En un condominio, el acta constitutiva es como el acta de nacimiento. Es el documento fundamental que establece la existencia de la comunidad, y si aún no tienes uno en el tuyo, sigue leyendo para conocerlo en profundidad. Para condominios, el acta constitutiva representa el instrumento notarial que da nacimiento legal al régimen de propiedad en condominio, transformando un inmueble unitario en un conjunto de unidades privativas con áreas comunes de uso compartido.
Es el instrumento formalizado ante la fe del notario público, mediante la cual, el propietario de un predio, manifiesta la voluntad de establecer esa modalidad de propiedad para su mejor aprovechamiento, y en el que posteriormente, dos o más personas teniendo un derecho sobre una propiedad privativa, utilizan y comparten áreas o espacios de uso y propiedad común, asumiendo condiciones que les permiten satisfacer sus necesidades de acuerdo al uso del inmueble, en forma conveniente y adecuada para todos y cada uno, sin demérito de su unidad de propiedad privativa.
¿Para qué nos sirve dicha Escritura?
Nos permite acreditar que la unidad habitacional en la que se encuentra el departamento, pertenece a un Régimen de Propiedad en Condominio. Por tal situación, dicho predio está sujeto principalmente a la regulación establecida en la Ley de Propiedad en Condominio de Inmuebles para el Distrito Federal. Ante cualquier demanda o trámite en que deba hacerse una relación sucinta sobre la vida del inmueble y haya que acreditar que se pertenece a un Régimen de Propiedad en Condominio, es menester exhibir dicho documento.
La Función del Acta Constitutiva en un Condominio
El acta constitutiva del condominio cumple múltiples funciones esenciales que se pueden agrupar en cuatro categorías principales:
- Función legal: Establece el régimen jurídico que regirá la propiedad del inmueble y crea los derechos y obligaciones para los condóminos. Determina la estructura legal del condominio como entidad y le otorga personalidad jurídica propia.
- Función administrativa: Define la organización interna del condominio incluyendo la figura del administrador, consejo y comités especializados. Establece los mecanismos de toma de decisiones a través de asambleas y votaciones.
- Función registral: Permite la inscripción en el Registro Público de la Propiedad y habilita la división legal del inmueble en unidades independientes. Esto facilita la comercialización de las unidades privativas.
- Función económica: Determina los porcentajes de indivisos para cada unidad, establece las bases para el cálculo de cuotas de mantenimiento y define la participación económica de cada condómino en los gastos comunes del condominio.
Contenido y Requisitos del Acta Constitutiva del Condominio
El Acta Constitutiva del Condominio debe incluir la siguiente información y cumplir con ciertos requisitos:
Lea también: aspectos legales de las personas morales y el rol del notario
- Información básica y técnica: Esto incluye la denominación del condominio, ubicación exacta del inmueble, descripción detallada de la propiedad y datos registrales del terreno original proporcionan la identidad legal completa. Los aspectos técnicos incluyen planos arquitectónicos, especificación de unidades privativas, superficie y ubicación, delimitación de áreas comunes y el cuadro de indivisos que determina el porcentaje de participación de cada unidad. Se requiere el último título de propiedad del bien.
- Estructura administrativa: Se especifican la Asamblea General como órgano supremo integrado por todos los condóminos, el Administrador como representante legal y operativo del condominio, y los Comités especializados como los de vigilancia, obras o disciplina, según se requiera. También especifica las funciones y responsabilidades de cada órgano, los procedimientos de elección y remoción, así como los mecanismos de toma de decisiones.
- Marco económico y normativo: El sistema económico incluye cuotas ordinarias y extraordinarias, administración del fondo de reserva, criterios de distribución de gastos comunes y procedimientos de cobranza. El marco normativo abarca el reglamento interno, derechos y obligaciones de los condóminos, normas de convivencia y procedimientos disciplinarios. El valor nominal asignado a cada unidad de propiedad privativa y su porcentaje de indiviso en relación con el valor total del inmueble.
- Documentación adicional: Se necesita la Manifestación de Construcción, tipo “B” o “C”, y su respectivo registro otorgado por la autoridad competente. También el Certificado Único de Zonificación de Uso del Suelo y el dictamen de impacto urbano, que expida la Secretaría de Desarrollo Urbano y Vivienda, y la autorización de impacto ambiental que expida la Secretaría del Medio Ambiente. Además, la copia de una póliza de fianza que el propietario del inmueble deberá entregar a la Delegación, para garantizar la conformidad de la construcción con el proyecto, y en su caso, el cumplimiento de las medidas de mitigación, compensación, o integración urbana ordenadas en el dictamen de impacto urbano o autorización de impacto ambiental correspondiente. El monto de la fianza será determinado por el titular de la Dirección General que entre sus facultades tenga la de registrar las Manifestaciones de Construcción, y deberá corresponder al avalúo comercial que emita un valuador certificado por la autoridad competente de la Ciudad de México, avalúo que deberá versar tanto sobre la edificación como sobre el terreno donde pretenda construirse. En caso de que la obra requiera de dictamen de impacto urbano o autorización de impacto ambiental, el monto de la fianza se incrementará en un 50% de la cantidad que resulte del avalúo comercial practicado. El término de la fianza, cuando la obra no requiera de dictamen de impacto urbano, corresponderá a la fecha de la autorización de uso y ocupación. El término de la fianza, cuando la obra requiera de dictamen de impacto urbano, corresponderá a la fecha en que la Secretaría de Desarrollo Urbano y Vivienda, o en su caso, la Secretaría del Medio Ambiente, declaren cumplidas las medidas ordenadas en el dictamen o autorización respectivo. Quien constituye el condominio deberá descargar, rellenar e imprimir el formato de datos generales. Se requiere un comprobante de domicilio. El representante también deberá descargar, rellenar e imprimir el formato de datos generales.
¿Cuándo se debe crear el Acta Constitutiva del condominio?
El momento de creación del acta constitutiva varía según el tipo de desarrollo:
- En desarrollos nuevos: El acta debe crearse idealmente antes de la primera venta, una vez obtenidas las licencias de construcción y cuando se cuenta con el proyecto arquitectónico definitivo. Esto garantiza que los compradores adquieran unidades bajo un régimen jurídico claro y establecido. Cuando la unidad habitacional es de reciente creación, la inmobiliaria debe entregar la Escritura mencionada.
- Para edificaciones existentes: Debe constituirse al decidir implementar el régimen de condominio, siempre antes de cualquier venta fraccionada y con consenso de todos los propietarios actuales. Esto permite la división legal de la propiedad y su comercialización posterior.
Es importante considerar los plazos legales que algunos estados establecen al revisar la legislación estatal sobre propiedad en condominios.
Participantes Clave en la Creación del Acta
En la creación del Acta Constitutiva participan diversos actores:
- Notario Público: Debe intervenir obligatoriamente para dar fe pública del acto, verificar la legalidad y redactar el instrumento. Debe estar facultado en la jurisdicción donde se ubica el inmueble.
- Propietario original o desarrollador: Debe participar necesariamente, ya sea como desarrollador inmobiliario en casos nuevos o como propietario actual del inmueble unitario. Puede actuar a través de representante legal debidamente acreditado.
- Profesionales técnicos: Se recomienda incluir arquitectos para validar planos, ingenieros civiles para aspectos estructurales y topógrafos para medidas exactas.
- Asesores especializados: Esto incluye abogados inmobiliarios y consultores del sector.
Proceso de Validación del Acta Constitutiva
La validación del acta constitutiva requiere un proceso integral en diferentes niveles:
- La validación notarial: Incluye revisión documental con verificación de identidad de comparecientes, títulos de propiedad, poderes legales y capacidad jurídica.
- La validación registral: Se logra mediante inscripción en el Registro Público de la Propiedad, presentando el testimonio notarial, pagando derechos correspondientes y cumpliendo requisitos específicos del registro local.
- La validación administrativa: Incluye registro ante catastro municipal, actualización de datos fiscales, cumplimiento de obligaciones tributarias y gestión de contratos de servicios públicos individuales.
- La validación legal continua: Requiere revisión periódica del cumplimiento normativo, actualización conforme a cambios legislativos, mantenimiento de vigencia legal y procedimientos efectivos para resolución de conflictos.
El Rol del Notario en la Protocolización de Actas de Asamblea
Como administrador de una comunidad de propietarios, es posible que haya escuchado el término "protocolizar" en relación con las actas de asamblea. Este término se utiliza cuando se requiere un documento con validez legal para garantizar que ciertas partes cumplan con ciertos términos. Los notarios están autorizados por la ley a certificar la autenticidad de las firmas y los documentos. Comprueban que la firma de un documento coincide con la de la persona que solicita sus servicios. Los procedimientos notariales adecuados exigen que el contenido de cada documento se transcriba con un número único y se devuelva a la autoridad correspondiente o a la parte interesada.
Lea también: Entiende las reglas sobre la condonación de adeudos de agua y la falta de devolución
¿Qué significa que el acta del condominio esté protocolizada?
La protocolización funciona para contar con un aval legal del acuerdo que se está efectuando. El Notario archiva el documento para poder usarlo en casos de extravío o incumplimiento. En el Código Federal de Procedimientos Civiles se indica que este escrito contiene una declaración de verdad, y da fe de la existencia de esta. Hacienda exige que para dar un aviso de actualización a todos los que forman parte de una sociedad (asociación de colonos o de vecinos), se adjunte un documento notarial en el que se describan las modificaciones e incorporaciones. Es importante señalar que las actas solo se pueden protocolizar si la asociación de vecinos o de colonos así lo requiere.
No solo hay una diferencia entre las asambleas ordinarias y las extraordinarias: también deben llevarse a cabo de acuerdo con diferentes formalidades e incluir diferentes temas. Las asambleas ordinarias se asentarán únicamente en el libro respectivo y serán firmadas por el secretario y el presidente. Las actas de asamblea extraordinarias serán protocolizadas ante un Notario público.
Documentos Necesarios para la Protocolización de Actas de Asamblea
Para la protocolización de actas de asamblea, se requieren los siguientes documentos:
- Identificación oficial y datos generales del delegado (lugar y fecha de nacimiento, estado civil, domicilio, número telefónico, RFC, CURP y ocupación).
- Acta a protocolizar en original.
- Lista de asistencia de la asamblea. Debe estar firmada por los asistentes.
- Antecedentes de la sociedad (reformas a los estatutos, cambios de denominación, cambios de domicilio, fusiones, escisiones, disolución, etc.).
- Copias del CIF de los socios. Los extranjeros deberán presentar una forma migratoria.
Lea también: Trámites Acta Constitutiva