En términos contables, el inventario refleja la existencia física de la mercancía, materia prima, productos semiterminados o terminados que tiene una empresa en un lugar y fecha definida. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes y/o servicios, de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma.
Los inventarios son todo aquello que se hace objeto de compra o venta, propio del giro de la empresa. Los inventarios son el activo con el mayor valor en el balance general de las comercializadoras y empresas de manufactura, pues son los bienes tangibles que serán vendidos o transformados para la obtención de ingresos.
Así que no es de sorprenderse que una gestión de inventarios efectiva sea fundamental para cualquier empresa que maneje productos físicos. A continuación, enumeramos algunas razones por las que es crucial el control de entradas y salidas del inventario:
- Liquidez: Agilizar la administración de los inventarios permite convertirlos en efectivo de manera inmediata. Por lo tanto, un adecuado control de entradas y salidas te permite incrementar tu liquidez en el mediano o corto plazo.
- Optimización de los recursos: Al conocer en tiempo real cuántos productos tienes disponibles, puedes evitar la sobrecompra o la falta de stock, lo que te ahorra costos y mejora la eficiencia operativa, en especial si manejas una alta rotación de inventarios.
- Satisfacción del cliente: La gestión adecuada del stock te permite cumplir con los pedidos de manera oportuna, lo que se traduce en clientes satisfechos y leales, especialmente si manejas varios canales de distribución
- Reducción de pérdidas: El seguimiento puntual de tu stock y el personal responsable de los movimientos te ayuda a evitar pérdidas por caducidad, obsolescencia o robo hormiga.
- Planificación estratégica: Los datos recopilados a través del control de inventarios te ayudarán a tomar decisiones estratégicas relacionadas con las compras, la producción y la distribución.
En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra manera no existiría. En fabricación, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de máquina a máquina y que éstas se preparen para producir una sola parte.
Sistemas de Registro Contable de Inventarios
Existen varios sistemas para el registro contable de inventarios, cada uno con sus propias características y aplicaciones. A continuación, se describen algunos de los más comunes:
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1. Sistema de Mercancías Generales
En este procedimiento se lleva una sola cuenta, denominada «mercancías generales», para realizar el registro contable del inventario inicial, así como de las compras, devoluciones, rebajas, ventas y el inventario final. Este método de control de inventarios es utilizado sobre todo en empresas pequeñas con un fuerte volumen y diversidad de operaciones.
Sin embargo, con este procedimiento no es posible saber el valor exacto del inventario final y, por ende, tampoco del costo de las ventas, ni la utilidad o pérdida bruta.
2. Sistema Analítico
Este sistema de inventarios permite conocer a detalle el valor de cada uno de los conceptos que participan en las operaciones relacionadas directamente con las mercancías y con los costos de producción. El sistema analítico es recomendable para las empresas que manejan muchos artículos diferentes y no tienen un control individual.
Durante el ejercicio, las operaciones se registran en las cuentas correspondientes. Al final, para obtener el Costo de Ventas, se resta de la cuenta de Compras, por medio de un abono, el importe del inventario final.
3. Sistema de Inventarios Perpetuos
Este método permite conocer el valor actualizado de la mercancía en existencia, sin necesidad de realizar un inventario físico. Esto, mediante un sistema automatizado que determina el saldo que tiene el inventario y las existencias correspondientes. El sistema de inventarios perpetuos emplea tres cuentas: Almacén, Costo de Ventas y Ventas.
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4. Sistema de Inventario Físico o Periódico
Al utilizarlo la empresa no mantiene un registro continuo de las mercancías en existencia. En lugar de ello, al finalizar el período se hace un conteo físico de las mercancías en existencia y aplica los costos unitarios apropiados para determinar el costo del inventario final. Se utiliza para contabilizar partidas de inventario de bajo costo unitario.
Con este sistema la empresa registra las compras de mercancías en la cuenta Compras (una cuenta de gastos).
5. Sistema de Inventario Continuo o Perpetuo
Al utilizarlo, la empresa mantiene un registro continuo de cada artículo en inventario, de esta forma los registros muestran las mercancías disponibles en todo momento. Los registros perpetuos son útiles para preparar estados financieros mensuales, trimestrales u otros estados intermedios.
La empresa puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas, sin tener un conteo físico de las mercancías. Las compras de mercancías se registran mediante un débito a la cuenta Inventarios.
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Cuando la empresa realiza una venta se realizan dos asientos contables: uno para registrar la venta en la forma usual, y otro para fijar el costo de venta y disminuir la cantidad de inventario.
Métodos de Valuación de Inventarios
Existen numerosas bases aceptables para la valuación de los inventarios, algunas de ellas se consideran así, solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general. Entre las cuestiones relativas a dicha valuación, la de principal importancia es la consistencia: la información debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios durante todo el período contable y durante diferentes periodos, de manera que resulte factible comparar sus estados financieros y conocer la evolución de la entidad económica, así como también comparar con estados financieros de otras entidades económicas.
Estos métodos constituyen las herramientas para decidir el supuesto de flujo del costo del inventario que se adoptará en la empresa. Cuál de ellos es mejor no tiene una respuesta única, pues las entidades tienen motivos y criterios diferentes para su selección.
- Costo Unitario Específico: Es utilizado por las empresas que negocian con artículos que se pueden identificar de forma individual, pero no es práctico para artículos que tengan características comunes.
- Costo Promedio: Se basa en el costo promedio del inventario durante el período. Se determina dividiendo el costo de las mercancías disponibles para la venta (inventario inicial más las compras) entre el número de unidades disponibles.
- Costo Primeras en Entrar Primeras en Salir (PEPS): Los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancías vendidas; el inventario final se basa en los costos de las compras más recientes.
- Costo Últimas Entradas Primeras Salidas (UEPS): Los últimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancías vendidas; esto deja los costos más antiguos en el inventario final. Puede dar como resultado valuaciones absurdas de los inventarios en el Balance General porque los precios más antiguos permanecen en el inventario final.
¿Cómo realizar el control de entradas y salidas de inventario?
En general, existen dos maneras de llevar el registro de los movimientos de inventarios, de acuerdo con la cantidad de stock y el nivel de tecnología que utilicemos.
1. Registro manual
La base del control de entradas y salidas de inventario consiste en llevar un registro detallado de cada movimiento. El registro manual implica anotar la fecha, cantidad, descripción del producto, el motivo de la entrada o salida, y la persona responsable de la operación.
Sin embargo, el registro manual es ineficiente en empresas con grandes cantidades de stock, un alto volumen de operaciones por día, mucha rotación de inventarios, varios canales de venta y más de dos sucursales o almacenes.
2. Uso de tecnología para el control de inventarios
Hoy en día, existen numerosas herramientas y sistemas de software de inventarios que automatizan el seguimiento del stock.
La recepción de mercancías, las órdenes de producción (en el caso de las manufactureras), los movimientos de ventas y devoluciones van modificando los niveles de inventario en tiempo real, permitiendo generar reportes por periodo, por almacén, por producto, por usuario y más.
Debido a que se integra en una sola plataforma los procesos de compras, ventas, finanzas, contabilidad e inventarios, el control de las entradas y salidas se lleva en automático y la captura manual de datos se reduce al mínimo.
Ejemplos prácticos de control de entradas y salidas
A continuación, te presentamos algunos ejemplos de situaciones comunes en las que se aplica el control de entradas y salidas de inventario:
- Recepción de mercancía: Cuando recibes nuevos productos en tu almacén, debes registrar la entrada de manera precisa. Esto incluye verificar la cantidad, la calidad y la integridad de los productos.
- Ventas y despachos: Cada vez que un producto se vende o se despacha, es crucial registrar la salida del inventario. Esto te permite mantener un seguimiento de las existencias disponibles.
- Devoluciones: Si un cliente devuelve un producto, debes registrar la entrada de ese producto en tu inventario nuevamente. Esto es esencial para mantener un registro preciso.
La administración de inventario
La administración de inventario es un proceso complejo, de su organización dependen los resultados de la empresa y la calidad de sus producciones, de ahí la importancia que reviste la presente investigación. La administración de inventario es un proceso que se nutre de un correcto control y registro de estos recursos, que permitirá a la empresa dirigir adecuadamente sus acciones para lograr el cumplimiento de sus objetivos y metas.
Elementos importantes para una eficiente administración de los inventarios
- Demanda independiente: cuando está influenciada por las condiciones fuera del control de las operaciones, y no se relaciona con la demanda de otros artículos.
- Rápido movimiento: cuando es demandado con regularidad, independientemente de la cantidad que se solicite.
- Lento movimiento: por los bajos niveles de venta.
- Costo de ordenar pedidos y/o de preparación: está relacionado con la adquisición de un grupo de artículos, no depende de la cantidad que se adquiere, se asigna al lote entero. Incluye el costo de hacer la orden de compra, de expedirla, de transportación y recepción de la mercancía.
- Costo de obsolescencia, deterioro o pérdida: deben asignarse costos de obsolescencia a los artículos que tienen alto riesgo de volverse obsoletos, mientras mayor sea el riesgo, mayor será el costo. Los productos perecederos deben cargarse con los costos de deterioro cuando el producto se daña con el tiempo.
El método ABC
El método ABC proviene directamente del principio de Pareto (1848-1923), y ha sido, desde entonces, generalizado en el mundo empresarial. Este modelo puede utilizarse para controlar los artículos clasificados en el grupo "A" de las empresas, pues toma en consideración diversos costos operacionales y financieros, y determina la cantidad del pedido que minimiza los costos del inventario total.
El estudio de este modelo abarca los costos básicos enunciados anteriormente. Excluyendo el costo real de la mercancía, los costos que origina el inventario pueden dividirse en tres grandes grupos: costos del pedido, costos de mantenimiento de inventario y costo total.
Software de Contabilidad y Gestión de Inventario
El software de contabilidad y gestión de inventario es una herramienta digital que ayuda a las empresas a gestionar sus finanzas y a realizar un seguimiento de los productos que tienen en stock. Este software combina los datos financieros y de inventario en un solo lugar, lo que facilita la comprensión del estado general de la empresa. Es especialmente útil para evitar errores, organizarse y tomar mejores decisiones sobre los gastos, las ventas y las necesidades de inventario.