La contabilidad es un instrumento para el registro de las transacciones, eventos internos y demás hechos económicos que impactan a un negocio. Las personas que, de acuerdo con las disposiciones fiscales, estén obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo siguiente: Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria.
La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente. Por su parte, las reglas de carácter general, contenidas en la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) vigente, establecen en sus numerales 2.8.1.5. y 2.8.1.6. diversas reglas en materia de contabilidad electrónica. Ahora, la contabilidad electrónica debe ser realizada conforme al Anexo 24 de la RMF y su anexo técnico.
¿Qué son las Cuentas de Orden?
A la hora de registrar la información en nuestros libros contables, existen determinadas circunstancias que, por su especial naturaleza, no tienen incidencia en la contabilidad de la sociedad pero que, sin embargo, la empresa quiere conservar con el fin de obtener más información sobre su estado financiero o bien porque tendrán repercusión futura en sus balances. Las cuentas de orden se encargan de reflejar todos estos hechos. A través de ellas, se pueden reflejar hechos y obligaciones contingentes sin incidencia directa en el balance de la situación de la empresa.
Al igual que ocurre con el resto de cuentas que conforman la contabilidad de una empresa, las cuentas de orden utilizan el sistema de partida doble; es decir, se abren en grupos de dos, una cuenta deudora y otra cuenta acreedora, cuyos saldos deben estar compensados en todo momento, quedando el asiento a cero. Las cuentas de orden en contabilidad se utilizan para registrar hechos y circunstancias que, aunque no tienen un impacto directo sobre la estructura financiera de la empresa, son relevantes para la gestión y control interno. Estas cuentas no forman parte de los estados financieros de la empresa, pero deben ser reflejadas en los balances para garantizar una correcta transparencia y visibilidad de ciertos compromisos y operaciones.
Clasificación y Tipos de Cuentas de Orden
Según la definición del Decreto 2649 de 1993, en sus artículos 42 a 45, existen diversos tipos de cuentas de orden:
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Cuentas de Orden Contingentes
Las cuentas de orden contingentes reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico. Son registros de hechos que pueden afectar la estructura financiera de la empresa en el futuro, como litigios pendientes o garantías otorgadas. A través de ellas, la empresa asume una responsabilidad aleatoria, que puede desaparecer o convertirse en un compromiso real, dependiendo de la ocurrencia de una serie de hechos imprevisibles. Aquí entran, por ejemplo, las fianzas.
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Cuentas de Orden Fiduciarias
Las cuentas de orden fiduciarias reflejan los activos, los pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del ente económico. Reflejan activos o pasivos que la empresa administra en nombre de terceros, como fondos en fideicomiso.
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Cuentas de Orden Fiscales
Las cuentas de orden fiscales deben reflejar las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el balance y en el estado de resultados, y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que unas y otras puedan conciliarse. Los datos de carácter fiscal que el SAT solicita a través de las cuentas de orden son partidas que - algunas de ellas - se incorporan también, por ejemplo, en la declaración anual, en el DISSIF, SIPRED, etc. Controlan diferencias entre los valores contables y los utilizados en la declaración de impuestos, facilitando la conciliación tributaria.
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Cuentas de Orden de Control
Las cuentas de orden de control son utilizadas por el ente económico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquél. Se usan también para ejercer control interno. Son aquellos que son registrados por duplicado con el objetivo de reflejar algunos movimientos financieros o extra financieros, como el caso de las empresas que llevan dos amortizaciones en sus inmovilizados, una contable y otra fiscal. Se utilizan para registrar información relevante para la empresa sin impacto en los estados financieros, como bienes en depósito o compromisos contractuales.
Como se ha mostrado las cuentas de orden se usan para hacer acopio de la información financiera que no afecta directamente al estado contable de la empresa, pero no deja de ser información relevante. Por ejemplo, en las cuentas de orden se pueden reflejar algunas circunstancias como la amortización fiscal (que no tiene por qué ser igual que la depreciación contable), los avales, los valores recibidos en guarda, el otorgamiento de fianzas o garantías, las obligaciones por descuento de documentos y, en general, cualquier otra clase de contrato que, sin afectar a la estructura financiera, es conveniente mantener como información de la empresa por el motivo que sea.
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Otros ejemplos de cuentas de orden incluyen: Avales y garantías otorgadas (cuando una empresa garantiza una deuda de un tercero, registra dicho procedimiento en cuentas de orden para reflejar el compromiso), arrendamientos financieros (leasing donde se anota el valor del bien arrendado para llevar un control interno, aunque no se registre como activo hasta que finalice el contrato) y mercancías en consignación (productos enviados a terceros que siguen siendo propiedad de la empresa hasta su venta se reflejan en cuentas de orden para un mejor control del inventario). Dentro de las cuentas de orden, los valores ajenos son aquellos recursos que la empresa recibe sin que sean de su propiedad, ya sea de forma temporal o permanente. Estos valores pueden incluir bienes que la empresa mantiene en guarda, en prenda o en garantía, y deben ser registrados de forma separada en las cuentas de orden para llevar un control adecuado de los mismos.
Deducción de Inversiones: Un Estímulo Fiscal
La deducción de inversiones o depreciación fiscal es una de las principales deducciones autorizadas del Impuesto Sobre la Renta (ISR). Conocer a fondo esta herramienta te ayudará a cumplir con tus obligaciones tributarias. Básicamente, podríamos decir que, la deducción de inversiones es un estímulo fiscal que le permite al contribuyente optimizar su carga tributaria. Con esta medida se busca promover la inversión directa en el país, aumentar la productividad, generar empleo y fortalecer la participación de empresas mexicanas en las cadenas de suministro.
Conceptos Clave: Propiedades, Planta y Equipo y Bienes Intangibles
Este capítulo establece las reglas particulares de la deducción autorizada para efectos fiscales, en materia de inversiones, conocida también con el nombre de Propiedades, Planta y Equipo. La definición de este último concepto, contenida en la NIF C-6 de las Normas de Información Financiera, emitidas por el Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera, A.C., establece que las propiedades, planta y equipo son bienes tangibles que tienen por objeto: a) el uso o usufructo de los mismos en beneficio de la entidad; b) la producción de artículos para su venta o para el uso de la propia entidad; y c) la prestación de servicios por la entidad, a su clientela o al público en general. La adquisición de estos bienes denota el propósito de utilizarlos y no de venderlos en el curso normal de las operaciones de la entidad. Las principales clases de estos bienes son: terrenos, edificio, maquinaria, equipo de producción, equipo de transporte, equipo de cómputo y otros.
Por su parte la NIF C-8 define a los bienes intangibles como aquellos activos no monetarios identificables, sin sustancia física, que generan beneficios económicos futuros controlados por la entidad.
La Depreciación Contable y Fiscal
Para determinar el costo incurrido en la utilización de los bienes tangibles de referencia, deberá recurrirse a un proceso sistemático que permita conocer en qué medida se podrá distribuir el citado costo en un ejercicio social. La depreciación es un procedimiento que tiene como fin distribuir de una manera sistemática y razonable el costo de adquisición de los componentes, menos su valor residual, entre la vida útil estimada de cada tipo de componente. La depreciación contable se basa en dos criterios: a. Basado en el tiempo y en b. Cada criterio contempla los métodos alternativos (actividad, línea recta, cargos decrecientes y depreciación especial), y se tendrá que adecuar de acuerdo con las políticas y características de la empresa.
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La Vida Útil es el periodo durante el cual se espera esté disponible un activo por parte de la entidad para su uso. El monto depreciable de un componente debe asignarse a resultados sistemáticamente a lo largo de su vida útil estimada. Resulta conveniente recordar que las depreciaciones contables deben calcularse sobre bases y métodos consistentes a partir de la fecha en que empiecen a utilizarse los activos fijos y cargarse a costos y/o gastos.
Requisitos y Limitaciones Fiscales para la Deducción de Inversiones
Para calcular la deducción de inversiones en el Impuesto Sobre la Renta (ISR) en México, es necesario llevar un registro contable adecuado, conforme a lo establecido en la Ley del ISR y su reglamento. Como cualquier deducción fiscal, la adquisición de inversiones debe estar amparada por el comprobante fiscal (CFDI) correspondiente, mismo que deberá cumplir con requisitos fiscales. Un requisito importante es el Uso de CFDI.
El impuesto al valor agregado pagado al proveedor con motivo de la adquisición, no se permite que se integre al monto original de la inversión, sobre todo cuando el adquirente tenga el derecho de acreditar dicho impuesto contra el que tenga obligación de pagar a las autoridades fiscales. Las inversiones en automóviles convencionales solo serán deducibles hasta por un monto de $175,000.00.
Si el mes en que se comienza a utilizar el bien es cualquier día del mes de mayo, representarían siete el número de meses completos de uso en el ejercicio (de junio a diciembre). Una báscula con capacidad de 75 toneladas adquirida en el mes de octubre de 2015, requiere de la cimentación de una bóveda y una plataforma especial que concluye su construcción en el mes de febrero de 2016, y a partir de esa fecha empieza su utilización; sin embargo, se decide iniciar su deducción hasta el ejercicio de 2017. Resulta injusta la disposición del quinto párrafo del artículo 31 de la Ley, en el sentido de perder el derecho de efectuar la deducción fiscal de inversiones cuando se hubiese omitido en los ejercicios señalados como inicio de los plazos de la deducción, omisión que no podrá subsanarse presentando declaraciones complementarias.
La empresa ABC S.A. de C.V., adquiere un equipo de cómputo por $16,860. Una pastelería busca optimizar los tiempos de entrega de sus productos y decide adquirir 1 automóvil por $170,000. Al tratarse de activos fijos nuevos, la empresa puede deducir el 25% del valor de la inversión, lo que equivale a $42.500.
Con la desaparición de la deducción inmediata en 2019, se pierde un importante factor que ayudaba no solo a realizar planes de recuperación de la inversión. Ten en cuenta, por ejemplo, que hoy existen diversos sistemas y plataformas tecnológicas para administrar, categorizar y almacenar este tipo de documentos como SAE, el Software para Administradora de Condominios con el que optimizas tus procesos y gestionas de manera integral propiedades y viviendas.