La auditoría de gestión es un examen que busca evaluar el grado de eficiencia, eficacia y economía de los recursos manejados en las empresas u organizaciones. En el mundo empresarial, contribuye a que la dirección de una organización o empresa alcance una administración eficaz, descubriendo deficiencias y aspectos que se deben mejorar para optimizar la rentabilidad y el crecimiento empresarial. Además, en el entorno económico, este tipo de auditoría permite reflejar el nivel real de la administración y la situación de la empresa.
Gestión Empresarial y Auditoría
La gestión empresarial se enfoca en las medidas y estrategias llevadas a cabo con el fin de que una organización sea viable económicamente, considerando factores financieros, económicos, materiales y hasta logísticos incluyendo el recurso humano. Con lo antes expuesto se puede mencionar que la gestión empresarial abarca la dirección general de la empresa, encaminada a optimizar los resultados obtenidos por dicha entidad. Por lo antes expuesto, la auditoría de gestión surge por la necesidad de evaluar y cuantificar los logros alcanzados por una empresa en un lapso de tiempo determinado, buscando un mejor desempeño y productividad empresarial.
Características Clave de la Auditoría de Gestión
- Permanente: La auditoría de gestión debe ser continua en el tiempo, contribuyendo de manera eficiente y oportuna a identificar, analizar, evaluar, tratar, comunicar, y monitorear los riesgos del prestador.
- Estratégica: En la auditoría de gestión debe estar enfocada en aspectos que señalen la resolución y otros criterios relevantes de la organización que se identifiquen en el desarrollo de la auditoría.
- Confiable: Toda la información presentada y reportada en el examen de auditoría debe ser veraz y exacta con el propósito de minimizar el nivel de riesgo.
- Diligente: Los requerimientos del órgano de control deben ser atendidos con diligencia y oportunidad.
- Efectiva: La auditoría de gestión debe emitir recomendaciones a las conclusiones de las acciones tanto correctivas, preventivas y de mejora a ser aplicadas respecto a las situaciones detectadas.
Objetivos de la Auditoría de Gestión
La auditoría de gestión tiene como objetivo:
- Identificar las áreas de reducción de costos, mejoramiento de métodos operativos, e incrementar la rentabilidad con el propósito de apoyo a las necesidades examinadas.
- Establecer el nivel de cumplimiento que la organización y sus integrantes cumplen con las actividades asignadas a los mismos.
- Determinar el nivel de control y evaluación de calidad no solamente de los procesos realizados sino también de los funcionarios de la organización.
Proceso de Auditoría de Gestión
Cualquier examen de auditoría, debe cumplir y seguir un proceso, mismo que inicia por la planificación, continuando con la ejecución, presentación del informe y seguimiento posterior. En la fase de ejecución se aplican todos los procedimientos y técnicas de auditoría que permiten encontrar hallazgos sustentados con evidencia.
Informe de Auditoría
El resultado final del trabajo de un auditor es su dictamen o informe. Mediante él pone en conocimiento de las personas interesadas, los resultados de su trabajo y la opinión que se ha formado a través de su examen. Es en lo que va a reposar la confianza de los interesados acerca de la información y la situación en general en que se encuentra la empresa.
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En el informe se pueden dar a conocer aspectos como:
- Planes y objetivos.
- Estructura de la empresa.
- Políticas, sistemas y procedimientos.
- Aprovechamiento de los recursos.
- Equipo y su disposición.
- Métodos y operaciones de control.
Por las características de este tipo de auditoría, el informe debe tener la naturaleza equivalente a un diagnóstico, en el cual se plasmen los hallazgos derivados del trabajo, relacionados con la eficiencia operativa, y el efecto y las consecuencias de los problemas detectados. Congruentemente con lo anterior, debe precisarse que no es posible que como resultado final del trabajo se presente una opinión fundamentada tipo dictamen sobre estados financieros, sobre el grado de eficiencia existente en la empresa.
Para que la auditoría sea útil a la empresa, el informe debe ser ágil y orientado hacia la acción. Además, siempre que sea posible, debe cuantificar el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios. El enfoque que conviene dar al informe, como ya lo he mencionado, debe tender a resaltar objetivamente siempre que sea posible el efecto cuantificado que provocan las ineficiencias detectadas, sus causas y consecuencias. Conviene presentar muy claramente a los administradores de las empresas el efecto de la ineficiencia existente (cuánto les cuesta o dejan de ganar), con el fin de motivar la toma de medidas correctivas.
Evolución Histórica de la Auditoría
A través de la historia, se han evidenciado diferentes tipos de auditoría, como para el comercio, como para las finanzas de los gobiernos. Se ha considerado que el auditor fue un individuo que escucha, y fue adecuado en el tiempo durante los registros de contabilidad gubernamental eran aprobados después de la lectura pública, en la que todas las cuentas que registraban eran leídas en voz alta. Desde la historia, y durante la Revolución Industrial, se realizaban Auditorías para evaluar si las personas en posiciones de responsabilidad oficial en el gobierno y en el comercio estaban cumpliendo y mostrando información de forma honesta; a su vez, ayudaba a los negocios a determinar donde se encuentra, hacia dónde va, cuáles deberían ser sus objetivos y planes para cumplir. Antes del año 1900, la auditoría tenía como objetivo primordial detectar errores y fraudes, que con frecuencia incluían el estudio de todas las transacciones registradas.
En las décadas de los 60's, Estados Unidos indica que la detención de fraudes tomó como principal proceso de Auditoría. En el año1990 inicia la globalización de la disciplina. En 1996, la Junta de Normas de Auditoría, emitió una guía para los auditores solicitando una evaluación explícita del riesgo de errores en los estados financieros y registros en todas las auditorías debido al fraude.
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Auditorías ISO y Sistemas de Gestión
Lo que comúnmente se conoce como auditoría ISO no es exactamente eso. En realidad, se trata de una auditoría de un sistema de gestión que cumple con una norma ISO. Esta auditoría puede ser realizada por el personal de la empresa si es una auditoría interna, o por un organismo de certificación externo como DNV si es una auditoría externa. Hoy en día, hay una amplia variedad de normas ISO sobre sistemas de gestión que cubren temas como la calidad, la seguridad de la información, el medio ambiente, la salud y la seguridad en el trabajo, entre otros. Una auditoría ISO es un proceso sistemático para obtener y evaluar pruebas de auditoría de manera objetiva, con el fin de determinar en qué medida se cumplen los criterios de auditoría.
Las auditorías internas, también conocidas como auditorías de primera parte, son realizadas por los propios auditores internos formados de la organización con fines de autoevaluación y mejora. Todas las normas ISO de sistemas de gestión exigen que las organizaciones realicen auditorías internas. En resumen, el requisito es que una organización debe planificar, establecer, aplicar y mantener un programa de auditoría, incluyendo la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los requisitos de planificación y presentación de informes. La norma ISO 19011 ofrece orientaciones útiles para el proceso de auditoría.
Las auditorías de certificación, también conocidas como auditorías externas, son realizadas por un organismo de certificación externo para verificar que el sistema de gestión cumple con los requisitos de una norma ISO específica. Las auditorías pueden ser largas y costosas. Por eso, cuando una organización ha adoptado varios sistemas de gestión, es recomendable considerar una auditoría integrada del sistema de gestión. La mayoría de las normas ISO de sistemas de gestión utilizan una estructura armonizada, términos comunes y los mismos requisitos básicos.
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