Para realizar un seguimiento efectivo de las transacciones en Excel, es crucial configurar adecuadamente los códigos de origen y los códigos de auditoría para las pistas de auditoría. Todos los movimientos registrados se asignan automáticamente a un código de origen, permitiendo rastrear el origen de las transacciones de manera eficiente. Adicionalmente, los códigos de motivo pueden ser utilizados para asignar un código de origen adicional a los movimientos, indicando la razón específica por la que se creó un determinado movimiento.
Códigos de Origen
Un código de origen indica dónde se creó un movimiento. A veces, es esencial saber cómo surge un movimiento determinado, por ejemplo, si procede del registro de un diario general o de una factura de compra. Los movimientos se crean al registrar los diarios y facturas, y cuando se ejecutan determinados trabajos por lotes. El registro de diarios, pedidos, facturas o notas de crédito, así como la ejecución de diversos trabajos por lotes, genera movimientos en los estados de cuenta financieros.
La página de configuración de códigos de origen contiene varias fichas desplegables, una por cada área de aplicación. Al registrar o ejecutar un trabajo por lotes, el programa adjunta automáticamente el código de origen correspondiente al movimiento. Por ejemplo, al registrar desde el diario general, el programa codificará el movimiento con la abreviatura DIAGEN. Luego, puede filtrar la página de movimientos.
Modificación de Códigos de Origen
Es posible que desee cambiar un código de origen. Para hacerlo, introduzca el nuevo código y, a continuación, elija el botón Sí.
Códigos de Auditoría
Los códigos de auditoría complementan los códigos de origen y se utilizan para indicar por qué se creó una entrada. Puede asignar códigos de auditoría en movimientos individuales y puede asignar códigos permanentes a libros diarios y secciones de diario específicos.
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Configuración de Códigos de Auditoría
En la ventana de códigos de auditoría, introduzca el primer código en el campo Código. Repita el procedimiento para cada código que desee utilizar.
El código de auditoría seleccionado se copiará en las nuevas secciones de diario creadas en este libro diario. Al registrar la factura, el código de auditoría se copia en cada movimiento de contabilidad, cliente y proveedor.
Ejemplos y Mejores Prácticas
Tanto para los códigos fuente como para los códigos de auditoría, use códigos que sean descriptivos y fáciles de recordar. Esto facilitará la identificación y el seguimiento de las transacciones.
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