La masificación del uso de las computadoras no dejó atrás a la contabilidad. Miles de empresas en el mundo aprovechan las ventajas que implica tener un sistema automatizado de registros contables, aunque otras continúan con la forma tradicional.
Definición de Automatización Contable
Para Ochoa (2016), la Automatización Contable aprovecha las herramientas tecnológicas a su alcance, para facilitar el proceso de contabilidad de una empresa. Es una forma moderna de llevar las cuentas, pero sin dejar de cumplir su función principal, contabilizar.
Según LOGICBUS (2018), la automatización es el conjunto de elementos, procesos informáticos, mecánicos y electromecánicos que operan con mínima o nula intervención del ser humano. Así mismo, de acuerdo a Quiminet.com (2008), el término automatización se refiere a una amplia variedad de sistemas y procesos que operan con mínima, incluso sin intervención del ser humano.
De igual manera, SEAS (2017), afirma que la palabra automatización engloba un amplio abanico de sistemas y procesos en los cuales se requiere la mínima intervención del ser humano, además debe de ser un sistema “flexible” el cual se ajusta de distintas maneras a los posibles cambios en momentos puntuales. Por su parte, Almazán (2008), señala que la automatización, es un sistema de fabricación diseñado con el fin de usar la capacidad de las máquinas para llevar a cabo determinadas tareas anteriormente efectuadas por seres humanos, y para controlar la secuencia de las operaciones sin intervención humana.
Merriam Webster, citado por Hernández y Porven (2016), agrega que la automatización es la técnica de hacer que un sistema opere automáticamente, el estado de ser operado automáticamente. De la revisión teórica realizada con anterioridad, se puede inferir, que la automatización es una metodología aplicada por medio de procesos establecidos en las organizaciones, que contribuye de manera significativa con la mejora continua de cada área o departamento, agilizando los métodos y maneras de ejecutarlos.
Lea también: Defensa fiscal: Una guía detallada
El Instituto Americano de Contadores Públicos, citado por Fundamentos de Contabilidad I (2011), define la Contabilidad como el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos monetarios, transacciones que son, en parte al menos, de carácter financiero, así como de interpretar los resultados obtenidos.
Según Meigs Robert, citado en Fundamentos de Contabilidad I (2011), la contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad económica. De igual manera, Rayvax (2017), señala que es una técnica, nacida para satisfacer las necesidades de organización en la economía. En consecuencia, se puede asegurar, la contabilidad es la ciencia y arte, del manejo de los números, donde son catalogados, clasificados y registrados, con la finalidad de efectuar un análisis de la situación financiera de las organizaciones, que contribuya a una toma de decisiones acertada de acuerdo a las situaciones evidenciadas en la empresa, al momento de conocer los resultados arrojados.
Igualmente Certus (2016), expresa que el proceso contable es el conjunto de pasos que permite expresar a través de estados financieros las operaciones económicas de una entidad u organización.Las empresas deben registrar cada transacción comercial en el libro de entrada de diario original. Así, cada transacción comercial se registra en dos cuentas relacionadas pero opuestas, con una cuenta debitada y la otra cuenta acreditada en el mismo monto de la transacción.
Diferencias entre Contabilidad Manual y Sistematizada
Una de las más resaltantes diferencias entre contabilidad manual y contabilidad sistematizada es el soporte. Mientras que en el primer método se utilizan libros y papeles físicos, en el segundo se recurre a los dispositivos electrónicos. Hay muchas más diferencias entre contabilidad manual y contabilidad sistematizada.
En la contabilidad manual todo nace en el Libro Diario, un registro pormenorizado de cada una de las transacciones. Una de las principales diferencias entre contabilidad manual y contabilidad sistematizada es que, en la primera, el contador debe mantener una larga relación con cada una de las transacciones, registrándola en libros y procesos correspondientes. La única posibilidad de hacer respaldos en los procesos manuales es duplicando los libros, otra de las diferencias entre contabilidad manual y contabilidad sistematizada.
Lea también: Opciones de Defensa Fiscal en México
También destaca en las diferencias entre contabilidad manual y contabilidad sistematizada es que, en la primera, los estados financieros se preparan una vez al año. Muy frecuentemente cambian los sistemas de impuestos, las regulaciones fiscales e incluso las formas cómo se generan los comprobantes electrónicos. Esta es otra de las diferencias entre contabilidad manual y contabilidad sistematizada, pues estos programas cuentan con la opción de la actualización permanente.
Ventajas de la Contabilidad Sistematizada
Una de las ventajas de este último sistema es que implica un menor esfuerzo para mantener los libros actualizados y al día. En la contabilidad sistematizada el programa está diseñado para hacer las operaciones matemáticas necesarias relacionadas con una transacción.Grupo ING (2017), plantea que dentro de las ventajas de la automatización contable están: ahorro de tiempo, seguridad de la información, control de la situación de la empresa, distribución efectiva de información, reducción de errores, modernización del departamento, impulso de la productividad, más tiempo para cuestiones estratégicas, facilidad de uso y mejor accesibilidad.
De igual modo que las facturaciones con firmas digitales, el control de los documentos a través de las tecnologías de la información es bastante sencillos, asimismo, pueden disponer de ellos con mayor rapidez. El manejo de los datos puede realizarse de variadas maneras con ayuda de las tecnologías de la información, por ejemplo, con el respaldo de la nube o de los dispositivos de almacenamientos. Recuperación de las inversiones realizadas. Es obvio que es necesario la inversión cuando se pasa de un sistema convencional de contabilidad a uno electrónico, mas pasados unos meses, dicha inversión es recuperada y con creces. Confidencialidad y alta seguridad de los datos fiscales. De igual manera que las facturaciones electrónicas, los servicios de contabilidad por TI’s integran elevadas medidas de seguridad con la finalidad de garantizar el resguardo de la información de sus usuarios. Con los sistemas de contabilidad electronica son encriptados los datos para su envío y recepción del SAT. Facilidad en la ejecución de procesos de índole fiscal.
Tal modalidad no sólo ha logrado satisfacer las necesidades de aquellas empresas que desean que sus procesos de contabilidad se automaticen sino también se ha vuelto de forma paulatina para los causantes en una obligación de naturaleza tributaria.Por medio de la generación de libros de contabilidad de forma digital, es posible el ahorro de costos considerables tanto en impresiones como en su producción.
Desventajas de la Automatización Contable
En contraposición, para la revista Digital INESEN (2016), la automatización contable presenta inconvenientes, pero son más propios del uso de las tecnologías que la automatización contable propiamente dicha. Virus informáticos: están a la orden del día, pudiendo penetrar en los sistemas destruyendo total o parcialmente la contabilidad. Es por ello, que se recomienda mantener unas medias de seguridad referentes a antivirus. Robo de información: es una de las consecuencias directas de los virus informáticos mencionados en el punto anterior.De igual manera, el utilizar un sistema computarizado de contabilidad viene con su propio conjunto de problemas, como la necesidad de proteger contra la pérdida de datos a través de apagones o virus y el peligro de los piratas que roban la información. Al mismo tiempo, Magloff (2018), asegura que el fraude informático es también una preocupación, siendo necesario investigar un sistema de controles para quién pueda tener acceso a la información, particularmente la de clientes.
Lea también: Ejemplos de Medios Mecánicos Contables
Si hay una brecha de seguridad y robaran los datos, la gerencia puede ser responsable por la pérdida de información. También debe asegurarse de que han sido introducidos correctamente los datos en el sistema, ya que un error en el ingreso de datos puede arrojar información incorrecta.
Otro de los inconvenientes es el miedo a dar el primer paso. A muchas, personas físicas o morales, les da miedo porque no conocen cómo es el proceso. Están alarmados y creen que es muy complejo; además piensan que el Sistema de Administración Tributaria (SAT) los va a tener más controlados, pero el hecho de que todo esté sistematizado impide o cierra muchas posibilidades de que se opere de manera informal. Finalmente a algunas empresas les preocupa la seguridad de su información; sin embargo, ésta se quedará respaldada en la nube y tendrá validez oficial.
Herramientas Tecnológicas en la Contabilidad
Según Lauraplata (2011), las herramientas tecnológicas, son programas y aplicaciones que pueden ser utilizadas por muchas personas, fácil de usar y sin pagar nada. Estas herramientas están a disposición de todas las personas, ofreciendo intercambiar información y conocimiento. Velásquez (2018), afirma que las herramientas tecnológicas, son programas, aplicaciones (software) los cuales son utilizadas en diversas funciones fácilmente, sin pagar por ello. Estas herramientas están a disposición de la comunidad solidaria para ofrecer una alternativa libre de licencias a todos aquellos usuarios interesados en suplir una necesidad en el área informática sin disponer de los recursos para hacerlo.
Igualmente, Coronado (2012), describe que las herramientas tecnológicas tienen por fin mejorar tiempos, calidad en el trabajo, además de lograr una distribución, dosificación de recursos eficaces. Las herramientas tecnológicas permiten el intercambio de experiencia, estudios e investigación en el interior de las organizaciones así como con su entorno. Por su parte, Carper (2012), plantea que las herramientas tecnológicas en cambio son dispositivos o programas diseñados que facilitan el trabajo, además permiten la aplicación de los recursos de manera efectiva, ya sea intercambiando información y conocimiento dentro o fuera de las organizaciones.
Contabilidad Electrónica
De forma breve, la contabilidad electronica hace referencia a la labor de llevar registros, entre otros documentos con el respaldo de medios electrónicos, también hace referencia a su emisión, supervisión y preparación por parte de autoridades con competencia. Actualmente las empresas fungen mediante medios digitales por ello buscan a personas con conocimientos íntegros en cuanto a contabilidad y finanzas se refiere. En el caso mexicano, se ha asimilado tal término para designar a la obligación de emitir por parte de contribuyentes a través de canales electrónicos y de forma mensual, datos al Servicio de Administración Tributaria (SAT) en relación a aspectos financieros.
Ahora bien, en relación al pago de los impuestos, éste ha mostrado una evolución vinculada con el concepto del gobierno electrónico, que se comprende como la utilidad que hace la administración pública de las TI’s (tecnologías de la información) con el fin de cambiar información con las industrias, los ciudadanos, entre otros rubros gubernamentales, y cuya finalidad es propiciar el mejoramiento de la atención pública así como la eficiencia interna. El uso de las tecnologías de la información conlleva implícitamente una lucha por disminuir las evasiones, asimismo, ha contribuido y fomentado el cumplimiento de las recaudaciones, por lo que no es nada raro que hace apenas 2 años, en el 2015, el SAT rompió record gracias a la implementación de los trámites electrónicos: la cifra logró casi los dos billones quinientos mil pesos.
Es muy importante que sean conocidos los beneficios y desventajas que cada sistema ofrece de modo que puedan seleccionarse los más idóneos a las exigencias y necesidades particulares de cada organización.Así, cada transacción comercial se registra en dos cuentas relacionadas pero opuestas, con una cuenta debitada y la otra cuenta acreditada en el mismo monto de la transacción.