Módulo Fiscal Universal: Definición y Funciones

El módulo financiero ha sido un componente central de la planificación de recursos empresariales (ERP) desde las primeras iteraciones de la plataforma de software.

Aunque los sistemas ERP de hoy en día incluyen otras características y módulos como parte del paquete estándar, el papel fundamental del ERP sigue siendo el mismo: ayudar a las organizaciones a gestionar la producción y entrega de bienes y servicios y, quizás lo más importante, el dinero recibido y gastado en el proceso.

El módulo financiero es crucial para esos esfuerzos.

Un módulo financiero de ERP es un componente central de un sistema de ERP que gestiona y automatiza las funciones y el rendimiento financiero de una empresa.

Sirve como un centro donde convergen varias fuentes de datos financieros, y está diseñado para organizar y automatizar tareas relacionadas con la contabilidad y la gestión financiera, incluyendo cuentas por pagar y por cobrar, gastos, facturas, reconocimiento de ingresos y gestión del ciclo de vida de los activos.

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También proporciona información financiera a través de informes estándar y estados financieros y facilita el cumplimiento normativo.

Los módulos financieros de un ERP también apoyan análisis más estratégicos del rendimiento de una organización en comparación con los indicadores clave de rendimiento (KPI), las tendencias más amplias que afectan a la empresa y los impulsores subyacentes de la rentabilidad.

El propósito principal del módulo financiero de ERP es rastrear, evaluar e informar sobre el desempeño financiero de una organización.

Ampliamente utilizado por los equipos de finanzas, contabilidad, auditoría interna e incluso gestión de activos de las organizaciones, los módulos financieros de ERP apoyan la gestión financiera capturando las transacciones y los datos financieros de toda la organización.

Esto proporciona a los equipos financieros la información que necesitan para analizar, tomar decisiones y automatizar procesos relacionados con el movimiento de dinero dentro y fuera de una empresa.

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Otro propósito principal es proporcionar informes sobre el desempeño financiero de una organización, incluidos los requisitos regulatorios, como las presentaciones ante la Comisión de Bolsa y Valores de EE. UU.

Imagina que eres un fabricante global de pequeños electrodomésticos y tus hornos de microondas requieren transformadores de alto voltaje.

Teniendo en cuenta que vendes electrodomésticos en múltiples países con diferentes monedas y normas contables, ¿cuántos ingresos generas por cada electrodoméstico vendido?

¿Qué rentabilidad tienen tus microondas en comparación con tus tostadoras o freidoras de aire?

¿Cuál es el valor actual de cada una de las cuatro fábricas donde haces tus electrodomésticos?

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Cuando se tienen en cuenta múltiples geografías, líneas de productos, instalaciones de fabricación y redes de proveedores, responder a estas preguntas puede ser extraordinariamente difícil sin un módulo financiero de ERP que rastree estos vastos y complejos datos financieros.

También puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores responder a este tipo de preguntas, especialmente si los datos financieros de tu organización están dispersos en múltiples sistemas financieros.

Además, los módulos pueden proporcionar capacidades avanzadas como IA y previsión predictiva para ayudar a optimizar el flujo de caja, de modo que puedas utilizar el efectivo de la manera más eficiente posible mientras limitas el riesgo de escasez.

Los módulos financieros pueden emplear reconocimiento de documentos y reconocimiento óptico de caracteres para ayudar a automatizar la entrada de facturas y aumentar la precisión.

Pueden incorporar aprendizaje automático (ML) en ese proceso de entrada de facturas para mejorar progresivamente en la lectura de facturas, aprendiendo dónde aparecen los diferentes elementos de una factura en los recibos de un proveedor o cliente dado.

Aunque los módulos financieros de ERP han existido durante mucho tiempo, innovaciones como la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático, las analíticas predictivas y el reconocimiento de caracteres han cambiado enormemente el valor y el impacto de estos módulos.

Funciones Clave del Módulo Financiero de ERP

Un módulo financiero de ERP toca muchas partes diferentes de las responsabilidades del departamento financiero.

1. Un libro mayor registra las transacciones financieras de tu organización, haciendo un seguimiento de las ventas, los gastos, las compras, el inventario, el flujo de caja, los activos, los pasivos y el patrimonio.
2. Las cuentas por pagar (AP) son uno de los principales tipos de cuentas dentro del libro mayor. Es un registro de la deuda a corto plazo de tu organización con proveedores y acreedores, que aparece como un pasivo corriente en tu balance general.
3. Las cuentas por cobrar (AR) son otro tipo principal de cuenta dentro del libro mayor y son lo opuesto a las cuentas por pagar. Es un registro de lo que se le debe a tu organización por parte de tus clientes. En el contexto de un módulo financiero de un ERP, la función de cuentas por cobrar organiza e incluso automatiza la facturación y el procesamiento de pagos.
4. La gestión de activos, como sugiere el nombre, es el proceso de gestionar todo el ciclo de vida de los activos de tu organización, como edificios, plantas, vehículos y otros gastos de capital, así como activos intangibles como la propiedad intelectual y los datos.
5. La gestión de efectivo dentro de un módulo financiero de un ERP permite a tu organización gestionar la liquidez y controlar mejor tu efectivo. La gestión de efectivo analiza todas tus entradas y salidas para mostrar a tu equipo financiero los flujos de efectivo esperados para informar sus planes financieros futuros.
6. Los procesos y herramientas que ayudan a tu organización a planificar, prever y presupuestar con precisión las finanzas para apoyar las principales decisiones empresariales y la salud financiera futura se encuentran bajo la planificación y análisis financiero (FP&A).
7. La gestión de riesgos ayuda a tu organización a monitorear y controlar el acceso y la actividad de los usuarios. También ayuda a tu organización a gestionar los controles internos para documentar, probar y certificar para mandatos como Sarbanes-Oxley y el Control Interno sobre la Información Financiera (ICFR). El módulo financiero asiste con la gestión de riesgos al automatizar flujos de trabajo, permitiéndote definir y configurar las reglas y procesos para otorgar y monitorear el acceso de usuarios según lo que cada rol requiera.
8. La gestión de proveedores como una función de un módulo financiero de un ERP puede ayudar a tu organización a gestionar las relaciones de principio a fin con los proveedores.
9. Muchas organizaciones hacen negocios en múltiples regiones del mundo. Las capacidades multimoneda homogenizan las transacciones en varias monedas, proporcionándote una visión fácil de entender sobre tu desempeño en tu moneda preferida. Dicho sistema utilizará los tipos de cambio más recientes para mantener estos datos actualizados.
10. Mantenerse al tanto de las leyes de impuestos es esencial para la gestión del efectivo y los beneficios, y para evitar fuertes multas y sanciones. Y, por supuesto, la complejidad solo crece cuando haces negocios en todo el mundo. Las características de gestión de impuestos en tu módulo financiero de ERP pueden ayudarte a recopilar y rastrear información fiscal para auditorías, declaraciones y reportes.

Beneficios Clave del Módulo Financiero

Como se mencionó anteriormente, el módulo de finanzas es uno de los más importantes de cualquier sistema de ERP, ayudando a los líderes financieros a aumentar la precisión de las previsiones, acortar los ciclos de informes, simplificar la toma de decisiones y gestionar mejor el riesgo y el cumplimiento.

• Mayor transparencia financiera: las organizaciones ganan visibilidad sobre las transacciones financieras a nivel empresarial y consolidadas con números actualizados regularmente, idealmente casi en tiempo real.
• Toma de decisiones mejor fundamentada: esta transparencia también se traduce en la toma de decisiones, ya que la información precisa y en tiempo real y las analíticas avanzadas ayudan a los líderes a comprender mejor el impacto de sus elecciones y lo que es mejor para la empresa.
• Mayor productividad: la capacidad de automatizar procesos manuales que pueden ser lentos y propensos a errores, como la facturación, acelera toda la función financiera, permitiendo a las empresas cerrar los libros más rápido y finalizar los informes financieros cruciales antes.

Procesos Financieros Comunes Gestionados por el Módulo Financiero

Muchas de las características mencionadas anteriormente juegan un papel central en los procesos financieros comunes.

Las capacidades de cuentas por cobrar, por ejemplo, son una parte central del proceso de pedido a efectivo.

A medida que los sistemas ERP líderes continúan innovando y evolucionando, las organizaciones pueden usarlos para gestionar, y en muchos casos automatizar, procesos más sofisticados.

Estos procesos a menudo están interconectados y requieren integración con otros sistemas centrales.

• De la adquisición al retiro de activos. Esto incluye la gestión del ciclo de vida completo de los activos, que cubre la adquisición, reconocimiento y registro; asignación de amortización; baja y disposición; y conocimientos sobre la gestión de activos.
• De los presupuestos a la aprobación. Esto cubre la estrategia de presupuesto y la asignación de objetivos presupuestarios, la creación y validación de supuestos, la conducción del consenso, el monitoreo y la consolidación, y la aprobación del presupuesto.
• De los informes de gastos a los reembolsos. Este proceso se extiende a definir políticas de gastos, procesar informes de gastos, extraer transacciones de feeds de tarjetas de crédito, gestionar anticipos en efectivo y realizar análisis y auditorías.
• De las facturas de los proveedores a los pagos. Pagar a los proveedores incluye gestionar el prepago y los descuentos, liquidar pasivos, gestionar el cronograma de cierre de cuentas por pagar y gestionar auditorías, disputas y aprobaciones.
• De la factura del cliente al recibo. Para recibir el pago de tus productos o servicios, debes crear transacciones, enviar facturas, gestionar cualquier problema de facturación, procesar pagos, realizar ajustes, registrar actividades de cuentas por cobrar y programar el cierre de cuentas por cobrar.
• Del extracto del cliente al cobro. El proceso completo de cobro incluye generar y enviar declaraciones a los clientes, gestionar actividades de cobro (transacciones, correspondencia, disputas, etc.), manejar liquidaciones, optimizar la eficiencia de cobro y monitorear las cuentas por cobrar pendientes.
• De las transacciones bancarias a la posición de efectivo. Conciliar actividades bancarias como desembolsos, nómina, cobros, inversiones y préstamos implica revisar y validar transacciones, iniciar actividades interbancarias y gestionar las posiciones al final del periodo.
• Del cierre diario a la previsión financiera. La actividad financiera diaria proporciona los datos que se convierten en la base para la previsión. Esto incluye publicar la actividad de los sublibros, identificar anomalías, convertir a estándares corporativos, revisar la actividad diaria y establecer previsiones financieras.
• Del cierre de periodo al informe financiero. El final de un periodo financiero requiere cerrar sublibros, crear libros mayores proforma, conciliar cuentas, cerrar libros mayores, consolidar los resultados de las subsidiarias en el plan de cuentas corporativo, revisar y confirmar la gestión y cuentas financieras, publicar y compartir de manera segura los estados financieros y actualizar las previsiones.
• Del informe a la previsión. El proceso de convertir los datos de los informes en la base para las previsiones requiere revisar el rendimiento del periodo actual; actualizar las previsiones con los datos más recientes; avanzar las previsiones para incorporar los resultados reales; evaluar las variaciones y analizar tendencias; actualizar, monitorear y consolidar las previsiones; y actualizar los planes financieros.
• Del cierre de periodo a la provisión de impuestos. Este proceso verifica que al cierre del periodo, las provisiones de impuestos sean correctas en varias jurisdicciones fiscales. Esto incluye monitorear el estado de cierre a nivel empresarial, calcular las provisiones de impuestos, revisar y aprobar las provisiones de impuestos, registrar las entradas del diario de impuestos y crear e incorporar notas al pie de impuestos para la presentación de informes financieros.
• Del contrato con el cliente a los ingresos. Reconocer los ingresos de los contratos con clientes que generalmente se realizan a lo largo del tiempo requiere recopilar datos de transacciones con clientes, detectar contratos contables con clientes, identificar obligaciones de desempeño, definir precios de transacción, asignar precios de transacción, reconocer ingresos y gestionar revisiones y variaciones.
• De los cierres de periodo a las declaraciones obligatorias. La presentación oportuna y precisa de los documentos fiscales legales en múltiples regiones implica calcular las provisiones de impuestos al cierre del periodo, manipular datos complementarios, gestionar precios de transferencia, preparar datos de informes, crear documentos de retorno regulatorios y completar las presentaciones legales.

Ejemplos de Módulos Financieros de ERP

Las empresas que buscan un módulo financiero de ERP tienen numerosos sistemas para elegir:

• Oracle Fusion Cloud Financials: Este módulo financiero de ERP centraliza los datos y procesos del equipo financiero con soporte para cuentas por pagar, cuentas por cobrar, activos fijos, gastos, informes, previsiones y más. En conjunto, estas capacidades ayudan a las empresas a obtener acceso en tiempo real a datos financieros en vivo, resolver proactivamente problemas utilizando procesamiento automatizado, mejorar la toma de decisiones con datos y previsiones más precisos, controlar costos y aumentar la visibilidad del gasto, acelerar las entradas de efectivo y gestionar posiciones de efectivo. Este módulo proporciona capacidades de inteligencia artificial (IA) integradas, como la mejora continua del manejo de excepciones con aprendizaje automático y analíticas basadas en IA. Oracle Fusion Cloud Financials también ayuda a las empresas globales a abordar diversas normas y leyes contables, transaccionar en múltiples monedas e idiomas, gestionar contratos complejos y cronogramas de facturación, y automatizar la gestión de activos y arrendamientos, entre otras capacidades.
• Oracle NetSuite: NetSuite ofrece un sistema ERP basado en la nube utilizado por más de 35 000 empresas. Las finanzas ocupan un lugar destacado de NetSuite ERP, ya que ayuda a gestionar procesos financieros como AP, AR, libro mayor, informes, consolidación.

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