El registro del Impuesto al Valor Agregado (IVA) implica notificar formalmente a una autoridad fiscal que tu empresa es responsable de cobrar y recaudar el IVA de sus ventas. Una vez registrado, recibirás un número de IVA, que es esencialmente una identificación fiscal a efectos del IVA.
A partir de ese momento, debes agregar el IVA a los precios de la mayoría de los bienes y servicios que vendes, emitir facturas con IVA a los clientes, presentar declaraciones del IVA regularmente y llevar registros detallados de tus ventas, compras e IVA recaudado.
¿Cuándo se necesita el registro del IVA?
La mayoría de las jurisdicciones utilizan un umbral basado en los ingresos para determinar cuándo debes registrarte para el IVA. Una vez que tu volumen de ventas sujetas a impuestos anuales supera ese umbral, el registro es obligatorio. Sin embargo, algunos países exigen registrarse independientemente del volumen de ventas.
- En el Reino Unido, las empresas deben registrarse cuando su volumen de ventas sujetas a impuestos supere GBP 90,000 en un período continuo de 12 meses.
- En Sudáfrica, las empresas deben registrarse cuando su volumen de ventas sujetas a impuestos supere 1 millón de rand sudafricanos (ZAR) en un período continuo de 12 meses.
- En Brasil, no hay umbral. Todas las empresas que realizan ventas sujetas a impuestos deben registrarse.
Cada uno de los Estados miembros de la UE tiene sus propios umbrales para las empresas nacionales. También hay un umbral de EUR 10,000 a nivel regional, por debajo del cual las empresas de la UE pagan solo el IVA en el país donde están establecidas. Por encima de ese umbral, las empresas deben empezar a pagar el IVA en cada país donde venden.
No suele haber un umbral para las empresas no residentes, lo que significa que deben registrarse desde la primera venta.
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Documentos y Datos Necesarios para el Registro del IVA
El registro del IVA requiere una solicitud completa y precisa. La mayoría de las autoridades fiscales piden un conjunto de información básica similar para verificar la identidad de tu empresa, evaluar tu responsabilidad y determinar cómo se debe realizar el seguimiento de tus obligaciones fiscales.
Los detalles exactos varían según las jurisdicciones, pero las autoridades fiscales generalmente quieren confirmar que es una entidad empresarial legítima y que tus actividades entran dentro del alcance del IVA.
Esquemas de IVA y Proceso de Registro
Antes de iniciar el proceso de solicitud, debes elegir tu esquema del IVA preferido. La mayoría de las jurisdicciones ofrecen algunas opciones, cada una con sus propias ventajas y desventajas. Los esquemas más comunes son los siguientes:
- IVA estándar o basado en el valor devengado: Declaras el IVA según las fechas de factura. Este es el esquema predeterminado en muchos países.
- Contabilidad de caja: Declaras el IVA una vez que el cliente te paga. Esto es útil para gestionar el flujo de caja, especialmente para las empresas con plazos de pago más largos.
- Tasa impositiva o esquemas simplificados: En lugar de calcular el IVA en cada transacción, aplicas un porcentaje fijo a tus ventas brutas. Estos esquemas suelen estar disponibles para pequeñas empresas con ingresos inferiores a cierto umbral.
- Esquemas de margen (en sectores específicos): Si trabajas con bienes de segunda mano, servicios de viajes o un sector similar, es posible que debas pagar el IVA solo en tu margen de beneficio en lugar del precio de venta completo.
El esquema que elijas da forma a cómo haces el seguimiento de los ingresos, administras las facturas y manejas los informes. No todos los esquemas están disponibles en todos los países, y algunos tienen criterios de elegibilidad estrictos. Elegir la opción correcta depende de tu volumen de ventas, sector, preferencias contables y tolerancia al riesgo.
Una vez que hayas elegido un esquema, puedes completar el registro del IVA en línea a través del portal de la autoridad fiscal correspondiente. Por lo general, deberás hacer lo siguiente:
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- Llenar un formulario de solicitud
- Subir documentos de respaldo
- Elegir un esquema del IVA
- Proporcionar una fecha de inicio para la actividad sujeta a impuestos
Una vez que hayas enviado tu solicitud, los tiempos de procesamiento varían. Algunas autoridades aprueban las solicitudes en unos pocos días, mientras que otras podrían tomarse varias semanas, sobre todo si tienes una empresa no residente u operas en un sector complejo. En algunos casos, el registro es retroactivo.
Obligaciones Después del Registro del IVA
Una vez que se te haya emitido un número de IVA, debes cumplir con un conjunto recurrente de obligaciones fiscales y de declaración de impuestos. Luego de registrarte, haz lo siguiente:
- Empieza a cobrar el IVA: Deberás aplicar la tasa del IVA correcta e incluirla en tus facturas en la mayoría de los bienes y servicios que vendas. Estas facturas deben cumplir con estándares de formato específicos, como mostrar tu número de IVA y desglosar el impuesto recaudado.
- Presenta las declaraciones del IVA: Según el país y tu volumen de ventas, las declaraciones del IVA pueden ser mensuales, trimestrales o anuales. En estas declaraciones se incluye lo siguiente:
- IVA recaudado sobre las ventas (impuesto repercutido)
- IVA pagado por gastos de la empresa (impuesto soportado)
La diferencia entre ambos determina si debes pagar o te corresponde un reembolso. Las declaraciones deben presentarse a tiempo, incluso durante períodos sin ventas ni compras, y las declaraciones tardías pueden generar sanciones.
- Mantén registros detallados: La mayoría de las autoridades fiscales exigen que las empresas registradas para el IVA lleven registros organizados de lo siguiente:
- Facturas de ventas y compras
- Declaraciones del IVA presentadas
- Correspondencia de las autoridades fiscales
- Documentos de respaldo para reclamar el IVA (por ejemplo, recibos, contratos, documentos de envío)
Los períodos de retención varían, pero es común que sean de 5 a 10 años.
- Cumple con los registros adicionales: Si te registraste en más de un país o vendes servicios digitales transfronterizos, es posible que también debas hacer lo siguiente:
- Presentar informes adicionales (por ejemplo, listas de ventas intracomunitarias en la UE)
- Aplicar la tasa del IVA correcta según la ubicación del comprador
- Hacer un seguimiento de los umbrales para las ventas a distancia o las transacciones digitales en varias jurisdicciones
El Régimen Simplificado de Confianza (RESICO)
El RESICO es un esquema diseñado para personas físicas o pequeñas empresas con ingresos menores a 3.5 millones de pesos al año. Las tasas de ISR son más bajas, van del 1% al 2.5%, lo que permite pagar menos impuestos de forma más sencilla. El RESICO aplica tanto para personas físicas con actividades empresariales, profesionales, y por arrendamiento, como para personas morales constituidas únicamente por personas físicas.
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Cálculo del IVA en RESICO
Para determinar el impuesto correctamente, debes cumplir con las formalidades de la Ley del IVA, especialmente en el tema del acreditamiento. Suma tus ingresos sujetos a IVA y resta tus gastos relacionados para obtener la base gravable y aplicar la tasa del 16%. Para hacer tu declaración, asegúrate de tener tu e.firma activa y no haber omitido declaraciones previas.
Declaración Prellenada de IVA para Personas Morales
En enero de 2024, la autoridad fiscal introdujo una nueva declaración mensual de IVA prellenada en su servicio de declaraciones y pagos para personas morales del régimen general. Esta medida considera los CFDI emitidos con método de pago PUE (pago en una sola exhibición) y los CFDI emitidos PPD con complemento de recepción de pago (CRP) cuyo importe se pagó en el mes de la declaración.
La autoridad se apoya en un reporte denominado “visor de Ingresos” para la determinación de las bases y el IVA causado, dicho visor aparece cuando se captura la declaración y a partir de este se genera un resumen con el total de facturas de ingreso con método de pago PUE y facturas PPD con CFDI de recepción de pago (CRP), con las cuales se arroja la siguiente información:
- Número de facturas canceladas.
- Número de facturas vigentes.
- Subtotal.
- Descuento.
- Subtotal - descuento.
- Impuestos trasladados Base IVA 16%.
- Impuestos trasladados Base IVA 8%.
- Impuestos trasladados Base IVA 0%.
- Impuestos trasladados Base exento%.
- Impuestos trasladados IVA 16%.
- Impuestos trasladados IVA 8%.
Es muy importante tomar en cuenta que la declaración prellenada de IVA para PM es susceptible a cambios por parte del contribuyente al momento de la captura. Sin embargo, las modificaciones que se realicen a los datos presentados por la autoridad en su aplicativo serán consideradas inconsistencias sujetas a una comprobación y/o revisión.
Actos o Actividades Pagadas
En cuanto a la base de los actos o actividades pagadas, la autoridad solo considera los siguientes criterios para determinar la base de actos o actividades pagadas por el contribuyente:
- Que sean CFDI recibidos de tipo ingreso con método de pago PUE.
- Que sean CFDI recibidas de tipo ingreso con método de pago PPD y con CFDI de recepción de pago pago del mes que se declara.
- Que la forma de pago sea bancarizada (cheque, transferencia electrónica, tarjeta de crédito, tarjeta de débito).
- Que el uso del CFDI se por adquisición de mercancías.
- Que el uso del CFDI sea para gastos en general.
Es importante resaltar que el visor de egresos de la autoridad solo incluye los actos o actividades pagados con tasa del 16%, aquellos pagados con tasa del 0% y los exentos, pero por el momento excluye los de la zona fronteriza con tasa de IVA del 8%.
Entre los comprobantes fiscales que la autoridad no toma en cuenta se encuentran aquellos pagos realizados en efectivo, con vales de despensa o mediante la aplicación de anticipos, así como los que tengan como uso “Inversiones” o estén destinados a deducciones personales.
Recomendaciones Finales
Es muy importante que los contribuyentes elaboren un papel de trabajo que integre los CFDI que cumplan con los requisitos fiscales y que hayan sido efectivamente pagados, aunque no coincidan con lo que la autoridad incluye en el prellenado de la declaración.
Si bien se ha señalado que las declaraciones prellenadas del SAT podrían ser ilegales o inconstitucionales, es importante destacar que estos datos son opcionales. El contribuyente tiene la posibilidad de modificarlos en función de su propia determinación, respaldada por los papeles de trabajo internos que integren las cantidades a declarar. De esta manera, el importe incluido por la autoridad no podría considerarse ilegal, sino simplemente como una propuesta.
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