En el ámbito de la contabilidad, los errores son algo común que pueden tener consecuencias significativas en las finanzas de una empresa. Identificar y corregir estos errores contables a tiempo es crucial para evitar problemas legales y financieros. El tratamiento de errores y cambios de criterio contable constituye un tópico en el que confluyen normas contables y tributarias. La contabilidad debe reflejar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. La integridad de la información contable se alcanza cuando está libre de errores significativos. Por ello, en la medida que se detecten errores en la contabilidad, se deben investigar las causas que han originado dichos errores y proceder al ajuste de las partidas implicadas.
Principios Generales para la Corrección de Errores Contables de Ejercicios Anteriores
Un lector nos plantea una cuestión de contabilidad relativa a la corrección de las cuentas anuales. Este lector está para cerrar el ejercicio 2016 y ve que en el 2015, a fecha de cierre, canceló el saldo existente en la cuenta de aportación de socios contra la cuenta 121, cuando no había saldo suficiente, por lo que en balance refleja ganancias de ejercicios anteriores que no corresponden. Ante esta situación, el Plan General Contable nos comenta la forma de proceder cuando se detectan errores en cuentas anuales de ejercicios anteriores.
Por lo tanto, no cabe la presentación de unas nuevas cuentas anuales, esto tan solo habría que hacerlo si la equivocación es tal que no cabe subsanación, puesto que la totalidad del contenido es erróneo. Si se trata de errores concretos pueden corregirse utilizando una cuenta del patrimonio neto. Sería la cuenta 113 de Reservas voluntarias. El sentido del Derecho Contable es muy claro: la corrección de errores incurridos en ejercicios anteriores se contabiliza de forma retroactiva, es decir, de tal forma que se obtengan los saldos que se tendrían si la empresa hubiera contabilizado correctamente sin incursión en errores. La corrección de los gastos e ingresos de ejercicios anteriores ajusta el saldo de la cuenta de patrimonio neto donde los mismos se acumulan, que generalmente será en una partida de reservas.
Hay que tener en cuenta que la corrección del error debe efectuarse en las cuentas anuales de 2016 y debe aparecer en la comparación que se efectúa en las mismas con el ejercicio precedente, el 2015. El patrimonio inicial que figura en el comparativo, referido al estado total de cambios en el patrimonio neto de 2015, reflejará este ajuste.
Normativa Contable Aplicable (PGC y NECA)
La norma de registro y valoración 22ª “Cambios en criterios contables, errores y estimaciones contables”, recogida en la segunda parte del Plan General de Contabilidad (PGC), aprobado por el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, señala que los errores contables incurridos en ejercicios anteriores se subsanarán en el ejercicio en que se detecten, contabilizando el ajuste en una partida de reservas por el efecto acumulado de las variaciones de los activos y pasivos que ponga de manifiesto la subsanación del error. Adicionalmente, la Norma de elaboración de las cuentas anuales (NECA) nº 8 “Estado de cambios en el patrimonio neto”, establece lo siguiente:
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- Cuando se advierta un error en el ejercicio a que se refieren las cuentas anuales que corresponda a un ejercicio anterior al comparativo, se informará en la memoria, e incluirá el correspondiente ajuste en el epígrafe A.II. del Estado total de cambios en el patrimonio neto, de forma que el patrimonio inicial de dicho ejercicio comparativo será objeto de modificación en aras de recoger la rectificación del error.
- En el supuesto de que el error corresponda al ejercicio comparativo dicho ajuste se incluirá en el epígrafe C.II.
Los gastos de ejercicios anteriores deben imputarse al patrimonio neto a través de la cuenta 113 de reservas voluntarias.
Errores Contables Frecuentes y Métodos de Identificación
Los asientos correctores en contabilidad son una parte esencial del mantenimiento de registros financieros precisos y fiables. Estos asientos se utilizan para revisar asientos anteriores que se registraron incorrectamente en los libros contables. Un asiento rectificativo es un asiento que rectifica un error cometido en el libro mayor, el registro contable principal. Un asiento rectificativo implica al menos una cuenta de la cuenta de resultados y una cuenta del balance. Realizar asientos correctores implica identificar el error, determinar el asiento correcto y, a continuación, realizar el cambio en el libro mayor. En el mantenimiento de los registros financieros, los errores son inevitables, a menudo debido a descuidos, malentendidos de los principios contables o fallos técnicos.
Asientos de Ajuste vs. Asientos de Corrección
Es importante distinguir entre asientos de ajuste y asientos de corrección, ya que ambos términos pueden malinterpretarse a menudo. Ambos comparten un objetivo común: garantizar la exactitud de las cuentas financieras. Los asientos de ajuste suelen producirse al final de un período contable. Su finalidad no es corregir errores, sino convertir las transacciones financieras de caja a devengo, o asignar ingresos y gastos con precisión entre periodos. Por otra parte, los asientos rectificativos pueden producirse en cualquier momento una vez que se ha detectado un asiento incorrecto. Su objetivo es rectificar errores cometidos en asientos anteriores.
Tipos de Errores Comunes
Hay muchos errores contables que nos podemos encontrar, pero algunos de los más usuales incluyen:
- Falta de consistencia y precisión en los registros contables: Para evitar este error, es fundamental establecer procesos claros y documentados para la contabilidad de la empresa. Además, es importante realizar verificaciones periódicas de la consistencia y precisión de los registros contables.
- Clasificación incorrecta de los gastos: Esto puede llevar a confusiones y distorsiones en los estados financieros de una empresa, lo que dificulta la toma de decisiones acertadas. Al no tener una categorización detallada de los gastos, es difícil evaluar dónde se está invirtiendo realmente el dinero de la empresa. Los gastos deben clasificarse en categorías específicas que reflejen la naturaleza de la transacción. Otro error común es confundir los gastos extraordinarios con los gastos operativos.
- Falta de conciliación bancaria: La conciliación bancaria es el proceso de comparar los estados de cuenta bancarios con los registros contables de la empresa para asegurar que ambas cifras coincidan. Si no se realiza esta conciliación de forma regular, pueden surgir discrepancias en los saldos y dificultar la detección de errores o fraudes. Los saldos de las cuentas corrientes bancarias y las pólizas de crédito deben conciliarse con los que reflejan las cuentas contables. Llevar al día esta conciliación minimizará los errores.
- Omisión o registro incorrecto de compras: Es fácil cometer errores en este proceso, lo que puede llevar a problemas financieros y dificultades en la gestión de inventario. Uno de los errores más comunes es la omisión de registrar compras. Otro error frecuente es el registro incorrecto de las cantidades o precios de los productos.
- Registro incorrecto de las transacciones financieras: Uno de los errores contables más comunes es el incorrecto registro de las transacciones financieras. La transposición de números es un error frecuente que ocurre cuando escribimos los dígitos en el orden incorrecto. Otro error común de registro es omitir o duplicar transacciones.
- Amortización incorrecta de activos: Puede haber activos no amortizados correctamente o sencillamente no amortizados. La correcta amortización del inmovilizado puede afectar no solo al resultado de la empresa, sino al impuesto sobre beneficios.
Herramientas para la Detección y Prevención de Errores
Las empresas deben realizar controles en su contabilidad para garantizar que está sin fallos. Es de gran utilidad para identificar errores contables y como herramienta de trabajo, ya que se pueden detectar partidas contrarias a su naturaleza, por ejemplo, clientes con saldo acreedor o proveedores con saldo deudor. La reconciliación periódica de cuentas es una práctica esencial para evitar errores contables. Esto implica comparar los registros contables con los extractos bancarios, balances de cuentas y otros documentos financieros relevantes. Los arqueos de caja pueden ayudar a detectar errores contables. Es conveniente elaborar un «checklist» de comprobaciones a realizar para asegurarnos que no nos olvidamos de ninguna revisión. Por último, siempre el mejor consejo es contar con la asesoría de profesionales en contabilidad. Un contador experto puede ofrecer conocimientos especializados, asegurando que tus registros financieros estén en conformidad con las normativas vigentes.
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Implicaciones Fiscales de la Corrección de Errores Contables
El Impuesto sobre Sociedades se confecciona a partir de la contabilidad de la empresa, aplicando la normativa fiscal para realizar ajustes y correcciones. Una contabilidad con errores puede dar lugar a la presentación de un impuesto incorrecto, del que se derive una cuota a pagar que no corresponde o unas bases imponibles equívocas para compensar. Con respecto al Impuesto de Sociedades, habría que presentar un escrito indicando la naturaleza del error, señalando las casillas concretas que deben corregirse y las cifras correctas que deberían aparecer en ellas.
Es sabido que, en sede del Impuesto sobre Sociedades, la determinación de la renta sometida a gravamen parte únicamente de aquél que haya sido obtenido observando los principios y reglas del Derecho contable. Si el error consiste en detectar un gasto pendiente de contabilizar de un ejercicio anterior, la normativa permite deducirlo si esto no genera una tributación inferior a la que hubiera correspondido de haberlo imputado en la fecha en que realmente era correcto. Un gasto que se nos olvidó contabilizarlo, podremos deducírnoslo al año siguiente a su devengo siempre que esto no suponga un perjuicio para Hacienda. De lo contrario, se tendrá que hacer una complementaria del ejercicio. Si hemos contabilizado un gasto anterior en una cuenta de neto, al tener carácter deducible, deberemos hacer un ajuste en el Impuesto de Sociedades del ejercicio actual.
La modificación del impuesto de ejercicios anteriores podrá hacerse siempre que no haya transcurrido el plazo de prescripción del mismo (cuatro años desde la fecha de la factura). Los ingresos y gastos imputados contablemente en la cuenta de pérdidas y ganancias o en una cuenta de reservas en un período distinto de aquel en el que proceda su imputación temporal, según lo previsto, se imputarán en el período impositivo que corresponda. “Los gastos contabilizados en un ejercicio posterior a su devengo son deducibles si el período impositivo del devengo no está prescrito en el ejercicio en el que se contabiliza, con independencia de que en el ejercicio de la comprobación administrativa esté prescrito”.
Diferencia entre Corrección de Errores y Reformulación de Cuentas Anuales
La legislación mercantil es refractaria a la reformulación de las cuentas anuales una vez aprobadas por el órgano social competente. No obstante, el artículo 38 c) del Código de Comercio impone la reformulación antes de la aprobación de las cuentas anuales, nunca después. “Esta regla legal relativa a hechos posteriores al cierre del ejercicio, no tiene como objetivo imponer a los administradores una exigencia de reformulación de las cuentas anuales ante cualquier circunstancia significativa que se produzca antes de la aprobación por el órgano competente. Por el contrario, solo situaciones de carácter excepcional y máxima relevancia en relación con la situación patrimonial de la empresa, de riesgos que aunque conocidos con posterioridad existieran en la fecha de cierre de las cuentas anuales, deberían llevar a una reformulación de estas.”
Un caso de reformulación de cuentas anuales es cuando la junta general a la que se someten las mismas para su aprobación no las aprueba, devolviéndolas al Consejo de Administración para que sea este quien, en el ejercicio de sus facultades y obligaciones, formule unas nuevas cuentas anuales corregidas. El artículo 270.2 de la Ley de Sociedades de Capital establece que “Si, una vez firmado y entregado el informe de auditoría sobre las cuentas iniciales, los administradores se vieran obligados a reformular las cuentas anuales, el auditor habrá de emitir un nuevo informe sobre las cuentas anuales reformuladas”. Este artículo contempla el caso de modificación de las cuentas de un ejercicio dado como consecuencia del informe del auditor referido a dichas cuentas, pero no es aplicable a las modificaciones o correcciones de errores provenientes de ejercicios anteriores y descubiertos con posterioridad.
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