A lo largo de la historia, el crecimiento económico de un país se ha medido por la organización de sus sectores productivos, y el terciario es uno de los que ejerce mayor impacto sobre ese desarrollo. En Venezuela, el sector terciario ocupa el 78,12% del PIB, siendo influenciado por el subsector transporte en sólo un 3,28% de crecimiento de acuerdo a las estadísticas del Banco Central de Venezuela (2015). En este sentido, los ingresos de este tipo de entidades de transporte público dependen de los aportes de sus socios para el sostenimiento de la asociación civil, a diferencia de otras organizaciones, sin recibir ingresos por ventas ni ningún provecho por su denominación y razón social. En este orden de ideas, la evidencia de auditoría de las cuentas por cobrar es la que va a permitir emitir una opinión sobre los saldos de las cuentas, comprobar: si las mismas son auténticas, si están registradas debidamente y su correcta recuperación.
Políticas de Cobranza y Recuperación de Cuentas por Cobrar
En relación al resultado de las condiciones de cobro, las cuentas por cobrar deben recuperarse en un período máximo de tres meses, lo cual es favorable según Higuerey, al considerar oportuno los períodos de recuperación menores de un año de las cuentas por cobrar, con la finalidad de no exagerar del crédito otorgado que podría minimizar el rendimiento de la inversión. Este resultado, también arrojó que los créditos vencidos generan un porcentaje de interés favorable a la entidad, siendo acorde a lo sugerido por el Módulo 11 de la NIIF Pymes (2009) “Medición de instrumentos financieros”, al expresar que los compromisos de recibir un préstamo son firmes en donde se fijan términos y condiciones específicos que le permiten al prestatario la posibilidad de obtener un préstamo a una tasa especificada.
La segunda categoría “políticas de cobranza”, presentó las siguientes subcategorías: recuperación, descuentos, sanciones y solvencia a largo plazo, siendo necesarias para develar los procedimientos que realiza la entidad para la recuperación de sus cuentas por cobrar. Los resultados obtenidos en la categoría “políticas de cobranza”, en relación a la recuperación de las cuentas por cobrar, se expresó que los socios pueden disminuir las cuentas por cobrar con la entidad, cuando FONTUR (Fondo Nacional de Transporte Urbano) deposita dinero en efectivo a la entidad por concepto de boletos estudiantiles, ocasionando a la entidad una cuenta por pagar a los socios, en tal sentido, se establece una relación entre ambas cuentas para disminuir los compromisos de los socios con la entidad, pero no se realizan otros mecanismos adicionales para la recuperación de las cuentas por cobrar. Por lo tanto, no constituye un mecanismo efectivo de cobranza debido a que no todos los socios tienen activa esta partida de FONTUR esto se debe a que algunos socios no se encuentran operativos por falta de repuestos y cauchos para sus unidades; y por lo tanto no acopian boletos estudiantiles, y es aquí donde se pierde la garantía.
En los resultados de las sanciones por incumplimiento de los socios, se conoció que son aplicados por medio del Tribunal Disciplinario de acuerdo a los estatutos, procurando la suspensión de actividades, en concordancia con lo apuntado por Molina (2005), quien menciona que los socios se verán sujetos a sanción si se atrasan en sus pagos. Finalmente, la subcategoría de solvencia a largo plazo, fomenta la recuperación de cuentas por cobrar cuando el socio intenta retirarse de la asociación civil, para lo cual requiere cancelar sus deudas antes de su retiro.
Importancia Relativa de las Cuentas
El fenómeno de la importancia relativa de las cuentas, requirió la comprensión de cinco categorías: características generales de la importancia relativa, presentación e información a revelar, reconocimiento, medición, y finalmente, omisiones o inexactitudes. En los resultados de los factores cualitativos y cuantitativos, se visualiza da importancia relativa al otorgamiento de los créditos a los socios, con una baja tasa de interés para la recuperación de las cuentas por cobrar, sin embargo, no aplicar medidas que permitan la efectiva recuperación de las cuentas por cobrar, puede ocasionar el cierre técnico de la entidad, debido a que en ocasiones, no cuenta con la suficiente liquidez para abastecer los compromisos adquiridos para el funcionamiento operacional de la misma, como: agua, luz, teléfono, entre otros.
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La segunda categoría denominada “presentación e información a revelar”, argumentó dos subcategorías: juicio de la gerencia y objetivos de los estados financieros, siendo relevantes analizarlos para expresar la necesidad de presentar las notas explicativas que ayudan a concienciar a los socios sobre la importancia de realizar sus pagos en forma oportuna. En cuanto a los objetivos de los estados financieros se obtuvo como resultado que los mismos suministran la información necesaria paras que sus socios conozcan la situación actual de la entidad, de acuerdo a lo referido por el proyecto de norma titulado Documento de Práctica de las NIIF: Aplicación de la Materialidad o Importancia Relativa a los Estados Financieros.
La tercera categoría “reconocimiento de las cuentas por cobrar”, presenta dos subcategorías: documentos que lo soportan y la transacción que la justifican, siendo necesarios, porque dichos reconocimientos originan los documentos legales que justifican la evidencia en auditoría sobre los cuales pueden realizarse acciones legales para su recuperación efectiva. En el caso de esta entidad, sólo se origina una transacción legal que la justifica cuando se inicia el pago por parte del socio al emitir transferencias o depósitos bancarios. Aunque no existe un documento legal que la justifique, la obligación de la cuenta por cobrar nace cuando es aceptada por el socio, siendo contabilizada cuando se origina y no cuando se salda la misma, tal cual como lo sugiere el Marco Conceptual de las NIIF Pymes.
La cuarta categoría “medición de las cuentas por cobrar”, se compone de dos subcategorías: costo histórico menos el deterioro del valor, y el costo amortizado con el método del interés a efectivo, siendo indispensable analizarlos en los resultados de esta investigación, debido a que de acuerdo al Módulo 11 de la NIIF Pymes (2009) “Medición de instrumentos financieros”, son los métodos más adecuados para minimizar la pérdida del valor en el tiempo aplicables a las cuentas por cobrar. En tal sentido, para la Asociación Civil es significativo el retorno del capital que se le ha otorgado a sus socios en calidad de préstamo, pero los mismos son reconocidos a costos históricos, significando esto que no se aplica lo establecido en el Módulo 11 de la NIIF Pymes (2009) “Medición de instrumentos financieros”, la cual expresa que: los instrumentos financieros como las cuentas por cobrar se medirán al costo amortizado utilizando el método del interés efectivo y se medirán al importe no descontado del efectivo u otra contraprestación que se espera pagar o recibir (por ejemplo, el neto del deterioro de valor).
La quinta categoría “omisiones o inexactitudes”, comprende a las subcategorías: omisiones e inexactitudes, siendo necesarias analizarlas para develar la importancia de corregirlos con el fin de que la información financiera sea acertada para una adecuada toma de decisiones. En base a los resultados obtenidos, la entidad afirma que no existen omisiones en las cuentas por cobrar. Asimismo, informó que han existido inexactitudes presentadas en el rubro de cuentas por cobrar, para lo cual se han realizado cotejos de lo expresado en los libros para minimizar los efectos significativos que podrían ocasionar a los socios y a la entidad, coincidiendo esto con lo que establece el proyecto de norma titulado Documento de Práctica de las NIIF: Aplicación de la Materialidad o Importancia Relativa a los Estados Financieros el cual expresa que las omisiones, errores y otras inexactitudes de información son significativas si podría razonablemente esperarse que influyan en las decisiones que los usuarios tengan que tomar.
Procedimientos de Auditoría Aplicados
El análisis de este apartado, requirió la comprensión de cinco categorías: inspección, observación, investigación, confirmación, exactitud matemática y procedimientos analíticos aplicados. Con respecto al procedimiento de inspección de las cuentas por cobrar, el examen de registros es realizado por la entidad de manera mensual.
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La segunda categoría denominada “observación de las cuentas por cobrar”, comprende las subcategorías: procedimientos realizados por terceros y cumplimientos de los procedimientos previstos. De acuerdo al procedimiento de observación en las cuentas por cobrar, los procedimientos realizados por otros son supervisados por la comisión de contraloría para evaluar su gestión y detectar si existen posibles fallas y lograr mejorarlas en conjunto con todos los socios y buscar de esta manera el bien de la organización, en este sentido, el entrevistado afirmó que el departamento de contabilidad utiliza una bimodalidad en el registro de cuentas por cobrar es decir, realiza los asientos contables de manera manual y computarizada, observando inconsistencias a la hora de hacer la respectiva revisión.
La tercera categoría “investigación de las cuentas por cobrar”, se agrupa en las siguientes subcategorías: dentro o fuera de la entidad y formales e informales. En base a los resultados obtenidos el procedimiento de investigación de las cuentas por cobrar, es realizado dentro de la entidad de manera informal puesto que no se expresa por escrito sino que se realiza una conversación oral con personal de la entidad, en este sentido, se puede observar la suficiencia de la investigación en busca de la evidencia de auditoría, la cual podrá proporcionar información útil que quizás no se había obtenido anteriormente y que pueda servir para corroborar lo que ya se conoce.
La cuarta categoría “confirmación de las cuentas por cobrar”, se compone con las siguientes subcategorías: socios y gerencia.
La quinta categoría “exactitud matemática” está compuesta por dos subcategorías: exactitud numérica y registro de las cuentas por cobrar.
La sexta categoría “procedimientos analíticos”, comprende las siguientes subcategorías: fluctuaciones de cuentas por cobrar, inconsistencias, desviaciones relevantes, pronósticos y auditorías anteriores.
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Tipos de Evidencia de Auditoría
- Registros contables: Son aquellos registros contables iniciales y documentación de soporte, pudiendo incluir cheques, registros de transferencias electrónicas, facturas, contrato, libros principales y auxiliares, ajustes a los estados financieros.
- Experto de la dirección: Persona u organización especializada en un campo distinto al de la contabilidad o auditoría, su trabajo es utilizado por la entidad para facilitar la preparación de los estados financieros.
- Pruebas de control: Son aquellas que se han realizado a los controles internos, controles clave y controles con implicaciones contables de la entidad que se está auditando.
- Muestreo: Tiene como finalidad alcanzar conclusiones respecto al total de una población sobre la realización de pruebas a una muestra extraída de dicha población.
Factura Electrónica y Archivos XML
La Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), en 2004, modificó los Arts. 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación (CFF) para alinearse a la modalidad de efectuar negocios entre las empresas (comercio electrónico), y en ese año surgió el término Factura Electrónica en el CFF, que era una opción para los contribuyentes, de acuerdo con lo establecido en el Art.
La evidencia de auditoría proporcionada por documentos originales es más fiable que la proporcionada por fotocopias o documentos que han sido filmados, digitalizados o convertidos de cualquier otro modo, en formato electrónico cuya fiabilidad puede depender de los controles sobre su preparación y conservación.
La selección de todos los elementos (examen de 100%).