La facturación electrónica se ha convertido en una herramienta esencial para la gestión empresarial en la era digital. Sin embargo, no existe un modelo único que se aplique de manera uniforme en todo el mundo. Los distintos países han adoptado enfoques diversos, ajustando sus sistemas de facturación electrónica a sus contextos regulatorios, económicos y tecnológicos específicos. Esta variedad de modelos refleja las diferentes prioridades y necesidades de cada país, desde la simplificación administrativa y la reducción del fraude fiscal, hasta la mejora de la eficiencia operativa y la integración con tecnologías emergentes. En este artículo, exploramos la diversidad de estos modelos de facturación electrónica, examinando cómo los distintos países están implementando sus propios sistemas y las implicaciones que esto tiene para las empresas que operan a nivel internacional.
Más allá de sus características específicas, se puede diferenciar entre dos métodos de recolección de datos: post-audit y CTC (Continuous Transaction Controls).
Método Post-Audit
Los modelos post-audit de facturación electrónica son sistemas donde las facturas se envían directamente del emisor al receptor, sin necesidad de aprobación previa por parte de las autoridades fiscales. Es decir, las autoridades fiscales no intervienen en el proceso de emisión y recepción de documentos electrónicos en tiempo real, sino que revisan las transacciones posteriormente a través de auditorías.
Aspectos clave de los modelos post-audit
- Transmisión directa: Las facturas electrónicas se intercambian directamente entre el emisor y el receptor, sin pasar por una plataforma o intermediario gubernamental en el momento de la emisión.
- Responsabilidad del contribuyente: Los emisores y receptores de facturas electrónicas deben asegurar que sus registros cumplan con los requisitos legales y técnicos establecidos por la autoridad fiscal.
- Flexibilidad operativa: Este modelo ofrece a las empresas mayor flexibilidad y autonomía en la gestión de sus procesos de facturación, ya que no dependen de la validación inmediata por parte de las autoridades fiscales.
- Auditorías posteriores: Los modelos post-audit permiten una mayor agilidad operativa, pero exigen que las empresas mantengan registros precisos y organizados para poder afrontar las auditorías posteriores con éxito. Durante estas auditorías, se verifica que las facturas cumplan con las normas y regulaciones fiscales y que se hayan registrado correctamente en los sistemas contables de las empresas.
- Normas y estándares: Aunque las autoridades fiscales no intervienen en tiempo real, establecen normas y estándares que las facturas electrónicas deben cumplir, tanto en términos de formato como de contenido.
Método CTC (Continuous Transaction Controls)
El control y la supervisión de las transacciones se han vuelto críticos para garantizar la conformidad y eficiencia operativa. Es por ello por lo que numerosos países están aprobando legislaciones de facturación electrónica obligatoria y adoptando el modelo CTC. En este sistema, la factura electrónica debe enviarse en tiempo real a la autoridad fiscal nacional. Permite a las autoridades recopilar datos sobre la actividad empresarial en tiempo real, directamente desde los procesos de intercambio de transacciones comerciales o desde los sistemas de gestión de las compañías.
Esta estrategia aborda las ineficiencias asociadas a los modelos post-audit, donde las auditorías retroactivas proporcionan información sobre transacciones mucho después de su conclusión. Esto no solo mejora la transparencia y la precisión de los registros financieros, sino que también permite a las empresas responder rápidamente a cualquier problema, minimizando el riesgo de sanciones y multas regulatorias.
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Modelo Clearance CTC
El modelo Clearance se caracteriza por requerir una validación o aprobación por parte de la autoridad fiscal de cada factura electrónica, antes de poder ser enviada al destinatario. Las facturas electrónicas se envían en tiempo real a la plataforma nacional del gobierno, que aplicará mecanismos como identificadores únicos y códigos QR a cada documento. Permite una gestión eficiente y precisa de la información fiscal, reduciendo la necesidad de auditorías retroactivas.
Es el modelo predominante en la mayoría de los países latinoamericanos y también se ha aplicado en Arabia Saudí, Israel, etc… En México, la factura electrónica se denomina Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI y es obligatoria para todos los contribuyentes desde 2014). El CFDI se emite en formato XML, lo que permite su procesamiento automatizado y la validación de los datos por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Cada factura electrónica incluye un sello digital que garantiza su autenticidad e integridad. En Arabia Saudí, las facturas electrónicas se deben enviar a la plataforma central via API. La plataforma implementa los siguientes mecanismos de seguridad: firma electrónica, generar un identificador único universal (UUID), generar un hash e incluir un código QR.
Modelo de interoperabilidad y Peppol CTC
En el modelo interoperable, la información fiscal también se envía en tiempo real, pero en este caso se hace a través proveedores de servicios de intercambio de facturas electrónicas, denominados Puntos de Acceso o Access Points. Los proveedores de servicios tienen la flexibilidad de acordar entre sí los formatos a intercambiar, generando así redes abiertas con una diversidad de formatos y proveedores de servicios interoperables.
Un ejemplo representativo de este enfoque es el modelo Peppol, donde las facturas o documentos electrónicos son intercambiados a través de los Peppol Access Points, utilizando el formato Peppol BIS basado en UBL 2.1 o CII. En este proceso, el vendedor envía la factura a su punto de acceso, el cual transmite el documento al punto de acceso del comprador, que finalmente lo envía al destinatario. Es conocido como el modelo Peppol de 4 esquinas.
Peppol se utiliza en países como Bélgica, Australia o Singapur. Los contribuyentes deben enviar y/o recibir facturas electrónicas estructuradas a través de la red Peppol y la norma Peppol-BIS. No obstante, el modelo Peppol CTC incluye un quinto punto clave en la red, añadiendo una plataforma fiscal central a la infraestructura. La plataforma gubernamental actúa como la quinta esquina. El modelo CTC de Peppol es un modelo híbrido que combina elementos de modelos CTC existentes junto con la infraestructura de Peppol. Mientras que, en el modelo de 4 esquinas, el flujo de intercambio de documentos pasa por el envío a los Access Points, en el modelo de 5 esquinas se añade un flujo por el que los Access Points envían los documentos también a la plataforma fiscal.
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Modelo Centralizado
En el modelo centralizado, las facturas electrónicas se envían en tiempo real a la plataforma nacional correspondiente, que recibe y procesa los documentos. La plataforma central se encargará de enviar el documento al destinatario. Es el modelo adoptado por Italia, Polonia o Rumanía.
El sistema de facturación electrónica en Italia, SdI, ha marcado un referente en Europa, al ser el primer país de la Unión en hacer masivo su uso tanto en el ámbito público como privado. Desde 2014, la factura electrónica con las Administraciones Publica, denominada FatturaPA, es obligatoria y desde 2019 también para las empresas privadas. En Rumanía, es obligatoria la emisión y recepción de facturas electrónicas a través del sistema RO E-Factura, la plataforma de e-Invoicing centralizada. La plataforma nacional no valida ni reenvía la factura al destino. Simplemente actúa como un repositorio de las facturas.
Existen varios ejemplos del uso de este modelo tanto para facturación electrónica como para el reporte electrónico de IVA.
- El vendedor debe comunicar los datos fiscales requeridos a la autoridad tributaria casi en tiempo real o muy poco después de las transacciones: RTIR Hungría.
- Informes electrónicos periódicos sobre operaciones de venta: SII en España, SAF-T Billing Portugal, B2B y B2C internacional en Francia
- E-Reporting con información contable: mensual, anual o bajo demanda: SAF-T Polonia, SAF-T Noruega, SAF-T Lituania, SAF-T E-Accounting Portugal, etc.
Modelo descentralizado
Este modelo combina varios procesos de los modelos mencionados anteriormente. En él intervienen tanto proveedores de servicio certificados como la plataforma central del gobierno. La empresa envía la factura electrónica a su proveedor de servicios certificado, que es quien valida el documento y la hace llegar a la plataforma central. Posteriormente, el intercambio de documentos entre las empresas se realiza también a través de los proveedores y no a través de la plataforma centralizada del gobierno.
Francia y España implementarán este modelo de facturación electrónica. En Francia, el Portal de Facturación Pública (PPF) desempeñará un papel fundamental, al centralizar todas las facturas electrónicas intercambiadas en el país. Las empresas podrán gestionar sus facturas electrónicas en Francia a través de PDP’s (Plateforme de Dématérialisation Partenaires). Estas plataformas actuan como terceros acreditados por la DGFiP para la validación de las facturas, enviarlas al hub gubernamental (PPF o Portail Public de Facturation) y hacerlas llegar al destinatario a través de su PDP.
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¿Qué es un modelo de factura?
Los modelos de factura son plantillas que incluyen ya todos los elementos necesarios para ser utilizados de nuevo. Así, en vez de empezar desde cero cada vez y de invertir tiempo y trabajo en el tedioso proceso de reunir todos los elementos, una plantilla proporciona un ejemplo de factura con campos en blanco o comodines fácilmente intercambiables por datos reales. Una solución simple y ampliamente utilizada son los modelos de facturas para Word o Excel, que pueden ser creados por tí mismo o descargarse de Internet (generalmente sin coste) para ser utilizados posteriormente con la aplicación de Microsoft Office que se prefiera.
Adicionalmente, existen plantillas de factura para los programas de texto y de hojas de cálculo de otras suites tales como OpenOffice o LibreOffice. Básicamente, los modelos de factura pueden dividirse en soluciones textuales y tabulares. En caso de que la facturación no incluya demasiados elementos, la primera opción suele ser casi siempre la más apropiada. Si los servicios facturables son numerosos y complejos, lo más probable es que una solución tabular sea lo más recomendable, principalmente debido a la facilidad a la hora de organizar los diferentes precios y de calcular el total.
Por otra parte, si se incorporan las funciones pertinentes, este tipo de plantillas ayuda en el cálculo de ciertos valores como, por ejemplo, el IVA. El uso de las plantillas de facturas gratis disponibles en Internet puede resultar especialmente interesante para aquellos autónomos y pymes con un presupuesto limitado.
¿Qué ha de incluir un modelo de factura profesional?
Un modelo de factura profesional se caracteriza principalmente por dos aspectos. En primer lugar, debe estar diseñada de forma clara y atractiva, de tal forma que sea posible incluir toda la información que los clientes están buscando. Por otro lado, los contenidos de una plantilla de facturación profesional deben ser completos, especialmente debido a que presentar datos incompletos o que no cumplan con los requisitos formales, puede representar un problema a la hora de su verificación, especialmente ante la Hacienda pública, poniendo en peligro, entre otras cosas, la esperada deducción.
Para que un documento sea reconocido como factura, según el artículo 6 de la normativa referente a las obligaciones de facturación establecidas por la agencia tributaria, este debe contener:
- Nombre completo y dirección del proveedor de los servicios
- Datos de contacto completos (nombre y dirección) del beneficiario
- Número de identificación fiscal o número de identificación fiscal del proveedor de servicios en determinados casos
- Fecha de emisión (fecha en la que se generó la factura)
- Número único de factura
- Cantidad y tipo de bienes entregados o el alcance y la naturaleza del servicio
- Fecha de entrega o prestación de servicios
- Precio del servicio prestado (con y sin impuestos)
- Impuestos
Verifica si la información fue introducida completa y correctamente, sobre todo si utilizas una plantilla para tus facturas.
Adapta fácilmente tu modelo de factura para Word y Excel
Para explicarte la estructura y la funcionalidad de las mencionadas plantillas de facturas para Excel y Word, a continuación te presentamos los pasos que debes tener en cuenta al utilizarlas.
La elección depende del programa en el que prefieras trabajar. Recuerda que una factura estándar que contenga datos completos y correctos sobre el servicio proporcionado y los correspondientes datos del cliente es la mejor manera de alcanzar el objetivo deseado de manera fácil y rápida.
A continuación, abre el documento que has descargado, haz doble clic y encárgate de los siguientes ajustes:
- En la parte superior izquierda, introduce tu dirección o la de tu empresa. Debajo, introduce la dirección del cliente.
- A la derecha encontrarás un marcador para tu dirección, así como datos de contacto (número de teléfono o dirección de correo electrónico). En caso de que no cuentes con estos datos, puedes eliminarlos de la plantilla.
- Lo que sigue es el asunto de la factura, un texto que puedes determinar libremente. En vez de dejar la palabra “factura”, puedes añadirle algunas especificaciones como el número o términos y condiciones de la cuenta de cobro.
- Justo debajo del asunto encontrarás un marcador para el número de cuenta, el número de cliente (opcional) y la fecha de la factura. En este punto es fundamental que reemplaces los números del ejemplo y que no te olvides de especificar la fecha actual.
- La siguiente línea de texto es para el encabezado con el que quieres abordar al cliente. Por lo general, este punto es utilizado para agradecer al cliente el haber contratado tus servicios o adquirido tus productos y para formular una pequeña introducción a los cargos enumerados a continuación.
- Después de dirigirse al cliente, viene la parte más importante de una factura: la enumeración de los artículos o servicios ofrecidos. Para ello tienes a tu disposición una tabla que puedes ampliar o reducir, añadiendo o eliminando líneas. En las columnas especifica el nombre, la cantidad de productos y el precio por unidad y total de los artículos individuales.
- Debajo de la tabla es importante especificar el importe total sin IVA y con IVA.
- Posteriormente, te encontrarás con un campo de texto para añadir información adicional para informar al cliente sobre la fecha en la que se enviaron los productos o proporcionaron los servicios y comunicar los datos bancarios. También es común indicar el rango de tiempo que tiene el cliente para pagar la factura.
- La última parte de este modelo de factura es el pie de página. Aquí se puede indicar el Registro Mercantil donde está inscrita la empresa. Es obligatorio especificar el número de identificación fiscal (NIF), incluso si se trata de facturas simplificadas.
Ahora ya puedes guardar tu plantilla de factura e imprimirla. Alternativamente es posible guardarla como archivo PDF y enviarla por correo electrónico.
IVA: Cuándo emitir facturas sin IVA
Una factura libre de impuestos no incluye cargos por el impuesto al valor agregado (IVA). En su lugar, muestra el precio neto a pagar sin agregar el IVA. Este tipo de factura es, por lo general, para profesionales de negocios exentos del IVA o que cumplen los requisitos para el sistema básico de exención del IVA.
En Francia, el IVA es un impuesto que se aplica a todas las empresas de servicios y a los bienes y servicios que venden a los clientes. Las empresas y la agencia tributaria calculan el IVA en función de las distintas tasas del estado.
Businesses exempt from VAT
Though most businesses in France are subject to VAT, there are exceptions. Some businesses must neither collect VAT for the state nor reclaim VAT on their purchases. The basic VAT exemption regime exempts certain businesses from VAT. These nontaxable businesses issue invoices differently. To stay within the standards of this regime, businesses must meet various conditions and thresholds. The first step is to identify whether a business is exempt from VAT.
To qualify as a nontaxable business, a service business or self-employed professional must have sales that do not exceed €36,800 in the first year of operation.
Las empresas no sujetas a impuestos nunca emiten facturas con IVA. En el caso de las empresas sujetas a impuestos, existen situaciones específicas en las que deben emitir facturas sin IVA:
- Cuando una empresa vende a un cliente que no está sujeto al IVA, debe emitir una factura sin IVA. Por ejemplo, esto puede ocurrir si el cliente es un particular o una empresa establecida en un país donde no se aplica el IVA.
- Algunas empresas están exentas del IVA para la venta de bienes y servicios específicos. Algunos ejemplos son los alimentos básicos y los medicamentos.
- Cuando una empresa vende bienes a un cliente en otro país de la Unión Europea (UE) sin encargarse de la entrega, se conoce como un suministro intracomunitario.
Cómo preparar una factura sin IVA
La factura debe incluir información clave: los nombres y direcciones del vendedor y del cliente, la fecha de venta, una descripción de los bienes o servicios, el precio unitario y el importe total de la venta. Si una empresa no está sujeta al IVA, en sus facturas solo se debe mostrar el importe excluido de impuestos (HT). Debes incluir la frase «neto de IVA» o un equivalente en la factura para indicar que el IVA no corresponde.
Esto significa que las transacciones están exentas del IVA debido a condiciones particulares relacionadas con el estado del vendedor o la naturaleza de la transacción.
En las facturas de empresas que no están sujetas a impuestos, por lo general, verás la notificación legal «IVA no aplicable, art 293 B del CGI».
El artículo 293 B del Código General Fiscal de Francia (CGI) es la legislación que exime a las empresas cubiertas por el sistema básico de exención del IVA del pago y la declaración del IVA. El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, adecuación o vigencia de la información incluida en el artículo.