¿Cómo Obtener un Número de Identificación Tributaria (TIN) en Estados Unidos?

El número o clave de identificación fiscal es un código de números y letras que es utilizado con el fin de poder identificar tanto a una persona física como moral que tiene actividades fiscales, que son asalariados y/o comerciantes en cierto país. El control de los contribuyentes es vital para cualquier país; con este se puede lograr un mejor manejo de la administración tributaria, además se puede identificar a los distintos tipos de contribuyentes atendiendo a las características que tienen.

¿Qué es un Número de Identificación Tributaria (TIN)?

Un número de identificación del contribuyente (TIN), o número de identificación fiscal, es lo que utiliza el gobierno de los EE. UU. para realizar un seguimiento de tu persona o tu empresa a efectos fiscales. Si presentas declaraciones de impuestos, reclamas beneficios o manejas otras obligaciones financieras, necesitarás un TIN.

Tipos de Números de Identificación Fiscal en Estados Unidos

En Estados Unidos de América (EUA) los números de identificación fiscal que se pueden obtener son:

• EIN (Employer Identification Number): Este también es conocido como “Tax ID Number”. Se usa para identificar a una entidad comercial, consta de nueve dígitos asignados por el IRS (autoridad fiscal).
• ITIN (Individual Taxpayer Identification Number): Es un número de tramitación de impuestos emitido por el Servicio de Impuestos Internos. El IRS emite los ITIN a las personas a quienes se les requiere tener un número de identificación del contribuyente de los EUA, pero que no tienen ni reúnen los requisitos para obtener un número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés). Este número ayuda a la población a cumplir con las leyes tributarias de los EUA.
• SSN (Social Security Number): Se usan para informar los salarios de las personas al gobierno de EUA y para determinar el derecho a recibir los beneficios de seguro social.
• Número de identificación fiscal del preparador (PTIN): Todas las personas que preparan o ayudan a preparar las declaraciones de impuestos federales para recibir compensación reciben un PTIN.

Estos números de identificación fiscal son indispensables para la presentación de declaraciones en el país vecino (ya sea uno u otro), pero se debe analizar cada caso en particular ya que estos se proporcionan según la calidad migratoria de los causantes.

Usos de los Números de Identificación Fiscal

Los números de identificación fiscal tienen varios propósitos para empresas y particulares. Entre sus usos se encuentran los siguientes:

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• Presentación de impuestos: Las personas y las empresas usan sus TIN para presentar sus declaraciones de impuestos federales y estatales.

Por lo general, las empresas necesitarán un número de identificación fiscal si se presenta alguna de las siguientes condiciones:

• Si contratas empleados, usarás un EIN para la declaración de impuestos sobre la nómina y la retención.
• Si operas como una sociedad anónima o sociedad colectiva, necesitarás un EIN para presentar declaraciones de impuestos comerciales separadas de tus declaraciones de impuestos personales.
• Si necesitas presentar declaraciones de impuestos especiales, declaraciones de impuestos sobre el empleo o declaraciones de impuestos sobre el alcohol, el tabaco y las armas de fuego, es necesario tener un EIN.

Números de Identificación Fiscal vs. Números de Identificación del Empleador

Los términos "número de identificación fiscal" y "número de identificación del empleador" a menudo se usan indistintamente, pero hacen referencia a diferentes aspectos de la identificación fiscal. El TIN es una categoría general que incluye varios tipos de números de identificación tanto para particulares como para entidades, mientras que el EIN es un TIN específico solo para empresas y entidades.

TIN

Un TIN es un término amplio que se utiliza para describir cualquier tipo de número que el IRS asigna a una persona o entidad a efectos fiscales. Los TIN se utilizan principalmente para hacer cumplir las leyes fiscales e incluyen varios tipos específicos de números de identificación, incluidos SSN y EIN y más. Cada tipo de TIN tiene un propósito diferente según los requisitos fiscales y legales específicos.

EIN

Un EIN es un tipo específico de TIN que el IRS emite a entidades comerciales como corporaciones, sociedades colectivas y sociedades unipersonales. Los EIN se utilizan para facilitar las presentaciones de impuestos de las empresas y cumplir con las leyes laborales.

¿Cómo Solicitar un Número de Identificación Fiscal?

El proceso específico de solicitud de un número de identificación fiscal depende del tipo que necesites. A continuación, te explicamos cómo puedes solicitar los tipos más comunes.

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SSN

Los ciudadanos estadounidenses, los residentes permanentes y los residentes temporales (que trabajan) necesitan un SSN. Puedes solicitar un SSN ante la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) en una oficina local de la SSA o, en algunos casos, cuando solicitas una visa de inmigrante mientras vives en el extranjero. La solicitud requiere el Formulario SS-5 (Solicitud de Tarjeta del Seguro Social) junto con una prueba de identidad, edad y ciudadanía o estado migratorio legal.

EIN

Las empresas, incluidas las corporaciones, las asociaciones, las empresas unipersonales, las organizaciones sin fines de lucro, las agencias gubernamentales y ciertos particulares, necesitan un EIN. Puedes solicitar un EIN en línea a través del sitio web del IRS o por fax, correo postal o teléfono. Si lo solicitas en línea, normalmente recibes tu EIN apenas completas la solicitud.

ITIN

Los no residentes que necesitan presentar declaraciones de impuestos de EE. UU. y no son elegibles para recibir un SSN necesitan un ITIN. Puedes solicitar un ITIN completando el Formulario W-7 del IRS (Solicitud de Número de Identificación Personal del Contribuyente del IRS) y enviándolo junto con una declaración de impuestos completa por correo, o bien puedes solicitarlo en una oficina del IRS o a través de un agente de aceptación autorizado. También tendrás que proporcionar una prueba de identidad y condición de extranjero (por ejemplo, un pasaporte o una visa).

PTIN

Los preparadores de declaraciones de impuestos pagados deben tener PTIN antes de preparar declaraciones de impuestos federales de EE. UU. Puedes obtener un PTIN en línea a través del sitio web del IRS, un proceso que se puede completar en unos 15 minutos. También puedes presentar tu solicitud por correo, pero el procesamiento puede demorar varias semanas.

ATIN

Una persona necesita un ATIN si está en proceso de adoptar a un niño estadounidense, pero no puede obtener un SSN para el niño a tiempo para presentar sus impuestos. Puedes solicitar un ATIN presentando el Formulario W-7A del IRS (Solicitud de número de identificación del contribuyente para adopciones pendientes en EE. UU.).

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¿Cómo Obtener un Número de Identificación del Empleador (EIN)?

Recibir tu EIN suele ser un proceso sencillo y gratuito. A continuación, te presentamos una guía paso a paso.

1. Determina tu elegibilidad: Antes de presentar la solicitud, asegúrate de que tu empresa principal esté ubicada en los Estados Unidos o en territorios de los EE. UU. y que la persona que presenta la solicitud tenga un TIN válido (SSN, ITIN o EIN).
2. Reúne la información necesaria: Necesitarás tener los siguientes datos a mano antes de comenzar el proceso de solicitud:
   • Nombre legal de la entidad o persona que solicita el EIN
   • Nombre comercial de la empresa, si es diferente del nombre legal
   • Dirección y número de teléfono de la empresa
   • Nombre y TIN del funcionario principal, socio general, otorgante, propietario o fideicomitente
   • Tipo de entidad (p. ej., empresa unipersonal, sociedad anónima, sociedad de responsabilidad limitada, sociedad colectiva)
   • Motivo de la solicitud (p. ej., iniciar un nuevo negocio, contratar empleados, propósito bancario)
   • Fecha en que se inició o adquirió el negocio
   • Número de empleados que se espera contratar en los próximos 12 meses
3. Solicita el EIN: La forma más rápida de obtener un EIN es a través de la solicitud en línea del IRS. Este servicio está disponible de lunes a viernes, de 7 a. m. a 10 p. m., hora del este. Para completarlo, visita el sitio web del IRS y usa el Asistente de EIN. Al finalizar, deberías recibir tu EIN y puedes comenzar a usarlo de inmediato.

Si no quieres hacer la presentación en línea, puedes completar el Formulario SS-4 (Solicitud de número de identificación del empleador) y enviarlo por fax al número de fax correspondiente (puedes encontrarlo en el sitio web del IRS). Por lo general, con este método obtendrás un EIN en un plazo de cuatro días hábiles. Puedes completar el formulario SS-4 y enviarlo por correo a la dirección del centro de servicio del IRS de tu estado (esta información también está disponible en el sitio web del IRS). Si presentas tu solicitud por correo postal, el procesamiento puede demorar hasta cuatro semanas.

Los solicitantes internacionales pueden solicitar un EIN llamando al 267-941-1099 (no es un número gratuito) de 6 a. m. a 11 p. m., hora del este, de lunes a viernes. El IRS asignará un EIN al final de la conversación si se cumplen todos los requisitos.

1. Recibe la confirmación: Una vez que se procese tu solicitud, recibirás una carta de confirmación (CP-575) del IRS que contiene tu EIN.

Obligaciones Fiscales Tras Obtener un EIN

Las empresas que operan en EE. UU. deben cumplir una serie de obligaciones fiscales. Una vez que hayas obtenido el EIN para operar en EE. UU., te podrían corresponder las obligaciones fiscales mencionadas a continuación.

• Declaraciones del impuesto sobre la renta: Las empresas deben presentar una declaración anual del impuesto sobre la renta. El formulario específico que deben presentar depende de la estructura de la empresa (p. ej., el formulario 1120 para las sociedades anónimas, el formulario 1065 para las sociedades colectivas y el formulario 1040 para las empresas unipersonales).
• Impuestos sobre el empleo: Si la empresa tiene empleados, debe retener de los salarios el impuesto federal sobre la renta, los impuestos del Seguro Social y los impuestos del programa Medicare. Además, la empresa debe pagar su parte de los impuestos del Seguro Social y Medicare, así como el impuesto federal de desempleo (FUTA).
• Impuestos especiales: Están obligadas a pagar impuestos especiales las empresas que fabrican o venden ciertos productos (como combustible, neumáticos o tabaco); las que hacen uso de diversos tipos de equipos, instalaciones o productos; y las que reciben pagos por determinados servicios.
• Impuestos estimados: Los propietarios de empresas y las entidades comerciales pueden tener la obligación de efectuar pagos trimestrales por impuestos estimados en caso de que tengan perspectivas de deber USD 1000 o más al presentar la declaración.

¿Cómo Cancelar el EIN?

Aunque el IRS, técnicamente, no cancela el EIN (el número no se vuelve a asignar, sino que permanece asociado a la entidad comercial para la que se emitió), puedes seguir los pasos indicados a continuación para cerrar correctamente la cuenta fiscal de tu empresa ante esta agencia.

1. Presenta las últimas declaraciones de impuestos: Tu empresa debe presentar una declaración de impuestos final. En el caso de las sociedades anónimas, se trataría del formulario 1120; en el caso de las sociedades colectivas, el formulario 1065; y, en el caso de las empresas unipersonales, el Anexo C (formulario 1040). Marca la casilla que indica que se trata de una declaración final. Si tienes empleados, también debes presentar las declaraciones finales del impuesto sobre el empleo y hacer los depósitos federales finales de dicho impuesto.
2. Paga los impuestos pendientes: Paga los impuestos que tengas pendientes, como los impuestos sobre la renta, los impuestos sobre el empleo y cualquier otro impuesto federal que tu empresa deba pagar.
3. Envía los informes finales sobre salarios y pagos: Si tu empresa tenía empleados, envía los formularios W-2 finales a los empleados y preséntalos también ante el IRS. Si has pagado USD 600 o más a contratistas independientes durante el último año de la empresa, envía un formulario 1099-NEC a cada contratista y preséntalo ante el IRS.
4. Cancela el nombre de la empresa: Si procede, cancela el nombre de la empresa ante la agencia estatal o local correspondiente.
5. Cierra la cuenta de la empresa ante el IRS: Envía una carta al IRS en la que aparezca el nombre legal completo de la entidad, el EIN, el domicilio social y el motivo por el que se cierra la cuenta. Si tienes licencias, permisos u otro tipo de autorizaciones que haya emitido el IRS, devuélvelas junto con la carta e indica la fecha en la que dejaste de pagar salarios.
6. Notifica a las agencias estatales y locales: Informa del cierre de la empresa a las agencias fiscales estatales y locales, así como a cualquier otra agencia según corresponda. Es posible que también debas cancelar la licencia comercial del estado, las cuentas de empleador del estado y los permisos locales.
7. Conserva los registros: Conserva los registros de tu empresa durante al menos tres años tras el cierre, ya que el IRS podría solicitarte información durante ese período.

Empresas Extranjeras Operando en EE. UU.

Las entidades extranjeras que operan un negocio en EE. UU. deben completar muchos de los procesos que corresponderían también a los residentes de EE. UU. Veamos a continuación un resumen de los distintos aspectos.

• Estructura empresarial: Investiga al respecto y elige una estructura empresarial adecuada. Las opciones habituales entre las entidades extranjeras son la sociedad anónima (sociedad de tipo C) y la sociedad de responsabilidad limitada (LLC).
• Selección del estado: Decide en qué estado constituirte. Delaware, Nevada y Wyoming son conocidos por contar con una legislación favorable para las empresas. Ten en cuenta factores como las tasas impositivas, el marco legal y la presencia física de la empresa.
• Registro de la empresa: Presenta los documentos necesarios, como el acta constitutiva (en el caso de las sociedades anónimas) o los estatutos (en el caso de las LLC) ante la oficina del secretario de estado correspondiente para registrar la entidad.
• EIN: Solicita un EIN al IRS según lo indicado en esta guía.
• Cuenta bancaria comercial: Para abrir una cuenta bancaria comercial, por lo general, el propietario o el representante de la empresa deben encontrarse en EE. UU. para proporcionar el EIN, los documentos de constitución y una identificación.
• Seguros: Contrata los seguros pertinentes para mitigar los riesgos asociados a tu actividad comercial en EE. UU.
• Tributación: Infórmate sobre tus obligaciones fiscales a nivel federal, estatal y local; incluidos los impuestos sobre la renta, los impuestos sobre las nóminas y los impuestos sobre las ventas. Las empresas internacionales también deben tener presentes los tratados fiscales entre EE. UU. y su país de origen para evitar la doble tributación.
• Empleados: Si vas contratar empleados, debes cumplir la leyes de trabajo de EE. UU. en cuanto a salarios, seguridad en el trabajo, no discriminación y beneficios. Obtén los números de identificación del empleador necesarios a nivel estatal, infórmate sobre las obligaciones en cuanto a la retención y el pago de impuestos sobre nóminas, y familiarízate con la legislación laboral.
• Licencias y permisos: Identifica y consigue las licencias y permisos federales, estatales y locales que necesites. Pueden variar en función del sector y la actividad comercial.
• Inmigración y visados de trabajo: Si hay ciudadanos extranjeros que van a trabajar en EE. UU., asegúrate de que se cumplan las leyes de inmigración y se obtengan los visados pertinentes. Puede tratarse de visados L-1 para transferencias dentro de la misma empresa, visados E-2 para inversores o visados H-1B para empleados especializados.
• Cumplimiento constante de la normativa: Cumple en todo momento la normativa mediante la elaboración de informes anuales, la presentación de declaraciones de impuestos y la renovación de las licencias y los permisos. Mantente al día acerca de los cambios legislativos que puedan afectar a tu empresa.

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