrimonial, es un documento financiero básico que refleja, en términos monetarios, la relación que guardan los bienes y derechos de una entidad económica respecto de sus obligaciones con terceros y de la inversión de los socios, accionistas o patrocinadores a una fecha determinada.
En el balance general de una empresa se refleja el patrimonio de la misma en un momento determinado, facilitando información estática de sus bienes, derechos y obligaciones. Es un análisis que recoge el activo, el pasivo y el patrimonio neto de una empresa en un momento exacto; por lo tanto, es una imagen estática del negocio que cambiará en cuanto se hagan nuevas operaciones. Hay que tener en cuenta que las cifras que lo integran son una foto fija, el saldo existente a una fecha determinada en cada una de las partidas que lo componen, por esta razón, el balance general forma parte de los estados financieros llamados estáticos. Sin embargo, las cifras son acumulativas, es decir, cuentan con saldos al inicio del periodo contable que se modifican con aumentos o disminuciones a lo largo de dicho periodo, debido a las transacciones económicas efectuadas por la entidad.
Importancia del Balance General
Los negocios usan los balances generales para tomar decisiones financieras importantes. Una manera de comprender mejor las finanzas de tu negocio es organizarlas de una forma que te permita escanear rápidamente todos los activos, pasivos y el capital de tu negocio. Los balances generales ayudan a los contadores, inversores, acreedores y propietarios de negocios a determinar la salud financiera general de un negocio. Estos informes proporcionan un resumen rápido de las finanzas de un negocio, generalmente al final del trimestre o al final del año, y suelen usarse como una guía antes de tomar decisiones financieras para el futuro.
Conocer la situación económica y patrimonial de una empresa es de gran utilidad para tomar las decisiones más adecuadas sobre el rumbo que tendrá, como saber cuándo invertir sin descuidar la salud financiera y evitar riesgos de liquidez o endeudamiento. Como ya mencionábamos, el objetivo de este documento es obtener información útil para tomar decisiones, lo que se conoce también como "fotografía de la empresa".
Entre sus funciones, el balance general permite:
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- Conocer el estatus de los activos y cuándo se pueden hacer efectivos los derechos.
- Detectar excedentes o insuficiencias respecto de deudas o fondos de efectivo.
- Obtener una visualización, para su respectivo análisis, de cómo gasta la empresa.
- Saber si la compañía está invirtiendo bien sus utilidades.
- Realizar comparativos de diferentes periodos analizados.
- Asegurarse de la capacidad de pago de la empresa o situación de liquidez.
La elaboración del balance general es vital para manejar la empresa de forma correcta y asegurar su permanencia. Es más que una “fotografía” de la situación financiera, ya que puede determinar la continuidad o el fin de un negocio. Es un estado financiero que ayuda a lograr tres objetivos fundamentales:
- Tomar decisiones informadas: El cálculo ayuda a corregir posibles desviaciones del presupuesto, planificar la continuidad del negocio, como una venta o fusionarse con otra empresa, o evaluar el dinero disponible para pagar deudas.
- Pedir financiamiento: Este documento es útil para que bancos y otras empresas de servicios financieros evalúen si tu pyme es apta para recibir dinero, o bien postular a un programa estatal o crédito federal.
- Cumplir con la ley: La correcta elaboración y presentación del balance en tu contabilidad electrónica es una obligación fiscal que evita multas.
La mayoría de las empresas preparan un balance general al final de un ejercicio contable; sin embargo, puede elaborarse en forma trimestral (sobre todo para las entidades que cotizan en bolsa), mensual o de acuerdo con los requerimientos específicos de las empresas. Todas las sociedades mercantiles están obligadas a presentar sus cuentas anuales, incluyendo el balance de situación, y deben prepararlo para su aprobación en la Junta General de la empresa en los seis meses siguientes al cierre.
Estructura y Componentes Fundamentales
Las secciones en las que se divide el balance general, de acuerdo con la NIF A-5, son: activo, pasivo y capital contable o patrimonio contable. Es de mencionarse que los recursos de una entidad tienen un origen, es decir, fueron obtenidos mediante aportaciones hechas por los propietarios o a través de endeudarse con personas ajenas a ella. Es importante revisar la estructura del balance general, que se integra de estos tres elementos.
La ecuación contable básica, Activos = Pasivos + Capital del propietario, es fundamental. Esta ecuación determina si tu balance general está realmente "equilibrado" después de registrar todos tus activos, pasivos y capital. Si la suma de las cifras a ambos lados del signo igual son iguales, tu hoja está equilibrada. La presentación en forma de cuenta obedece a esta fórmula. Por lo general, hay 5 partes en un balance general básico: activos individuales, activos totales, pasivos, capital del propietario, total de pasivos y pasivo del propietario. Un ejemplo común de cómo estructurar un balance general es con la sección de activos en la esquina superior izquierda, pasivos en la esquina superior derecha, capital del propietario debajo de pasivos, la categoría de activos totales en la parte inferior del balance general y el total combinado de pasivos y capital del propietario bajo activos totales.
Activo
El activo representa los recursos que un negocio posee o puede explotar de algún modo, y en los cuales invierte para obtener un beneficio futuro por medio de su venta, consumo o utilización en el curso de las operaciones de la organización. Es un recurso controlado por una entidad, identificado y cuantificado en términos monetarios, del que se esperan beneficios económicos futuros, derivados de las operaciones ocurridas en el pasado que han afectado económicamente a dicha entidad.
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El activo de una empresa se refiere a los bienes y derechos que le pertenecen. Los activos se dividen por circulantes y fijos, que pueden ser convertidos en dinero en efectivo según el periodo máximo de 12 meses a partir de la fecha en que se realiza el balance general. Actualmente, la NIF A-5 obliga a presentar el activo en circulante o corto plazo y en no circulante o largo plazo. Los activos corrientes tienen una duración corta, inferior a un año, y están destinados a la venta; se refieren a bienes y derechos propiedad de la entidad disponibles en un plazo menor o igual a un año. Los activos no corrientes o fijos son recursos de una duración permanente y no están pensados para la venta, refiriéndose a bienes y derechos propiedad de la entidad disponibles en un plazo mayor a un año.
Los bienes pueden ser tangibles como la maquinaria, el mobiliario, los equipos informáticos, los materiales o los inmuebles (conocidos como activo fijo). También existen los bienes intangibles, que están integrados por la propiedad intelectual, las marcas registradas, las patentes, los manuales y procedimientos, derechos contractuales, licencias de software, bases de datos, relaciones comerciales, e incluso la reputación de la empresa. Los derechos, por su parte, se refieren a las facturas pendientes de cobro, que tienen potencial de convertirse en dinero.
Ejemplos de Cuentas de Activo
Activos Circulantes:
- Dinero en efectivo
- Dinero depositado en el banco
- Dinero en la caja
- Cuentas por cobrar
- Valor de las mercancías (inventario)
- Liquidez obtenida por crédito o factoring
- Bonos y acciones
- Provisiones
- Gastos pagados de forma anticipada (como pólizas de seguro o la renta de algún bien)
Activos Fijos / No Circulantes:
- Valor del mobiliario de la oficina
- Valor de las oficinas, bodegas, tiendas que sean propiedad de la pyme
- Valor de las licencias de softwares instalados en los computadores
- Valor del tractor, la impresora industrial, o el contrato de leasing
- Terreno donde se localiza tu empresa
- Valor de la construcción
- Equipos de cómputo y oficina
- Maquinaria
- Patentes
- Licencias
- Marcas registradas
- Uso de derechos de autor
- Valor de tu propia marca
Activos Diferidos:
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- Valor de la prima del seguro de robo, incendio, inundación, salud para trabajadores, etc.
- Ingresos por rentas de propiedades o equipos pagados anticipadamente
- Anticipos de pagos de facturas
Pasivo
El pasivo representa las deudas y obligaciones de una organización, es decir, las fuentes externas de recursos financieros. Son los intereses que los acreedores tienen sobre los activos de la empresa. El pasivo de una empresa se refiere a los compromisos de pago, también conocidos como obligaciones, que una empresa tiene en el corto o largo plazo con personas físicas o morales. Es decir, dinero que no puede ser considerado de la compañía porque ya está comprometido. El pasivo y el patrimonio neto ofrecen información sobre cómo se financia el activo de la compañía.
La sección de pasivos engloba las deudas que la empresa contrae y se dividen en pasivo circulante y pasivos a largo plazo. Mientras el pasivo circulante representa una obligación a corto plazo (que se mantendrá en constante rotación), los pasivos a largo plazo son aquellos cuyo saldo podrás diferir en un lapso mayor a un año.
Ejemplos de Cuentas de Pasivo
Pasivos Circulantes:
- Pagos pendientes con proveedores
- Compra de inventario
- Pago de préstamos o créditos e intereses a corto plazo
- Salarios de los empleados y prestaciones sociales
- Impuestos por pagar (IVA e Impuestos mensuales)
- Deuda por uso de la línea de crédito del banco
- Crédito de capital de trabajo a corto plazo
- Facturas por pagar a proveedores
- Pago de intereses si la empresa recibe un factoring
- Títulos a pagar a corto plazo
- Gastos vencidos
Pasivos Fijos / Largo Plazo:
- Deuda por un crédito para capital de trabajo a largo plazo
- Deuda por un crédito automotriz a largo plazo
- Deuda por un crédito hipotecario
- Bonos por pagar
Pasivos Diferidos:
- Cuota del arriendo por leasing recibido por anticipado
- Pago de la cuota de la prima del seguro
Capital Contable o Patrimonio Neto
El concepto capital contable es utilizado para las entidades lucrativas; en cambio, para las no lucrativas se usa patrimonio contable. Sin embargo, para ambos tipos de entidades, éstos son conceptos similares. El capital contable refleja los conceptos relativos a las aportaciones, utilidades y pérdidas que los socios tienen en su carácter de dueños de la entidad. Al igual que el pasivo, es una fuente de recursos, pero interna.
El patrimonio de una empresa o capital, también conocido como capital contable, se refiere a los medios financieros de la empresa y está integrado por la utilidad neta de las actividades durante el periodo y el capital social, que son los recursos que los socios o propietarios de la empresa aportan para el funcionamiento de la misma. La diferencia entre el pasivo y el patrimonio neto radica en que el patrimonio neto está constituido por los fondos propios de la entidad: capital (aportaciones de sus socios, accionistas o partícipes), reservas, resultados de la actividad no distribuidos, etc. Los fondos propios corresponderán al resultado final de la ecuación, es decir, es la diferencia entre los activos y los pasivos. El capital contable resultante sería el dinero con el que contaría la empresa si decidiera vender sus activos y liquidar el pasivo. Para conocer el total del capital propio de la empresa, el balance general debe contabilizar los ingresos netos que generó la compañía durante el periodo a medir.
Ejemplos de Cuentas de Capital Contable o Patrimonio Neto
- Fondos que aportó cada socio de la pyme (si tiene más de uno) para su fundación
- Capital donado
- Reservas legales de dinero
- Utilidades de la empresa
- Ajustes contables
- Ganancias retenidas
Cómo Elaborar un Balance General: Pasos Clave
Si bien puede parecer intimidante al principio, crear un balance general es en realidad una tarea sencilla una vez que entiendes lo que necesitas hacer. Puedes crearlo utilizando programas de software de hoja de cálculo o invirtiendo en un software de contabilidad. Ya seas propietario de un negocio o un contador, puedes seguir estos pasos para crear un balance general básico:
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Invierte en un software de contabilidad: Si quieres un programa con funcionalidad integrada para ayudarte a ingresar datos y hacer cálculos de manera más eficiente, considera invertir en un software de contabilidad. Existe una amplia gama de programas diseñados para usuarios principiantes hasta los más avanzados. Lo mejor es confiar en un software de contabilidad que genere automáticamente el balance de situación. Hoy, herramientas como UpSeller ERP permiten integrar ventas, inventario y finanzas en un solo lugar.
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Crea un encabezado: El primer paso es crear un encabezado para tu documento. La convención de nomenclatura típica incluye las palabras "Balance general" con el nombre de tu compañía y la fecha del final del año fiscal o trimestre en la parte inferior. Marcar claramente esta información hace que sea más fácil para ti y cualquier parte interesada encontrar el balance cuando lo necesiten y compararlo con otros documentos financieros. En el encabezado del documento se debe incluir mínimo: Nombre de la entidad, régimen mercantil (S.A), nombre del informe, fecha de emisión y tipo de moneda utilizada.
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Usa la ecuación contable básica para separar cada sección: Activos = Pasivos + Capital del propietario. Esta es la ecuación básica que determina si tu balance general está realmente "equilibrado". Si la suma de las cifras a ambos lados del signo igual son iguales, tu hoja está equilibrada. Es importante estructurar tu balance general para no dejar fuera ninguna información relevante.
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Incluye todos tus activos: Primero puedes enumerar tus activos actuales (efectivo, títulos valores negociables o inventario), ordenando aquellos que tu compañía puede convertir rápidamente en efectivo antes que los demás. Luego, en un subtítulo por separado, puedes enumerar tus activos no corrientes (propiedad, equipos y títulos valores e inversiones que no sean del mercado) y propiedades intelectuales, o etiquetarlos bajo "activos intangibles". Una vez que enumeres todos tus activos y su valor, puedes calcular el total sumando tus activos actuales, activos no actuales y propiedades intelectuales. En primer lugar, es necesario sumar todos los activos revisados, circulantes y fijos.
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Crea una sección para los pasivos: Tu sección para los pasivos enumera todos tus pasivos actuales y no actuales. Una vez que enumeres y asignes los valores para cada uno, puedes agregarlos juntos para obtener tus pasivos totales. Ejemplos de los pasivos incluyen la deuda y las cuentas por pagar a corto y largo plazo. Posteriormente, también se tienen que recopilar y sumar los pasivos de la empresa.
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Crea una sección para el capital del propietario: La sección para el capital del propietario incluye tus ganancias retenidas, que son los activos que has dejado después de los pasivos y el pago de distribuciones a tus accionistas o propietarios. Suma la cantidad de cada uno para obtener el capital total del propietario, o usa la ecuación: Capital del propietario = activos totales − pasivos totales. El tercer paso es sumar el patrimonio, correspondiente a la utilidad neta y el capital social.
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Agrega el total de los pasivos al total del capital del propietario y verifica: Una vez que tengas el capital total del propietario, puedes agregarlo a tus pasivos totales. Tus pasivos totales (incluyendo la deuda o las cuentas por pagar) y tu capital total (valor restante) deberían ser iguales a tus activos totales. Si no son iguales, significa que necesitas repasar tus cálculos. Finalmente, se debe aplicar la fórmula del balance general para comprobar el patrimonio, para saber si coincide con la suma de los activos. El resultado en el caso del balance debe corresponder a la fórmula de cada uno. En las columnas destinadas para el registro de cantidades (saldo de las cuentas) sólo deben incluirse las cantidades correspondientes, evitando incluir el signo de pesos ($) al anotar los saldos. Poner en práctica estos pasos te ayudará a evitar errores de contabilidad, identificar nuevas oportunidades de flujo de efectivo y promover el éxito financiero dentro de tu compañía.
Interpretación del Balance General
Para interpretar el balance, es importante conocer cómo se presenta la información en un balance tipo reporte. Del lado izquierdo se encuentra el activo y la suma de sus elementos, incluyendo el capital social de la empresa. En la parte inferior se encontrará la suma del activo. Del lado derecho, en la parte superior, se encuentran los elementos que integran el pasivo y en la parte inferior la suma del capital. En la parte inferior, la suma de pasivos más el capital. Ambos resultados, tanto de los activos como del capital y los pasivos, deben coincidir.
Al calcular el balance de situación, podemos obtener tres resultados diferentes que revelan estados financieros distintos:
- Que el fondo de maniobra sea igual a cero: Esto significa que el activo no corriente o inmovilizado está financiado a largo plazo y no existe sobrante para financiar el activo corriente, que se financia con deudas a corto plazo.
- Que el fondo de maniobra sea positivo: Significa que hay un exceso de fondos a largo plazo que se pueden utilizar para financiar los activos corrientes que necesita la empresa para desarrollar su actividad. Si con estos puedes financiar todos los activos, te encuentras en un estado de máxima autonomía.
- Que el resultado sea negativo: Aquí las circunstancias empeoran, ya que esto pone de manifiesto que para financiar todo un inmovilizado necesitas endeudarte a corto plazo.
Consejos para Mantener un Balance Sano
- La cantidad de efectivo debe ser equilibrada; mucho significa un costo de oportunidad y poco implica que la pyme no puede cumplir rápidamente con sus obligaciones si lo necesita.
- El patrimonio neto siempre debe ser mayor a cero. Esto significa que tu empresa se autofinancia y que no está sobreendeudada.
- Si el patrimonio neto está en negativo, tu pyme está en quiebra técnica.