Entender los objetivos de la contabilidad es crucial para cualquier persona inmersa en el mundo empresarial. El concepto de contabilidad y sus objetivos, más allá de ser simplemente un registro de cifras y transacciones, es un pilar fundamental en el control interno del mundo empresarial. En el presente trabajo se exponen conceptos básicos de la Contabilidad General.
Los materiales constituyen el primer elemento de los costes y son los principales bienes que se usan en la producción y que se transforman en artículos terminados. Además, constituyen el elemento principal de los costos de producción, los cuales se transformarán en productos terminados al agregarles los costos de conversión, que pueden ser directos e indirectos. Consecuentemente, los materiales pueden comprarse a proveedores exteriores, debiendo ser conformes a los requisitos de calidad, son bienes que se consumen en el proceso productivo.
El control de los materiales representa un asunto de especial interés para las empresas manufactureras, por cuanto, se trata de la materia prima que una vez procesada dará paso a los productos terminados que necesita la compañía para desarrollar sus funciones operativas y dar cumplimiento a su objeto productivo. En consecuencia, dicho control de materiales debe significar para la empresa una herramienta de gestión de los costos con miras a desarrollar una metodología de registro sistemático, planificado y minucioso sobre la materia prima. Dicho instrumento podría ser utilizado por los niveles directivos de una organización, como un sistema de información en el ámbito contable, administrativo, gerencial y operativo, pudiendo garantizarse así la optimización del uso de los mismos en el proceso de transformación.
De este modo, el uso de un exhaustivo control de materiales garantizará a la organización un registro detallado de la materia prima utilizada en el proceso productivo y, por tanto, debe contribuir al aseguramiento de la calidad de los materiales adquiridos por la organización para el desarrollo de su proceso productivo. Para las empresas manufactureras o de transformación, es preponderante contar con un sistema de registro detallado que le permita establecer el debido control sobre la materia prima adquirida por la compañía con miras a desarrollar su proceso operativo (Lester, Norbert, y Mottley, 2010).
En una empresa manufacturera, la inversión en materiales representa cuantiosas sumas de dinero, si estas son comparadas con el total de los activos de esta, por lo cual, se requiere que su contabilización sea cuidadosamente controlada de manera que garantice tanto su uso eficiente como la veracidad y exactitud de las cifras mostradas.
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Clasificación de los Materiales
En lo que respecta a la clasificación de los materiales, estos se identifican fácilmente como parte del producto terminado y se denominan materiales directos. Los que tienen importancia secundaria o no se convierten en productos terminados, se denominan materiales indirectos (Lester et al., 2010). Así, los materiales utilizados en el proceso productivo están divididos en dos grandes grupos: los directos y los indirectos. Los primeros representan aquellos que por su naturaleza y características son de fácil identificación en el producto terminado, por su parte, los segundos son un conjunto de insumos o suministros utilizados en la fabricación.
Material Directo
Material directo: Son los materiales que pueden ser identificados y cuantificados en cada unidad de producción. Integran físicamente el producto. Son todos los materiales que pueden identificarse en la fabricación de un producto terminado, fácilmente se asocian con éste y representan el principal costo de materiales en la elaboración del producto. En efecto, “los materiales directos son aquellos elementos que pueden identificarse de una manera concreta y provechosa con un producto o con un trabajo específico” (Molina, 2004: 71).
Al mismo tiempo, son aquellos materiales que forman parte de los productos y generalmente determinan la calidad, cantidad o presentación de los mismos en el mercado, razón por la que sus costos se asignan directamente a cada producto concreto, es decir, sin recurrir a procedimientos de reparto en función de niveles de actividad (Lester et al., 2010).
Material Indirecto
Material indirecto: Conformado por los materiales que pueden integrar físicamente el producto, pero que por su naturaleza no pueden identificarse o cuantificarse fácilmente en cada unidad de producción, como por ejemplo la pega utilizada en la elaboración de sillas de madera. También se incluyen dentro de esta clasificación los materiales (generalmente conocidos como suministros) necesarios para la producción y que no forman parte del producto final, como por ejemplo los aceites y lubricantes utilizados en las máquinas que cortan la madera en una fábrica de sillas de madera.
Los materiales indirectos están enmarcados en todos los materiales que, aun cuando son utilizados en el proceso productivo, son los que auxilian o prestan un servicio a la transformación productiva, por lo que, representan suministros a la fabricación desarrollada por la empresa. El material indirecto es aquel que se utiliza en el proceso de la manufactura pero cuyo costo no es directamente rastreable hasta cada producto (Welsch y Gordón, 2005). Además de esto, “los materiales indirectos son los demás suministros involucrados en la producción de un artículo que no se clasifican como materiales directos” (Polimeni et al., 1994: 76). De este modo, la fabricación para obtener sus resultados requiere insumos que no son mano de obra directa ni materiales directos, conformado por aquellos que se pueden integrar físicamente al producto, pero que por su naturaleza no consiguen identificarse o cuantificarse fácilmente en cada unidad de manufactura (Cuevas, 2001).
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Proceso de Contabilización y Control de Materiales
En lo referente, al control de los materiales engloba un conjunto de actividades diseñadas, planificadas y ejecutadas por la empresa, cuyo objetivo es servir de base para el proceso de toma de decisiones, con el propósito de aportar a ésta datos objetivos sobre los requerimientos, adquisiciones y uso de la materia prima dentro de la compañía. Al respecto, las actividades para la contabilización de los materiales comprende: 1) compra de los materiales incluyendo en esta; solicitud de compra, orden de compra, informe de recepción, factura de proveedor, el mayor de almacén o las tarjetas de inventario continuo, y 2) el uso de materiales, que requiere autorizarlos por medio de la requisición de materiales preparado por el departamento de producción (Molina, 2004).
Adquisición de Materiales
Sobre la compra de materiales, el departamento de compras persigue diferentes objetivos, entre ellos; obtener la cantidad de artículos necesarios para que no se interrumpa la producción con los mínimos costos; adquirirlos con la calidad y precios apropiados; promover la entrega en su momento oportuno; actuar en función del personal de compras disponible; informar sobre nuevos materiales, equipos, servicios, suministros a los diversos departamentos de la empresa e integrar la función de compras (Gil y Giner, 2013). Al respecto, la función de un departamento de compras de cualquier empresa es la de hacer los pedidos de materia prima y suministros solicitados por el departamento de producción.
Sobre este aspecto, una requisición de compra es un documento escrito que por lo general se envía para notificar al departamento de compras sobre una carencia de materiales o suministros. La requisición de compra está generalmente impresa según las especificaciones de cada compañía (Polimeni et al., 1994). Por su parte, la orden de compra es aquella que emite el departamento de compras autorizando al proveedor para que despache los materiales solicitados y a los precios de venta acordados en la negociación. En este documento también se indican las condiciones de entrega y de pago (Molina, 2004).
Como resultado, la orden de compra se prepara en función a lo señalado en la requisición de materiales. Cuando se reciben los materiales que fueron pedidos se inspeccionan para tener seguridad de que cumplen con las características de calidad necesarias y se ajustan a las especificaciones de la orden de compra. Posteriormente, el departamento que recibe procede a llenar el formato de recepción mostrando la cantidad y la clase de material recibido, identificando; proveedor, número de la orden de compra, fecha en que fue recibido y firma autorizada (Molina, 2004). Atendiendo a esto, el informe de recepción es un formato elaborado con la finalidad de detallar las unidades y características de los materiales recibidos.
La factura “es el documento oficial mediante el cual se formaliza la venta en función a la compra efectuada, por ello sirve a la empresa compradora para cerrar el proceso de compra” (Hargadón y Munera, 1991, citados por Molina, 2004: 74). Por consiguiente, la factura representa un documento que respalda la realización de una operación económica, que por lo general, una persona que vende puede rendir cuentas de forma instrumentalizada.
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Uso y Control Interno de Materiales
El uso de los materiales es el proceso desarrollado internamente en una empresa u organización en el marco de la explotación y desarrollo de su actividad económica. De esta manera, la persona encargada del almacén es responsable del adecuado resguardo, protección y salida de todos los materiales que estén bajo su custodia. La salida debe ser autorizada por medio de un formato de requisición de materiales, preparado por el gerente de producción o por el supervisor del departamento.
Cada formato indica el número de la orden o el departamento que solicita los artículos, la cantidad, la descripción, el costo unitario y el costo total de los artículos despachados (Polimeni et al., 1994). Por su parte, el almacén entrega los materiales para producción cuando se le autoriza por medio de la requisición de materiales, preparada por el jefe de la producción. Cada formato señala la información necesaria de acuerdo a las características puntuales de la empresa que la emite, así como, de sus necesidades de información (Molina, 2004).
De acuerdo a los planteamientos del autor, el almacenista recibe las requisiciones, haciendo un resumen de las mismas, indicando en este sumario los materiales que se catalogaron como directos a los procesos productivos y los materiales indirectos utilizados en la fabricación. Una de las copias se guarda en un archivo especial y las otras dos, con destino a contabilidad general y costos, se archivan para entregarlas periódicamente, según las políticas que tenga la compañía. Se establece así un control más efectivo de los materiales que se suministran a producción. No obstante, según los citados autores, algunas veces producción o cualquier departamento requisitor devuelve materiales al almacén, bien sea porque hubo excedente, equivocaciones en el despacho, defectos en los materiales, entre otros, para lo cual se requiere de un formato denominado “Informe de materiales devueltos” que sirve para reintegrar los materiales que se regresan al almacén.
La Contabilidad de Costos y sus Objetivos
La Contabilidad Financiera y de Gestión. La Contabilidad Financiera junto con la Contabilidad de Gestión constituyen las dos ramas más importantes de la Contabilidad. La Contabilidad Financiera se interesa principalmente en los Estados Financieros para uso externo por parte de los inversionistas, acreedores, analistas financieros, agencias gubernamentales y otros grupos interesados.
La Contabilidad de Costos es una rama de la Contabilidad de Gestión, que se relaciona fundamentalmente con la acumulación y el análisis de la información de costos para uso interno por parte de los gerentes, en la valuación de inventarios, la planeación, el control y la toma de decisiones. La función de la contabilidad de costos es brindar información detallada a la gerencia. Es importante recopilar y conocer los costos que se generan en el proceso de transformar materia prima en un producto terminado. Es necesario identificar, medir, acumular e interpretar la información de los gastos de la empresa.
Al analizar los costos de producción, las empresas pueden identificar las áreas en las que se están realizando gastos innecesarios o ineficientes y tomar medidas para reducirlos. La realización de la contabilidad de costes supone grandes beneficios para cualquier organización. De manera resumida, se trata de llevar a cabo un análisis minucioso de los costes de la producción, la distribución, la financiación y de la administración para después procesar toda esa información. Con los datos en la mano podrás planificar y establecer unos objetivos.
En definitiva, la contabilidad de costes es una de las principales herramientas para mejorar la gestión, administración y eficiencia de tu empresa. La contabilidad analítica o interna, como también se la denomina, te permitirá obtener información financiera y no financiera comprensible, comparable y útil para el proceso de toma de decisiones de la compañía, además de para evaluar la eficiencia empresarial y optimizar tu estrategia comercial.
Objetivos Específicos de la Contabilidad de Costos
Hablando de objetivos, los de la contabilidad de costes son los siguientes:
- Proporcionar información para la planificación y el control interno a corto, medio y largo plazo.
- Valorar las materias primas, productos semi acabados, acabados y demás activos derivados de la producción.
- Calcular los costes no solamente del servicio o del producto acabado, sino también de productos intermedios, de los diferentes centros de producción o departamentos, entre otros.
- Analizar los resultados económicos.
- Planificar la gestión económica a través de la definición de objetivos, estrategias y tácticas a seguir para lograrlos.
- Definir los recursos económicos y los presupuestos con los que cuenta la organización para alcanzar dichos objetivos empresariales.
- Controlar la gestión midiendo si se está yendo en la dirección del cumplimiento de los objetivos establecidos o si, por el contrario, la empresa está incurriendo en una desviación presupuestaria.
- Hacer una valoración de las existencias que quedan en el almacén a cierre de ejercicio.
- Ayudar a los gestores a tomar decisiones clave, desde fijar el precio de los productos hasta abandonar las líneas de producción que no sean rentables.
Contabilidad de Costos vs. Contabilidad Financiera
A diferencia de la contabilidad financiera, la contabilidad de costos no se trata de un proceso obligatorio para las empresas, pero sí es extremadamente útil para la dirección de la empresa. Tampoco existe una normativa de referencia, así que el sistema de costes debe ser práctico y estar diseñado en función de la realidad de cada empresa. Una de las principales características de la contabilidad interna, analítica o de costes, es que las empresas no están obligadas a utilizar esta herramienta de gestión contable, ya que está destinada al uso exclusivamente interno de las organizaciones. Por lo tanto, tampoco existe un formato reglamentario.
En este sentido, no está sometida a normas legales ni figura en el Plan General Contable, aunque es cierto que la Asociación Española de Contabilidad Directiva (ACODI), así como la Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas (AECA), llevan años realizando una importante labor de normalización con la publicación de un buen número de manuales. Ambas contabilidades se elaboran de forma separada, puesto que sus objetivos y características son diferentes. No obstante, siempre tienen que hacer un intercambio de información. Si la contabilidad de costes necesita los datos de la financiera para poder desarrollarse, esta última utiliza la información interna para, por ejemplo, realizar el inventario del almacén.