La gestión de nómina es una de las funciones más estratégicas dentro de cualquier empresa. No solo garantiza que los colaboradores reciban lo correspondiente a su trabajo, sino que también contribuye a la estabilidad operativa, la motivación del equipo y el cumplimiento fiscal. La correcta gestión de nóminas es fundamental para cualquier empresa, ya que garantiza el pago adecuado a los empleados, el cumplimiento de las obligaciones fiscales y la optimización de los procesos administrativos.
CONTPAQi Nóminas es una de las soluciones más robustas del mercado, diseñada para automatizar y simplificar este proceso. En esta guía, te mostraremos cómo configurar el sistema de forma rápida y eficiente, desde la creación de tu empresa hasta la generación de nóminas, la conexión con plataformas del gobierno y la contabilización automática. Sigue estos pasos para asegurarte de que tu empresa aproveche al máximo las funcionalidades de CONTPAQi Nóminas y lleve un control adecuado de los pagos a su personal.
Configuración Inicial de CONTPAQi Nóminas
1. Crear una Nueva Empresa
Una vez que hayas iniciado CONTPAQi Nóminas, es necesario crear la empresa en la que administrarás las nóminas. Sigue estos pasos:
- Abrir el catálogo de empresas de CONTPAQi Nóminas y dar clic en el botón "Nuevo"
- Nombre de la empresa: Nombre con el que tu empresa será mostrada en el listado.
- Nombre de la empresa que se emitirá en el CFDI: Razón social de tu empresa tal cómo aparece en tu constancia de situación fiscal.
- Mascarilla del código del empleado: Una "X" por cada dígito que quieres en tu código del trabajador; ejemplo: XXX te da un límite de máximo 999 códigos.
- Base de datos de la empresa: Verifica que no tengas ninguna otra empresa con el mismo nombre de la base de datos, ya que esto podría ocasionar que se sustituya la información.
- Registro patronal del IMSS: Este dato lo registraremos posteriormente una vez creada la empresa.
- Base de datos de la empresa en CONTPAQi Contabilidad: Selecciona tu empresa de CONTPAQi Contabilidad para poder realizar la configuración de interfaz entre estos dos sistemas.
- Emitir recibos electrónicamente: Marca el check para poder timbrar tus recibos de nómina, al marcar este check, se generará un ADD (Base de datos en donde se almacenan tus XML) y también quedará bloqueado el campo de RFC de tu empresa. El resto de la configuración la haremos más adelante.
2. Configuración de Parámetros de Nómina
Para que el cálculo de las nóminas sea preciso, es importante configurar los parámetros clave de nómina:
Periodo de Pago: Al abrir por primera vez el sistema, te sugerirá crear hasta 3 tipos de periodo distintos (1 Semanal, 1 Quincenal y/o 1 Mensual), esta es una manera fácil de crear tus periodos, simplemente deberás marcar el check del tipo de periodo que deseas crear y la fecha deberá ser el primer día de el primer periodo de tu ejercicio actual; Ejemplo: Semanal: 01/01/2024.
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Si dentro de tu empresa necesitas generar otros tipos de periodo diferentes o bien, adicionales, podremos hacerlo dentro del menú Catálogos/Tipos de periodo. Para generar un nuevo tipo de periodo, da clic en el botón "Nuevo" y comienza a capturar la información sobre tu periodo. Deberás ser muy cuidadoso en este punto, ya que al crear tu tipo de periodo se generarán en automático todos los periodos subsecuentes, así que si un dato está mal configurado, todos tus periodos tendrán error.
- Fecha de inicio del ejercicio: Primer día del primer periodo de tu ejercicio activo.
- Días del periodo: Días que serán considerados para las fechas de tus periodos.
- Días de pago: Días que serán considerados para el cálculo del concepto de Sueldo en tu nómina. Considera que a este dato aún se le sumarán el o los séptimos días.
- Periodo de trabajo: Periodo en el que te posicionarás para comenzar a trabajar (Ejemplo: El periodo 5 de una nómina Quincenal será del 1 de Marzo al 15 de Marzo).
- Ajustar al mes calendario: Para casos en los que queramos que la nómina siempre comience el 1 y 16 de cada mes, aún sin importar si no son 15 días exactos en la quincena, podremos marcar esta opción.
- Posición de los séptimos días: Selecciona en el calendario que día o días serán considerados como días de descanso en tu nómina.
3. Configurar Catálogo de Empleados
NOTA: Te sugerimos que previo a la carga de empleados, hagas el llenado de catálogos auxiliares: Puestos, Departamentos, Turnos y Registros patronales. Dirígete a "Catálogos" > "Empleados" para comenzar a agregar los datos de tus trabajadores.
- Información obligatoria para el timbrado: Nombre, RFC, Régimen fiscal y Código Postal.
- Kardex de vacaciones: Al registrar un trabajador en CONTPAQi Nóminas, el sistema calculará cuantos días de vacaciones le corresponden a partir de su fecha de alta, aquí podrás registrar cuantos días de vacaciones o prima vacacional ya le han sido entregadas, de esta manera el sistema te entregará información real sobre días pendientes.
- Avisos pendientes ante el IMSS: Cada que realizas una modificación al empleado que sea de tipo Alta, Baja o Modificación de salario, el sistema emitirá una alerta para informarte que está pendiente de realizar este aviso al IMSS. Puedes controlar manualmente que avisos son los que efectivamente están pendientes.
- Conceptos automáticos: Aquí podrás ver enlistados todos los conceptos que se le calculan en automático a tu trabajador, y podrás eliminar o agregar libremente para el caso en el que sea un cálculo automático solo para el empleado en cuestión; por ejemplo: Pensión alimenticia.
- Pagos bancarios de nóminas: Aquí podrás registrar información bancaria de tu empleado para generar los archivos de dispersión bancaria.
4. Conexión con SUA, IDSE e Infonavit
Una de las ventajas de CONTPAQi Nóminas es su integración con plataformas clave del gobierno, como el SUA, IDSE e Infonavit.
Configuración para el Timbrado
Valida la información fiscal de los empleados, especialmente sus RFC y otros datos para el timbrado correcto de los recibos de nómina. Utiliza la opción de lectura de QR para agilizar la captura de los datos de los empleados mediante su Constancia de Situación Fiscal. Configura los parámetros de timbrado de CFDI en el menú Catálogos/Registros patronales. En la pestaña Certificado Sello Digital carga tus archivos .cer y .key del CSD y da clic en guardar. El sistema te avisará de manera automática cuando tus certificados estén a punto de vencer. Por último, ingresa a www.cfdi.com.mx/manifiesto y firma el manifiesto para timbrado autorizando al PAC de CONTPAQi para poder timbrar tus documentos, únicamente necesitarás tu e.Firma o Fiel y correo electrónico.
Proceso de Cálculo y Emisión de Nómina Semanal
6. Cálculo de Nómina
Con toda la configuración anterior realizada, es momento de calcular tu nómina. Selecciona el periodo que deseas calcular (Semanal, Quincenal, etc.). Da clic en el botón Prenómina. En la pestaña días y horas (ubicada en la parte posterior de la ventana), podrás capturar las incidencias del periodo, cómo Faltas, Horas extras, Descanso trabajado, etc. Importante: Estas incidencias harán que la parte proporcional de séptimo día disminuya.
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Una vez capturadas tus incidencias, presiona el botón "Calcular". Te recomendamos que ya que calculaste tu nómina, verifiques los reportes de lista de raya e Impresión de sobre recibo (ubicados en menú Reportes/Cálculo de nómina) para validar que toda tu información sea correcta. Si ya revisaste tus cálculos y todo está correcto, lo siguiente es "Autorizar tu Nómina" dentro del menú Procesos "Autorización de Nómina", este proceso actualizará tus acumulados y te posicionará en el siguiente periodo, dejando bloqueada toda la información anterior para que por seguridad no sea modificada. Tu sistema CONTPAQi Nóminas te solicitará en automático que sea generado un respaldo de tu información. En esta ventana solamente debes dar clic en Ejecutar. Cuando el proceso de respaldo y autorización terminan, notarás que ahora tu periodo de trabajo es el siguiente del que habías autorizado y podrás continuar trabajando en tu sistema.
7. Timbrado y Envío de Recibos
¡Felicidades! Hemos completado los pasos necesarios para finalizar tu nómina. El siguiente paso es realizar el timbrado de los recibos y proceder con su envío a los trabajadores. Es importante recordar que para llevar a cabo el timbrado de tu nómina se requieren dos condiciones indispensables: tener la nómina autorizada para timbrar y estar posicionado en el periodo vigente.
Verifica que estés en el periodo de nómina correcto. Para ello, accede al listado de periodos y asegúrate de que el periodo correspondiente esté marcado con un check verde (NO rojo y NO amarillo). En este ejemplo, mi periodo vigente es el 51, esto quiere decir que puedo timbrar mis nóminas de la 50 hacia atrás.
Dirígete al menú Procesos/Emisión de recibos electrónicos. En esta sección seleccionarás el periodo que deseas timbrar, junto con la fecha de pago correspondiente. Introduce tu contraseña y haz clic en "Aceptar". El sistema te mostrará una bitácora donde podrás identificar si hubo algún trabajador cuyo recibo no se pudo timbrar, así como la razón específica del error. Una vez que la nómina haya sido timbrada, podrás proceder al envío de los recibos electrónicos desde el menú Procesos/Envío masivo de recibos electrónicos.
¡Estás listo para trabajar con tu nuevo sistema CONTPAQi Nóminas!
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Configuración de Fin de Mes: El Cálculo Anual de Nóminas
El cierre anual implica un flujo más elevado de información, cálculos especiales y una planificación detallada. La integridad de los datos es fundamental para un cálculo de nómina preciso y para un cierre exitoso. Un proceso de nómina confiable comienza por la calidad de los datos. Optimizar la eficiencia en el cierre de nómina no solo facilita el proceso actual, sino que también prepara a la empresa para iniciar el siguiente año con una base sólida. El cierre anual de nómina puede convertirse en una experiencia organizada, ágil y totalmente positiva cuando se cuenta con las herramientas adecuadas.
¿Qué es el Cálculo Anual en CONTPAQi Nóminas?
En CONTPAQi Nóminas (Nomipaq), el “cierre anual” normalmente se refiere a hacer el Cálculo Anual (el ajuste del ISR anual de sueldos y salarios por empleado) y dejar la empresa lista para arrancar el nuevo ejercicio sin diferencias raras. Es el proceso donde el sistema detecta y calcula el ajuste anual del ISR por trabajador y te genera/actualiza los conceptos de impuesto a retener o impuesto a compensar para que quede cuadrado el año. Esto se hace desde el módulo Cálculo anual.
Considera que esta configuración puede tener impacto al final del mes, en los ajustes de subsidio causado, subsidio entregado y de ISR. Nota: Te sugerimos validar con tu contador o fiscalista la configuración debes utilizar en tu empresa.
¿Cuándo se Realiza el Cierre Anual de Nómina?
La regla práctica para evitar problemas en enero es realizarlo idealmente después de timbrar y autorizar la última nómina de diciembre del ejercicio, antes de empezar a timbrar la primera nómina del año nuevo. Aún es válido si no lo hiciste en diciembre, el manual contempla aplicarlo en los primeros 4 meses del ejercicio siguiente (enero-abril), siempre que cumplas las condiciones del sistema. Es importante tener en cuenta que si el periodo vigente no es diciembre, el sistema no lo tomará “como ejercicio”.
Solo se puede realizar el cálculo anual cuando se encuentra en el periodo de diciembre y las veces que se requiera. Si se realiza de enero a noviembre, solo se puede hacer una sola vez.
Mini-checklist para el Cierre Anual:
- Respalda la empresa (antes de mover algo).
- Asegúrate de tener periodos de diciembre (o enero-abril si lo harás “tarde”).
- Ve a Procesos → Cálculo anual…
- Detectar y calcular → Guardar y aplicar.
- Luego calcula los periodos necesarios para que el impuesto anual se vea reflejado en nómina/sobre-recibo.
- Saca reportes (p. ej. constancias/forma 37 según aplique).
¿Es Obligatorio Realizar el Cierre Anual?
Sí, en la práctica es “obligatorio” para el patrón en los casos en que le toca a la empresa hacer el ISR anual de sus trabajadores. El SAT lo explica tal cual: además de retener y enterar mensualmente, debes calcular el impuesto anual por trabajador. Sin embargo, hay excepciones típicas donde el trabajador está obligado a presentar su Declaración Anual (por ejemplo, si tuvo ingresos > $400,000, si dejó de laborar antes del 31 de diciembre, o si tuvo ciertos ingresos adicionales, etc.). En esos escenarios, ya no “recae” igual en el patrón y normalmente el trabajador se regulariza en su anual. No es “cierre anual sí o sí para todos”, es “cierre anual para quienes sí te corresponde calcularles el ISR anual”.
Beneficios del Cierre Anual en CONTPAQi Nóminas
Realizar el cierre anual en CONTPAQi Nóminas ofrece múltiples ventajas:
- Cumplimiento fiscal: Te alinea con la obligación del retenedor/patrón de determinar el ISR anual cuando aplica.
- Ajusta diferencias: Detecta si al trabajador le quedó ISR a cargo o a favor (por retenciones “no perfectas” durante el año).
- Evitas problemas operativos: Si no lo haces, te puedes llevar “sorpresas” (diferencias) y terminar corrigiendo sobre la marcha con recibos/ajustes.
- Ordena el arranque del nuevo ejercicio: Haces el cálculo en la ventana correcta (diciembre a abril) y dejas el año limpio.
Marco Legal y Obligaciones del Cierre Anual
Antes de operar el sistema, es fundamental entender quiénes participan en este proceso. La obligación del Patrón es calcular el impuesto anual de los trabajadores que prestaron servicios subordinados. Los resultados del cálculo pueden ser:
- Impuesto a cargo: Se debe enterar al SAT a más tardar en febrero del siguiente año.
- Impuesto a favor: Se debe compensar contra retenciones de diciembre o meses sucesivos durante el siguiente año calendario.
Excepciones (No se hace cálculo anual si):
- El empleado inició después del 1 de enero o terminó antes del 1 de diciembre.
- El empleado tuvo ingresos mayores a $400,000 MXN.
- El empleado comunica por escrito que presentará su declaración por su cuenta.
El cálculo anual se realiza de la misma manera que el cálculo de impuesto del periodo, solo que ahora se utilizan tablas anuales. Dentro de estas tarifas, se incluye la tarifa del ISR anual, que aplica para el cálculo anual de nóminas.
Checklist de Preparación del Sistema para el Cálculo Anual
Antes de ejecutar el proceso, asegúrate de cumplir con estos pasos:
- Actualizar Tablas ISR anuales: CONTPAQi Nóminas actualiza en línea las tablas de salarios mínimos, UMA, UMI y tablas de ISR, para el software instalado lo puedes hacer manual o actualizar tu versión. Verificar que las tablas anuales estén vigentes en el menú Tablas > Tablas ISR vigentes.
- Tablero Fiscal: Utilizar la herramienta en Archivo > Tablero Fiscal para conciliar los XML timbrados en el SAT contra los recibos calculados en el sistema y detectar discrepancias.
- Reconstrucción de Acumulados: Ejecutar en Herramientas > Utilerías > Reconstrucción de acumulados desde enero para asegurar que todos los conceptos del año sumen correctamente.
- Identificar el último periodo del ejercicio: Se recomienda realizar el cálculo en el último periodo del año (ej. periodo 24 en quincenal o 52 en semanal) para tener todos los ingresos acumulados.
Configuración de Conceptos y Acumulados
El sistema utiliza cuatro acumulados clave para el cálculo. Debes verificar que tus conceptos los tengan asignados en el catálogo de conceptos:
- ISR Base gravada: Para sueldos ordinarios.
- ISR Gratificación anual (Art. 142): Para aguinaldos, prima vacacional y PTU.
- ISR Percepciones especiales gravadas: Para bonos u otros conceptos adicionales.
- ISR Liquidación gravada: Para conceptos de finiquitos o indemnizaciones.
Tip: Puedes sacar un reporte en Reportes > ISR / PTU > Conceptos por tipo de acumulado para revisar todo de forma global.
Ejecución del Proceso de Cálculo Anual en Nóminas
Existen dos momentos para hacerlo: en Diciembre (permite ajustes y modificaciones) o en Enero del siguiente año (solo se puede hacer una vez).
Pasos en el sistema CONTPAQi Nóminas:
- Ve al menú Procesos > Cálculo Anual.
- Haz clic en Detectar y Calcular. El sistema mostrará la lista de empleados:
- Color Negro: Empleados aptos para el cálculo.
- Color Gris: Empleados excluidos (por ingresos > 400k o baja antes de diciembre).
- Revisa las columnas de Impuesto Anual vs Impuesto Retenido. El resultado aparecerá en la última columna (positivo es a cargo, negativo es a favor).
- Si el empleado presentará su propia declaración, puedes generar la Carta Aviso o la Constancia F37 desde esta misma ventana.
- Haz clic en Guardar y Aplicar. El sistema insertará automáticamente los conceptos de compensación o retención en el sobre-recibo del empleado.
Para nuestro ejemplo, Lucía comenzó a laborar el 01/01/2020. Aquí puedes observar que si realizas el cálculo del SBC en el sistema, se considera el salario diario y se multiplica por el factor de integración. Importante: Considera que no es posible registrar un SBC inferior a 1 Salario Mínimo, por lo cual, si un empleado tiene un SBC inferior a este, se debe registrar el salario mínimo de la zona del empleado. Para nuestro ejemplo, José comenzó a laborar el 01/01/2020.