Las pólizas dinámicas son una función exclusiva de Aspel-COI que permite generar de manera automática un asiento contable con únicamente cargar al sistema el o los archivos XML de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDIs) que se desean contabilizar. Esta herramienta es fundamental para agilizar la captura, reducir errores y mantener la consistencia en los registros financieros de operaciones recurrentes.
Administración de plantillas para Pólizas Dinámicas
El administrador de hojas de cálculo es el módulo de Aspel-COI para gestionar las plantillas en formato XLS (Excel) que intercambian directamente información con el sistema. Gracias a estas plantillas, es posible extraer o introducir de manera fácil y rápida información a Aspel-COI. Las hojas de cálculo se clasifican en: Financieras, fiscales y pólizas dinámicas.
Si experimenta dificultades para localizar la plantilla de póliza dinámica para la provisión de gastos o ingresos, debe considerar los siguientes puntos de configuración:
- Ruta de archivos predeterminados: Los archivos predeterminados XLS se encuentran dentro del Directorio de Archivos Comunes Aspel (DAC), usualmente en la ruta: Sistemas Aspel\COI7\Plantillas\Póliza Dinámica CFDI.
- Administrador de hojas: Ingrese a Reportes y seleccione Administrador de hojas de cálculo para visualizar y gestionar las plantillas disponibles.
- Validación: Asegúrese de tener actualizado el sistema con el último reinstalable; de lo contrario, esta funcionalidad no estará disponible.
- Respaldo: Antes de realizar cambios en las plantillas, cree un respaldo en la carpeta de datos de su empresa dentro del directorio de archivos comunes.
Funcionamiento mediante Etiquetas
La generación automática de un asiento contable por medio de la plantilla funciona mediante etiquetas, las cuales son variables identificadas entre signos “menor que” y “mayor que” (<>). Estas etiquetas extraen automáticamente la información del archivo XML, como el RFC, folios fiscales y montos totales.
Tabla de etiquetas frecuentes para plantillas
| Etiqueta | Descripción |
|---|---|
| <SERIE> / <FOLIO> | Serie y folio del control interno. |
| <RFC_EMISOR> | RFC del emisor del comprobante. |
| <TOTAL> | Monto total del CFDI. |
| <SUBTOTAL> | Suma de importes antes de impuestos. |
| <IVA_TRAS> | Importe del IVA trasladado. |
| <CTA_RECEPTOR> | Cuenta contable asociada al RFC del receptor. |
Creación y manejo de pólizas
La creación automática de asientos contables a través de las pólizas dinámicas se realiza siguiendo estos pasos generales:
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- Conocer e identificar la póliza dinámica que se utilizará.
- Asegurarse de haber asignado previamente las cuentas contables de IVA y bancos.
- Crear la póliza a partir de uno o más CFDIs, seleccionándolos desde su equipo o el depósito de documentos.
- Definir el nivel de detalle (por comprobante o concentrado) y la cuenta de flujo.
- Finalizar el proceso para que el sistema genere el asiento contable cumpliendo con los requisitos de la contabilidad electrónica.
Es importante recordar que dentro de la plantilla debe incluirse la instrucción FIN_PARTIDAS, ya que sin ella el sistema no detectaría hasta qué parte de la hoja se encuentran las partidas de la póliza, ignorando cualquier dato colocado por debajo de dicha fila.
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